Ba-Wü zieht nach: Löschdatensätze aus dem Meldewesen sind anbietungspflichtig!

MeldewesenBaWüIn der jüngst erschienenen Ausgabe des ARCHIVAR 68 (2015), S. 255-256 berichten Katharina Ernst und Miriam Eberlein über die erfolgreichen Bemühungen, auch in Baden-Württemberg die Überlieferung der elektronischen Melderegister rechtlich zu ermöglichen. Datenschutzrechtlich begründete Löschvorschriften des Melderechts gefährdeten bisher die Integrität der Meldedaten dadurch, dass v.a. die Daten über die Eltern-Kind-Relationen mit der Volljährigkeit des Kindes gelöscht werden sollten.

Sowohl aus Gründen der Rechtssicherung für die Betroffenen (Nachweis von Erbansprüchen oder Kindererziehungszeiten bei Frauen aus sog. Gastarbeiterfamilien) als auch zur Abwendung von Kosten für die Städte und Gemeinden (Unterhaltsfragen und Übernahme der Begräbniskosten bei anscheinend kinderlos verstorbenen Einwohnern) sind diese Daten unverzichtbar.

In NRW war auf Initiative ostwestfälischer Archive (vgl. Archivierung von Meldedaten – Wichtige Entscheidung des Innenministeriums NRW von Rolf-Dietrich Müller) auf eine Klärung der Anbietungspflicht hingearbeitet worden, die zuletzt zu einer Anfrage des Städte- und Gemeindebunds beim Innenministerium und einem entsprechenden Antwortschreiben des Ministeriums führte:

– Alle Daten, auch die Löschdatensätze unterliegen der Anbietungspflicht.

– An die Stelle der Löschung tritt – wie auch das Datenschutzgesetz NRW in § 19 (4) vorsieht – die Übernahme in die Datenhoheit des zuständigen Archivs.

– Die Beauskunftung erfolgt nach archivrechtlichen Vorgaben für personenbezogene Unterlagen (Betroffene erhalten Auskunft; bei überwiegendem öffentlichen Interesse ist ebenfalls eine Nutzung möglich).

Als Argumentationshilfe gegenüber den Verwaltungsvorständen und den mit dem Meldewesen betrauten Fachabteilungen veröffentlichten die Archivberatungsstellen der beiden Landschaftsverbände im Dezember 2010 eine entsprechende Empfehlung. Stichpunktartige Umfragen haben jedoch ergeben, dass bei Weitem noch nicht alle westfälisch-lippischen Archive in die Archivierung der Löschdaten eingestiegen sind. Eine technische Lösung für dieses Problem wurde zusammen mit dem Arbeitskreis der Rechenzentren und Archive in Ostwestfalen-Lippe unter Federführung der regio.IT Gütersloh erarbeitet und wird von der Firma HSH unter der Bezeichnung „archivo“ vertrieben. Eine weitere Software-Lösung hat das KDVZ Frechen unter der Bezeichnung „Einwohnerwesen Altdaten-Archiv“ entwickelt, die ähnliche Leistungsumfänge bieten soll.

Die Löschdaten werden in beiden Fällen über eine XMeld-basierte Schnittstelle aus dem Fachverfahren ausgelesen und zusammen mit bestimmten Ordnungsmerkmalen (z.B. eine ID, Name, Vorname, Geburtsdatum, letzte Anschrift), die eine spätere Zusammenführung mit weiteren Löschdaten und dem Hauptdatensatz ermöglichen, an das Archivverfahren übergeben. Das geschieht in der Regel zum Jahresende durch die datenhaltende Stelle; der Recherchezugriff fürs zuständige Archiv erfolgt meist browsergestützt mit je eigenen Anmeldedaten.

Es handelt sich bei diesen Daten formell gesehen um Vorarchivgut (ArchivG NRW § 2 (5)), das seine Archivreife noch nicht erreicht hat. Dieser Zustand wird erst mit dem Eintreffen des Hauptdatensatzes und der Zusammenführung aller Löschinformationen mit diesem Hauptdatensatz erreicht. Auch mit der Einspeisung in ein elektronisches Langzeitarchiv sollte bis zu diesem Zeitpunkt gewartet werden, da wesentliche Kerninformationen für ein richtiges AIP sonst noch fehlen.

Wie Katharina Ernst und Miraim Eberlein richtig schreiben, ändert auch das neue Bundesmeldegesetz, das voraussichtlich zum 1.11.2015 in Kraft treten wird, nichts an der Anbietungspflicht aller (Teil-)Datensätze. Auch in anderen Bundesländern (Hessen, Bayern) gibt es Bestrebungen, die Archivierung der Löschdaten aus den Melderegistern umzusetzen. Um weiteren Datenverlust zu vermeiden, müssen Archive sich zeitnah um die Archiverung bemühen. Wer abwartet, nimmt große Überlieferungslücken in Kauf!

 


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