Wozu ist Web 2.0 im Archivalltag gut?

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Unser FB-Auftritt – was bringt er uns für die Alltagsarbeit?

In der Diskussion gerade im Bereich der Kommunalarchive wird immer wieder das Thema Web 2.0 untere dem Aspekt diskutiert, wofür dies eigentlich im Archivalltag nützlich sein kann. Esther Howell-Howell und Thomas Wolf haben sich damit auf dem zentralen Blog zu diesem Thema Archive 2.0 mit diesem Thema beschäftigt. Die Ergebnisse sind bemerkenswert:

Esther-Julia Howell (IfZ München), Wie lassen sich Web-Anwendungen im archivischen Alltag nutzen? Versuch einer Übersicht

 

Hierzu gehört eine beeindruckende Übersicht auf Google:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WhkC8xQLnoKCJqPR-W52hYp43xvp-jOdnXViJ9FDuhM/edit#gid=1343811534

und

Thomas Wolf (Kreisarchiv Siegen-Wittgenstein), Aufstellung “Archivaufgabe-Anwendungsbeispiel”.

Gerade für kleinere Archive können dies gute Denkanstöße für den archivischen Arbeitsalltag sein. Es wird deutlich web 2.0 ist hilfreich und muss keine Spielerei sein.

Preview: erster Beitrag aus der neuen Archivpflege

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Die neue Archivpflege in Westfalen-Lippe erscheint in Kürze. Wir posten hier bereits vorab einen ersten Beitrag daraus. Auf dem Westfälischen Archivtag in Bielefeld hatte Michael Korn, Stadtarchivar von Sankt Augustin, über seine Strategien der Zusammenarbeit mit der eigenen Verwaltung vorgetragen. In seinem Beitrag für die Archivpflege führt er nun sein Vorgehen auf dem Weg zu einer Profilbildung des Stadtarchivs weiter aus:

Profilbildung beginnt beim Träger:
Das Stadtarchiv als Dienstleister und Partner der Verwaltung am Beispiel von Sankt Augustin

von Michael Korn

Einleitung

Für meinen Vortrag „Profilbildung beginnt beim Träger“ möchte ich zu Beginn den „Träger“ als Bezugsrahmen definieren. Dies ist für unser Stadtarchiv zum einen die Stadtverwaltung mit allen städtischen Dienststellen. Zum anderen sind dies die Mitglieder des von den Bürgern gewählten Stadtrates, die die Verwaltung beauftragen und beaufsichtigen.

Zunächst einige Rahmendaten zu Sankt Augustin: Die Stadt liegt als Teil des Rhein-Sieg-Kreises östlich von Bonn und ist in dieser Form im Rahmen der kommunalen Neugliederung 1969 entstanden. Heute hat die Stadt ca. 57.000 Einwohner. Die Verwaltung ist überwiegend im Rathaus und benachbarten Gebäuden untergebracht. Hier arbeiten ca. 360 von insgesamt ca. 520 Mitarbeitern, die übrigen in Schulen und Kindertagesstätten, der Kläranlage, in Jugendzentren und auf dem Bauhof. Das Stadtarchiv wurde 1980 eingerichtet und verfügt seither über zwei volle Personalstellen.

Profilbildung bei der Stadtverwaltung Sankt Augustin

Als ich im Jahr 2003 meine Tätigkeit als Stadtarchivar in Sankt Augustin antrat, wurde das Stadtarchiv trotz einer umfangreichen Öffentlichkeitsarbeit verwaltungsintern kaum wahrgenommen und wenn, dann fast ausschließlich als kulturelle Einrichtung. Als zentraler Ansprechpartner für Fragen der Schriftgutverwaltung wurde es wohl nicht angesehen, eine systematische Vorfeldarbeit fand nicht statt.

Ausgangssituation in der Altregistratur bei Amtsübernahme

Zum Archiv gehört seit seiner Gründung auch die Verwaltung der zentralen Altregistratur im Rathauskeller. Die Einlagerung von schriftlichen Unterlagen, meist Akten und Vorgängen, aber auch Karten und Plänen, erfolgte vielfach durch Mitarbeiter der Stadtverwaltung selbst im Magazin in eigener Verantwortung. Für das Gros der eingelagerten Unterlagen erhielt das Stadtarchiv zumeist handschriftliche Übergabelisten, allerdings gab es in der Regel keine Nummern oder eindeutige Signaturen.

Diese jahrzehntelange Praxis hatte unter anderem zur Folge, dass bei einem erheblichem Anteil der Akten in der Altregistratur weder dem Stadtarchiv noch den betroffenen Verwaltungsstellen bekannt war, welche Akten sich wo befanden. Zeitaufwändiges Suchen mit ungewissem Ausgang war daher der Regelfall.

Hinzu kam, dass für fast alle Unterlagen die Aufbewahrungsfristen nicht bekannt waren, so dass die Regale sowie die sie umgebenden Gänge mit Unterlagen völlig überfüllt waren.

Ferner gelangte unter diesen Umständen primär nicht-archivwürdiges Material ins Archivmagazin. Grund war die Scheu vieler Verwaltungsmitarbeiter, die für sie wichtigen Unterlagen ins Archiv zu geben, da die Mitarbeiter nicht unbedingt davon ausgehen konnten, diese Akten überhaupt oder zumindest zeitnah wiederzufinden.

Vor diesem Hintergrund leiteten wir 2003 einen grundlegenden Kurswechsel bei der Ausrichtung des Stadtarchivs ein, der folgende Teilziele anstrebte:

  • Eine effektive Nutzung der begrenzten Lagerkapazitäten,
  • das Gewinnen eines Überblicks über alle verwahrten Unterlagen in Altregistratur und Endarchiv,
  • den Aufbau einer systematischen Vorfeldarbeit,
  • das Knüpfen von intensiven Kontakten zu Mitarbeitern der Stadtverwaltung,
  • die Übernahme von potentiell archivwürdigem Verwaltungsschriftgut ins Archiv sowie

Verzeichnungsprojekt zu Karten und Plänen startet

Foto: LWL-Archivamt

Karten und Pläne sind in jedem Archiv ein besonderer Schatz. Durch ihre klare Visualität scheinen sie dem Nutzer oft direkt zugänglich zu sein. Trotzdem erfahren sie in vielen Archiven oft ein Schattendarsein, als Sammlungsgut, das man hat, das aber in der Regel nicht wirklich verzeichnet ist. Bei uns im Haus startet jetzt zum 1.11.14 ein Verzeichnunungsprojekt für die Karten und Pläne eines westfälischen Adelsarchivs, das wir im Blog in den nächsten Monaten begleiten wollen.

Auch in den vom LWL-Archivamt betreuten Adelsarchiven wurden Karten schon seit je her gesammelt, aber die wneigsten Kartenbestände liegen heute verzeichnet vor.  Oft ist dies auch eine Frage der Lagerungbedingungen gewesen, denn Karten und Pläne sind mit ihrem Überformat oft weniger gut zu lagern, als z.B. eine Akte, die in einem normalen Archivkarton Platz hat.

Die Lagerung ist etwas, was man im Vorfeld einer jeden Kartenverzeichnung zu klären hat. Wenn man die KArten verzeichnet, glättet, planlegen lässt und dan in Mappen packt, werden sie dann im Archiv eine Platz haben?

Foto: LWL-Archivamt
In einem Archiv liegen die Karten üblicherweise in einem Kartenschrank

Im aktuellen Fall verfügt das Adelsarchiv erfreulicherweise über einen kleinen Kartenraum mit alten und neuen Kartenschränken und einem größeren Tisch, um die Karten vorzulegen. Ideale Bedingungen für die momentane und weitere archivische Lagerung der Karten und Pläne.

 

 

„Verzeichnungsprojekt zu Karten und Plänen startet“ weiterlesen

Erschließung und historische Forschung. Ein reflexives Konzept am Beispiel eines Archivs zur Planungsgeschichte der DDR

Vor zwei Woche ist  der Tagungsband zum letzten BKK-Fortbildungsseminar in Weimar (2013) erschienen. Häuser, Straßen, Plätze: Der städtische Raum in der archivischen Überlieferungsbildung (=TUA 29).

grafik_TUA29Alle Beiträge beschäftigen sich mit der Frage, welche Unterlagen es zum Bauen und Wohnen gibt und was man damit machen kann, bzw. darf. Der Artikel von Harald Engler aus Erkner bei Berlin, wirft gleich zu Beginn ein besonderes Augenmerk auf den Zusammenhang zwischen Archiv und Forschung.

Erschließung und historische Forschung. Ein reflexives Konzept am Beispiel eines Archivs zur Planungsgeschichte der DDR

von Harald Engler

 

Archive sind nicht nur für sich selbst da, sondern sollten – neben ihrer Öffnung gegenüber breiteren Schichten der geschichtsinteressierten Bevölkerung – insbesondere mit der geschichtswissenschaftlichen Forschung, ihren Institutionen und Akteuren eng verknüpft sein.[1] Leider besteht zwischen diesen beiden Bereichen von Archiv und Forschung weitgehend immer noch ein durch Rivalitäten oder gar Sprachlosigkeit geprägtes Spannungsfeld.[2] Wie diese für beide Disziplinen der Aufarbeitung der Vergangenheit ungünstige Trennung durch forschungsorientierte Konzepte für Archive aufgehoben und die Teilbereiche besser integriert und aufeinander bezogen werden können, wird in diesem Beitrag am Beispiel eines Archivs zur Bau- und Planungsgeschichte der DDR erläutert. Dieses Archiv – die Wissenschaftlichen Sammlungen des Leibniz-Instituts für Regionalentwicklung und Strukturplanung (IRS) in Erkner bei Berlin –, das schon durch seine institutionelle Einbindung als Bestandteil einer Forschungsabteilung eines außeruniversitären Forschungsinstituts einen spezifischen Archivtyp darstellt, könnte als Beispiel für eine funktionierende enge Zusammenarbeit von Forschung und Archiv dienen. Insgesamt soll verdeutlicht werden, dass eine engere Verknüpfung der jeweiligen Eigenlogiken von archivarischer Erschließung und den Interessen der Forschung mit der Verbesserung der disziplinären Kommunikationsprozesse einhergehen sollte. Einen institutionellen Idealtyp für ein integratives Gesamtkonzept von Archiv und Forschung bildet schließlich das Forschungsarchiv, das zum Schluss als Perspektive in den Blick genommen wird.

 

Institut und Historische Forschungsstelle

Zunächst werden hier das Institut als Träger von Archiv und Historischer Forschungsstelle und diese selbst in knapper Form vorgestellt. Das Leibniz-Institut für Regionalentwicklung und Strukturplanung (IRS) in Erkner bei Berlin ging 1992 aus dem Institut für Städtebau und Architektur (ISA) der Bauakademie der DDR hervor, das als eines von insgesamt vier positiv evaluierten Instituten dieser wichtigsten Zentralbehörde für das Bauwesen in der DDR unterhalb des Ministeriums für Bauwesen positiv evaluiert und als IRS in die vereinigte Bundesrepublik überführt wurde.[3] Das Institut betreibt insgesamt sozialwissenschaftliche Raumforschung und hat den Auftrag, die Transformation und Steuerung von Städten und Regionen in Deutschland und Europa aus sozialwissenschaftlicher Perspektive zu erforschen.[4] Das IRS ist Mitglied der Wissensgemeinschaft Gottfried Wilhelm Leibniz (Leibniz-Gemeinschaft) und wie alle Mitglieder dieser großen deutschen Forschungsorganisation jeweils zur Hälfte von der Bundesrepublik Deutschland und vom Sitzland, hier also dem Land Brandenburg, finanziert, wobei das Institut zu etwa einem Drittel seinen Gesamthaushalt durch Drittmittel bestreitet.[5]

Abb 1_neu     Im Institut sind etwa 70 Mitarbeiter beschäftigt, darunter etwa 40 Wissenschaftler, deren Arbeit in fünf Forschungsabteilungen organisiert ist, die sich durch unterschiedliche Profilausprägungen unterscheiden. Grundlage der Arbeit des Instituts ist ein Forschungsprogramm, das die Forschungsabteilungen gemeinsam mit der Institutsleitung unter Beratung durch einen hochkarätig besetzten Wissenschaftlichen Beirat für jeweils drei Jahre erarbeiten und das vom Kuratorium, das die Arbeit des Instituts im Allgemeinen überwacht, geprüft und verabschiedet wird.[6] Die Besonderheit für die hier interessierende Historische Forschungsstelle besteht darin, dass sich die geschichtswissenschaftliche Arbeit der Forschungsabteilung im Rahmen eines sozialwissenschaftlich forschenden außeruniversitären Raumforschungs-Instituts vollzieht, während das Archiv der Wissenschaftlichen Sammlungen Teil einer geschichtswissenschaftlich arbeitenden Forschungsabteilung ist. Beide Faktoren haben weitreichende Konsequenzen für die konkrete Alltagsarbeit, die sich deutlich von der Konstellation anderer geschichtswissenschaftlicher Institutionen wie etwa eines Universitätslehrstuhls oder eines Stadt- oder Landesarchivs unterscheiden.[7]

Abb 2a

 

Das Archiv des IRS gehört zur Forschungsabteilung 5, die unter dem Namen „Historische Forschungsstelle/Wissenschaftliche Sammlungen zur Bau- und Planungsgeschichte der DDR“ arbeitet. Geschichtswissenschaftliche und architekturgeschichtliche Forschung zur Bau- und Planungsgeschichte der DDR wurde am IRS bereits seit der Gründung des Instituts 1992 betrieben. Dabei wurden einige bis heute wichtige Publikationen[8] zu diesem Thema veröffentlicht sowie die inzwischen deutschlandweit als wichtigste Tagungsreihe etablierten „Werkstattgespräche zur DDR-Planungsgeschichte“ veranstaltet.[9] Nach einer äußerst positiven Evaluierung 2010 wurden die bis dahin zu einer anderen Forschungsabteilung gehörenden Wissenschaftlichen Sammlungen mit der Forschung als eigenständige Forschungsabteilung 2012 ausgegliedert und verselbstständigt. In der neu gegründeten Abteilung wird als Forschungsprofil schwerpunktmäßig die Geschichte der Urbanisierung und Stadtgeschichte des 20. Jahrhunderts mit einem Schwerpunkt auf der Planungs- und Architekturgeschichte der DDR betrieben.[10] Die Historische Forschungsstelle arbeitet auf der Grundlage eines Forschungsprogramms, das für einen Zeitraum von drei Jahren die Schwerpunkte der wissenschaftlichen Arbeit festlegt.[11] Dazu gehört ein Leitprojekt, das den Kern der Abteilungsarbeit ausmacht und sich mit städtischer Freiraumgestaltung im deutsch-deutschen Vergleich befasst[12], ein Drittmittelprojekt, das die Funktion und Bedeutung der Bezirke in der DDR analysiert[13], sowie weitere Forschungs- und Drittmittelprojekte, die sich u.a. mit Biographien zu DDR-Architekten[14], Architektinnen in der DDR[15] sowie Digitalisierungsvorgängen und dem Aufbau von Datenbanken im Archivbereich beschäftigen.[16] Integrativer Bestandteil des Profils und der wissenschaftlichen Arbeit der Forschungsabteilung ist die enge institutionelle und organisatorische Verknüpfung der Forschungsarbeit mit den Beständen des Archivs. Die Forschungen beruhen in weiten Teilen auf den Beständen der Wissenschaftlichen Sammlungen oder bauen auf ihnen auf, sowie für bestimmte Forschungszwecke gezielt Bestände aus dem Archiv aufgearbeitet werden. „Erschließung und historische Forschung. Ein reflexives Konzept am Beispiel eines Archivs zur Planungsgeschichte der DDR“ weiterlesen

Wissenschaftliches Rundgespräch zur Archivgutdigitalisierung

Am 26. Mai waren wir bei einer wichtigen Diskussion in der Archivschule in Marburg. Vertreter der Archive und Wissenschaftler aus der Forschung diskutierten über das wichtige Thema Digitalisat, was aus der aktuellen Forschung in vielen Fächern kaum mehr wegzudenken ist.

Die scheidene Projektkoordinatorin Stephanie Oertel hat jetzt einen Bericht dazu geschrieben, der die Wünsche und Probleme beider Seiten zum Thema Digitalisierung präsentiert und zusammenbringt. Er kann als Anregung für weitere Diskussionen zu diesem Thema dienen.

Der gleiche Bericht findet sich auf: http://hsozkult.geschichte.hu-berlin.de/tagungsberichte/id=5567&count=5340&recno=35&sort=datum&order=down

Vielen Dank an die Autorin Stephanie Oertel.

Wissenschaftliches Rundgespräch zur Archivgutdigitalisierung

Von Stepanie Oertel

ArchivschuleMAR„Wenn ich mir was wünschen dürfte. Wunsch(t)raum Archiv für NutzerInnen im digitalen Zeitalter“ lautete einer der Vortragstitel auf dem 18. Archivwissenschaftlichen Kolloquium am 26. und 27. November 2013 in Marburg: SYLVIA NECKER (damals IRS, Erkner) ging in ihm auf eine mögliche Beständepriorisierung für die Archivgutdigitalisierung, das Rechercheverhalten und die Möglichkeiten eines digitalen Archivs aus wissenschaftlicher Sicht ein. Ihre Anregungen und auch die der anderen Referenten aus der Wissenschaft, den Bibliotheken und den Museen zeigte ein Potential auf, das innerhalb des DFG-geförderten Produktivpiloten „Digitalisierung von archivalischen Quellen“ genutzt werden soll. Ziel ist es, in den zukünftigen Digitalisierungsstrategien der Archive die Sicht und die Bedürfnisse der Nutzer stärker als bisher zu berücksichtigen. Die Koordinierungsstelle des DFG-geförderten Produktivpiloten „Digitalisierung von archivalischen Quellen“ nahm das wissenschaftliche Interesse am Thema, das im Kolloquium signalisiert wurde, zum Anlass und lud Forscher verschiedener geistes-, sozial- und wirtschaftswissenschaftlicher Sparten zu einem vertieften Austausch ein. Am 26. Mai 2014 fand dazu ein wissenschaftliches Rundgespräch in der Archivschule Marburg statt. Die Wissenschaftler diskutierten gemeinsam mit den Projektpartnern des Produktivpiloten die Möglichkeiten der digitalen Bereitstellung von archivalischen Quellen. Der Austausch fand als offenes Plenum statt. Die wichtigsten Gesprächsthemen werden nachfolgend zusammenfassend dargestellt:

1. Auswahl – Priorisierung

Der enorme Archivalienumfang ist ein möglicher Grund, warum die Digitalisierung in den deutschen Archiven bislang noch nicht umfassend voran geschritten ist. Da aus wirtschaftlichen Gründen eine Totaldigitalisierung nicht möglich ist, muss aus den als archivwürdig bewerteten Beständen eine relevante Auswahl getroffen werden. CLEMENS REHM (Landesarchiv Baden-Württemberg) veranschaulichte dies am Beispiel einer Priorisierungsliste, die lediglich 7 Prozent des Archivguts des Landesarchivs Baden-Württemberg umfasst und für deren Digitalisierung eine Summe von ca. 88 Millionen Euro bereitgestellt werden muss. Grundlage der Priorisierung sind aktuelle Forschungsschwerpunkte. Sie beinhaltet vorrangig Rückgratbestände, hoch frequentierte Bestände, Bestände zu Jubiläen und diejenigen, die von Bestandserhaltungsaspekten betroffen sind. Niedrig priorisiert werden hingegen schutzfristenbehaftete Bestände, bspw. Daten von Finanzämtern, die aus rechtlichen Gründen nicht online gestellt werden dürfen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass nur mit einer Veröffentlichungsmöglichkeit der Digitalisate eine DFG-Förderung möglich ist. Für schutzfristenbehaftete Bestände findet diese Finanzierungsmöglichkeit keine Anwendung. „Wissenschaftliches Rundgespräch zur Archivgutdigitalisierung“ weiterlesen

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