Unterwegs im Netz – #WAT19

Auch am zweiten Tag des Westfälische Archivtags 2019 ist das Thema digitalen Erschließung und Zugänglichmachung allgegenwärtig. Nach den aktuellen Neuigkeiten aus den Archiven in Westfalen-Lippe startet der Mittwoch mit dem Block „Unterwegs im Netz“ unter der Moderation von Dr. Claudia Becker aus dem Stadtarchiv Lippstadt.

Der erste Vortrag Vom Titel zum Tag. Verzeichnung zwischen analogen Archivgewohnheiten und digitalen Nutzerwartungen von Prof. Dr. Mario Glauert aus dem brandenburgischen Landeshauptarchiv in Potsdam befasst sich mit den Suchportalen der Archive im Hinblick auf die Erschließung und die künftigen Anforderungen an diese.

Die Suchmöglichkeiten der Nutzer in Archiven sind zwar mit der Retrokonversion von Findmitteln, Archivportalen und der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung immer vielfältiger und einfacher geworden, weisen aber trotzdem weder genormte, noch einheitliche Richtlinien auf. „Ein Aspekt dabei ist, dass es keine deutschlandweiten Standards der Erschließung gibt, sondern nur Quasi-Standard, welche theoretisch ähnlich sind, aber in der Praxis uneinheitliche Richtlinien und eine breite, bunte Vielfalt aufweisen“, so Herr Prof. Dr. Glauert.

Dabei sei vor allem die Erschließung des Archivgutes für die Findbarmachung dessen nötig, welche vor allem in neuerer Zeit oft zu kurz komme, ganz zum Bedauern der Benutzer. Deshalb gilt nicht die Frage, wie zu erschließen sei, sondern überhaupt zu erschließen – lieber oberflächlich, als gar nicht, so Prof. Dr. Glauert,

Archive sollten sich ebenso die Frage stellen, für wen sie erschließen. Archivische Erschließung habe keine Zielgruppe im Kopf, sondern Herkunft, Provenienzen, Zuständigkeiten und Kompetenzen, also den Entstehungszweck der Akte, ihre Aussagen und Potentiale. Faktisch erschließen Archive also nicht für Benutzer, welche sogar in den Erschließungsmethoden nach Papritz nicht weiter erwähnt werden und bis in die 60er Jahre nicht mal einen freien Zugang zu Archiven hatten, sondern vermitteln erst über Algorithmen, Suchmaschinen oder -funktionen. Daran schließt sich die Frage, ob die Erschließungsdaten dann nicht an diese Suchmaschinen optimiert werden sollten.

Eine Problematik in der Sache ist wiederum auch, dass Aktentitel kontextabhängig, behördenspezifisch und immer unterschiedlich und abhängig von Archiv und Verwaltung sind. Die Lösungen dafür wären entweder die Methoden der Erschließung oder die Suchfunktionen zu optimieren und zu verändern. Dass Benutzer sich ohne konkrete Angaben in den Findmitteln durch das Archiv recherchieren gehe an der Realität vorbei; teilweise könnten Akten nicht gefunden werden, da sie dafür relevante Titel oder Wörter nicht enthalten.

„Google ist der Maßstab“, erklärt Prof. Dr. Glauert. Denn standardisierte Daten seien unabdingbar und vor allem sei ein Ranking, also eine Relevanzbewertung der Suchanfrage, entscheidend. Somit sollte die Verzeichnung für Suchfunktionen besser findbar gemacht werden, zum Beispiel durch Vermerke, in denen genormte Schlagwörter, Indexbegriffe oder „tags“ verknüpft werden.

Zusammenfassend erklärt Herr Prof. Dr. Glauert: Nötig ist die Aufarbeitung von Rückständen in der Erschließung und vor allem eine strukturierte, nutzerfreundliche Bildung von Beständen, in der Aktentitel für die Suche geeignet sind, verbunden mit der Mühe, Suchportale zu verbessern und gegebenenfalls zu zentralisieren.

Im weiteren Verlauf referiert Frau Dr. Beate Sturm aus dem Kreisarchiv Kleve zum Thema Findbuchzimmer adé? Fachliche Anforderungen an Archivtektonik im Netz und Online-Findmittel. Dabei stehen vor allem die „neuen“ digitalen Nutzer und die Anforderungen an digitale Erschließungsdaten im Vordergrund.

Ein öffentliches Archiv, das sich als bürgernahe Einrichtung versteht, könne sich einem virtuellen Zugang nicht verschließen, zumal der rein „analoge“ Nutzer so gut wie ausgestorben sei, so Frau Dr. Sturm. Dabei sollten sich Archive bewusst sein, dass viele Nutzer der Auffassung sind, dass, wenn sie etwas nicht finden, dieses nicht existiere.

Somit gibt es eine neue Art von Nutzer, den Online-Nutzer, der in seinen Erwartungen weiter geht als der analoge Nutzer, nämlich an jedem Ort weltweit, zu jeder Zeit, schnell und kostengünstig und komfortabel über mehrere Archive gleichzeitig recherchieren möchte und dem das moderne Archiv gerecht werden sollte.

Auch für das Archiv hat die Online-Präsentation des Archivgutes einen großen Mehrwert und nicht, wie vielleicht angenommen, mehr Arbeit. Letztendlich erhöht sich durch eine Onlinepräsenz der Einzugsbereich und die Erreichbarkeit der Nutzergruppen und damit sein Wirkungsradius und seine öffentliche Wahrnehmung. Damit wiederum fördert es die weitere Forschung und Aktualisierung seiner Bestände und spart Kosten und Zeit.

Der Unterschied zwischen dem „analogen“ und „digitalen“ Nutzer sei, dass der analoge Nutzer und der Archivar/die Archivarin im direkten Kontakt kommunizieren; die Nutzerberatung ist somit individuell, umfassend und kompensiert die Wissensdefizite, welcher der analoge Nutzer aufweist, dem der Archivsprengel meist vertraut ist. Der digitale Nutzer hingegen muss nutzen, was er vorfindet; er ist anonym, die Kommunikation verläuft also einseitig. „Das Vorgehen bei der Suche nach Informationen und damit auch das Rechercheergebnis hängt zu einem großen Teil vom Vorwissen des Nutzers in der digitalen Welt ab“, so Frau Dr. Sturm. Somit stellt Sie fest: „Nur, wenn die Recherche in der Online-Tektonik und in den Online-Findmitteln erfolgreich war, werden aus anonymen Besuchern im Netz konkrete Nutzer, die Archivalien im Lesesaal einsehen oder Reproduktionen bestellen“.

Dabei entstehen drei zentrale Fragen, nämlich Wo der geeignete Ort im Internet sei, Welche Informationen präsentiert werden müssen und Wie diese Daten strukturiert und präsentiert werden müssen.

Der ideale Ort für digitale Erschließungsdaten sind laut Frau Dr. Sturm Archivportale, da diese vielfältige und kombinierbare Suchfunktionen über mehrere Archive gleichzeitig darstellen. Voraussetzung ist nur, dass die Daten standardisiert werden. In Bezug auf das Thema, welche Angaben bereitgestellt werde sollten, schlägt Frau Sturm vor, umfassende Informationen unter Beachtung der Persönlichkeitsrechte und anderer rechtlicher Einschränkungen online zu stellen. Zusätzlich muss auf verlässliche, korrekte Daten geachtet werden, jedoch Kundenorientierung statt Perfektion an erster Stelle stehen, also auch noch nicht vollständige Daten und Informationen online gestellt werden. Ebenfalls sollten Informationen über unerschlossene Bestände bestehen und auch gegebenenfalls weitere Informationen, die für die Nutzung hilfreich sein können.Bei der Frage des „Wie“ sollte vor allem auf die Übersichtlichkeit, also eine flache Gliederung und kurze Wege, eine gute Nutzerführung und eine intelligente, vertraute Suchfunktion geachtet werden. Dabei muss man auch die Unterscheidung der online Suche in die navigierende Suche, also über eine Tektonik und Klassifikation, und in die stichwortbezogene Recherche, als der Zugriff über Schlagworte oder Volltext gleichzeitig über alle Bestände, möglich sein.

Weiterhin zeigt Frau Dr. Sturm am Beispiel des Kreisarchivs Kleve, wie die Recherche aufgebaut werden könnte. Dazu zeigt Sie, wie die Tektonik des Portals „ArchiveNRW“ einen ersten Überblick und eine Gliederung der Bestände enthält, welche im weiteren Verlauf den detaillierten Inhalt des einzelnen Archivales aufzeigen.

Zuletzt folgen Tipps zur Nutzerberatung im Internet. Zum Beispiel könnte der Onlinenutzer Hilfe bei der Einführung in die Benutzung des Archivgutes und bei Recherchestrategien benötigen oder Informationen zu Zuständigkeiten, Serviceangeboten und archivischen Informationsstrukturen und Links zu Online-Schulungsangeboten zur Verfügung gestellt bekommen.

Als Fazit kommt Frau Dr. Sturm zu dem Schluss, dass Online-Findmittel zwar fester Bestandteil der archivischen Präsentation im Netz sind und sich immer größerer Beliebtheit erfreuen, analoge Findbücher im Kreisarchiv Kleve aber größtenteils immer noch angefertigt werden, jedoch immer mehr in den Hintergrund treten.

Im Anschluss kam die Frage auf, ob die umfassenden Informationen, welche auf den Webseiten der Archive zur Verfügung gestellt werden, überhaupt gelesen werden würden und ob nicht eine Anleitung zur Recherche auf einem zentralen Portal reichen würde. Daraufhin erklärte Herr Bischoff vom Landesarchiv NRW, dass eine Recherchehilfe auf dem Portal der Archive NRW angedacht war, aber auch ein Drittel der Klicks auf allgemeine Informationen erfolgten, diese also nicht außer Acht gelassen werden sollten. Auch Frau Becker, Leiterin der Archivschule in Marburg, erklärte, dass Anleitungen zur Benutzung von Archiven bzw. Quellen durchaus gerne angenommen werden würden und wichtig seien. Des weiteren wurde die Möglichkeit erläutert, nicht nur Texte zur Verfügung zu stellen, sondern auch das Erstellen von Videos bzw. Bildschirmaufnahmen in Betracht gezogen werden sollte.

Im Anschluss daran und als letzter Vortrag des Blocks Unterwegs im Netz referiert Frau Dr. Antje Diener-Staeckling vom LWL-Archivamt für Westfalen mit dem Titel Digitalisate ins Netz – Zwischen Datenmengen und strukturierter Auslese über die Digitalisierung im Archiv mit Schwerpunkt auf die Digitalisierung von Mikrofilmen.

Dazu wird das allseits bekannte Thema der Digitalisierung, welches neben Langzeitarchivierung und Öffentlichkeitsarbeit eine der großen zukünftigen Herausforderungen der Archive darstellt, in zwei Formen unterteilt, nämlich die Digitalisierung im Rahmen einer allgemeinen Bestandserhaltung im Archiv und die Digitalisierung von Archivgut im Rahmen der Benutzung. Dabei sei die Digitalisierung jedoch egal in welcher Form als Chance für die Archive zu begreifen, die nicht, wie oft angenommen, „überflüssig“ werden. Besonders die Wahrnehmung, Resonanz und Anerkennung stehen dabei im Vordergrund.

Auf die Frage, ob alles digitalisiert werden muss, stellt sich die Gegenfrage, ob alles digitalisiert werden darf. Besonders bei ungeklärten oder noch nicht abgelaufenen Schutzfristen sollte diese Frage gestellt werden. Eine reine Orientierung an Nutzerinteressen ist hierbei nicht sinnvoll, da dieses eine Digitalisierung zum Schutz von Archivgut ausblenden würde und somit den Ansprüchen eines modernen Archivs nicht mehr gerecht ist. „Dasselbe gilt genauso für die Onlinestellung vollständiger Bestände zu wichtigen Beständen im Rahmen eines Archivportals“, so Frau Dr. Diener-Staeckling.

Laut der Empfehlung der Bundeskonferenz für Kommunalarchive (BKK) von 2017 bieten sich zwar Kriterien wie Benutzerhäufigkeit, Erschließungszustand, Beschaffenheit und Zustand der Archivale, Rechtliche Überlegungen und die Relevanz für Forschung als Kriterien für die Digitalisierung an, prinzipiell sind solche Entscheidungen aber individuell unterschiedlich zu treffen. Wichtig ist hierbei nur, dass im Mittelpunkt dieser Entscheidungen Bestände, nicht Einzelstücke stehen müssen.

Zusätzlich sind mit einer Digitalisierung von Archivgut stets Aufwände und Kosten verbunden, die sich einerseits auf den Einsatz von Personal, andererseits auf den Einsatz von Technik und die genaue technische Umsetzung beziehen.

Die Digitalisierung ist an sich auch in mehrere Phasen einteilbar. Dabei handelt es sich um die Vorbereitung des Bestandes, die Festlegung von Rahmenbedingungen (intern oder extern), die Finanzierung, den Speicherplatz, die Durchführung und ggf. einen Rücktransport, die Qualitätssicherung, Aufbereitung und ggf. die Präsentation im Internet und die Pflege der Digitalisate im Nachhinein.

Als Beispiel geht es im Folgenden vor allem um die Digitalisierung von Mikrofilmen, welche für Kommunalarchive einen kostengünstigen Einstieg in die Digitalisierung darstellen. Vor allem um den Schutz der Originale zu gewährleisten werden die Masterduplikat-Filme der Bundessicherheitsverfilmung für die Digitalisierung empfohlen (KLA).

Als erstes erfolgt die Vorbereitung. Die Digitalisierung von Mikrofilmen ist in der Regel schnell zu leisten und damit kostengünstiger. Mikrofilm-Lesegeräte sind immer noch teuer, besonders in Bezug auf Ersatzteile und Mitarbeiter können auch die Reproduktion einzelner Digitalisate als Kopie oft nicht ohne das nötige Wissen erstellen. Die Rahmenbedingungen erfolgen als nächsten Punkt, bei der die genaue Anzahl der Mikrofilmbestände zu bestimmen ist, welche digitalisiert werden soll und vor allem, wie hoch die Anzahl der Aufnahmen ausfällt. Daraufhin folgen die Finanzierung und die Findung des Speicherplatzes. Der fachliche Hintergrund einer Ausschreibung muss in Form einer Leistungsbeschreibung vom Archiv gewährleistet werden, wobei ebenso darauf geachtet werden muss, dass die Rechte der Digitalisate weiter beim Archiv(träger) liegen. Dabei ist besonders auf die Benennung der technischen Vorgaben und auf das Format (tiff, jpeg) zu achten. Besonders beim Aspekt des Speicherplatzes ist die Findung eines geeigneten Formats wichtig, da tiff-Dateien mehr Speicherplatz benötigen als jpeg-Formate, da hier die Qualität das entscheidende ist.

Bei dem Rücktransport der Digitalisate ist ebenso die Versicherung der Filme und der Transport abzuklären; Idealerweise holt der Dienstleister die Filme ab und bringt Filme und Daten zurück. Er sollte eine entsprechende Transportversicherung vertraglich zusichern. Um den eigenen Auswand nach der Digitalisierung so gering wie möglich zu halten, ist es darüber hinaus wichtig, bereits vorher in der Leistungsbeschreibung festzuhalten, dass auch der Dienstleister zu einer ersten Qualitätssicherung und Fehlerkontrolle verpflichtet ist Zuletzt erfolgt die Anpassung und Einordnung der Digitalisate in das eigene System, möglichst in Verbindung mit der Archivsoftware. Falls eine Onlinestellung geplant ist, sollten vorab alle Schutzfristen und Rechte geklärt werden.

Als Fazit erklärt Frau Dr. Diener-Staeckling: „Eine Digitalisierung von Quellenmaterial hat für ein Archiv dann alle allgemeinen Ziele erreicht, wenn sie den Zugang erleichtert, eine einfache Benutzung schafft und Archivalien beziehungsweise Filme oder anderes Archivgut nachhaltig schützt.“ Digitalisierung im Archiv sei immer ein Projekt und eine Digitalisierungsstrategie auch für die kleinen Kommunalarchive notwendig.

Ebenfalls macht Sie auf die öffentliche Kulturförderung aufmerksam, welche Digitalisierungsprojekte aus öffentlicher Hand fördert und bei der die Archive gefragt sind, aktiv zu werden.

Im Anschluss kam die Frage auf, ob eine Digitalisierung von einzelnen, meist stark frequentierten Stücken sinnvoll wäre, was Frau Dr. Diener-Staeckling bejahte. Als Anmerkung folgte aus dem Publikum, dass vor allem bei großen Datenmengen Daten nach den gängigen Datenstandards aufbewahrt bzw. konvertiert werden müssten und das mit in die Strategien einbezogen werden sollte.

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