FaMI-Kolumne – Verzeichnen

Dieser Text ist Teil der Serie „FaMI-Kolumne“, in der die Auszubildenden zur/zum Fachangestellten für Medien und Informationsdienste (FaMI) – Fachrichtung Archiv des LWL-Archivamtes für Westfalen, Einblicke in die Aufgabenbereiche eines Auszubildenden, in die Bestände des Archives oder die speziellen Funde während der Arbeit geben.

Während der Ausbildung lernt man als FaMI viele verschiedene Bestände und Aufgabenbereiche kennen. Die Aufgabe, welche ein FaMI wohl als erstes bearbeitet und zu welcher er während seiner Ausbildungszeit immer wieder zurückkommen wird, ist das Verzeichnen. Jedes Archivgut muss früher oder später verzeichnet werden, damit es von Nutzern bestellt und vom Archiv zur Verfügung gestellt werden kann.

Zum Verzeichnen gehört es, den Inhalt zusammengefasst wiederzugeben, Signaturen zu verteilen und das Archivgut sicher zu verstauen, damit es den Zahn der Zeit möglichst lange übersteht. Die leichteste Art des Verzeichnens besteht wohl aus dem Bearbeiten von Massenakten.

Azubi Björn Sendzik beim Verzeichnen von Patientenakten.

Massenakten zeichnen sich dadurch aus, dass der Aufbau grundsätzlich immer wieder gleich ist. Im Archiv-LWL liegen als Massenakten hauptsächlich Patientenakten vor. Wie im Beispiel des Fotos; hier werden Patientenakten verzeichnet. Der Titel setz sich aus dem Namen des Patienten sowie der Laufzeit zusammen.

Verzeichnungseinheit aus ACTApro

 

 

Der Inhalt wird dann aus personenbezogenen Daten wie Name, Geburtsdatum und Anzahl der Klinkaufenthalte zusammengesetzt – wie im Screenshot zu sehen ist. Wichtig bei dieser Art von Daten ist, dass die Akte am Ende mit einer Schutzfrist belegt wird, wenn nötig.

 

Die Informationen werden meist eins zu eins aus den vorliegenden Akten übernommen. Daher ist es ein guter Einstieg um Auszubildenden die Grundsätze des Verzeichnens näher zu bringen.