Umzugsvorbereitungen im Privatarchiv

(Von Carsten Haubrock)

Hallo Freunde des Archivs:  Eine der Hauptaufgaben des LWL-Archivamts besteht in der Beratung und Unterstützung der regionalen Privaten Archive. Um dies zu Gewährleisten, fahren unsere Archivare aus dem Referat 1 (Regionale Archivpflege) regelmäßig zu den in Ihrem Verantwortungsbereich liegenden Privatarchiven. Ich war mit meiner Kollegin Frau Dr. Diener-Staeckling (der zuständigen Referentin) und unserem derzeitigen Praktikanten, dem Herrn Ebert auf Schloss Lembeck bei Dorsten.

Foto:LWL-Archivamt
Foto: LWL-Archivamt

Der Schlossname „Lembeck“ leitet sich aus dem Niederdeutschen her. Man kann ihn als „Lehm-bach“ übersetzen, was auf den einstigen Standort des Schlosses inmitten eines Sumpf- und Moorgebietes hindeutet. Die derzeitigen Inhaber von einem der größten Wasserschlösser des Münsterlandes sind Ferdinand Graf von Merveldt und seine Frau Catherine. [1]

„Umzugsvorbereitungen im Privatarchiv“ weiterlesen

Beratung und Bewertung

Fami_Legden_nvon Marcel Wachnau

Anderes als in anderen Archiven haben die FAMI-Auszubildenden im LWL-Archivamt den Genuss, in ihrer Arbeit andere Archive zu besuchen, um sie bei ihrer Arbeit zu unterstützen.

Dies bringt den Vorteil mit sich, dass man über den Horizont des vertrauten Archives hinausblickte kann, und die Erfahrungen und Probleme aus anderen Archiven aus erster Hand kennen lernt. Dies kann gerade für die berufliche Tätigkeit nach der Ausbildung sehr nützlich sein, wenn man vor ähnlichen Problemen steht.

Zu den Archiven, zu denen man den Archivar auf seiner Reise begleitet zählen sowohl Adelsarchive als auch Kommunalarchive, die eine Beratung in Archivfachlichen Fragen wünschen. Dazu zählen im Besonderen Beratungen auf den Gebieten des Archivbaus, der Bewertung, der Erschließung, der Bestandserhaltung und der elektronischen Langzeitarchivierung. Gerade in der Ausbildung hat man somit die Möglichkeit, mit der Pluralität der Archivfachlichen Problemstellungen und Lösungsätzen vertraut zu werden. Bei der Frage nach der Bewertung sind kleinere Komunnen oft überfordert. Sie trifft nicht zuletzt die archivische Kernkompetenz.  Seiteneinsteiger, die ein Archiv verwalten können die Hilfe des LWL-Archivamts als Beratungsinstanz in Anspruch nehmen. Für einen FAMI-Auszubildenen ein interessantes Feld, denn in immer mehr potentiellen Arbeitsbereichen werden Kenntnisse in der Bewertung gefordert. Es ist dabei manchmal auch gundsätzlich  zu entscheiden, ob ein Aktenstück nicht nur archivwürdig, sondern auch archivfähig ist: Oder kürzer formuliert: Wann ist eine Akte so vom Schimmelzerstört, dass man sie (ohne teuren Aufwand) nicht mehr restaurieren kann?

Schimmel1

 

 

 

 

 

 

 

Famis2014MasterHier schreiben unsere FAMIS Marcel Wachnau (links) und Carsten Haubrock (rechts).

Die Tiefe der Verzeichnung

Weiter geht es mit unserer Serie. Heute schreibt Carsten Haubrock über den Bestand, den er gerade bearbeitet. Er verzeichnet Akten der LWL-Finanzabteilung.

FAMI im LWL-Archivamt III: Die Tiefe der Verzeichnung ( von Carsten Haubrock)

In der vergangenen Woche hat euch mein Kollege Marcel mit dem Konzept der Erschließung vertraut gemacht und auch einen Einblick in den Bestand der LWL Presse- und Öffentlichkeitsarbeit gegeben, in welchem er aktuell die Pressebesprechungen verzeichnet. Ich möchte an dieser Stelle dem geneigten Leser auch „meinen Bestand“ kurz vorstellen, nämlich den der LWL-Finanzabteilung, früher bekannt unter der Bezeichnung Kämmerei. Die Finanzabteilung gehört zum Referat des Ersten Landesrats und befasst sich unter anderem mit der Haushaltsplanung, der Finanz- und Investitionsplanung sowie den Haushalts- bzw. Jahresrechnungen. Auch ist sie für das Haushalts- und Rechnungswesen der LWL-Einrichtungen, wie z.B. den Landeskrankenhäusern, Förderschulen, Heime, Wohnbereiche und Gutswirtschaften, zuständig, welche unter die Trägerschaft des LWL fallen oder von diesem betrieben werden. Besonders interessant fand ich auch den Bereich der Landschaftsumlage. Hier bekommt man einen guten Einblick in die Hauptfinanzierungsquelle des Landschaftsverbandes. Die Landschaftsumlage bezeichnet die Zahlungen, die durch den Hebesatz auf die Steuereinnahmen der Mitglieder des LWL, die 9 kreisfreien Städte und 18 Kreise in Westfalen-Lippe, erhoben wird. Diese tragen und finanzieren sozusagen den Landschaftsverband. In den Unterlagen der Landschaftsumlage finden sich vor allem die Vierteljahresstatistiken der Kommunalfinanzen, sowie Schätzungen der Umlagegrundzahlen von Gemeinden und Kreisfreien Städten in NRW.

Der Kämmerei-Bestand unbearbeitet im Regal
Der Kämmerei-Bestand unbearbeitet im Regal

Aber auch unter dem Klassifikationspunkt Vermögen finden sich aufschlussreiche Archivalien, wie zum Beispiel Unterlagen zu den Stiftungen welche im Namen des Landschaftsverbandes betreut werden. Diesbezüglich möchte ich kurz die Piepmeyer-Stiftung erwähnen, welche von dem wohltätigen Kommerzienrat Heinrich Piepmeyer (1836-1914) aus Münster ins Leben gerufen wurde und deren Mittel man für die Verbesserung der Lebensqualität Behinderter Menschen einsetzt. Neben Unterlagen zu den Wahlen und Sitzungen des Verwaltungsrates der Stiftung sowie der Verwaltung des Vermögens findet man auch beispielsweise

 

 

Fotos von Umbauten im Integrativen Montessori Kindergarten in Münster, welche durch die Piepmeyer-Stiftung finanziert wurden, oder Unterlagen hinsichtlich der finanziellen Beihilfe zum Studienaufenthalt Behinderter im Ausland.

 

P1010093 Regal
Die Signatur wird im ersten Arbeitsschritt auf Papierstreifen bei der Archivalie notiert. Dann werden die Archivalien in Mappen und Kartons verpackt.

Da ich mit der Verzeichnung bisher noch nicht allzu vertraut war, musste ich mich zunächst mit der Struktur der Finanzabteilung auseinandersetzen. Hierbei war der Aktenplan eine sehr große Hilfe, denn in Kombination mit ebendiesem und den Aktenzeichen der Unterlagen, lassen sich sehr schnell Zuordnungen herstellen und Klassifikationen installieren, welche wiederum eine bessere Übersicht gewährleisten. Auch die Titelbildung ist so gesehen eine Kunst für sich. Knackig soll er sein, so ein Titel, dazu prägnant und ohne Interpunktion. Das wirklich schöne an diesem Bestand ist, das ein Großteil der anfallenden Akten bereits einen nahezu perfekten Titel besitzen, der nur hier und da ein wenig umgestellt werden muss. Die Benutzung des „Enthält-Feldes“ in ACTApro hatte mich allerdings zu Beginn ein wenig verunsichert. Wie viel des Inhalts der Akte soll ich hier kommunizieren und was ist überhaupt von Bedeutung? Da sagte ich mir, bevor ich etwas übersehe, bekommt halt nahezu jedes Blatt seine Erwähnung. Was als hehrer Vorsatz begann, war in der Praxis natürlich völlig untauglich. Selbst eine verhältnismäßig schmale Akte zu verzeichnen kostet nach dieser Strategie einfach Unmengen an Zeit und zudem verwirrt ein solch riesiger „Enthält-Vermerk“ den Betrachter mehr, als das er ihn informiert. Nach Rücksprache mit der zuständigen Archivarin erkannte ich, dass eine andere Herangehensweise erforderlich war. Im besten Fall sollte der Titel der Akte schon alles aussagen und Eintragungen in das „Enthält Feld“ überflüssig machen. Besondere Schriftstücke allerdings, die eine hohe Aussagekraft besitzen, sowie Unterlagen die aus dem üblichen Schema hervorstechen trägt man ein. Dokumente, die scheinbar nichts mit der eigentlichen Aussage der Akte zu tun haben werden im „Darin-Feld“ vermerkt. Nach und nach bekommt man auch ein Gefühl dafür, welche Informationen wichtig sind, und welche man unerwähnt lässt. Beispielsweise finden sich in den Archivalien zu den Bürgschaftsübernahmen des LWL auch quasi immer eine Anfrage des jeweiligen Darlehnsnehmers, sowie ein Tilgungsplan zum Darlehen und Korrespondenzen des LWL mit dem Darlehnsgeber. Da dies alles Informationen sind, die man in der Akte erwarten kann sofern der Titel gut ist, braucht man sie auch nicht mehr extra aufzuführen. Berücksichtigt man diese Anweisungen, kommt man letztlich auch recht zügig mit der Verzeichnung voran.

Soviel nun meinerseits zum Thema Verzeichnung. In meinen nächsten Bericht werde ich mich mit dem Thema der Magazintechnische Bearbeitung von Archivalien befassen. Oder vielleicht doch mit der Aufsicht des Lesesaals? Eventuell auch ein Blogbeitrag über die Gefahren und Tücken bei der Reponierung. Lasst euch überraschen.

Famis2014MasterHier schreiben unsere FAMIS Marcel Wachnau (links) und Carsten Haubrock (rechts).

Erschließen als Kernaufgabe

Was gehört zum Aufgabenbereich eines FAMI im Archiv? Dieser Frage widmen sich in ihren folgenden Berichten Marcel Wachnau und Carsten Haubrock. Die besondere Situation im LWL-Archivamt beitet die Möglichkeit während der Ausbildung viele verschiedene Aufgabenbereiche zu entdecken. Heute berichtet Marcel Wachnau von seiner Arbeit an einem Bestand.

Erschließen als Kernaufgabe

von Marcel Wachnau

In meiner Ausbildung zum Fachangestellten für Medien und Informationsdienste beim LWL-Archivamt für Westfalen hat die Erschließung von Sachakten einen hohen Stellenwert, da die Erschließung eine Kernaufgabe der Archive ist, denn erst durch sie wird durch die schnelle Verfügbarkeit des Inhalts der Unterlage eine Benutzung ermöglichst. Es werden Metadaten zu der Unterlage, wie Laufzeit, Titel, Sperrfristen und Enthält-Vermerk eingegeben. Darüber hinaus wird für die spätere schnelle Verfügbarkeit eine Signatur vergeben, unter welcher die Archivalien im Magazin jederzeit gefunden werden kann. Zurzeit erschließe ich Pressebesprechungen aus dem Bestand der LWL Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Diese Stelle, welche zum Dezernat des LWL-Direktors gehört, hat die Aufgabe, die Medien und die Bürgerinnen und Bürger in Westfalen-Lippe über Angelegenheiten des LWL zu informieren und die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des LWL zu koordinieren und konzeptionell weiterzuentwickeln. Im Rahmen dieser Aufgaben hält der Landschaftsverband Pressebesprechungen ab, um die Vertreter der Medien mit den Aufgaben und der Arbeit des LWL vertraut zu machen sowie auf Veranstaltungen und Ereignisse , an denen der LWL direkt oder indirekt beteiligt ist, hinzuweisen.

Fami_PressebestandBisher sind die Pressebesprechungen von 1946 bis 1964 von mir erschlossen und archivgerecht verpackt worden. Ein großer Teil dieses Bestandes umfasst die unter Teilnahme von Medienvertreter stattfindenden Bereisungen und Verkehrsfreigaben der Bundesstraßen und Bundesautobahnen im Bereich des Landschaftsverbandes Westfalen- Lippe durch den Bundesminister für Verkehr sowie die Pressebesprechungen in Vorbereitung auf Westfalentage, Westfälische Naturschutztage sowie auf die Tage Westfälischer Geschichte. Auch alljährliche Presskonferenzen zur Veröffentlichung des Haushaltsplanes des Landschaftsverbandes sowie zu Mitgliederversammlungen insbesondere der Westfälischen Landesplanungsgemeinschaft sind in diesen Bestand zu finden. Daneben findet man auch Besprechungen zur Eröffnung von Ausstellungen, Einweihung von Neubauten des Landschaftsverbandes, Teilnahmen des Landschaftsverbandes an Pressekonferenzen Dritter, Pressekonferenz des Landschaftsverbandes zu aktuellen Themen auf ihren Gebiet, und noch einiges weiteres vorhanden.

Wie ihr seht erstreckt sich diese Überlieferung über einen sehr breit gefächerten Themenbereich, was für die Erschließung den angenehmen Vorteil mit sich bringt, dass kein Frust infolge von Einseitigkeit der Erschließungsarbeit aufkommt.

 

Neben allgemeinen Schreiben zur Planung der Pressekonferenz, Einladungen an Teilnehmer und Teilnehmerlisten beinhalten die Unterlagen höchst Informationswerthaltiges [Informatives] Material, so wie die zu verschiedenen Themen vom Landschaftsverband erstellten Berichte zu den Themen der Pressebesprechung, welche den Medienvertretern als Handmaterial vor der Besprechung zugesandt wurden oder die Reden und Vorträge, welche auf den Veranstaltungen, zu dessen Zweck die Pressebesprechung stattfand, gehalten wurden.

Auch finden sich Programme zu den Veranstaltungen und Zeitungsartikel im Nachgang zur Pressebesprechung.

Besondere Herausforderungen beim Erschließen dieses Bestandes sind das Beschreiben der Karten und Pläne, welche im Besonderen in den bereits erwähnten Akten zur Bereisung und Verkehrsfreigabe der Bundesstraßen und Bundesautobahnen anfallen, sowie das Verbalisieren von teilweise nicht beschrifteten, jedoch äußerst aussagekräftigen Fotografien.

Aber es finden sich auch einige Skurrilitäten in den Akten, so diese hier:

FamisArchivamt20143

 

 

 

 

 

 

 

In der Akte 115/352, welche eine Pressebesprechung der Hauswirtschaftlichen Vereinigung Münster e.V. unter Beteiligung des Landschaftsverbandes am 05.04.1955 zur Ausstellung „Frau – Familie – Wirtschaft“, zum Thema hatte, fanden sich auch diese aus Pappe angefertigten Reliefs mit den Unterschriften von Dr. Anton Köchling (Direktor des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe), Dr. Franz-Josef Würmeling (Bundesminister für Familienfragen), Fini Pfannes (1. Vorsitzende des Deutschen Hausfrauenbundes), Lotte Ueckermann (1. Vorsitzende des Landesverbandes Westfalen im Deutschen Hausfrauen Bund) sowie einer weiteren Person.

Von allen diesen Personen befinden sich in der Akte auch Reden, die sie wohl bei der Eröffnung der Ausstellung am 9.4.1955 halten sollten.

Leider war ich ziemlich ratlos, was es mit den Kärtchen auf sich hat, und wie ich diese Benennen sollte. Darum die bitte an jeden, der Hinweis zur Begrifflichkeit oder zum Zweck geben kann, dies über die Kommentare kundzutun.

Eine Besondere Bedeutung hat dieser Bestand in Anbetracht der Entwicklung der Selbst- und Außendarstellung des LWL in den Medien, da in vielen Unterlagen sowohl vom LWL gefertigtes und der Presse ausgeteiltes Handmaterial zur Pressebesprechung befindet, als auch die Reaktion der Presse durch Zeitungsausschnitte dokumentiert ist. Auch sind die Verlagerung von Schwerpunkten in der Arbeit des Landschaftsverbandes und ihre Kooperation mit anderen Institutionen, Vereinen und Verbänden dokumentiert.

Fami_Pressebestand2
Der fertige Bestand im Regal

 

 

 

 

 

 

 

Famis2014MasterHier schreiben unsere FAMIS Marcel Wachnau (links) und Carsten Haubrock (rechts).

Unsere neue Serie: FAMI im LWL-Archivamt

Famis2014Master

Wir bilden im LWL-Archivamt momentan zwei FAMIS aus, die sich bereits am Ende ihrer Ausbildung befinden. Im August werden wir neue Auszubildende bekommen. Anlass genug für die beiden jungen Kollegen hier im BLOG in Kurzbeiträgen ihr Berufbild und ihre Tätigkeit und ihre Erfahrungen vorzustellen. Dies ist der Start einer neuen Serie im Blog zur Arbeit im Archiv im Allgemeinen und der Tätigkeit als FAMI im Besonderen unter dem Stichwort „Fachinformationen zur Ausbildung“.

FAMI im LWL-Archivamt ( von Marcel Wachnau und Carsten Haubrock)

Im LWL-Archivamt für Westfalen arbeiten eine Vielzahl von Menschen mit ganz unterschiedlichen Berufen und Funktionen, einer dieser Berufe ist der Fachangestellte für Medien und Informationsdienste (FaMI), welcher unter anderem auch in der Fachrichtung Archiv gibt. Wir, Carsten Haubrock und Marcel Wachnau, sind FaMI-Auszubildende im 2. Ausbildungsjahr und wollen den interessierten Leser in der nächsten Zeit durch regelmäßige Berichte mit unserem Arbeitsalltag vertraut machen.

Unsere Ausbildung gliedert sich nach dem Prinzip des Dualen Systems in einen praktischen Teil, welchen wir beim LWL-Archivamt durchlaufen, und einem theoretischen Teil am Karl-Schiller-Berufskolleg in Dortmund.

Während dieser Ausbildung werden wir mit den grundlegenden Tätigkeiten in Archiven vertraut gemacht, wie zum Beispiel der Verzeichnung, Übernahme und Erhaltung von Archivalien sowie der Nutzerbetreuung und der Öffentlichkeitsarbeit.

Nach nun fast 2 Jahren fühlen wir uns in unserer Annahme bestätigt, dass der Beruf des FaMI abwechslungsreiche und attraktive Tätigkeiten beinhaltet, und wir können jeden mit einer geschichtlichen Affinität und einem Interesse an Verwaltungsorganisatorischen Strukturen nur empfehlen sich selbst ein Bild über diesen Beruf zu machen.

Kompaktusanlage_kleinDVD_2