Nach dem Relaunch ist vor dem Relaunch – eine Kritik zum überarbeiteten Archivportal „Archive in NRW“

Durch Pressemitteilung des Landesarchivs NRW wurde am 1. Oktober 2020 das Archivportal „Archive in NRW“ wieder freigeschaltet, nachdem es für fast drei Jahre (seit Dezember 2017) nicht mehr aktiv war, da wegen des Relaunch keine Änderungen an den Findbüchern und den Beständeübersichten vorgenommen werden konnten. An dieser Stelle soll nicht die Dauer der Relaunch-Maßnahme diskutiert werden, sondern das jetzige Ergebnis, v. a. aus dem Blickwinkel der Archivnutzer. Deswegen werde ich mich auf die Recherchefunktionalitäten konzentrieren und die CMS-Funktionen zur Präsentation des Archivs und die Upload-Funktionen für Beständeübersichten und Online-Findbücher nicht berücksichtigen oder bewerten. Auch die aktuelle Darstellungsproblematik über den DFG-Viewer lasse ich außen vor, da sie nicht direkt mit dem Archivportal zu tun hat.

Der Einstieg in die Recherche bei „Archive in NRW“ erfolgt über zwei Wege: a) Archivgut finden oder b) Archiv finden. Über den Weg b) erhalte ich allerdings nur Informationen über das Archiv (Aufgaben, Öffnungszeiten, Mitteilungen…); zu den Online-Findmitteln gelange ich nicht direkt oder automatisch. Dies ist nur möglich, wenn das zuständige Archiv selbst Hyperlinks zu den Verzeichnungsinformationen (Findmittel, Bestände) über das CMS eingebaut hat. Ansonsten muss ich wieder zurück zu a) Archivgut finden.

Über den Weg a (Archivgut finden) gelange ich zur eigentlichen Recherche. Diese teilt sich dann auf in Schlagwortrecherche (eigentlich Stichwortsuche) und Navigierende Suche (Systematische Recherche anhand der Archivtektonik). Dorthin gelange ich aber nur, wenn ich vorher wenigstens einen Suchbegriff eingebe. Erst danach kann ich zwischen den beiden Recherchewegen wählen.

Die Darstellung ist in zwei Frames aufgeteilt. Links sehe ich v. a. die Strukturansicht, rechts die zugehörigen Verzeichnungsinformationen. Mit der Maus (linke Taste gedrückt halten) kann ich den Teilungsbalken verschieben und die jeweilige Seite kleiner oder größer machen, was das Lesen deutlich erleichtern kann. Man muss es nur wissen…

Schauen wir uns zunächst die Schlagwortrecherche an. Die Suche kann ich eingrenzen auf ein Archiv/Archivart, Laufzeit, nur mit Digitalisaten, nur Findbücher und nur Verzeichnungseinheiten. Die letzte Unterscheidung zwischen Findbücher und Verzeichnungseinheiten erschließt sich mir leider nicht bzw. welcher praktischer Nutzen damit verbunden sein soll. „nur Findbücher“ sucht ausschließlich in den Vorworten zum Bestand.

Meine Suchbegriffe in der Schlagwortrecherche kann ich durch die Booleschen Operatoren und Trunkierungen kombinieren. Hilfe dazu gibt es über das kleine Fragezeichen-Feld neben dem Suchschlitz. Eine Unterscheidung zwischen einfacher und erweiterter Suche, wie es sonst meist üblich ist, gibt es hier nicht. Ich kann meine Suche auf ein konkretes Archiv und seine Findmittel eingrenzen, aber nicht auf einen Bestand oder ein einzelnes Findmittel/einzelnen Bestand des Archivs. Aus meiner Sicht eine zentrale Anforderung für Archivnutzer.

Meine Trefferliste erhalte ich in chaotischer (?) Reihenfolge angezeigt. Die Trefferliste kann ich nicht sortieren lassen oder als Ganzes abspeichern oder drucken. Eine Druck- oder Exportfunktion (PDF, CSV, EAD…) gibt es ansonsten auch an keiner anderen Stelle. Ich kann lediglich die Druckfunktion meines individuellen Webbrowsers einsetzen und die Ansicht im Browser drucken. Im Vergleich dazu bieten bibliothekarische OPAC-Systeme deutlich mehr Möglichkeiten an. Im linken Frame sehe ich zudem die Treffer nach den zugehörigen Archiven geordnet.

Die Treffer auf Ebene der Verzeichnungseinheiten werden zunächst in verkürzter Form angezeigt. Fast unsichtbar am rechten unteren Rand des Treffers symbolisieren drei Punkte [..] die Vollansicht des Treffers. Für die Detailansicht kann ich rechts oben beim Treffer auch auf ein kleines Icon/Symbol klicken, das in seiner Gestaltung nicht gerade intuitiv ist. Intuitiv und aus anderen Portalen gewohnt, wäre es, wenn man auf den eigentlichen Treffereintrag klickt, was aber nicht möglich ist. Klickt man nun auf das kleine Icon öffnet sich anschließend die Vollansicht der Verzeichnungseinheit und wird im Rahmen der  Strukturansicht des betreffenden Archivs präsentiert. Um danach wieder zur Trefferliste zurück zu kommen, muss ich wieder auf Schlagwortsuche klicken. Ein Feld „Zu den Suchergebnissen“ wäre eindeutiger gewesen.

Wenn ich mit einem Nutzerkonto bei „Archive in NRW“ angemeldet bin, kann ich die Treffer einzeln in eine Merkliste übernehmen und zusätzlich Notizen zu den Verzeichnungseinheiten anfügen. Aus der Merkliste kann ich die Verzeichnungseinheiten für die Nutzung im Lesesaal des betreffenden Archivs bestellen. Alternativ lege ich meine Verzeichnungseinheiten für die Bestellung direkt in den Warenkorb und schicke die Bestellung ab. Merkliste und Warenkorb stehen nur angemeldeten Nutzern zur Verfügung. Aus der Merkliste komme ich nicht mehr zurück zu meinen Suchergebnissen. Sinnvoller wäre es, wenn man eine ganze Suche abspeichern könnte (siehe dazu oben).

Noch ein Hinweis zur Begrifflichkeit „Schlagwortrecherche“. Dies ist aus meiner Sicht irreführend, da sie einen bibliothekarischen Kontext suggeriert, bei dem für das Archivgut auf dem Portal „Archive in NRW“ nach einem festen Regelwerk abstrakt-intellektuelle Schlagworte gebildet worden wären und durchsuchbar seien. Die archivische Titelaufnahme (mit Enthält-Vermerken) ist aber nicht direkt mit der bibliothekarischen Schlagwortvergabe zu vergleichen.

Schauen wir uns nun den zweiten Rechercheweg an: die navigierende Suche oder systematische Suche über die Beständeübersicht/Tektonik. Dazu muss man zunächst im Suchfeld einen oder mehrere Suchbegriffe aus dem Namen des gesuchten Archivs eingeben. Es wird links unten das Archiv angezeigt (recht klein mit einem Haus-Symbol), klicke ich darauf, öffnet sich im linken Frame die Archivtektonik. Man kann auch alternativ über die Archivart sich dem gesuchten Archiv nähern. Ich muss mich dann über alle Ebenen runter bis zur Verzeichnungseinheit runterklicken, was aber nur im linken Frame geht. Im rechten Frame ist dies nicht möglich. Auf der untersten Ebene der Verzeichnungseinheit muss ich dann aber auf den rechten Frame klicken, um die weiteren Funktionalitäten über die entsprechenden Icons aufzurufen (Permanent-Link, Link zu den Digitalisaten, Merkliste, Warenkorb) – im linken Frame geht dies nicht.

Fazit

Der Funktionsumfang von „Archive in NRW“ hat sich hinsichtlich der Recherchefunktionalitäten gegenüber der Version vom Stand Dezember 2017 nur geringfügig verbessert bzw. erweitert (v. a. Warenkorb, Merkliste, Suche nach Datierung eingrenzen…). Die Möglichkeit, die Suche (Schlagwortrecherche) auf einen konkreten Bestand einzugrenzen, ist in der jetzigen Version aber nicht mehr verfügbar, was bis 2017 anders war. Die Bedienung ist an mehreren Stellen wenig intuitiv und teilweise verwirrend. Export- und Druckfunktionalitäten sind nicht vorhanden. Merklisten und Kommentarfunktionen sind nur für angemeldete Benutzer verfügbar, was Vor- und Nachteile bietet. Eine öffentlich sichtbare Kommentierung ist jedenfalls grundsätzlich nicht möglich. Eine Anbindung an soziale Netzwerke ist bisher nicht gegeben. Die Nutzung über mobile Endgeräte (Smartphone, Tablet usw…) scheint durchaus problematisch zu sein, siehe den Beitrag auf Siwi-Archivblog mit zwei weiteren Kritikpunkten.

Schaue ich mir im Vergleich dazu den Leistungsumfang bei „Archivportal D“ an, sehe ich, dass alle Funktionalitäten von „Archive in NRW“ verfügbar sind (natürlich ohne Online-Bestellfunktion!) und bei der Recherche noch darüber hinausgehen. Bei Archivportal D komme ich direkt über das Archiv zur Archivtektonik bzw. zum Archivgut, ich habe zusätzliche Filtermöglichkeiten bei der Suche oder ich gehe über eine erweiterte/kombinierte Suche. Dort kann ich die Suche bis runter auf die Klassifikationsebene jedes Bestandes eines einzelnen Archives eingrenzen oder mehrere Archive oder Bestände kombinieren und kann meine Trefferliste zusätzlich sortieren lassen. Um Detailansichten der Verzeichnungseinheiten anzuzeigen, klicke ich direkt auf die Verzeichnungsinformationen ohne zusätzliche Icons. Digitalisate werden durch Vorschaubilder/Thumbnails angezeigt.

Auch ein kommerzieller Anbieter mit proprietären Formaten wie Augias auf Findbuch.NET bietet einen Leistungsumfang an, der über die Recherchemöglichkeiten und den Recherchekomfort von „Archive in NRW“ hinausgeht. Die Nachteile solcher geschlossener Bezahlsysteme braucht an dieser Stelle nicht näher beleuchtet zu werden. Das Beispiel zeigt aber die (verpassten) Möglichkeiten auf…

Trotzdem bietet das Archivportal „Archive in NRW“ weiterhin Vorteile für Kommunalarchive: a) kostenfreies, nicht proprietäres Angebot in NRW, basierend auf anerkannten Austauschformaten b) der Upload ist recht leicht zu bewerkstelligen, erfolgt fast automatisch (solange der Export nach EAD aus der Archivdatenbank korrekt ist), c) ich kann Digitalisate über den DFG-Viewer präsentieren und d) ich habe die Möglichkeit, alle Informationen nach Archivportal D ohne weiteren Aufwand für mich als Archiv spiegeln zu lassen und kann dort auf deutliche bessere und umfangreichere Recherchemöglichkeiten zurückgreifen.

Auf Ergänzungen, Korrekturen und Rückmeldungen zu diesem subjektiven Erfahrungsbericht bin ich gespannt.