Neues von DiPS.kommunal: Entwicklungen und Erfolge

Zukunft ist jetzt! – Angelehnt an das Motto des 71. Westfälischen Archivtags in Herford, begann nach einem Mittagsimbiss die erste Arbeitssitzung mit dem Titel „Mittendrin – Elektronische Langzeitarchivierung in der Praxis“. In seiner Funktion als Moderator leitete Herr Vinzenz Lübben (Kommunalarchiv Minden) den Vortrag „Neues von DiPS.kommunal: Entwicklungen und Erfolge“, gehalten von Antonia Maria Riedel (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster) und Hannah Ruff (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster), ein.

Frau Riedel bezog sich im ersten Teil vor allem auf die Grundlagen. Sie ging darauf ein, dass DiPS.kommunal, als mandantenfähige Weiterentwicklung der Software DiPS, die Möglichkeit bietet, in den Rechenzentren der Betreiber (Landschaftsverband Westfalen Lippe und die Stadt Köln) Archivgut über das gesicherte Netz des Bundes abzuspeichern.

Weiter im Vortrag ging Sie auf die Organisationsstruktur von DiPS.kommunal als Teil des Digitalen Archivs Nordrhein-Westfalens (DA NRW) ein, und auf den Kommunalen Dachverband für IT-Dienstleister in NRW (KDN), der als Vertragspartner für die Anbindung an DiPS.kommunal fungiert. Vor dem Hintergrund dieser, teils verstrickt anmutenden Strukturen, schilderte Frau Riedel schrittweise die Vorgehensweise bei der Anschaffung von DiPS.kommunal. Zu Beginn ist die Kontaktaufnahme mit der Verwaltung und dem zuständigen Rechenzentrum notwendig. Daran anknüpfend, schließt das Rechenzentrum, falls noch nicht geschehen, einen Rahmenvertrag mit dem KDN ab. Aus diesem Rahmenvertrag ergibt sich dann die Möglichkeit für die Kommunen, sich durch einen sogenannten Einzelabruf an DiPS.kommunal zu bedienen. Danach beauftragt der KDN die verschiedenen Betreiber und es kann begonnen werden, die einzelnen Kommunen technisch anzubinden, archivfachlich zu schulen und im weiteren Verlauf zu beraten. Frau Riedel gab in diesem Zusammenhang den Hinweis, dass durch den LWL im ersten Jahr ein Bezuschussung von 30% möglich sei.

Ein weiterer Punkt, der zur Sprache kam, bezog sich auf den Servicepreis und den darin enthaltenen Leistungsumfang. Pro Kommune beträgt der jährliche Servicepreis 19.100€. Er beinhaltet neben der Softwarebereitstellung eine Beratung von archivfachlicher und technischer Seite, die Entwicklung von Schnittstellen zu DMS und Fachverfahren, die Bereitstellung von Strukturierungswerkzeugen für die Übernahme von unstrukturierten Daten und eine sichere Datenübertragung. Darüber hinaus wird DiPS.kommunal in die bestehende Erschließungssoftware integriert, es werden insgesamt 5 Tage Support sowie 500GB revisionssicherer Speicher, der bei Bedarf erweitert werden kann, angeboten.

Frau Riedel merkte an, dass durch einen Zuwachs von Mandanten der Preis zukünftig vielleicht noch sinken werde. Eine Möglichkeit die Kosten unter den Verbundpartnern aufzuteilen und damit den Preis für die einzelne Kommune zu senken, bestehe in der Überlegung sich einen Mandanten mit mehreren Kommunen zu teilen. Diese Idee wird derzeit im Kreis Gütersloh getestet. Jedoch wies Frau Riedel darauf hin, dass man viele Einschränkungen und Voraussetzungen beachten müsse und diese Variante nur in wenigen Ausnahmefällen zu empfehlen sei. Einer der wichtigsten Punkte, die es in diesem Zusammenhang zu beachten gelte, sei die Exit-Strategie. Vor dem Hintergrund der digitalen Langzeitarchivierung müsse stets auf lange Sicht gedacht und geplant werden. Technisch sei es zwar jederzeit möglich die Archivinformationspakete zu exportieren, die einzelnen Archive sind jedoch dafür zuständig ihre Archivpakete so einzuliefern, dass sie bei einer Trennung voneinander unterscheidbar sind, erläuterte Frau Riedel. Wie die Aufteilung eines Mandanten, unter dem sich mehrere Kommunen zusammengeschlossen haben, technisch und finanziell funktionieren kann, sei bisher noch nicht absehbar. Träger der anfallenden Kosten seien allerdings die betroffenen Archive selbst. Empfehlenswert sei eine derartige Mandantenkooperation laut Frau Riedel nur, wenn es im analogen Bereich schon bestehende Kooperation gäbe und gewisse Strukturen bereits gewachsen seien.

Im zweiten Teil des Einführungsvortrags ging Frau Ruff auf den Bereich der technischen Anwendung verschiedener Fachverfahren ein. Im Speziellen stand der Eingang für aktenmäßig strukturierte Daten aus dem XDomea Konzept (DMS) im Vordergrund. Um Daten einliefern zu können müssen diese aus den jeweiligen Fachverfahren ausgesondert werden. Wie diese Aussonderung aussehen muss, gilt es gemeinsam mit den Herstellern zu konzipieren und zu programmieren. Die Bildung von Arbeitskreisen hat sich vor dem Hintergrund dieser Aufgabe als förderliches Mittel erwiesen. Bei der Konzeption der Schnittstellen zu kommunalen Fachanwendungen sei es, so Frau Ruff, aus der Erfahrung der letzten Jahre sinnig, wenn die Teilnehmer der Arbeitskreise ein breites Kompetenzspektrum abbilden. Zu diesem Spektrum zählen mitunter Archivarinnen und Archivare, die für die Konzeption und das Testing zuständig sind, entsprechende Sachbearbeiter, die einen Überblick der zu verarbeitenden Daten vermitteln können und einen Einblick in Arbeitsabläufe und die Anwendersicht auf die Fachanwendung einbringen, die kommunale IT, die für die Testsysteme verantwortlich ist, die Verbindung zu DiPS.kommunal gewährleistet und die technische Sicht auf Fachanwendungen einbringen kann, sowie die Hersteller selbst, die für die Umsetzung des Konzepts, Testaussonderungen, Support und die Programmierung zuständig sind. Mittels der zuvor erwähnten Testaussonderungen wird schlussendlich geprüft, ob die Umsetzung der Hersteller den Vorstellungen des Arbeitskreises entspricht. Der Prozess sei, laut Frau Ruff, sehr komplex und langwierig. Je besser die Kommunikation zwischen den beteiligten Personen sei, desto schneller könne eine finale Umsetzung zum Abschluss gebracht werden.

Darüber hinaus stellte Frau Ruff eine Übersicht zu den Vorhandenen und den sich in Arbeit befindlichen Schnittstellen vor. Ganz aktuell wurde dabei auf die Arbeitsgruppen zu den Dokumenten Managementsystemen nScale, d3, enaio und dem Ratsinformationssystem Ratplus hingewiesen. Frau Ruff regte an, dass sich diejenigen, die Interesse haben an solchen Schnittstellen mitzuarbeiten, melden sollen, um den Prozess konstruktiver zu gestalten.

Zum Ende hin präsentierte Frau Ruff die Anbindung und Darstellung von Verzeichnungseinheiten an und in ACTAPro.

In der anschließenden Diskussion kam die Frage auf, worin die Schwierigkeit bestehe, sich einen Mandanten mit verschiedenen Archivinformationssystemen zu teilen. Frau Ruff entgegnete, dies läge daran, dass die Exportdatei für die Anbindung an die Archivsoftware bei FAUST anders auszusehen habe als bei ACTApro und AUGIAS.

 


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