Abstracts zu den Vorträgen des 71. Westfälischen Archivtags in Herford 2019 sind online

 

Die Abstracts der folgenden Vorträge des 71. Westfälischen Archivtags am 12.-13. März 2019 in Herford stehen zur Lektüre bereit:

1. ARBEITSSITZUNG: MITTENDRIN – ELEKTRONISCHE LANGZEITARCHIVIERUNG IN DER PRAXIS

Antonia Maria Riedel M.A. / Hannah Ruff (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster)
Neues von DiPS.kommunal: Entwicklungen und Erfolge

DiPS.kommunal verfügt inzwischen über mehr als zehn Mandanten, die im letzten Jahr schon erste praktische Erfahrungen in der digitalen Langzeitarchivierung sammeln konnten. Auch die Entwicklung von Schnittstellen zu verschiedenen Fachanwendungen, wie Gewerberegistern, Ratsinformationssystemen und Dokumenten-Management- Systemen schreitet stetig voran. Der Vortrag gibt einen kurzen Überblick über die neuesten Entwicklungen, stellt erfolgreich abgeschlossene Projekte und solche, die sich auf einem guten Weg befinden, vor.
Beleuchtet werden aber auch die Hürden, die von den Betreibern von DiPS.kommunal überwunden werden müssen. Die Inbetriebnahme und auch die Weiterentwicklung ist von der technischen IT-Infrastruktur vor Ort und dem Zusammenspiel zwischen Dienststelle, kommunaler IT und Archiv abhängig. Dabei wurde deutlich, dass alle Beteiligten personelle Ressourcen und Zeit in einem nicht unwesentlichen Umfang einplanen müssen.

Angaben zu den Referentinnen
Sie leisten seit Ende 2017 den archivfachlichen Support von DiPS.kommunal beim LWL-
Archivamt für Westfalen und sind die ersten Ansprechpartnerinnen für Mandanten.

Antonia Maria Riedel M.A.
• Studium der Germanistik und Editionswissenschaften an der Universität Düsseldorf

Hannah Ruff M.A.
• Studium der Geschichte und Politik an den Universitäten Heidelberg und Bochum

Fachliches aus den DiPS-Arbeitskreisen
Beispiel 1: Gewerberegister (Dr. Markus Meinold, Hamm)
Beispiel 2: Ratsinformationssysteme (Dr. Peter Worm, Münster)
Beispiel 3: Geobasisdaten (Beatrix Pusch, Soest)

Dr. Markus Meinold (Stadtarchiv Hamm)                                                                    Beispiel: Gewerberegister

Die elektronische Gewerberegisterführung ist bereits seit fast zwei Jahrzenten üblich und dementsprechend weit verbreitet. Über die Archivwürdigkeit von Gewerberegisterdaten kann kein Zweifel bestehen, denn sie liefern Informationen zu rechtlichen, wirtschaftlichen oder familiengeschichtlichen Fragestellungen.
Seit 2016 arbeitet eine Gruppe im Rahmen des DiPS.kommunal-Pilotkundentreffens an einem Aussonderungskonzept und den Anforderungen an eine Schnittstelle zwischen dem elektronischen Gewerberegister (MIGEWA) und dem elektronischen Langzeitarchiv DiPS.kommunal. Nach der Überführung des Grobkonzepts in ein Lastenheft für den Softwareanbieter erfolgte die Erstellung eines konkreten Pflichtenhefts als Basis für die Programmierung. Inzwischen haben die die ersten Probeläufe mit Testlieferungen aus Gewerberegister stattgefunden.

Angaben zum Referenten.
• Studium der Neueren und Neusten Geschichte an der Universität Münster und der Wirtschafts- und Sozialgeschichte an der Ruhruniversität Bochum
• seit 2010 Tätigkeit im Stadtarchiv Hamm, seit 2012 stellvertretender Leiter des Stadtarchivs

Dr. Peter Worm (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster)
Beispiel: Ratsinformationssysteme

Ratsinformationssysteme (RIS) werden in fast allen Gemeinden, Städten, Kreisen und den Landschaftsverbänden eingesetzt, um die Arbeit der politischen Gremien vorzubereiten und zu dokumentieren. Diese Überlieferung stellt eine Kernüberlieferung eines jeden Kommunalarchivs dar und muss sicher, nachvollziehbar und vollständig in die Langzeitarchive übernommen werden. Aus diesem Grund hat sich der IT-Ausschuss der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) seit 2013 der Thematik angenommen, und die BKK hat 2015 eine Empfehlung zu den RIS beschlossen. Inzwischen liegen für drei RIS erste Umsetzungen der von der BKK gemachten Vorschläge vor, die präsentiert und diskutiert werden sollen.

Angaben zum Referenten.
• Studium der Hist. Hilfswissenschaften, Geschichte und Kunstgeschichte in Marburg und Münster, Promotion 2003
• Archivreferendariat beim NRW Staatsarchiv Münster, dem Westfälischen Archivamt und der Archivschule Marburg
• seit 2005 Referent beim LWL-Archivamt für Westfalen, Münster
• seit 2006 Mitglied im IT-Ausschuss der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK)
• seit 2014 Leitung des Referats „Regionale Archivpflege“ im LWL-Archivamt, zu dem auch der Arbeitsbereich DiPS.kommunal gehört

Beatrix Pusch (Kreisarchiv Soest)
Beispiel: Geobasisdaten

Geobasisdaten werden vom amtlichen Vermessungswesen erhoben und veröffentlicht. Sie beschreiben die Erscheinungsformen der Erdoberfläche sowie alle Liege-schaften mit ihren grundstücksgleichen Rechten. Zu den Geobasisdaten gehören auch historisch gewordene Geobasisdaten. 1948 wurde die Katasterführung in Nordrhein-Westfalen kommunalisiert und damit zur Aufgabe der Kreise und kreisfreien Städte. Daher sind diese archivreifen Unterlagen und Daten den zuständigen Kommunalarchiven anzubieten. Nach Einführung des Elektronischen Langzeitarchivs DiPS.kommunal in den ersten Kreisen in Südwestfalen hat der Facharbeitskreis Digitale Langzeitarchivierung beim Rechenzentrum Südwestfalen-IT (SIT) damit begonnen, Überlegungen zur Archivierung der elektronischen Geobasisdaten anzustellen. Als erstes wurde ein Konzept zur Aussonderung der Karten der Deutschen Grundkarte 1:5000 (DGK) erstellt, das in eine Handlungsempfehlung für Katasterämter und Archive mündete. Die archivwürdigen abgeschlossenen elektronischen Karten werden von der Katasterverwaltung zusammengestellt, ausgesondert und im Archiv in das Langzeitarchiv übernommen. Die Metadaten können direkt in die Erschließungsdatenbank eingespielt werden. Auch die Aussonderung der ebenfalls abgeschlossenen Amtlichen Liegenschaftskarte (ALK) und des Amtlichen Liegenschaftsbuches (ALB) sowie Überlegungen zur künftigen Aussonderung aus dem Amtlichen Liegenschaftskataster-Informationssystem (ALKIS) stehen auf der Agenda des Facharbeitskreises.

Angaben zur Referentin
• Studium zur Dipl.-Bibliothekarin. Abschluss Dipl.-Bibl. (FH) 1983
• seit 1984 Tätigkeit im Kreisarchiv Soest, seit 1997 Leiterin des Kreisarchivs
• Postgraduale berufsbegleitende wissenschaftliche Weiterbildung zur Archivarin an der FH Potsdam mit Abschluss Dipl.-Archivarin (FH) 2002
• 2010 Gründung eines Facharbeitskreises Digitale Langzeitarchivierung beim zuständigen Rechenzentrum, heute Südwestfalen-IT – Sprecherin des Facharbeitskreises

 

2. ARBEITSSITZUNG: UNTERWEGS IM NETZ

Prof. Dr. Mario Glauert (Brandenburgisches Landeshauptarchiv, Potsdam)
Vom Titel zum Tag. Verzeichnung zwischen analoger Archivgewohnheit und
digitaler Nutzererwartung

Müssen sich die klassischen archivischen Verzeichnungsrichtlinien neuen digitalen Anforderungen anpassen, wenn
• Nutzer vornehmlich die Stichwort-Suche nutzen,
• Recherchen von Algorithmen statt von Menschen durchgeführt werden,
• Übernahmen zu Big Data werden oder
• Erschließung nur noch on demand erfolgt?
Und wie könnte eine Verzeichnung aussehen, die Unterlagen „im Kontext“, mit Normdaten, durch OCR oder in Kooperation mit den Nutzern erschließt?
Welche Rolle spielen im Information-Retrieval der Zukunft Rückstände, Ranking und Repräsentationen?
Der Vortrag lädt ein zu einer gemeinsamen Entdeckungsreise in die neue Welt und in einem globalen Bogen vielleicht wieder zurück in die alte.

Angaben zum Referenten
• Studium der Geschichte und der Deutschen Philologie an der Freien Universität Berlin 1999, Promotion zum Dr. phil. (mittelalterliche Geschichte)
• 1999-2001 Archivreferendariat am Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz in Berlin und an der Archivschule Marburg
• seit 2006 ständiger Vertreter des Direktors und Leiter der Abteilung I Zentrale Archivdienste am Brandenburgischen Landeshauptarchiv in Potsdam
• Lehrbeauftragter am Fachbereich Informationswissenschaften der Fachhochschule Potsdam
• Publikationen vor allem zu den Themengebieten Bestandserhaltung, Digitalisierung, Archiv 2.0, Archivbau und Archivmanagement
• U.a. Vorsitzender des DIN Normenausschusses Information und Dokumentation (NID), Mitglied im Fachbeirat der Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts in Archiven und Bibliotheken (KEK) und Vertreter der deutschen Archive im Ausschuss für Wissenschaftliche Bibliotheken und Informationssysteme (AWBI) der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG)

Dr. Beate Sturm (Kreisarchiv Kleve)
Findbuchzimmer adé? Fachliche Anforderungen an Archivtektonik im Netz und Online-Findmittel

Das Internet ist der wichtigste Informationslieferant in unserer Gesellschaft. Längst wird erwartet, dass Archive mit dieser Entwicklung Schritt halten und umfassende In-formationen im Internet bereithalten.
Doch an welchen Informationen sind Online-Nutzer besonders interessiert? Was müs-sen Archive beachten, wenn sie diese Informationen online bereitstellen? Und wie ver-ändert diese Präsentationsform das Verhältnis und die Kommunikation von Archivar und Nutzer?
Der Beitrag beschäftigt sich mit den fachlichen Anforderungen an Archivtektonik im Netz und Online-Findmittel. Er stellt die Herausforderungen dar, die sich aus der Online-Präsentation von Archivtektonik und Findmitteln ergeben und erläutert den Mehrwert, den das Angebot für beide Seiten – Archiv und Nutzer – mit sich bringt.

Angaben zur Referentin
• Studium der Fächer Geschichte, Französisch, Pädagogik und Politik an den Universitäten Hannover und Rouen
• 2006 Promotion zum Dr. phil. an der Universität Hannover
• 2006-2008 Vorbereitungsdienst für den höheren Archivdienst im Landesarchiv Baden-Würt-temberg und an der Archivschule Marburg
• 2008 bis 2009 Arbeit in einem EU-Projekt zur Langzeitarchivierung von Forschungsdaten an der Universität Göttingen und bei der Max-Planck-Gesellschaft
• seit 2009 Leitung des Kreisarchivs Kleve

Dr. Antje Diener-Staeckling (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster)
Digitalisate ins Netz – Zwischen Datenmengen und strukturierter Auslese

Schon über zehn Jahre sehen sich die Archive mit der Erwartung von externer und interner Nutzerseite (auch von der kommunalen Verwaltung) konfrontiert, viele Unterlagen aus dem Archiv digitalisiert zur Verfügung zu stellen.
Digitalisierung meint als solche vor allem die Digitalisierung von bereits in analoger Form vorliegendem Archivgut. Die Vorteile der Digitalisierung für die Archive liegen auf der Hand. Einmal werden die Originale geschützt. Sie können digital eingesehen werden. Darüber hinaus erleichtert Digitalisierung in verschiedenen Formen die Benutzung. Sie verschafft direkten Zugang zur Originalquelle und erleichtert vielen kleinen Archiven den Nutzungswunsch nach einer Reproduktion.
Mit einer Digitalisierung von Archivgut sind allerdings stets Aufwände und Kosten verbunden, die sich einerseits auf den Einsatz von Personal, andererseits auf den Einsatz von Technik und die genaue technische Umsetzung beziehen. Unterschätzt wurde in den vergangenen Jahren oft auch die Pflege und Nachbereitung von Digitalisaten, die gerade für eine dauerhafte Präsentation von Archivgut als unerlässlich zu betrachten ist. Deswegen sollte die Digitalisierung wie alle anderen Projekte im Archiv auch im Vorfeld so gut es geht geplant und strukturiert werden.

Angaben zur Referentin
• Studium und Promotion der Mediävistik und Historischen Hilfswissenschaften an der Universität Münster
• Archivreferendariat beim Land NRW in Marburg und Münster
• 2007-2009 Tätigkeit am Hauptstaatsarchiv in Düsseldorf
• seit 2009 Referentin beim LWL-Archivamt für Westfalen in Münster, auch zuständig für Digitalisierung und Öffentlichkeitsarbeit
• seit 2009 Lehrbeauftragte im Bereich der Hist. Hilfswissenschaften an der Universität Münster


4 Gedanken zu „Abstracts zu den Vorträgen des 71. Westfälischen Archivtags in Herford 2019 sind online

  1. Sehr geehrte Frau Jarnot,
    wie Frau Ruff und Frau Riedel referiert haben, ist DiPS.kommunal techisch dazu in der Lage, dass Gemeinschaftseinrichtungen im Sinne des § 10 (2) Satz 1 des ArchivG NRW, einen Mandanten gemeinsam nutzen können.
    Dabei werden max. 5 persönliche Kennungen pro Mandant ausgegeben.
    Wird in einem Mandanten Archivgut unterschiedlicher Gemeinden abgespeichert, ist es – wenn die entsprechenden Metadaten sauber (zeichengenau!) gepflegt sind – durchaus möglich, diese wieder nach den Provenienzen zu trennen und zu exportieren. Je unsauberer die Metadaten sind, umso höher der Aufwand der Identifizierung und damit auch der mit dem Export verbundenen Kosten.

    Nun noch zu Rosetta: Das Produkt ist mir durchaus aus dem Bereich der Bibliotheken und der Archivierung von Forschungsdaten bekannt. Auf archivische Anforderungen ist es bisher nur bedingt ausgelegt, insbesondere wenn es um Eingangskanäle für Verwaltungsdaten (XDomea, XPSR etc.) und die Trennung von Registraturbildner- und Erschließungsinformationen geht. Eine Anbindung von nachgelagerten Erschließungssoftwaren ist m.W. damit ebenfalls bisher nicht realisiert worden.

    Die weiteren Ideen, wie man eine tragfähige Langzeitarchiverung in Hörstel und Metelen sicherstellen kann, können Sie gern mit Frau Riedel und Frau Ruff unter Tel. 0251 591 3888 besprechen.

    Mit freundlichen Grüße
    P. Worm

  2. Guten Abend in die Runde,
    ich war heute in Herford und habe mir die Beiträge über DiPS angehört, in der Erwartung, neue Erkenntnisse und eine kritische Betrachtung zu erfahren. Leider wurden meine Erwartungen enttäuscht. Nach wie vor ging es zumindest in den ersten beiden Kurzvorträgen um die Bewerbungen dieser Idee der Langzeitarchivierung, die vor zwei Jahren schon zu hören waren. Neue Erkenntnisse habe ich nicht gewonnen, aber eher die Überzeugung, dass DiPS zum heutigen Stand der Entwicklung für kleinere bzw. nicht finanzstarke Archive viel zu teuer ist, zumal die Kommunen sehr viel an Eigenleistung vorab und im Laufe der Zeit erbringen müssen.

    • von Herrn Dr. Worm

      Sehr geehrte Frau Janot,

      herzlichen Dank für Ihre kritischen Kommentaren zu der von uns mitverantwortlichen Langzeitarchivierung DiPS.kommunal.
      Die von uns aufgerufenen Kosten, die von Ihnen besonders kritisiert werden, entstehen, weil wir die teilnehmenden Archive gerade nicht mit einer Software alleine lassen wollen, sondern eine umfassendes Serviceangebot anbieten wollen.
      Gerade für kleine Kommunen bietet dieser Ansatz die Chance, die komplexe Aufgabe “Langzeitarchivierung” überhaupt gestemmt zu bekommen. Einerseits durch eine bis zu fünf Tage umfassende Unterstützung – Andererseits durch die Moderation, Konzeption und Qualitätssicherung von gemeinsam nach nutzbarer Aussonderungsschnittstelle aus kommunalen Fachverfahren.
      Dieses Vorgehen und die Aufwände, die dabei entstehen, haben wir in den drei Beispielprojekten der ersten Vortragsblocks vorgestellt. Eine Möglichkeit der Reduzierung der fixen Kosten wurde zum ersten Mal auf einem Westfälischen Archivtag vorgestellt: die gemeinsame Nutzung eines DiPS.kommunal-Mandanten durch mehrere Gemeinden. Es ist nur redlich von Frau Ruff und Frau Riedel hier transparent die damit verbundenden Nachteile offen zu legen. In Kreisen, in denen interkommunale Zusammenarbeit eine Tradition hat, kann diese Lösung jedoch erfolgversprechend umgesetzt werden – zum Beispiel zusammen mit der regio IT im Kreis Gütersloh. Gern beraten wir Sie, hier eine passende Lösung zu finden.
      Eines muss klar sein: für de Landschaftsverband darf DiPS.kommunal kein dauerhaftes Zuschussgeschäft sein und ohne Mitarbeit der Kolleginnen und Kollegen “vor Ort” ist eine Erfolgreiche Langzeitarchivierung nicht möglich.

      Bleiben wir im Gespräch!
      Ihr Peter Worm

      • Guten Tag Herr Dr. Worm,
        vielen Dank für Ihren Kommentar. Bei der Diskussion um DiPS kommunal habe ich mich gefragt, wie andere Bundesländer mit dem Thema “Langzeitarchivierung” umgehen und welche Strategien sie entwickeln. Dabei bin ich auf das Produkt “Rosetta” (ExLibris) gestoßen, das in Bayern eingesetzt werden soll. Auf der Produktseite wird ausdrücklich eine gemeinsame Nutzung durch mehrere Mandanten befürwortet und ohne Risiko beim Auseinanderdividieren der Bestände, falls sich die Mandanten wieder trennen sollten. Es ist technisch also machbar.
        Dass DiPS kommunal kein Zuschussgeschäft sein kann ist völlig nachzuvollziehen, wird aber die Kassen den Kommunen nicht voller machen.
        Freundliche Grüße,
        Sabine Jarnot (Stadtarchiv Hörstel, Gemeindearchiv Metelen)

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