Strategisches zur “Erschließung 2.0” (Thema des 23. Sächsischen Archivtages in Leipzig, 16./17. Mai 2019)

Anlässlich des 23. Sächsischen Archivtages wurden dem Thema “Erschließung” an zwei Tagen 13 Vorträge gewidmet, die am ersten Tag unter anderem ältere und neueste Erschließungsstandards, statistische Erhebungen zum Sachstand der Erschließung in sächsischen Archiven, “Zugänglichmachung on demand” (so die neue Strategie des Bundesarchivs) und die Erschließungspraxis in verschiedenen kleineren und größeren

Archiven bzw. Erschließungsprojekten beinhalteten. Erschließung mit Normdaten sowie Neues vom Archivportal-D, Crowdsourcing, der Nutzen von Citizen Science anhand des Projekts “Kartei Leipziger Familien” und die Gewinnung von ehrenamtlich Mitarbeitenden waren Thema des zweiten Tages, bevor mir die Ehre zuteil wurde, den letzten Vortrag zum Stellenwert von Erschließung im Strategischen Archivmanagement zu halten (Abstract hier).

Rund 200 Interessierte verfolgten die Tagung vor Ort, darüber hinaus gab und gibt es die Gelegenheit, den Blog zum Sächsischen Archivtag und den Twitter-Hashtag #SächsArchivtag zu nutzen, um sich über die Inhalte zu informieren. Diese

Möglichkeiten schneller, erster Informationsgewinnung werden hiermit nochmals ausdrücklich empfohlen. Der VdA-Landesverband Sachsen plant zudem, die Vorträge zu publizieren. Daher folgt statt meines Vortragsmanuskripts eine Variation meiner Vortragsfolien:

Vortragstitel: “Der Stellenwert von Erschließung im strategischen Archivmanagement. In wenigen Jahren von der internen Beständeübersicht zur Internetpräsentation in Archivportalen”

Strategisches Archivmanagement. Oder: Leitung, Lenkung, Planung – wie auch immer Sie es nennen: Sie managen Ihr Archiv! (Hier geht es mir darum, Management als Alltäglichkeit zu begreifen, die auch in kleinen Archiven nicht für Unbehagen sorgen sollte).

Die 8 Arbeitsbereiche in Archiven:

• 1. Organisation und Leitung des Archivs
• 2. Records Management/Vorfeldarbeit/Behördenbetreuung
• 3. Überlieferungsbildung (Bewertung und Sammlungstätigkeit)
• 4. Bestandserhaltung
• 5. Erschließung
• 6. Nutzung
• 7. Öffentlichkeitsarbeit
• 8. (archivfremde) Sonderaufgaben

Zusammen: 100 % der Arbeitszeit (bedeutet: Erschließung ist immer nur ein Teilbereich, aber ein besonders wichtiger).

Was ist Strategisches Archivmanagement? Eine kurze Definition: „Archivmanagement besteht aus Vision/Mission/Leitbild, (mehrjähriger) strategischer und (üblicherweise jährlicher) operativer Planung. Zum Archivmanagement gehören alle konzeptionellen Überlegungen, die für einen längeren oder kürzeren Zeitraum die tägliche archivische Arbeit priorisieren, strukturieren und organisieren sowie in einen übergeordneten Zusammenhang stellen.“ (Quelle) (Eine Vision ist ein fernes, aber nicht unerreichbares Ziel, auf das wir hinarbeiten und für dessen erfolgreiche Umsetzung wir Strategien benötigen, die sich letztlich täglich auf unseren Alltag auswirken).

Beispiele für Visionen: Da der Aufwand für fundiert erstellte Visionen hoch ist, können Archive als Vorbild dienen, die das versucht haben.

Bundesarchiv (Kurzform des Leitbildes, 2010): “Wissen bereitstellen, Quellen erschließen, Geschichtsverständnis fördern”

Konkretes Beispiel einer Vision für ein Archiv, das noch keine Archivsoftware hat: “Von der Karteikarte ins Archivportal Europa”

Strategische Planungsschritte für den Gang in ein Archivportal:

Ein möglichst vollständiger Überblick ist für die Planung und somit für das Erreichen des visionären Ziels von großer Bedeutung. Viele kleine Schritte in die richtige Richtung sorgen dafür, das Ziel früher oder später zu erreichen.

Schritt 1: Voraussetzungen schaffen (vorhandene Erschließungsdaten prüfen, Kauf oder Wechsel der Archivsoftware planen)

Schritt 2: in der Archivsoftware einheitlichen Zugang zu allen Erschließungsinformationen schaffen

Schritt 3: Tektonik erstellen bzw. prüfen/verbessern (alle Bestände zuordnen und mit Grunddaten anreichern) 

Schritt 4: Verzeichnungsrückstände abbauen (provisorische Findhilfsmittel und Vorarbeiten Dritter, z.B. für Depositalverträge, nutzen)

Schritt 5: Erschließung der Bestände planen (Prioritäten setzen, Altfindmittel einpflegen, Erschließungsrichtlinien und Erschließungstiefe festlegen)

Schritt 6: Daten für die Bereitstellung im Archivportal vorbereiten und einpflegen (Teilnahmebedingungen klären, testweise Beständeübersicht und kleinen Bestand hochladen, mit größeren Beständen wiederholen)

Daraus muss nun eine Strategie entwickelt werden, die hier als idealtypische Planung für 5 Jahre eine jährliche Arbeitsplanung vorschlägt:

Jahr 1 könnte als operative Ziele umfassen: – Auswahl und Haushaltsanmeldung für Archivsoftware incl. Fortbildungsmaßnahmen; – Sammlung aller vorhandenen Informationen über die Bestände.

Jahr 2: – Kauf der Archivsoftware und Fortbildungsmaßnahmen; – Erstellung einer vollständigen Beständeübersicht; – Retrokonversion analoger Findmittel; – Erschließung eines nutzungsintensiven Bestandes auf der Ebene der Verzeichnungseinheiten (tiefere Erschließung von Protokollserien oder zentralen Aktengruppen); – Erschließung neuer Bestände in der Beständeübersicht oder schon flach auf der Ebene der Verzeichnungseinheiten.

Jahr 3: – Retrokonversion weiterer analoger Findmittel; – Erschließung weiterer nutzungsintensiver Bestände; – Anmeldung für ein Archivportal, entsprechende Fortbildung und Einpflegen der Beständeübersicht; – Hochladen eines Testbestandes im Archivportal für die Aufwandsabschätzung.

Jahre 4 und 5: – Erschließung weiterer Bestände; – Hochladen weiterer Findbücher im Archivportal.

Nicht vergessen: in der Praxis sollten Zeitpuffer für Unvorhergesehenes eingeplant werden oder die Umsetzung verlängert sich entsprechend.

Stefan Schröder, LWL-Archivamt für Westfalen, Münster

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