Handreichung zur Bewertung von Unterlagen kommunaler Amtsleitungen

Was kann man behalten, was ist archivwürdig und was nicht? Diese zentrale Frage bringt den Kern einer archivischen Fachausbildung auf den Punkt.

Nach dem Rheinischen Archivtag in Duisburg, der sich mit dem wichtigen Thema der Überlieferungsbildung und der archivischen Bewertung beschäftigte, macht es Sinn, Publikationen zum Thema Bewertung in NRW an dieser Stelle noch einmal zu publizieren. Der Einfacheit halber wird mit den Veröffentlichung aus der Archivpflege für Westfalen -Lippe begonnen. Der folgende Text wurde im Heft 88, 2018 veröffentlicht:

Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts in NRW, Handreichung zur Bewertung von Unterlagen kommunaler Amtsleitungen, in: Archivpflege für Westfalen und Lippe, Heft 88,  2018, S. 36-37.

Informationen zum Arbeitskreis Kommunale Bewertung in NRW finden sich unter:

https://www.lwl-archivamt.de/de/Fachinformationen/ueberlieferungsbildung/

 

Handreichung zur Bewertung von Unterlagen kommunaler Amtsleitungen

erarbeitet vom Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts NRW[1]

 

Aufgaben und Organisation

Organisatorische Einheiten, die für bestimmte sachlich zusammenhängende Aufgabengruppen verantwortlich waren, wurden bis zur Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements in den Kommunen als Amt bezeichnet.[2] Der Amtsleitung oblag die fachliche Leitung und Aufsicht über die zugeordneten unselbstständigen Organisationseinheiten, die in der Regel als Abteilungen bezeichnet wurden. Die Amtsleitung war für ihr Amt verantwortlich und hatte Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitern des Amtes. Mehrere Ämter wurden im kommunalen Verwaltungsaufbau in Dezernaten zusammengefasst, die von Dezernenten geleitet wurden. Amtsleitungen und deren Personal unterstanden der Weisungsbefugnis des Dezernenten. Die Dezernate unterstanden dem Gemeinde-, (Ober-)Stadt- bzw. (Ober-)Kreisdirektor als Verwaltungsleiter der Kommune.

Seit Ende der 1990er Jahre brachten Reformen Neustrukturierungen und Neubezeichnungen im organisatorischen Aufbau der Kommunalverwaltungen. Ämter wurden beispielsweise zu Bereichen, Fachbereichen, Geschäftsbereichen oder Referaten. Die Bezeichnung einer Organisationseinheit ist jedoch für die Bewertungsentscheidung der dort entstehenden Unterlagen zweitrangig, sofern die Verwaltung und Steuerung eines größeren Verwaltungsbereiches wahrgenommen wird.

In Anlehnung an diese Bewertungsempfehlung können auch die Überlieferungen anderer übergeordneter Organisationseinheiten wie Dezernats- oder Fachbereichsleitungen bewertet werden. Weiterlesen