Empfehlung zur Archivierung von Baugenehmigungsakten aus elektronischen Fachverfahren

BaugenehmigungDer Arbeitskreis der Rechenzentren und Archive in Ostwestfalen-Lippe (OWL) (tätig für die Rechenzentren regio.IT, GKD, KRZ Lemgo und IBB Bielefeld) hat in seiner Sitzung am 2. November “Empfehlung zur Archivierung von Baugenehmigungsakten aus elektronischen Fachverfahren” beschlossen.

Der Hintergrund ist, dass viele Bauordnungsämter schon seit mehreren Jahren intensiv Fachverfahren zur Aufgabenerledigung heran ziehen und das Baubeteiligungsverfahren über Internet-basierte Kollaborationsplattformen (z.B. ITeBau) abgewickelt werden. Im Zuge dieser Prozesse wird oft die Papier gestützte “Hausakte” durch die eAkte abgelöst.

Das nun erstellte Konzept beruht zwar im Wesentlichen auf dem Fachverfahren BBG2000 und der Online-Plattform ITeBau, wurde aber bewusst so offen gehalten, dass auch es auch für andere Fachverfahren und Systemarchitekturen wertvolle Hinweise enthält. Für die dauerhafte Verständlichkeit der eAkten hat sich die Gliederung aus der Online-Plattform bewährt. Hier werden alle Dokumente nach folgenden Kriterien sortiert:

  • 10 Antragsunterlagen
  • 11 Eingänge nach Antragseingang
  • 20 Stellungnahmen
  • 30 interne Vermerke
  • 40 allgemeiner Schriftverkehr
  • 50 Bescheide Bauaufsicht
  • 51 Anlagen Bauaufsicht
  • 52 Bescheide anderer Stellen
  • 60 Bescheinigungen

Neben den Primärdaten wurde diese Struktur als archivwürdige signifikante Eigenschaft der Baugenehmigungsakten definiert.

Das Fachkonzept steht nunmehr zur Diskussion und zur Nachnutzung bereit!

Informatiker erkennen Elektronische Langzeitarchivierung als große Herausforderung an.

neulandDie drei Informatiker Maximilian Eibl, Jens-Martin Loebel, Harald Reiterer von den Universitäten Chemnitz, Bayreuth und Konstanz haben sich in der jüngsten Ausgabe der Fachzeitschrift Informatik-Spektrum (August 2015, Volume 38, Issue 4, pp 269-276) mit dem Thema Langzeitarchivierung beschäftigt. Unter dem Titel

Grand Challenge ,,Erhalt des digitalen Kulturerbes“

geben die Autoren zunächst einen Überblick über die bisherigen Entwicklungen auf diesem jungen Forschungsgebiet.

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Ba-Wü zieht nach: Löschdatensätze aus dem Meldewesen sind anbietungspflichtig!

MeldewesenBaWüIn der jüngst erschienenen Ausgabe des ARCHIVAR 68 (2015), S. 255-256 berichten Katharina Ernst und Miriam Eberlein über die erfolgreichen Bemühungen, auch in Baden-Württemberg die Überlieferung der elektronischen Melderegister rechtlich zu ermöglichen. Datenschutzrechtlich begründete Löschvorschriften des Melderechts gefährdeten bisher die Integrität der Meldedaten dadurch, dass v.a. die Daten über die Eltern-Kind-Relationen mit der Volljährigkeit des Kindes gelöscht werden sollten.

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Wer braucht schon ein elektronisches Langzeitarchiv?

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In den Diskussionen mit Kolleginnen und Kollegen, die sich um das Thema “Elektronische Langzeitarchivierung” drehen, taucht oft die Frage auf, ob und wann eine Kommune oder ein Kreis ein Langzeitarchiv benötigt. Vielfach sehen sich die Archive außer Stande, in Zeiten knapper Kassen den Bedarf erfolgversprechend zu begründen. Dabei ist die Ausgangslage günstig wie nie:

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19. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (Wien, 10./11. März 2015)

Als fachliches Diskussionsforum und informelle Kontaktbörse für alle Fragen der digitalen Langzeitarchivierung hat sich der Arbeitskreis „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ seit fast zwei Jahrzehnten bewährt. Die diesjährige Tagung, zu der das Österreichische Staatsarchiv eingeladen hatte, fand am 10. und 11. März 2015 in Wien statt.

Die dabei gehaltenen Vorträge zeigten einerseits aktuelle Entwicklungen und Fortschritte auf, thematisierten andererseits aber ebenfalls noch offene Fragen und Probleme. Eindrucksvoll waren vor allen Dingen die Präsentationen einzelner Staats- und Landesarchive zu ihren jeweiligen fachlichen und technischen Lösungen in den  Bereichen Ingest (Übernahme), Preservation Planning (digitale Bestandserhaltung) und Access (Nutzung). Obwohl somit die ‚Big Player‘ über weite Strecken das Tagungsgeschehen dominierten, hielt die Veranstaltung auch interessante Aspekte für kleine und mittelgroße Archive bereit, die mit der digitalen Langzeitarchivierung oft erst am Anfang stehen. Herausgegriffen seien an dieser Stelle drei Vorträge, die für die Kommunalarchive in Westfalen durchaus Relevanz beanspruchen können. „19. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (Wien, 10./11. März 2015)“ weiterlesen

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