Archivierung von Geobasisdaten: Gemeinsame Empfehlung der Vermessungsverwaltungen und der staatlichen Archive verabschiedet

KLAAm 04. und 05. November 2015 trafen sich in Hamburg Vertreter der Arbeitsgemeinschaft der Vermessungsverwaltungen der Länder der Bundesrepublik Deutschland (AdV) und der Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder (KLA). Bei einer gemeinsam veranstalteten Tagung wurde der Abschlussberichtes der gemeinsamen AdV-KLA-Arbeitsgruppe „Archivierung von Geobasisdaten“, die seit 2014 tätig war, präsentiert. Die von der AG erarbeiteten „Leitlinien“ wurden den Tagungsteilnehmern vorgestellt und Einzelaspekte daraus diskutiert. Einzelne Kommunalarchive waren ebenfalls auf der Tagung vertreten, so Vertreter der Stadtarchive Stuttgart und Köln sowie der beiden Landschaftsverbände Rheinland und Westfalen-Lippe. „Archivierung von Geobasisdaten: Gemeinsame Empfehlung der Vermessungsverwaltungen und der staatlichen Archive verabschiedet“ weiterlesen

LWL-Archivamt und LWL.IT präsentieren Verbundlösung zur elektronischen Langzeitarchivierung

AKKA12.11_3.Am 12. November präsentierten die LWL.IT Service-Abteilung und das LWL-Archivamt für Westfalen in Münster bei der ersten Arbeitssitzung des Arbeitskreises der Archive (AKKA) und des Arbeitskreises Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) beim Landkreistag NRW die im Landschaftsverband 2010 eingeführte elektronische Sozialhilfeakte „e.Akte ANLEI“, die im LWL durch drei verschiedene Abteilungen gemeinsam geführt wird. Neben der Anbindung des Fachverfahrens ANLEI interessierte die Zuhörer, wie die archivwürdigen eAkten ausgewählt und in das elektronische Langzeitarchiv des Archivs LWL, das „eLan.LWL“, übernommen werden können. Dieser Prozess wurde in entsprechenden Testsystemen vorgeführt, so dass die Arbeitsschritte, die eine eAkte von der Anlage über den Export in Richtung des Langzeitarchivs und die dortige Verarbeitung und Speicherung bis hin zur Anlage und Recherche in der archivischen Erschließungssoftware nachvollzogen werden konnten. „LWL-Archivamt und LWL.IT präsentieren Verbundlösung zur elektronischen Langzeitarchivierung“ weiterlesen

Empfehlung zur Archivierung von Baugenehmigungsakten aus elektronischen Fachverfahren

BaugenehmigungDer Arbeitskreis der Rechenzentren und Archive in Ostwestfalen-Lippe (OWL) (tätig für die Rechenzentren regio.IT, GKD, KRZ Lemgo und IBB Bielefeld) hat in seiner Sitzung am 2. November „Empfehlung zur Archivierung von Baugenehmigungsakten aus elektronischen Fachverfahren“ beschlossen.

Der Hintergrund ist, dass viele Bauordnungsämter schon seit mehreren Jahren intensiv Fachverfahren zur Aufgabenerledigung heran ziehen und das Baubeteiligungsverfahren über Internet-basierte Kollaborationsplattformen (z.B. ITeBau) abgewickelt werden. Im Zuge dieser Prozesse wird oft die Papier gestützte „Hausakte“ durch die eAkte abgelöst.

Das nun erstellte Konzept beruht zwar im Wesentlichen auf dem Fachverfahren BBG2000 und der Online-Plattform ITeBau, wurde aber bewusst so offen gehalten, dass auch es auch für andere Fachverfahren und Systemarchitekturen wertvolle Hinweise enthält. Für die dauerhafte Verständlichkeit der eAkten hat sich die Gliederung aus der Online-Plattform bewährt. Hier werden alle Dokumente nach folgenden Kriterien sortiert:

  • 10 Antragsunterlagen
  • 11 Eingänge nach Antragseingang
  • 20 Stellungnahmen
  • 30 interne Vermerke
  • 40 allgemeiner Schriftverkehr
  • 50 Bescheide Bauaufsicht
  • 51 Anlagen Bauaufsicht
  • 52 Bescheide anderer Stellen
  • 60 Bescheinigungen

Neben den Primärdaten wurde diese Struktur als archivwürdige signifikante Eigenschaft der Baugenehmigungsakten definiert.

Das Fachkonzept steht nunmehr zur Diskussion und zur Nachnutzung bereit!

Das Fortbildungsprogramm für das erste Halbjahr 2015 ist erschienen!

Fortbildungen 2015

Für die erste Hälfte des Neuen Jahrs hat das LWL-Archivamt fünf Fortbildungen ins Programm genommen – einige „Klassiker“, die schon seit Langem immer wieder auf Interesse stoßen, aber auch einige neue und hochaktuelle Themenbereiche werden behandelt!

Den Auftakt macht die „Einführung in das Internetportal Archive in NRW“ – hier werden die beiden Pflegeschnittstellen erklärt, mit deren Hilfe Daten ins Internet gestellt werden können. Wir werfen einen Blick auf den Umgang mit den XML-Dialekten SAFT und EAD für die Erstellung von Online-Findbüchern und auf METS für die Präsentation von Digitalisaten. Wir beantworten die Frage: Was macht Archive NRW als regionaler Aggregator und wie kommen meine Daten in das Archivportal D / die DDB und die Europeana.

In der zweiten Fortbildung steht das Thema Bestandserhaltung im Fokus! Hier geht es ganz konkret um die Fragen:

  • Wie erkenne ich Schadensbilder wie Schimmel oder Insektenbefall?
  • Wie kann ich mechanische Schäden vermeiden?
  • Welche Verpackung schützt? – Welche schadet vielleicht sogar?
  • Welche organisatorischen Maßnahmen kann ich zum Schutz des Archivguts einführen?

Die dritte Veranstaltung kümmert sich auch in gewisser Weise um Bestandserhaltung – doch dieses Mal um die von elektronischen Unterlagen: Wir führen in die Grundlagen der elektronischen Langzeitarchivierung ein und stellen den praktischen Umgang mit der „Digital Preservation Solution“ (= DiPS) vor, die im Gesamtprojekt Digitales Archiv NRW vor allem die Bedürfnisse der (Kommunal-)Archive abdecken soll und die seit einigen Jahren im Historischen Archiv der Stadt Köln und als „eLan.LWL“ im Archiv des Landschaftsverbands Westfalen-Lippe im produktiven Einsatz ist.

Auch die vierte Fortbildung spielt sich in der digitalen Welt ab: An zwei Tagen geht es um die Möglichkeiten der kleineren Archive, im Web 2.0 in sozialen Netzwerken und Blogs unterwegs zu sein, neue Nutzerkreise zu erobern aber auch Grenzen des Engagements zu ziehen. Wie bei allen Computer gestützten Fortbildungen gibt es neben den Erfahrungsberichten und den theoretischen Anteilen auch praktische Blöcke, in denen das Gelernte angewendet werden kann.

Die fünfte Veranstaltung beschäftigt sich mit der Erschließung, Typologisierung und Nutzung von Karten und Plänen! Lange wurden sie von den Archiven etwas stiefmütterlich behandelt. – Aus Benutzersicht stellen sie aber durch die bildhaft-grafische Darstellung von örtlichen Gegebenheiten einen sehr attraktiven Archivgut-Typus dar.

Die genauen Termine und das Anmeldeformular finden Sie in gewohnter Weise unter:

http://www.lwl.org/waa-download/fortbildung/Fortbildung_2015_1.pdf

Verbundlösungen für die elektronische Langzeitarchivierung in Deutschland

Archivamt_eLan_1 Wie sieht die Archivierung der Zukunft aus? Was können kleinere Archive im Hinblick auf die Langzeitarchivierung überhaupt leisten? Mit diesen Fragen beschäftigte sich Ulrich Fischer vom Historischen Archiv der Stadt Köln in seinem Beitrag zum Deutsch-Niederländischen-Archivsymposium 2013 in Arnheim. Abgedruckt ist dieser Artikel ebenfalls in der aktuellen Archivpflege.

Gemeinsame Lösungen für ein gemeinsames Problem. Verbundlösungen für die elektronische Langzeitarchivierung in Deutschland

von Ulrich Fischer

Arbeiten im Verbund, vernetzte Entwicklung, Kooperationsprojekte, abgestimmte Strategien, Bündelung von Aufgaben und Ressourcen und gespeicherte und über das Netz jederzeit verfügbare Daten in der „Cloud“: Das klingt modern und schlank, effizient und innovativ.

Kein Zweifel, Verbundlösungen haben Konjunktur. Dies gilt nicht nur, aber gerade für die Arbeit mit digitalen Systemen, die sich dank weitgehender Vernetzung trefflich ortsungebunden, aber gemeinsam erledigen lässt.

Und in der Tat, die Vorteile solcher Verbundlösungen, im Sinne gemeinsam genutzter Systeme sind schlagend: Mehrfachinvestitionen bei der Entwicklung werden vermieden, stattdessen Synergien und Skalenerträge im Betrieb generiert, durch Systemvereinheitlichung Einarbeitungs- und Schulungskosten reduziert sowie schließlich die Systeme durch Standardisierung im Sinne von Open Government für für Quellsysteme und Nachnutzung der Daten geöffnet. Wer möchte bei solchen Aussichten abseits stehen?

Entsprechend groß ist die Nachfrage nach Verbundlösungen, gerade für die komplexe Materie der elektronischen Archivierung und gerade in einem Bundesland wie Nordrhein-Westfalen, in dem sich eine Vielzahl von mittleren und kleineren Archiven verschiedener Sparten mit der Notwendigkeit konfrontiert sieht, ein digitales Archiv zu betreiben. Betrachtet man das weitere Bundesgebiet, so finden sich durchaus einige Archive mit eigenen Lösungen, etwa das Bundesarchiv oder das Brandenburgische Landeshauptarchiv.[1] Fairerweise ist allerdings zu konstatieren, dass es sich bei den Genannten um Pioniere in der elektronischen Archivierung handelt, also Archive, die im Sinne der Diffusionsforschung als „innovators“ zu fassen sind.[2] Und ebenso muss festgehalten werden, dass etwa das Bundesarchiv nicht nur früh ein eigenes System entwickelte, sondern für dieses auch Rahmenbedingungen und Anforderungen gelten, die von weiter verbreiteten elektronischen Archiven nicht notwendigerweise erfüllt werden müssen.[3]

Fakt ist aber heute: Diese Einzellösungen sind mittlerweile in der Minderzahl. Auch die anderen „Innovator“-Archive haben sich Verbundlösungen gegenüber geöffnet bzw. solche aktiv initiiert. Es kann daher nicht überraschen, dass Archive, die nun nach Lösungen zur digitalen Archivierung suchen, sich in erster Linie einem Verbund anschließen wollen. Dies geht so weit, dass die Marktsituation in Deutschland nunmehr als ein Verdrängungswettbewerb unter einer ziemlich überschaubaren Anzahl verschiedener (Verbund-)Lösungen verstanden werden kann. Diese werden mit knappen Akronymen vertrieben und erwecken bisweilen den Eindruck, sie seien schon „out of the box“ erhältlich.[4] Vollständige Neuentwicklungen finden meines Wissens gegenwärtig nicht mehr statt.

Verbundlösungen sind also gefragt bei denen, die sich nun dem Problem der elektronischen Langzeitarchivierung stellen. Dies ist nachvollziehbar, denn die Alternative wäre eine vollständige Neuentwicklung. Diese allerdings ist aufgrund der vorhandenen Vorarbeiten weder erforderlich noch wirtschaftlich, würde doch allein der Aufbau des erforderlichen Know-hows und die Suche nach einem versierten IT-Partner beträchtliche Personalressourcen beanspruchen.

Dennoch werden oft vorschnell umfassende Vorteile einer Verbundlösung ins Feld geführt: So sei eine Verbundlösung durch die (Nach-)Nutzung bestehender Systeme sehr kostengünstig. Dies ist allerdings mitnichten der Fall, denn letztlich gilt für den Speicherbedarf das Gleiche wie für ein analoges Magazin, und für die softwareseitige Technik das Gleiche wie für jedes Fachverfahren: Langzeitarchivierung ist in jedem Fall kostenintensiv – und das um so mehr, wenn man die erforderlichen Personalressourcen, Wartungs- und ggf. Beratungskosten sowie den in jedem Fall auftretenden Schulungsbedarf für die Mitarbeiter mit einkalkuliert. Denn selbst wenn der Entwicklungsaufwand für ein Archivsystem im Rahmen eines Verbundes nicht mehr geleistet werden muss, werden dennoch an verschiedenen Stellen Konfigurationen und softwareseitige Umsetzungen fachlicher Entscheidungen erforderlich sein. Dies bedeutet: In einer Verbundlösung kann vielleicht die IT-technische Steuerung zentral erfolgen, die archivische Facharbeit muss aber auch in der digitalen Umgebung durch den (eingearbeiteten und geschulten) Facharchivar geleistet werden.

Gerade in der Diskussion mit IT-Dienstleistern werden dann die vielen Vorteile des vernetzten Arbeitens in den Vordergrund gestellt: vom ausfallsicheren Miet-Server bis zu „Software as a service“ wird vieles angeboten, was gut klingt und die Arbeit tatsächlich erleichtern kann. Zudem ist bei großen Verbundsystemen oft eine Hochverfügbarkeit und eine redundante Sicherung der Daten einschließlich dezidierter Recovery-Strategien vorgesehen, und auch technische Neuerungen werden vom Servicegeber zentral implementiert. Es ist dabei grundsätzlich zu berücksichtigen, dass „Archivieren“ nach wie vor unterschiedliche Bedeutungen für den IT-Fachmann und den Archivar hat.[5]

Es ist allerdings immer zu berücksichtigen, dass die Nutzung von zentral bereitgestellten Services immer einhergeht mit einem elementaren Verlust von Hoheit über die eigenen Daten. Dies muss kein Ausschlusskriterium sein, erfordert aber vom Archivar kompensierende Maßnahmen. Es ist in diesem Zusammenhang durchaus interessant, den Umgang von Unternehmen mit ihren vitalen Geschäftsdaten zum Vergleich heranzuziehen. Lagern viele Unternehmen die für den täglichen Betrieb erforderlichen Daten und auch ihre Anwendungen in die „Cloud“ aus, also auf vernetzte, teilweise anonym betriebene Systeme, so verlässt man sich bei den vitalen Geschäftsdaten oft auf Server und Technik, die der eigenen, exklusiven und physischen Kontrolle unterliegen.

 

Verbünde und Kooperationen in der elektronischen Langzeitarchivierung: Versuch einer Typologie 

Insgesamt ist aber, bei all diesen Einschränkungen, die Einrichtung und der Betrieb eines elektronischen Langzeitarchivs im Verbund für die allermeisten Archive alternativlos. Verbund muss dabei aber nicht gleich Verbund sein. Ich sehe gegenwärtig fünf verschiedene Typen von kooperativen Strukturen im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung in Deutschland.[6]

 

1. Vollintegrierter Verbund:

Ein solcher Verbund setzt auf eine gemeinsame Speicherlösung, eine gemeinsame Software und eine Entwicklergemeinschaft. Das „Digitale Archiv Nord“ wird nach gegenwärtigem Kenntnisstand ein solcher vollintegrierter Verbund sein und innerhalb eines vollständig gemeinsamen Systems die digitalen Archivdaten für die staatlichen Archive in Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Bremen, Niedersachsen und Schleswig-Holstein verwalten.[7]

 

2. Teilintegrierter Verbundbetrieb

Hier werden unterschiedliche, je Verbundteilnehmer eigene Speicherlösungen mit einem softwareseitig identischen System betrieben; auch eine Entwicklergemeinschaft besteht. Ein Beispiel hierfür ist der DIMAG-Verbund, an dem die staatlichen Archive von Baden-Württemberg, Hessen, Bayern und nun auch das Digitale Archiv Nord teilnehmen.[8]

 

3. Systemnutzerverbund

Ein Systemnutzerverbund kombiniert je Verbundteilnehmer unterschiedliche Speicherlösungen mit einem System, dessen Software durch gemeinsame Kernkomponenten gekennzeichnet ist und gemeinsam weiterentwickelt wird. Diese Form von Verbund ist etwa in der DiPS-Nutzergruppe zu sehen, in der verschiedene Archive die von HP und SER gelieferten Komponenten in unterschiedlichen Formen einsetzen.[9] Es gibt auch einige Abweichungen in den eingesetzten Teilkomponenten, jedoch erlauben die Gemeinsamkeiten, insbesondere das gemeinsame Metadaten-Schema, eine Entwicklergemeinschaft für die Kernmodule der Software.

 

4. Ad-hoc-Entwicklergemeinschaften

Häufig lässt sich beobachten, dass sich etwa zur Realisierung von Schnittstellen für Fachverfahren Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Archiven zusammenfinden. Dies kann auf der Basis bestehender Arbeitskreise geschehen, oder sich spontan aus der Wahrnehmung einer gemeinsamen Aufgabe ergeben. Ein Beispiel für eine solche Entwicklergemeinschaft für ein Modul zur Fachverfahrensanbindung ist der Arbeitskreis ostwestfälischer Archivare und IT-Dienstleister, der gemeinsam die Definition und Umsetzung des Moduls „Archivo“ in Auftrag gab. Über dieses Modul ist es möglich, Einwohnermeldedaten so zu erhalten, dass nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vollständige Datensätze an die elektronischen Langzeitarchive übergeben werden können.[10]

 

5. Fachliche Austauschforen

Schon lange bestehen zudem auf nationaler, regionaler und teilweise lokaler Ebene Foren, Arbeitskreise und Kompetenznetzwerke, in denen sich Fachleute zu Fragen der elektronischen Archivierung austauschen können. Bisweilen werden Handreichungen oder Publikationen erstellt; NESTOR als größtes, spartenübergreifendes Netzwerk arbeitet gar an einem Zertifizierungsprojekt.[11] Seit 1997 tagt zudem jährlich der offene Arbeitskreis „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AUdS).[12] Hier wurden immer wieder für das Bundesgebiet und die Schweiz zentrale Themen aus der Praxis aufgeworfen und sehr offen diskutiert. Es ist eine spannende Frage, inwieweit die zunehmende, auch wirtschaftliche Konkurrenzsituation unterschiedlicher Systeme zur Langzeitarchivierung diese offen geführten Fachdiskussionen in Gremien wie dem AK AUdS einschränken wird.

 

Betrieb eines elektronischen Archivs im Verbund: Rechtslage

Eine wichtige Frage, die es zu klären gilt, bevor ein Archiv einem Verbundsystem zur elektronischen Langzeitarchivierung beitreten kann, ist die der Rechtslage. Diese ist insbesondere dann in den Blick zu nehmen, wenn das Archiv seine Daten nicht ausschließlich auf eigener Infrastruktur verarbeitet und speichert.[13]

Betrachten wir also einen hypothetischen Verbund von Archiven, die eine gemeinsame Infrastruktur nutzen, die von einer Organisation bereitgestellt wird. Auf den ersten Blick will es scheinen, als habe das NW Archivgesetz in §10 Abs. 2 für genau diesen Fall für kommunale Archive eine belastbare Regelung geschaffen. Schließlich billigt man Kommunen zu, die Aufgabe der Archivierung auch durch „Übertragung auf eine für Archivierungszwecke geschaffene Gemeinschaftseinrichtung“ zu erfüllen. Tatsächlich aber, das erweist ein Blick in die Begründung zur Neufassung des nordrhein-westfälischen Archivgesetzes von 2010, hat der Gesetzgeber bei einer solchen „Gemeinschaftseinrichtung“ an ein gemeinsames Archiv mehrerer Kommunen gedacht – oder an die archivische Betreuung von Gemeinden etwa durch das zuständige Kreisarchiv.[14] Die Auslagerung bestimmter, durch ihre Materialität gekennzeichneter Bestandsteile in  ein im Verbund betriebenes elektronisches Langzeitarchiv standen hingegen deutlich nicht im Fokus des Gesetzgebers. Insbesondere ist explizit die Übernahme von kommunalen Archivaufgaben durch staatliche Stellen ausgeschlossen.[15]

Wenn nun zumindest für Nordrhein-Westfalen das Archivgesetz selbst keine Handhabe für eine Übergabe von Archivdaten an den Betreiber einer Verbundeinrichtung zur elektronischen Archivierung bietet, so erscheint dies dennoch keinesfalls ausgeschlossen. Hilfreich ist hier ein Blick auf die bisherige Praxis mit analogem Archivgut. Denn wenn das Archivgesetz die digitale Überlieferung der papiernen gleichstellt, dann sollte auch ein digitales Magazin analog zu einem Archivgebäude betrieben werden können.[16] Und wie es ohne Zweifel möglich ist, analoges Archivgut in einem angemieteten Gebäude unterzubringen (vorausgesetzt der Mietvertrag und das Gebäude selbst erfüllen die Anforderungen an eine vertrauenswürdige und fachlich adäquate Unterbringung des Materials), spricht nichts dagegen, digitales Archivgut einer bei einem Dritten betriebenen fachlich adäquaten Verbundlösung zu archivieren. Allerdings muss das abgebende Archiv beachten, dass es sich in einem solchen Fall um Datenverarbeitung im Auftrag handelt.

Im Zuge des Outsourcings des Betriebs von Verfahren der Datenverarbeitung auf Rechenzentren und andere Dienstleister hat sich die Datenverarbeitung im Auftrag zu einem Rechtsterminus entwickelt, der den Auftragnehmer datenschutzrechtlich absichert.[17] Datenverarbeitung im Auftrag setzt einen schriftlichen Vertrag voraus, in welchem Datenschutz- und Sicherheitsstandards festgeschrieben werden. Die Kontrolle der Einhaltung dieser Standards durch den beauftragten Dienstleister obliegt dem Auftraggeber.[18]

Archivdaten, die einem Dienstleister zur Übernahme in ein bei ihm betriebenes Langzeitarchiv übergeben werden, enthalten grundsätzlich personenbezogene Daten. Damit ist der Auftraggeber für die Auswahl eines geeigneten Dienstleisters für die Datenverarbeitung im Auftrag voll verantwortlich und hat zudem mit diesem einen Vertrag zu schließen, der insgesamt zehn Punkte abdecken muss.[19]

Diese Punkte schließen fachlich komplexe Anforderungen mit ein: So muss der Auftraggeber (also der beauftragende Archivar!) unter anderem „technisch-organisatorische Maßnahmen“ vorgeben, gemäß derer die ordnungsgemäße Datenverarbeitung im Auftrag erfolgen kann. Er selbst muss die Formen seiner Kontrolle und die dazu erforderlichen Mitwirkungspflichten seines Dienstleisters definieren, ebenso wie die Weisungsbefugnisse, die er sich selbst gegenüber einem Auftragnehmer vorbehält.[20] Im Falle besonders geschützter Daten ist wiederum der Auftraggeber dafür verantwortlich, dass hier ein darauf abgestimmtes höheres Schutzniveau beim Dienstleister sichergestellt ist.

All dies ist machbar, keine Frage. Und ein Dienstleister, der eine Archivlösung im Verbund anbietet, wird im Zweifel auch brauchbare Vorschläge für einen solchen Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag vorlegen können. Aber: Der Archivar, der seine Daten in ein solches Langzeitarchiv abgibt, bleibt verantwortlich für den Schutz dieser Daten. Sollte es zu Datenverlust oder gar Datenmissbrauch kommen, hat der Archivar als Auftraggeber nachzuweisen, dass er in allen Dingen auf einem adäquaten Schutz- und Sicherheitsniveau für die von ihm eingelieferten Daten bestanden hat, ja, er muss sogar schriftlich belegen können, dass er sich regelmäßig und auf hohem fachlichen Niveau vom ordnungsgemäßen Betrieb beim Auftragnehmer überzeugt hat.[21]

Es bleibt festzuhalten: Mit dem Beitritt zu einer Verbundlösung für die digitale Archivierung hat der Archivar mitnichten eine einfache Lösung für ein komplexes Problem gefunden. Er ist im Gegenteil in der Pflicht, den Prozess der elektronischen Archivierung seiner Daten von Anfang an und immer weiter auf hohem fachlichem Niveau intensiv zu begleiten. Dies gilt um so mehr, als er sich für die Archivierung der Mitarbeit Dritter bedienen muss, und keinerlei physische Kontrolle über die ihm anvertrauten Daten hat.

Betrieb eines elektronischen Archivs im Verbund: Mandantenfähigkeit

Vielleicht die entscheidende Vorgabe für die Einrichtung von Verbundlösungen zur digitalen Archivierung ist die Mandantenfähigkeit solcher Systeme. Die Abgabe von digitalem Archivgut in ein elektronisches Verbundarchiv kann nur geschehen, wenn dieses nachgewiesen mandantenfähig ist, d.h. es erlaubt auf einem System (Software und techn. Infrastruktur) die Nutzung durch komplett voneinander separierte Nutzer.

Die Ständige Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder hat dazu 2012 eine „Orientierungshilfe“ vorgelegt, in der der Begriff genauer definiert wird.[22] Praktisch wird verlangt, dass es zwischen Mandanten (also hier etwa verschiedenen Archiven) keine gemeinsamen Daten und keinen gegenseitigen Einblick in die jeweiligen Daten geben kann. Je Mandant müssen eigene Zugriffsberechtigungen, Verarbeitungsfunktionen und Konfigurationseinstellungen vorgehalten werden. Dies alles läuft darauf hinaus, dass „[die] Datenverarbeitung dabei zwingend durch technische Maßnahmen getrennt erfolgen [muss].“[23]

Auch hier gilt, dass ein Auftraggeber kontrollieren muss, ob ein Dienstleister die Vorgaben der Mandantenfähigkeit im jeweils vorgeschriebenen Maße erfüllt. Dazu muss in fünf Kategorien geprüft werden:

  • Sind alle rechtlichen Grundlagen (gemäß der jeweils betroffenen Gesetze und Normen) erfüllt?
  • Ist die Übermittlung zwischen Mandanten auf das Zulässige beschränkt?
  • Wirken sich Maßnahmen der Datenverarbeitung auf die Daten des betreffenden Mandanten aus – und nur auf diese (Abgeschlossenheit der Transaktionen innerhalb des Mandanten)?
  • Werden Konfigurationen (vor allem Zugriffsberechtigungen) ausschließlich mandantenabhängig gehandhabt und adäquat protokolliert?
  • Mandantenübergreifende Verwaltung (also Systembetrieb durch den Dienstleister) darf keine Möglichkeit zur Veränderung der eingelieferten Daten haben.

Auch diese Fragen erfordern eine detaillierte Einarbeitung des einzelnen Archivars in die Technik eines elektronischen Verbundarchivs. Auch mit Blick auf die Mandantenfähigkeit gilt: Der Archivar als Nutzer darf sich nicht auf die Kompetenz des betreibenden Dienstleisters verlassen, sondern er muss selbst in der Lage sein, das ihm angebotene IT-System insoweit zu verstehen und zu beurteilen, dass er seiner rechtlichen Verantwortung für seine Daten nachkommen kann.

 

Verbundlösungen in NRW: Welche Angebote gibt es?

Noch ein weiterer Aspekt ist zu beachten. Schon jetzt sind unterschiedliche Systeme verfügbar, die als Verbundlösung betrieben werden können. So können über T-Systems und Scope (Sachsen) oder das Konsortium HP/SER (Bundesarchiv, Landesarchive NRW und Rheinland-Pfalz, Landschaftsverband Westfalen-Lippe, Stadtarchive Stuttgart und Köln) Langzeitarchivlösungen eingekauft werden – oder man kann in Form einer Verwaltungskooperation der DIMAG-Partnerschaft beitreten.[24]

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Über unsere Lösung beim LWL haben wir uns sehr gefreut, vgl. den entsprechenden Artikel im Blog

 

I

 

 

 

 

 

In Nordrhein-Westfalen mit seiner Vielzahl an kleineren und mittleren Archiven ist die Situation noch einmal anders. Hier hatte das Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport (MFKJKS) 2010 das Projekt Digitales Archiv NRW (DA NRW) aufgelegt, durch das Archiv-, aber auch Bibliotheks- und Museumsdaten gemeinsam langzeitarchiviert und in einem Landesportal präsentiert werden sollten. Im Zuge dieses Projektes wurde am Institut für Historisch-kulturwissenschaftliche Informationsverarbeitung der Universität zu Köln ein Softwaresystem entwickelt, dass die Archivierung von Daten spartenübergreifend ermöglichen soll (sog. DA-NRW-Suite, DNS).[25] Im Rahmen einer Initiative der Kommunalen Spitzenverbände wurde vereinbart, das DA NRW zu einem Lösungsverbund weiterzuentwickeln, in den auch die nordrhein-westfälischen Nutzer des mittlerweile als Digital Preservation Solution (DiPS) bezeichneten HP/SER-Systems einbezogen werden sollen. Dies betrifft vor allem die beiden DiPS-Anwender Stadt Köln und LWL-Archivamt für Westfalen, die sich inzwischen zu einer engeren Kooperation zusammengeschlossen hatten, mit dem Ziel, ihre Lösung über den Dachverband Kommunaler IT-Dienstleister in NRW (KDN) den Kommunalarchiven anzubieten.[26] Es wird angestrebt, beide Systeme im Rahmen des Lösungverbundes DA NRW insofern interoperabel zu halten, dass zumindest die Speicherknoten wechselseitig genutzt werden können. Dafür müssen die jeweils erzeugten Archivinformationspakete (AIPs) untereinander ausgetauscht werden können. Gegenwärtig erarbeitet der Lenkungskreis des DA NRW Szenarien, wie die Systeme in NRW betrieben und über die Geschäftsstelle des DA NRW nachnutzbar gemacht werden können.

Perspektivisch stellt sich damit für den Archivar in Nordrhein-Westfalen womöglich eine weitere komplexe Frage: Welches der angebotenen Systeme erfüllt meine Erfordernisse besser? Und nach welchen Kriterien jenseits der zu erwartenden Hochglanzprospekte kann ich das beurteilen? Sicherlich wird hier die zu schaffende Geschäftsstelle ebenso hilfreich sein wie die Archivberatungsstellen in den beiden Landesteilen. Um allerdings zu einer fundierten Einschätzung zu kommen und diese auch bei den eigenen Entscheidern nachdrücklich vertreten zu können, wird auch hier eine tiefe Einarbeitung in die eigenen Anforderungen und die Fähigkeiten der unterschiedlichen Systeme erforderlich sein.

 

Fazit

Die vorangegangenen Überlegungen wirken womöglich desillusionierend. Vielfach erschien bislang die elektronische Langzeitarchivierung im Verbund als eine einfache und kostengünstige Lösung – auch und besonders dort, wo gerade kleinere Archive nicht in ausreichendem Maße über IT-Kompetenz und Hintergrundwissen zum großen Thema elektronische Archivierung verfügen. Vor dem Hintergrund der rechtlichen und technischen Fallstricke einer Verbundlösung ist es also kein Wunder, dass sich große Archive lieber eine eigene technische Infrastruktur für die digitale Archivierung errichten, so ist man womöglich geneigt zu denken.

Für kleine und mittlere Archive zumindest aber sind Verbundlösungen, zumal wenn sie wie in NRW über kommunale Rechenzentren angeboten werden können, alternativlos. Alternativlos ist es aber auch, nicht gedankenlos und mit dem erstbesten Partner in das Abenteuer digitaler Archivierung zu starten. Digitale Archivierung verlangt von denen, die sie betreiben wollen – und müssen, eine gründliche Einarbeitung in die technischen und rechtlichen Grundlagen. Sie verlangt von den Dienstleistern, egal ob privat oder öffentlich, eine genaue Rückkoppelung ihres Angebotes an die Vorgaben aus den einschlägigen Normen und eine enge Zusammenarbeit mit den Fachleuten in den Archiven. Und sie verlangt auch bei Verbundlösungen von den Trägerinstitutionen der Archive die Bereitstellung finanzieller Mittel, um die digitale Überlieferung verlässlich und rechtskonform auf Dauer erhalten zu können.

 

Dr. Ulrich Fischer

Historisches Archiv der Stadt Köln

ulrich.fischer@stadt-koeln.de

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Dieser Artikel ist ebenfalls in der neuen Archivpflge abgedruckt!

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[1]     Vgl. zum Bundesarchiv u.a. Vera Zahnhausen, Das digitale Archiv. Ein aktueller Überblick, in: Mitteilungen aus dem Bundesarchiv, 01/2012, S. 31-35. https://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/digitales_archiv_mitteilungen_2012.pdf [Dieser Link wie alle folgenden zuletzt abgerufen am 10.02. 2014]. Zur Architektur beim Brandenburgischen Landeshauptarchiv vgl. Jörg Homberg, Planung, Ausbau und Betrieb des brandenburgischen revisionssicheren digitalen Langzeitarchivs nach OAIS, in: Entwicklung in den Bereichen Records Management / Vorarchiv – Übernahme – Langzeitarchivierung. Dreizehnte Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ vom 27./28. April 2009, ausgerichtet vom Staatsarchiv St. Gallen, St. Gallen 2009, S. 67-73, unter: http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds/13/_jcr_content/Par/downloadlist_3/DownloadListPar/download.ocFile/Publikation.pdf .

[2]     Vgl. Everett M. Rogers, Diffusion of Innovations, 5. Aufl., New York 2003, hier S. 282f. Seit den ersten Arbeiten zur Einführung von Systemen zur digitalen Archivierung haben inzwischen einige „early adopters“ in der deutschen Archivcommunity nachgelegt; die gegenwärtig zu beobachtende schnelle Verbreitung solcher Systeme gerade unter den größeren und finanzstärkeren staatlichen und kommunalen Archiven weist bereits Züge der dritten Diffusionsphase auf: Die „early majority“ (Rogers) hat das Thema Langzeitarchivierung für sich entdeckt.

[3]     So etwa Fragen des Geheimschutzes von Dokumenten und Vorgängen.

[4]    Vgl. zu Produktlebenszyklen immer noch Raymond Vernon, International Investment and International Trade in the Product Cycle, in: Quarterly Journal of Economics 1966, Mai, S. 191–207.

[5]     Vgl. Katharina Tiemann / Peter Worm, Von der Theorie zur Praxis: Fünf Jahre eAkten in der LWL Verwaltung und ihre Anbindung ans elektronische Langzeitarchiv, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 79 (2013) S. 11-18, hier S. 12.

[6]     Die im folgenden genannten Beispiele sind nicht erschöpfend.

[7]     Mündl. Auskunft von Paul Flamme, Staatsarchiv der Freien und Hansestadt Hamburg, 16.10.2013. Vgl. nun auch Nicole van de Kamp / Felix Saurbier, Das Digitale Archiv Nord – ein Kooperationsprojekt der norddeutschen Länder, in: Archivjournal. Neuigkeiten aus dem Staatsarchiv Hamburg 01/2014, S. 7.

[8]     Jede der genannten staatlichen Archivverwaltungen unterhält ein jeweils eigenes „Digitales Magazin“, vgl. etwa aus Anlass des Beitritts Bayerns zur Entwicklergemeinschaft Sigrid Schieber, Gemeinsame Lösungen für gemeinsame Aufgaben bei der Archivierung digitaler Unterlagen. Das Duo wird zum Trio: die Bayerischen Staatsarchive treten der DIMAG-Entwicklergemeinschaft bei, in: Archivnachrichten aus Hessen 12 (2012), Heft 1, S. 63. Zum System vgl. überblicksweise Christian Keitel, Rolf Lang, DIMAG und IngestList. Übernahme, Archivierung und Nutzung von digitalen Unterlagen im Landesarchiv Baden-Württemberg, in: Archivische Informationssysteme in der digitalen Welt. Aktuelle Entwicklungen und Perspektiven, hg. v. Gerald Maier, Stuttgart 2010, S. 53-63.

[9]     Vgl. Manfred Huppertz, Besser im Verbund – Kooperationen im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 79 (2013), S. 19-21, hier: S. 20.

[10]   Vgl. dazu Eckhard Möller, Heiner Jostkleigrewe, Archivo – dem kollektiven Gedächtnisschwund im Meldeamt vorbeugen, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 79 (2013), S. 5-10.

[11]   Zu Nestor vgl. die umfassende Dokumentation unter www.langzeitarchivierung.de. Zum Stand der Zertifizierungsarbeiten vgl. den NESTOR-Jahresbericht unter http://files.dnb.de/nestor/berichte/nestor_bericht_2013.pdf, S. 3.

[12]   Die Tagungsberichte des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AUdS) sind hinterlegt unter http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds.html.

[13]   „Eigene“ Infrastruktur schließt hierbei die durch die Trägerinstitution bereitgestellte IT-Infrastruktur mit ein. Für das Historische Archiv der Stadt Köln ist mithin die Nutzung der durch das Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln bereitgestellten Infrastruktur unkritisch.

[14]   Vgl. dazu Landtagsdrucksache 14/10028 mit der Begründung zum NW ArchivG von 2010, http://www.landtag.nrw.de/portal/WWW/dokumentenarchiv/Dokument/MMD14-10028.pdf, hier bes. S. 20.

[15]   Vgl. Mark Steinert, Das neue Archivgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen. Regelungen für kommunale Archive, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 73 (2010), S. 44-52, hier S. 47. Dennoch wird derzeit im Rahmen des beim Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport des Landes Nordrhein-Westfalen (MFKJKS)  koordinierten Projektes „Digitales Archiv NRW“ die Anwendbarkeit dieses Passus auf eine gemeinsame staatliche und kommunale Langzeitarchivlösung noch einmal überprüft.

[16]   ArchivG NW §2 Abs. 1.

[17]   Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in der Fassung vom 14.1.2003, zuletzt geändert am 14.08.2009 §11.

[18]   BDSG §11 Abs. 1 i. V. m. Abs. 3.

[19]   BDSG §11 Abs. 2; ebenso X. Buch Sozialgesetz §80.

[20]   Eine Checkliste der zu regelnden Aspekte findet sich etwa unter http://www.bfdi.bund.de/bfdi_wiki/index.php/Checkliste_Datenverarbeitung_im_Auftrag.

[21]   BDSG §11 Abs. 3: „Der Auftraggeber hat sich vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen. Das Ergebnis ist zu dokumentieren.“

[22]   Ständige Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder, Technische und organisatorische Anforderungen an die Trennung von automatisierten Verfahren bei der Benutzung einer gemeinsamen IT-Infrastruktur – Orientierungshilfe Mandantenfähigkeit, Version 1.0 vom 11.10.2012, unter: http://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2013/04/Mandantenf%C3%A4higkeit.pdf.

[23]   Orientierungshilfe Mandantenfähigkeit, S. 2.

[24]   Vgl. dazu und zu den verschiedenen Formen einer solchen Partnerschaft http://files.dnb.de/nestor/veranstaltungen/Praktikertag2013/2013-06-dimag-keitel.pdf.

[25]   Vgl. dazu Sebastian Cuy u.a., DA-NRW: Eine verteilte Architektur für die digitale Langzeitarchivierung, Köln 2013, unter: http://www.danrw.de/wp-content/uploads/LNI-GI_LZA_2013-DANRW.pdf sowie Manfred Thaller (Hg.), Das Digitale Archiv NRW in der Praxis. Eine Softwarelösung zur digitalen Langzeitarchivierung, Hamburg 2013.

[26]   Vgl. Manfred Huppertz, Besser im Verbund, S. 21.