Bewertung personenbezogener Sozialhilfeakten – ein Praxisleitfaden für Kommunalarchive

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Das LWL-Archivamt für Westfalen hat in seiner Reihe „Texte und Untersuchungen zur Archivpflege“ einen Band (TUA 31) vorgelegt, der grundsätzlich die Archivwürdigkeit von Sozialhilfeakten beleuchtet und für die personenbezogenen Überlieferungen nach SGB II und SGB XII ein Bewertungsmodell zur Diskussion stellt, das auf relativ einfache Nachnutzbarkeit angelegt ist und den Kolleginnen und Kollegen die Bewertungsarbeit bei personenbezogenen Sozialhilfeakten erleichtern soll. Im Idealfall soll es den Kommunalarchiven ermöglichen, den komplexen Überlieferungsstrukturen mit leicht handhabbaren Verfahrensweisen begegnen zu können und somit die Aussonderungspraxis zu erleichtern.

Um dieses Ziel zu erreichen, werden in dem TUA-Band zunächst die einschlägigen Rechtsgrundlagen erläutert und die Zuständigkeiten zwischen den verschiedenen Registraturbildnern abgegrenzt. Nach einer Analyse der Aktenüberlieferung sowie einer darauf aufbauenden Bestimmung des Quellenwertes und der Archivwürdigkeit werden dann ganz konkret die Auswahlkriterien am Beispiel der Situation im Kreis Steinfurt festgelegt.

Die Ausführungen umfassen auch die Überlieferung nach dem Bundessozialhilfegesetz (BSHG), das von 1962 bis 2004 Art und Umfang der Sozialhilfe für hilfebedürftige Einwohner der Bundesrepublik Deutschland bis zum Inkrafttreten von SGB II und SGB XII zum 1. Januar 2005 regelte. Anhand einer konkreten Aktenüberlieferung werden hierzu Auswertungsmöglichkeiten aufgezeigt, die die Substanz der Überlieferung verdeutlichen. Die Akten beinhalten demnach einen Informationswert, der durch die Überlieferung von Verwaltungsakten (Sozialausschuss, Verwaltungsberichte, Statistiken etc.) nicht kompensiert werden kann. Empfohlen wird eine Auswahlarchivierung, um das Sozialhilfeverfahren und seine Auswirkungen auf die Betroffenen und somit die Lebensumstände von Menschen im sozialen Randbereich innerhalb eines fest umrissenen lokalen Umfeldes abbilden zu können.

Die Aktenüberlieferung in den SGB-II- und SGB-XII-Bereichen ist stark dadurch geprägt, dass die gesetzlich zuständigen Träger der Sozialhilfeleistungen Aufgaben auf die Gemeindeebene delegieren können. Diese Delegationsmöglichkeit wird in der Praxis häufig angewendet und führt dazu, dass sich zum einen die Zuständigkeiten zwischen den Verwaltungsträgern Kreis und kreisangehörige Kommunen ändern können und dass zum anderen Akten zu einer Person bei unterschiedlichen Registraturbildnern anfallen können. Die Überlieferung bei der SGB-II-Leistungsgewährung wird zusätzlich dadurch verkompliziert, dass in der Bundesrepublik zwei Organisationsformen nebeneinander bestehen: Das Jobcenter als gemeinsame Einrichtung von Agentur für Arbeit und Kommune (sog. Mischverwaltung) und das Jobcenter in alleiniger kommunaler Trägerschaft (sog. Optionskommune). Bei der Hartz-IV-Verwaltung (SGB II) beschränken sich die in der Publikation angeführten Bewertungsergebnisse auf die Aktenüberlieferungen in den Optionskommunen, da hierbei ausschließlich die kommunale Ebene tangiert ist. Die Anwendung des Bewertungsmodells außerhalb der Optionskommunen, also in den als gemeinsame Einrichtungen der Agentur für Arbeit und den Kommunen fungierenden Jobcentern, dürfte problematisch sein. Die Führung gemeinsamer Einrichtungen von Bund und Kommunen hat zur Folge, dass bei der archivischen Bewertung sehr ungleich aufgestellte Partner mit jeweils eigenen Bewertungstraditionen aufeinandertreffen.

Analog zu den Vorgängerakten aus dem Bereich des BSHG wird auch für die Akten aus den SGB-II- und SGB-XII-Bereichen eine Auswahlarchivierung vorgeschlagen. Die Akten vermitteln trotz mancher Redundanzen einen sehr anschaulichen Überblick auf die Gesamtsituation der Antragsteller und deren biographischer Entwicklung im Verlaufe des Hilfebezugs. Sie bilden die ganze Bandbreite der antragstellenden Personen, ihrer persönlichen (Not-)Situation und der Hilfemaßnahmen ab: Sowohl hinsichtlich des Alters, der sozialen Herkunft, der familiären Strukturen, der wirtschaftlichen und gesundheitlichen Verhältnisse, der Integrations- und Fördermaßnahmen.

So entsteht im konkreten Einzelfall ein Bild, das die realen Lebensverhältnisse vor Ort ausschnittsweise im Rahmen eines Sozialhilfeverfahrens widerspiegelt und das Zeugnis über die Vielschichtigkeit von Notsituationen ablegt.

Die nachfolgende Abbildung verdeutlicht auf einen Blick das Ergebnis der Bewertungsverfahren nach BSHG, SGB II und SGB XII:

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Ein neuartiger Ansatzpunkt ist dabei die Auswahlarchivierung im Verbund auf Kreisebene zwischen Kreisarchiv und Kommunalarchiven. Sowohl im SGB II als auch im SGB XII können wegen der Zuständigkeitsverteilung zwischen Stadt/Gemeinde und Kreis Akten zu einer Person an mehreren Stellen anfallen. Und selbst innerhalb eines Jobcenters (SGB II) bzw. Sozialamtes (SGB XII) können abhängig von der Aktenführung und Aktenablage zu einer Person mehrere Akten gebildet und in unterschiedliche Registraturen abgelegt werden. Ein umfassendes Bild der Sozialhilfebearbeitung in ihrem ganzen Verlauf zu einer Person ergibt sich erst, wenn alle vorhandenen Überlieferungen von der Antragsstellung bis ggf. zum Widerspruch bzw. zur Klage archiviert werden. Grundlegend erforderlich ist dann allerdings die Archivierung nach einem Buchstabenmodell. Nur eine Buchstabenauswahl, die zwischen dem Kreisarchiv und den kreisangehörigen Stadt- bzw. Gemeindearchiven abgestimmt wird (Kreismodell), ermöglicht eine Verzahnung der entsprechenden Überlieferungen. So können über den Anfangsbuchstaben des Nachnamens automatisch alle Akten zu einer Person sowohl beim Kreis als auch bei den Städten bzw. Gemeinden archiviert werden. Diese umfassende Überlieferung ermöglicht im Gegensatz zur Ziehung einer exemplarischen Stichprobe Längsschnittuntersuchungen und erhöht damit die Aussagekraft der Überlieferung.

 

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Bewertung personenbezogener Sozialhilfeakten –            ein Praxisleitfaden für Kommunalarchive

Katharina Tiemann (Hg.), bearb. von Nicola Bruns u.a.

Münster 2015, 120 S., Abb.

ISBN 978-3-936258-24-0

10,00 €

Inhaltsverzeichnis.


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