#WAT16 2. Sektion: Digitalisierung von Großformaten

Foto: Katrin Brüntrup
Großformate haben im Archive besondere Ansprüche, auch an die Lagerung. Foto: Katrin Brüntrup

 

 

Dr. Harald Stockert (Stadtarchiv Mannheim) begann seinen Vortrag „Digitalisierung von Großformaten“ mit einem Versuch einer Definition von Großformaten. Dabei stellte sich heraus, dass diese etwas unklar ausfällt. Grob könne man sagen, „das was, nicht in den Archivkarton passt“, also Formate etwas größer als Folio.

Das Stadtarchiv Mannheim hat an dem DFG-Projekt „Digitalisierung von Unterlagen“ teilgenommen und dafür einige Voraussetzungen für die Digitalisierung von Großformaten erarbeitet. Zunächst gibt es die physischen Voraussetzungen, die unter anderem das Format, das Material, die Aufbewahrung und den Erhaltungszustand berücksichtigen. Desweiteren gibt es die sonstigen Voraussetzungen, die sowohl Metadaten, als auch die Hoheit über die Unterlagen aber auch das Dateiformat, das Verfahren oder wie die Digitalisierung vonstattengeht umfasst. Daraus lässt sich einfach ein Katalog erstellen, der bei der Vergabe behilflich sein kann. So sollten externen Dienstleistern der Scanner vorgeben werden, damit u.a. mittelalterliche Pläne überleben.

Stockert hob hervor, dass eigene Ressourcen, die Beschaffenheit des Archivguts und die Nachfrage vor der Digitalisierung beachtet werden sollte. Da Benutzer häufig die Volltextrecherche nutzen, entstehe automatisch eine Nachfrage.

Im Stadtarchiv wird so die eigene Plakatsammlung digitalisiert. Gelagert werden die Originale auswärts in Klarsichthüllen, die bis DIN A0 erhältlich sind.

Im Anschluss wurde noch über die Finanzierung des Projekts und die Rolle der stadteigenen MAUD GmbH (Mannheimer Archiv- und Digitalisierungs-Gesellschaft mbH), die auch den Wettbewerbsbeschränkungen unterliegt, diskutiert. Bei 40 – 60 € pro Plan kann von Kosten von 25 – 30.000 € im Jahr ausgegangen werden.

#WAT16 2. Sektion: Vom Verfall bedroht

Dr. Patrick Sturm vom Stadtarchiv Karlsruhe berichtet in seinem Vortrag „Vom Verfall bedroht – Anforderungen, Erschwernisse, und Methoden zur Rettung historischer Baupläne“ über das Konzept des Hauses zum praktischen Umgang mit den Unterlagen.

Das Stadtarchiv Karlsruhe hat eine Bauaktenüberlieferung seit den 1860er-Jahre und erlebte kaum Kriegsschäden. Diese Unterlagen sind eine aussagekräftige Quelle zur Bau-, Architektur- und Kunstgeschichte und zeigen so die Stadtentwicklung und das Wirken von Architekten. Einen sehr hohen Informationswert haben Risse, im Gegensatz zu den handschriftlichen Notizen in den Bauakten. Allerdings haben schlechte Lagerungsbedingungen in den Registraturen viele Karten bedroht.

Schäden durch Risse, die die Benutzung stark einschränken sind also alltäglich. Das liege nicht nur an den Faltstellen, sondern auch an der Benutzung in der Verwaltung. Die übliche „Verschlimmbesserung“ durch Klebestreifen war eines der anschaulichen Beispiele in der Präsentation.

Das Großprojekt „Rettung historischer Bauakten“ wurde 2014 gestartet und hat eine Laufzeit bis 2024. Dafür gibt es keine externen Förderungen, sondern nur Mittel aus dem städtischen Haushalt. Inbegriffen sind die Bauakten bis 1945, die unbewertet übernommen wurden, was einen Bestand von 16.500 lfm ausmacht.

Foto: LWL-Archivamt
Beispiel einer vom Verfall bedrohten Akte Foto: LWL-Archivamt

Ziele des Projekts sei der Erhalt und die Digitalisierung der eingelagerten Unterlagen sowie jener im Zwischenarchiv. Das Stadtarchiv übernimmt hiermit erstmals eine Zwischenarchivfunktion.

Dazu wurde ein Workflow entwickelt. Kleine Beschädigungen werden ausgebessert und das Objekt anschließend wieder in die Akte geheftet. Bei größeren Schäden werden nach der Restaurierung und Digitalisierung in Planschränken gelagert. Aus organisatorischen Gründen werden die Karten und Pläne in den Akten belassen. Dies erleichtere die Magazinierung, weil Akten nicht in Schränken gesammelt werden müssen und bei Stellvertretern für Übergroßen weiter gesucht werden müssen.

Da das Projekt neben der alltäglichen Arbeit läuft, bedarf es der Hilfe bei Verzeichnung und Vereinzelung. Diese Aufgaben übernehmen studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte. Die Aufteilung der Arbeit vereinfacht die Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen und stört den alltäglichen Arbeitsablauf nicht weiter.

Man begann mit einer Listenführung, die allen zugänglich ist und somit auch die Verwaltung für archivische Belange sensibilisiere.

Als Fazit zog Herr Sturm, dass umfassende Planung der Schlüssel des Erfolgs sein. Dicht darauf folge die Einarbeitung in den Workflow und die Beachtung der logistischen Folgen des Handelns. Message: „Nicht zögern, sondern aktiv handeln!“

Im Anschluss wurde noch im Plenum darüber diskutiert, inwiefern die Restaurierung Maßstab von Karten und Plänen verändern kann. Dabei wurde zunächst darauf hingewiesen, dass sich mit dem gesamten Material ja auch der Maßstab verzieht. Andere sahen in einer nur punktuellen Verbesserung einen Verlust für das restliche Material.

Neuer Tagungsbericht erschienen!

Ein neuer Tagungsbericht zur Web 2.0-Tagung im Dezember in Siegen ist erschienen. Julia Sammler berichtet darüber im Blog der Fernweiterbildung Potsdam über den Unterschied zwischen HOMO SAPIENS DIGITALIS  und HOMO SAPIENS ARCHIVARIUS:

http://fernweiterbildung.fh-potsdam.de/?p=1345

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Julis Sammer neben Irmgard Becker auf der Podiumsdiskussion in Siegen