Fachliches aus den DiPS-Arbeitskreisen

Nach den allgemeinen Informationen zu DiPS.kommunal leitete Herr Lübben den nächsten Themenblock „Fachliches aus den DiPS-Arbeitskreisen“ und damit zunächst den Vortrag von Herrn Dr. Markus Meinhold (Stadtarchiv Hamm) ein, der in einem ersten Praxisbeispiel einen Einblick in die elektronische Gewerberegisterführung gab.

Gewerberegisterdaten sind in ihrer Archivwürdigkeit nicht anzuzweifeln, da sie Informationen zu rechtlichen, wirtschaftlichen und familiengeschichtlichen Fragestellungen liefern. Vor dem Hintergrund der elektronischen Langzeitarchivierung wurde im Zuge des DiPS.kommunal-Nutzerkreistreffens am 20.09.2016 die „AG-Gewerberegister“ unter der Federführung der Stadt Köln hervorgerufen. Diese sollte ein Konzept und im Anschluss daran ein Lastenheft erstellen. Dabei standen die Fragen im Raum, welche Anforderungen an eine Schnittstelle zwischen dem elektronischen Gewerberegister (migewa) und DiPS.kommunal bestehen und wer die Kosten für die Programmierung trägt. Berücksichtigt man, dass migewa und verschiedene weitere kommunale Fachverfahren zukünftig nicht mehr angeboten werden, sei es, so Herr Dr. Meinhold, wichtig gewesen das Lasten- und Pflichtenheft herstellerunabhängig zu konzipieren.

Herr Dr. Meinhold erläuterte im weiteren Verlauf die Bewertung der migewa-Daten aus archivfachlicher Sicht, ging explizit darauf ein, wie die Aussonderungsschnittstelle nach XDomea aus den Gewerberegisterfachverfahren definiert sein muss und erläuterte, welche Informationen in welcher Struktur aus dem elektronisch geführten Gewerberegister ausgesondert werden müssen. Alles vor dem Hintergrund, dass DiPS.kommunal als Eingangskanal des elektronischen Langzeitarchivs fungiert.

In der Zwischenzeit sei es zu vier Testlieferungen gekommen und die dabei entdeckten Mängel wurden dem Softwarehersteller naviga bereits gemeldet und im Lastenheft korrigiert. Auch die Frage nach der Kompatibilität der Schnittstelle mit dem zukünftigen Nachfolgeprodukt von migewa sei im Zuge des letztens Treffens der AG Gewerberegister diskutiert worden. Herr Dr. Meinhold verwies darauf, dass es zukünftig eine Schnittstelle in VOIS GESO gebe werde. Die Aussonderung werde laut Hersteller in dem IRIS Webservice angestoßen, der mit der migewa Datenbank verbunden sei.

Laut Herrn Dr. Meinhold soll es möglichst im Jahre 2019 eine Programmversion geben, bei der die Aussonderungsfunktion mitgeliefert werde – entweder mit migewa 9.13.0 oder migewa 9.14.0. Auch die Löschung der Daten nach der Langzeitarchivierung sei ein wichtiger Bestandteil der Aussonderungfunktion. Sie sei in migewa vorhanden und werde von den Behörden auch genutzt. Allerdings seien Fragen offen, wie der Prozess automatisiert werden könne und wer zum Löschen berechtigt sein werde. Um unüberlegte Kassationen seitens der Behörden zu vermeiden, sei eine enge Bindung an das Archiv vorgesehen.

Die abschließende Diskussion lies die Frage aufkommen, wie es um die nachträgliche Erschließung, unabhängig von den automatisch übernommenen Daten, stehe. Herr Dr. Meinhold verwies darauf, dass die Verfahrensweise wie bei den Metadaten anderer DiPS-Verfahren sei. Innerhalb der Erschließungssoftware könne man noch weitere Erschließungsdaten hinzufügen.

Darüber hinaus wurde angemerkt, dass es zu Kompetenzüberschreitungen zwischen machen Kommunen und den Landkreisen käme und ob es sich vor diesem Hintergrund um zwei Mandanten bei DiPS.kommunal handeln würde. Frau Riedel entgegnete, dass die Verantwortlichkeit generell nur bei einer Behörde liege. Auch Frau Pusch vom Kreisarchiv Soest verwies, mit Blick auf Ihren Kreis, auf die klare Aufteilung der Zuständigkeiten zwischen den Gemeinden und dem Kreis. Es handele sich um zwei Fachverfahren und daher käme es zu keinerlei Überschneidungen. Die Archivierung erfolge nach der jeweiligen Zuständigkeit. Auch Herr Dr. Meinhold machte unterstützend auf das Provenienzprinzip aufmerksam.

Klaus Pradler aus dem Wirtschaftsarchiv Dortmund interessierte sich dafür, wie weit die analoge und digitale Überlieferung der Gewerberegister der Stadt Hamm zurückgehe. Herr Dr. Meinhold antwortete, die digitale Überlieferung gehe rund 20 Jahre zurück. Genaue Angaben könne er jedoch erst mit der ersten Einspielung der Daten von migewa machen. Die analoge Überlieferung gehen 70-80 Jahre zurück.

In einem zweiten Praxisbeispiel referierte Herr Dr. Peter Worm (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster) zu dem Thema Ratsinformationssysteme (RIS)

Herr Dr. Worm verwies schon zu Beginn auf den Umstand, dass es sich bei seinem Vortrag, anders als erwartet, nicht um die Präsentation einer fertig umgesetzten Langzeitarchivlösung für eines der Informationssysteme handele, sondern eher um einen Werkstattbericht.

Zunächst berichtete er über den ähnlichen Funktionsumfang aller deutschlandweit 15 untereinander konkurrierenden Ratsinformationssysteme, den Entstehungskontext der Anwendungen und dass sie, spätestens seit die Möglichkeit gegeben sei die Vorlagenerstellung nachvollziehbar in die elektronische Form zu überführen, in Konkurrenz zu den bekannten DMS oder Vorgangsbearbeitungssystemen stünden. Herr Dr. Worm skizzierte darüber hinaus die Recherche- und Informationsmöglichkeiten eines RIS und sprach in diesem Zusammenhang einige der signifikantesten Merkmale und ihrer Spezifika an.

Im Anschluss daran leitete er, über die grundsätzlich nicht zu diskutierende Archivwürdigkeit der Inhalte der RIS, hin zu der Empfehlung des IT-Ausschusses der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) für die Aussonderung aus Ratsinformationssystemen. Begonnen im Oktober 2013, wurde die fertige Version am 29.09.2015 in Karlsruhe beschlossen.

Herr Dr. Worm erläuterte, dass der Inhaltliche Schwerpunkt des Aussonderungskonzeptes vorsehe, die in Datenbanken vorgehaltenen Informationen in eine aktenmäßige Struktur zu überführen, um diese langfristig verständlich und nachvollziehbar zu erhalten. Sowohl die Aktenstruktur als auch die Metadaten werden in XDomea 2 kodiert. Die Erstellung einer Lieferung erfolge immer gegen Ende einer Legislaturperiode. Insgesamt werden dabei vier Unterlagentypen erzeugt: Die Vorlage, die Sitzungsunterlagen, das Gremien- und Mandatsträgerhandbuch und optional ein Sitzungskalender.

In einem weiteren Schritt ging Herr Dr. Worm auf die Umsetzung innerhalb der Fachverfahren ein. Dabei wurden die in NRW gängigsten RIS betrachtet und unter Bezugnahme der BKK-Empfehlung technisch umgesetzt. Während das Stadtarchiv Köln die Arbeitsgruppe zur Software Session leite, kümmere sich das LWL-Archivamt für Westfalen um ALLRIS. Auch für SDnet bestehe eine Arbeitsgruppe. Mit Blick auf ALLRIS konnte Herr Dr. Worm zusammenfassen, dass der Hersteller CC-eGov anhand des BKK-Konzeptes, das im Jahre 2016 übermittelt wurde, nach einem Jahr mit den Arbeiten an einer entsprechenden Schnittstelle begonnen habe. Erste Testläufe mit dem Modul für die Aussonderung der Sitzungsdokumentation, der Vorlagenserie und des Sitzungskalenders konnten bereit durchgeführt werden. Mit Blick auf die nächste Kommunalwahl, die voraussichtlich im September 2020 stattfinden, sei dieser Fortschritt, so Herr Dr. Worm, zu begrüßen.

Anschließend veranschaulichte er am Beispiel der Sitzungsdokumentation die Struktur selbiger nach dem XDomea-Export aus ALLRIS im Ingest, die Darstellung der Archivinformationspakete der Sitzungsdokumentation im Langzeitarchiv und schließlich die Darstellung des AIP’s in der Erschließungsdatenbank als Verzeichnungseinheit. Die Metadaten zu Titel, Enthält, Laufzeit, Aktenzeichen und Provenienz werden dabei automatisch übernommen und gewährleisten eine hinreichende Recherchemöglichkeit.

Zum Schluss fasste er zusammen, dass sich die Handlungsempfehlung der BKK in der Praxis bewährt habe. Die Anforderungen an die Fachanwendungen konnten durch die Herstellerfirmen überwiegend erfüllt werden. Auch wenn der Entwicklungsprozess insgesamt lange andauere, lohne sich der Aufwand, da durch die elektronische Aussonderung und Übernahme von tief vorerschlossenen Archivalien das Auffinden von Inhalten für alle Beteiligten stark vereinfacht werde.

In der sich anschließenden Diskussion wurde die Frage gestellt, wie es nach der Aussonderung um die Löschung der Daten bei den zuständigen Bürgermeistern und den Ratsbüros stehe und wie man die entsprechenden Stellen vor diesem Hintergrund zu einer Abgabe bewegen könne. Herr Dr. Worm antwortete, dass eine Löschung nicht unbedingt notwendig sei, solange die bereits Ausgesonderten aber noch nicht gelöschten Daten entsprechend kenntlich gemacht werden.

Herr Michael Pavlicic (Stellvertretender Vorsitzender der Landschaftsversammlung des LWL und Stadtarchivar von Bad Lippspringe) merkte an, dass man die Texte der Vorlagen in Gänze übernehmen sollte, da in der heutigen Zeit nur noch selten umfangreiche Verlaufsprotokolle verfasst werden.

Ein rechtlicher Aspekt wurde mit der Frage nach dem Wert der übernommenen Daten aufgegriffen, die einer Unterschrift bedürfen. Herr Worm entgegnete, dass nach der Aussonderung immer eine Kopie der entsprechenden Dokumente erhalten bliebe.

In einem dritten und letzten Praxisbeispiel vermittelte Frau Beatrix Pusch (Kreisarchiv Soest) einen Einblick in die Thematik der Geobasisdaten.

Sie begann zum Einstieg mit einem historischen Überblick und der Definition von Geobasisdaten. Danach leitete Sie zu Ihrem Facharbeitskreis Digitale Langzeitarchivierung beim Rechenzentrum Südwestfalen-IT in Hemer über, der sich seit 2012 mit dem Thema der Geobasisdaten auseinandersetzt.

Nach einem Beschluss aus dem Jahr 2016, DiPS.kommunal als Lösung für die Langzeitarchivierung einzusetzen, bildetet sich noch im selben Jahr innerhalb des Facharbeitskreises eine Arbeitsgruppe, die sich mit der Vorbereitung verschiedener Geobasisdaten für die Archivierung mit DiPS.kommunal beschäftigte. Ihr gehören fünf südwestfälische Kreisarchivarinnen und Kreisarchivare, ein Vertreter des Rechenzentrums, Vertreter des LWL-Archivamtes und von DiPS.kommunal sowie drei Mitarbeiter aus den Katasterämtern des Kreises Soest an.

Als Verbindungsglied zwischen eigentumsorientierten Liegenschaftskarten und topographischen Landeskarten, lag der Fokus der Arbeitsgruppe zunächst auf der Deutschen Grundkarte 1:5000 (DGK5). Auch hier gab Frau Pusch einen Überblick über die historischen Zusammenhänge.

Die Arbeitsgruppe legte in ihrem Konzept zur Aussonderung eine vollständige Archivierung der Karten der jeweiligen Gebietes fest. Dabei wies Frau Pusch auf Randüberschneidungen hin, wodurch es bei den folienführenden Gemeinden zu Überschneidungen und Doppelüberlieferungen kommen könne. Da es sich jedoch um eine einmalige Übernahme der Karten handele, erschien diese Vorgehensweise sinnvoller als eine individuelle Absprache mit den einzelnen Kommune, so Frau Pusch weiter. Übernommen werden einzelne Blattschnitte als jeweils eine inhaltliche Einheit. Dabei werden nur die graphischen Ausprägungen der Datei inklusive Metadaten und exklusive Vektordaten übernommen.

Im weiteren Verlauf ging Frau Pusch genauer auf die Spezifikationen der Handlungsempfehlung für Katasterämter und Archive ein, die allen DiPS.kommunal-Kunden zur Verfügung steht. Sie beschrieb die notwendigen Vorarbeiten der Katasterämter, ging auf die einzelnen Arbeitsschritte ein und erläuterte, wie das Archiv die Lieferungen in DiPS.kommunal übernehmen kann.

Im Kreisarchiv Soest wurde die komplette Deutsche Grundkarte mit insgesamt 393 digitalen Karten in das Testsystem von DiPS.kommunal eingespeist, das dem Archiv seit etwa 2 Monaten zur Verfügung steht. Welche Metadaten dabei in die Verzeichnungssoftware übernommen wurden, machte Frau Pusch am Beispiel von FAUST deutlich.

Ein weiteres Projekt der Arbeitsgruppe beschäftigt sich mit dem Altverfahren des amtlichen Liegenschaftskatasters. Sowohl die automatisierte Liegenschaftskarte (ALK), also auch das Automatisierte Liegenschaftsbuch (ALB) wurden als archivwürdig eingestuft. Beide wurden in Südwestfalen zwischen 2010 und 2012 durch das Amtliche Liegenschaftskatasterinformationssystem (ALKIS) abgelöst. Die Formate der Karten seien, laut Frau Pusch, schwer zu verarbeiten und ein Viewer sei in der Regel nicht mehr vorhanden. Aus diesem Grund entschied man sich nur den Endbestand aus ALKIS zu übernehmen, der, so Frau Pusch, mit ALK und ALB identischen sei. Eine Übernahme sei im Turnus von 5 Jahren vorgesehen.

Frau Pusch machte auch auf die undurchsichtigen rechtlichen Rahmenbedingungen aufmerksam. Die Schwierigkeit liege in dem Zusammenspiel zwischen Vermessungs- und Katastergesetzt, der Durchführungsverordnung und dem Archivgesetzt. Sie wies besonders auf die Problematik hin, dass die Archivierung aus ALKIS nur auf freiwilliger Basis erfolgen könne, dass diesbezüglich jedoch unterschiedliche juristische Meinungen vorherrschen. Die vom Arbeitskreis eingeholte Rechtsauskunft diene derzeit jedoch als Grundlage für die zukünftige Arbeit. Erfreulich sei, dass sich bereits mehrere Katasterämter in Südwestfalen zur freiwilligen Abgabe bereit erklärt haben.

Auch hierzu wurden von der Arbeitsgruppe Vorgaben für eine Aussonderungsschnittstelle und eine Leistungsbeschreibung erarbeitet. Darin sind Informationen zu den Dateiformaten und -namen, zur Auflösung, den Metadaten und der Struktur der Datenabgabe beschrieben. Frau Pusch wies in diesem Zusammenhang darauf hin, dass man sehr an Rückmeldungen der Großstadtarchive interessiert sei, um mit Blick auf spätere Aussonderungen eine erhöhte Qualitätssicherung zu gewährleisten. Es sei ein Anliegen der südwestfälischen Arbeitsgruppe, sich auch in der ARGE bzw. den Großstadtarchiven in Verbindung mit den jeweiligen Katasterämtern mit der Aussonderung aus ALKIS zu befassen. Nach Fertigstellung der Leistungsbeschreibung soll diese an die Hersteller gegeben werden, um den Aufwand und die Kosten zu eruieren, bevor es dann zur endgültigen Programmierung kommt.

Zusammenfassend sagte Frau Pusch, dass Sie in der Zusammenarbeit von DiPS.kommunal Arbeitsgruppen den Vorteil sehe, dass die daraus resultierenden Übernahmekonzepte für andere Anwender nachnutzbar seien, ohne das diese sich mit den technischen Hintergründen vertraut machen müssten.

Herr Dr. Worm fragte in der abschließenden Diskussionsrunde, ob mit Blick auf die Aussonderung von ALK und ALB ebenfalls nur die graphische Repräsentation oder auch die Vektordaten übernommen werden. Frau Pusch erklärte, dass man sich nach anfänglichen Überlegungen diese nicht zu übernehmen doch dafür entschieden habe. Dies werde zukünftig auch noch in die Leistungsbeschreibung aufgenommen.

 

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