#WAT: Sektion „Professionalisierung durch Zusammenarbeit (Teil 1)

Der zweite Tag des „75. Westfälischen Archivtages“ begann mit vier Vorträgen zu dem Thema „Professionalisierung durch Zusammenarbeit“. Die Moderation wurde von Dr. Antje Diener-Staeckling vom Lwl-Archivamt für Westfalen durchgeführt.

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#WAT24: Sektion “Professionalisierung durch Zusammenarbeit” (Teil 2)

Nach der Unterbrechung durch eine Kaffeepause folgte der zweite Teil der Sektion “Professionalisierung durch Zusammenarbeit”. Nachdem die Moderatorin Antje Diener-Staeckling (LWL-Archivamt für Westfalen) in die Welt der archivischen Arbeitskreise auf Kreisebene eingeführt hatte, berichtete Ralf Othengrafen (Kreisarchiv Gütersloh) über “Unterstützung im Archivalltag – Austausch und Projekte im Arbeitskreis des Kreises Gütersloh”.

Hier befinden sich Stadt- und Kreisarchiv Gütersloh als selbstständige Einrichtungen unter einem Dach, daneben gibt es weitere 12 kommunale Archive. Der Arbeitskreis, 1989 von vier kommunalen Archiven gegründet, heute mit allen 14 kommunalen Archiven, trifft sich zweimal jährlich in einem der Archive. „#WAT24: Sektion “Professionalisierung durch Zusammenarbeit” (Teil 2)“ weiterlesen

#WAT24: Aktuelles aus den Archiven in Westfalen-Lippe

  1. Umfrage der FaMI-Klasse des Karl-Schiller-Berufskolleg zur Nutzung von Social Media für Öffentlichkeitsarbeit
      • Durchführung auf dem Archivtag, insgesamt wurden 48 Archive und Institutionen befragt. Der Großteil (34) nutzt aktiv Social Media, 14 Archive nutzen es nicht. Vorreiter der Portale waren dabei Facebook und Instagram. Die meisten Befragten haben 400 oder mehr Follower.
      • Der Erfolg wird vom großen Teil der Befragten Archive als positiv für die Öffentlichkeitsarbeit ausgelegt.
  2. Beständedaten im Portal archive.nrw – Drögeler, Riebesell (Landesarchiv NRW)
      • Frau Riebesell stellt sich als Ansprechpartnerin für die Archive in allen Sachen archive.nrw vor.
      • Sie zeigt auf, dass bisher nur ungefähr ein Viertel der beteiligten Archive ihre Beständedaten im Portal hochgeladen haben. Sie rief dazu auf diese Möglichkeit zu nutzen um auch die Aufmerksamkeit der Nutzer besser erreichen zu können. Gerade die Kontaktdaten sollten aktuelle gehalten werden.
      • Auch die Option der Aggregatorenverträge sollte öfter genutzt werden. Diese kostenlose Option ermöglicht die einfache Weiterleitung von Daten und Digitalisaten zur Veröffentlichung auch im europäischen Raum.
  3. Neuigkeiten zum NRW-Archivgesetz – Marcus Stumpf
      • Am 29.11.2023 fand im Landesarchiv NRW in Duisburg auf Einladung des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft ein Archivrechtstag statt. Die versammelten Experten aus dem gesamten Bundesgebiet diskutierten die anstehende Novellierung des Archivgesetzes und rieten nahezu einhellig von einer Integration des NRW-Archivgesetzes in das Kulturgesetzbuch NRW ab. Ein Referentenentwurf des Archivgesetzes wird zurzeit erarbeitet. Angestrebt wird nach Ressortabstimmung, Verbändeanhörung und Kabinettsbeschluss im laufenden Jahr, den abgestimmten Entwurf im kommenden Jahr in den Landtag einzubringen und nach parlamentarischer Beratung möglichst bis Ende Mai 2025 zu verabschieden.
  4. Werbung für Archivstatistik –  Marcus Stumpf
      • Die anwesenden Archivare und Archivarinnen werden gebeten, sich an der BKK-Statistik für die kommunale Archivlandschaft zu beteiligen. Die Teilnahme ist komplett anonymisiert möglich.
  5. Aktuelles zur KEK – Prof. Dr. Marcus Stumpf
      • Aufgrund der  aktuellen schwierigen Bundeshaushaltslage wurden 500.000 Euro an Fördermitteln für 2024 durch BKM gestrichen.
      • Stumpf betont jedoch, dass die Anträge weiterhin niedrigschwellig eingereicht werden können und vor allem für Anträge zur Notfallvorsorge (z. B. Notfallausstattung für Notfallverbünde) gute Aussichten auf Förderung bestehen.
  6. Gesundheitsgefahr Arsen – Marcus Stumpf, Vertretung für Birgit Geller
      • In grünen Einbänden von Büchern des 19. Jahrhunderts könnte potentiell Arsen belastete Farbe verarbeitet worden sein.
      • Durchgeführte Tests seien jedoch zu dem Ergebnis gekommen, dass eine Vergiftung mit Arsen bei normalen Arbeitsbedingungen so gut wie ausgeschlossen ist. Daher sind auch keine tiefergehenden Vorsichtsmaßnahmen erforderlich.
      • Es wurde abschließend trotzdem auf die Wichtigkeit der Einhaltung von hygienischen Arbeitsmaßnahmen hingewiesen.
  7. Historische Kommission Westfalen: Quellenkunde – Marcus Stumpf
      • Die Historische Kommission Westfalens hat den 1. Band der seit gut zehn Jahren in Arbeit befindlichen Quellenkunde analog veröffentlicht. Bisher wurden die Beiträge online publiziert und sind auf den Seiten der Historischen Kommission abrufbar.  Damit wird versucht, für interessierte Benutzerinnen und Benutzer systematische Beschreibungen von Archivaliengattungen des Alten Reichs vorzulegen, die diese zeitlich einordnen und Informationen zu Struktur, Aufbau und den Auswertungsmöglichkeiten bieten.
      • Alle Beiträge der Veröffentlichung werden auch auf der Website der Kommission verfügbar gemacht.
      • Weitere quellenkundliche Beiträge sind geplant, sollen weiterhin  sukzessive online gestellt und publiziert werden.
      •  Sinnreich ergänzt wird die Quellenkunde der HiKo durch die seit Jahren erscheinenden quellenkundlichen Publikationen des Landesarchivs NRW zu Quellen des 19. und 20. Jhs.
  8. Verabschiedung von Dr. Gunnar Teske – Dr. Gunnar Teske
      • Dr. Teske verlässt Ende August diesen Jahres das LWL-Archivamt nach rund 30 Jahren in den wohlverdienten Ruhestand.
      • Teske umriss in seinem Rückblick sowohl seinen persönliche Karriere und Aufgaben als auch den Wandel im Berufsbild der Archivar*innen. Er stellte eine enorme Professionalisierung der Archive, gerade auch mit Blick auf die kommende elektronische Langzeitarchivierung, fest.
  9. Einladung zum 76. Westfälischen Archivtag in Gütersloh am 11. und 12. März 2025
      • Danksagung vom Leiter des LWL-Archivamts Marcus Stumpf an alle Organisatoren und Beteiligten für den reibungslosen Ablauf des diesjährigen Archivtages in Dülmen.
      • Der nächste Westfälische Archivtag  findet am 11. und 12. März in Gütersloh statt.

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#WAT24: Sektion “Herausforderungen archivischer Überlieferungsbildung”

Im Rahmen des Panels “Herausforderungen archivische Überlieferungsbildung”, geleitet von Franziska Rohloff vom Stadtarchiv Hamm, boten auf dem diesjährigen Westfälischen Archivtag in Dülmen drei Vorträge interessante Einblicke in die komplexe Thematik der Überlieferungsbildung.

Moderatorin und Referent:innen

Nach einer kurzen Einleitung, in der Roloff einmal mehr die Rolle der Überlieferungsbildung als „Königsdisziplin“ im Archivwesen betonte, markierte der Vortrag von Dr. Max Plassmann vom Historischen Archiv der Stadt Köln den Auftakt.

Plassmann stellte darin die herausragende Bedeutung von Nachlässen und Sammlungen als unverzichtbare Elemente der einer ganzheitlichen Überlieferung heraus. So betonte er die essenzielle Rolle dieser Unterlagen, die weit über die bloße Ergänzung des offiziellen Schriftguts hinausreicht. Sie dienen vielmehr der Dokumentation von komplexen kommunalen Lebenswelten, die einen umfassenden Einblick in historische Kontexte ermöglichen. Gleichzeitig machte er deutlich, dass der alte Nachlassbegriff des 19. Jahrhunderts nicht mehr zielführend sei und neu ausgehandelt werden müsse.

Die Auswahl und Bewertung geeigneter Nachlässe und Sammlungen, um die Archive nicht zu überlasten, stellte eine zentrale Herausforderung dar, die eingehend diskutiert wurde. Dabei erwies sich das Dokumentationsprofil als entscheidendes Instrument, das klare Ziele für die Überlieferungsbildung festlegt und somit Transparenz für Nutzer und Verwaltung schafft. Plassmann plädierte dafür, Dokumentationsprofile modular aufzubauen, um die Möglichkeit, Überlieferungsbildung im Verbund zu unterstütze, zu erleichtern. Als Beispiel diente die reiche Archivlandschaft der Stadt Köln mit über 40 verschiedenen Archiven.

Besonders interessant waren seine Überlegungen zur Neuausrichtung des nichtamtlichen Schriftguts im Historischen Archiv der Stadt Köln. Statt sich ausschließlich auf die Nachlässe bekannter Persönlichkeiten zu konzentrieren, wird nun ein breiterer gesellschaftlicher Ansatz verfolgt, der auch Nachlasssplitter und Vereinsüberlieferungen einschließt.

Während der Fragerunde wurden verschiedene Aspekte intensiv erörtert, darunter die praktische Umsetzung des Dokumentationsprofils und die gesellschaftliche Rolle von Archiven. Es wurde deutlich, dass diese Themen von großem Interesse sind und weitere vertiefende Forschung erfordern, um die Herausforderungen der Archivpraxis zu bewältigen.

Anschließend folgte als zweiter Vortrag ein Werkstattbericht von Kira Knappkötter vom Kreisarchiv Soest. Ihr Beitrag “Die Entwirrung des Datenknäuels – Herangehensweise bei der Bewertung und Übernahme schwach strukturierter digitaler Unterlagen” bot einen pragmatischen Einblick in die praktischen Herausforderungen der digitalen Überlieferungsbildung.

Knappkötter legte in ihrem Vortrag besonderes Augenmerk auf die zunehmende Verbreitung schwach strukturierter digitaler Unterlagen, die für Archivar:innen oft eine Herausforderung darstellen. Trotz der damit verbundenen Komplexitäten sollten diese Dateisammlungen nicht vernachlässigt werden, da ihr Informationsgehalt erheblich sei. Insbesondere von Individuen, Vereinigungen und Behörden werden vermehrt digitale Datensätze zur Archivierung erwartet. Die Referentin betonte die Notwendigkeit einer intensiven Beschäftigung mit dieser Überlieferung, um ein „Digital Dark Age“ zu vermeiden.

Der Schwerpunkt ihres Vortrags lag auf der Methodik zur Bewertung und Übernahme solcher Dateisammlungen am Beispiel des Kreisarchivs Soest. Hierbei betonte Knappkötter die Notwendigkeit der Erstellung von Routinen für die Etablierung regelmäßiger Bewertungsläufe. Besondere Herausforderungen ergaben sich bei der Bewertung und Integration digitaler Fotos der Pressestelle des Kreises aus den vergangenen ca. 23 Jahren, die einen erheblichen Umfang aufwiesen. Laut Knappkötter lässt sich diese Vorgehensweise auch auf andere Arten digitaler Dokumentation übertragen.

Während der Diskussion wurden diverse Aspekte zur praktischen Umsetzung und den Herausforderungen bei der Bewältigung solcher Datensammlungen erörtert. Es wurde deutlich, dass die Digitalisierung nicht nur Chancen, sondern auch neue Aufgaben für das Archivwesen mit sich bringt. Gleichzeitig konnte Knappkötter darstellen, dass die Bewertungspraxis des Kreisarchivs unmittelbare Rückwirkungen auf das Verwaltungshandeln der Pressestelle hat. Unter dem Eindruck von Knappkötters Arbeit habe diese z. B. ihre Ablagestrukturen für digitale Bilder verschlankt und ihre Produktionsmethoden geändert.

Den dritten und abschließenden Teil des Panels bestritt Thomas Lienkamp vom LWL-Archivamt für Westfalen. Sein Vortrag “E-Mail Archivierung – Pflicht oder Kür? Ein Werkstattbericht” eröffnete Einblicke in gegenwärtige Überlegungen zur E-Mail-Archivierung und deren praktische Umsetzung.

Thomas Lienkamp vom Archiv LWL

Lienkamp gab zunächst einen Einblick in die aktuellen Herausforderungen des Archivs des LWL, das nicht zuletzt auf kürzlich gestellte Anforderungen der Verwaltung reagieren musste: Im LWL sah ein neues Löschkonzept vor, längere Zeit inaktive E-Mail-Postfächer systematisch zu löschen und im Anschluss eine automatisierte Löschroutine für alle zukünftigen inaktiven Postfächer zu implementieren.

Neben theoretischen Diskussionen zur Bedeutung individueller E-Mail-Postfächer aus normativer Perspektive wurde der Fokus auf die praktische Verwaltungspraxis gelegt, die durch die maßgebliche Bedeutung von E-Mails geprägt ist. Gegenwärtig wird im Archiv LWL ein pragmatischer Ansatz verfolgt, der sich an zentralen Prinzipien des sogenannten Capstone Approach aus den USA orientiert. Insbesondere wurde der Bewertungsansatz auf Account-Ebene aus einer praktischen Perspektive vorgestellt und die damit einhergehenden Erwartungen reflektiert.

Während der Diskussion wurden diverse Fragen zur Umsetzung und den Auswirkungen dieser Maßnahmen auf die Archivpraxis erörtert. Es wurde deutlich, dass die E-Mail-Archivierung nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische und rechtliche Herausforderung darstellt, die sorgfältige Planung erfordert.

Wir freuen uns darauf, diese Diskussionen fortzuführen und gemeinsam neue Strategien zu entwickeln, um die Vielfalt der Archivüberlieferung angemessen zu dokumentieren und sehen gespannt der Weiterentwicklung dieser Entwicklungen in der Zukunft entgegen.

#WAT24: Diskussionsforum “Ersetzendes Scannen – Auswirkungen auf die archivische Überlieferungsbildung”

Leitung des Diskussionsforums: Dr. Daniel Droste, Dominic Eickhoff (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster)

Zu diesem Diskussionsforum hatten sich ca. 100 Personen angemeldet. Nach einer kurzen Einführung in das Thema durch Dominic Eickhoff, um die inhaltlichen Eckpfeiler der Diskussion abzustecken, übernahm Daniel Droste die Moderation.

Zur Vorbereitung des Diskussionsforums wurde bereits am 6.3.24 ein Blogbeitrag veröffentlicht, der auch als Zusammenfassung der Einleitung des Diskussionsforums dienen kann und an dieser Stelle noch einmal empfohlen wird: #WAT24: Teaser – Diskussionsforum “Ersetzendes Scannen”

Eine kurze Online-Umfrage, gleich zu Beginn des Forums, ergab ein Stimmungsbild, das wie folgt zusammengefasst werden kann: Von den 57 Teilnehmer:innen der Umfrage gaben sich 43 als Mitarbeiter:innen eines Kommunalarchivs, 2 eines Landesarchivs, 4 eines Universitätsarchivs, 1 eines Kirchenarchivs und 3 eines Stiftungsarchivs zu erkennen. Die Gründe für den Besuch des Forums fielen paritätisch aus: Die Hälfte der Personen hatte bereits Vorwissen, die andere Hälfte wollte sich erst einmal einen Überblick verschaffen. Ebenfalls rund die Hälfte der Personen kannte bereits eine der einschlägigen Dokumente zu diesem Thema, die weiter unten als Nachtrag zur Diskussion noch einmal aufgelistet, verlinkt und mit Leseempfehlungen versehen sind. Nur 5 Archive wurden, wie es zu wünschen ist, bereits an Ersetzenden Scanvorhaben ihrer Verwaltung beteiligt. An 21 Personen ging ein solcher Prozess ohne Beteiligung leider vorbei, die Archive hatten hier keine Gelegenheit auf die jeweilige Überlieferungsbildung Einfluss zu nehmen. 12 Personen sehen dieses Thema auf sich zukommen und wollen sich auch unbedingt einbringen. Immerhin 18 Personen ordneten das Thema für sich als unwichtig ein. Die Antworten auf die letzten beiden Fragen ergeben ein kontroverses Bild, welches die Ambivalenz der Frage „Was ist das Original?“ gut widerspiegelt und welche uns auch in unserer Beratungstätigkeit regelmäßig begegnet. Rund die Hälfte der Personen sieht das Ersetzende Scannen als eine Bedrohung für die analoge Überlieferungsbildung. Gleichzeitig erkannten 49 Personen das Potential des Ersetzenden Scannens für die Qualität der digitalen Überlieferungsbildung an.

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