Mit großen Schritten zum Digitalen Archiv

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Waren beim Start von eLan dabei (v.l.): Der Erste Landesrat des LWL Matthias Löb, der Leiter der LWL.IT Service Abteilung Wieland Schäfer, Archivarin Katharina Tiemann, Archivar Dr. Peter Worm, der Leiter des LWL-Archivamts Dr. Marcus Stumpf und LWL-Kulturdezernentin Dr. Barbara Rüschoff-Thale. Foto: LWL

LWL ist erste kommunale Einrichtung in NRW mit elektronischem Langzeitarchiv

(Von Ute Forbrig, Pressestelle LWL)

Münster (lwl). Das Wissen beim LWL wird digitaler. Seit rund fünf Jahren hält die elektronische Akte beim LWL in verschiedenen Einrichtungen Einzug. Bald verzichten auch die Abgeordneten des Westfalenparlaments weitgehend auf Unterlagen aus Papier. Doch wohin gehen die Informationen und Dokumente, wenn sie nicht mehr aktuell gebraucht werden? Beim LWL steht dafür seit Dezember 2013 das Elektronische Langzeitarchiv (eLan.LWL) im LWL-Archivamt für Westfalen zur Verfügung. Der LWL hat damit als erste kommunale Einrichtung in Nordrhein-Westfalen die technischen Voraussetzungen geschaffen.

Digitales Archivieren bedeutet mehr als speichern

„Wir sind unter anderem deshalb so weit, weil wir mit dem Start des Dokumentenmanagementsystems (DMS) 2008 und damit bei den Prozessen rund um die E-Akte eingebunden wurden“, lobt Katharina Tiemann, Archivarin beim LWL-Archivamt, die Zusammenarbeit mit der LWL-Haupt- und Personalabteilung und der LWL.IT Service Abteilung.  Elektronisches Archivieren bedeute nämlich nicht, eine Datei einfach auf einen Server abzulegen. Zahlreiche Vorarbeiten sind nötig, damit die sogenannten “born digitals“ nicht nur unbefristet lesbar bleiben, sondern auch in 10, 20 oder 100 Jahren strukturiert zur Verfügung stehen und per Knopfdruck aufgerufen werden können.  „Das DMS verändert in der Sachbearbeitung Arbeitsabläufe und erzeugt erstmalig rein elektronische Unterlagen, für die in der Langzeitsicherung neue archivische Antworten gefunden werden müssen“, erklärt Tiemann.

Daten regelmäßig migrieren

Das Standardformat für die langfristige Lesbarkeit von Dokumenten ist derzeit   „PDF/a“. Künftige neue Standardformate erfordern  das kontrollierte Umspeichern aller Daten, eine sogenannte Migration, um die Lesbarkeit zu erhalten. „Im Moment gehen wir davon aus, dass wir in vielleicht 20 bis 30 Jahren die Daten migrieren müssen, es kann aber auch schon früher notwendig sein“, sagt Archivar Dr. Peter Worm.

Fotos, Pläne, Wissensmanagement-Systeme: mehr Möglichkeiten

Mit elan.LWL erweitern sich die archivischen Möglichkeiten: Nicht nur Akten können langfristig gesichert werden. Mittlerweile sind im elektronischen Archiv des LWL bereits Pressefotos zu finden sowie Zeitschnitte von Wissensmanagement-Systemen. In Vorbereitung für die Aufnahme ins eLan.LWL befindet sich beispielsweise auch das Liegenschafts- und Gebäudeinformationssystem des LWL-Bau- und Liegenschaftsbetriebs, das zahlreiche Pläne umfasst, und Allris, das Informationssystem für die LWL-Politiker. „Für alle Formen von Unterlagen aus den verschiedenen Dienststellen, die wir dauerhaft sichern wollen, müssen wir derzeit individuelle technische Lösungen finden“, sagt Dr. Peter Worm.

Das Berufsbild des Archivars verändert sich

Was für die LWL-Beschäftigten eher unbemerkt im Hintergrund stattfindet, bedeutet für die Archivare  eine massive Umstellung. Wie gehabt bewerten sie, welche Unterlagen archivwürdig sind. Jedoch benötigen sie jetzt auch ein umfangreiches technisches Verständnis. Ein großer Teil ihrer Arbeit dreht sich nun um Prozesse, Schnittstellen und die elektronischen Fachverfahren, die in den Dienststellen eingesetzt werden. „Die Ausbildungsgänge haben bereits darauf reagiert, aber die heutigen Archivare müssen sich ihr Wissen über Datenformate und Systeme selbst aneignen“, so Tiemann.

Papier spielt noch die Hauptrolle

Papier spielt trotz aller Digitalisierung in den Archiven derzeit noch die Hauptrolle. Die neu aufgeschlagenen elektronischen Akten werden erst im Laufe der kommenden Jahre Stück für Stück abgeschlossen und ins eLan.LWL verschoben, wenn Sie archivwürdig sind . Für längere Zeit wird es wohl Hybridlösungen geben: Zu zahlreichen Vorgängen gibt es sowohl Akten in Papierform als auch in digitaler Form. Nicht alle alten Unterlagen in den Dienststellen können nachträglich digitalisiert werden.  „Das Scannen, Speichern und die regelmäßige  Pflege der Daten:  Das alles kostet Geld. Elektronisches Archivieren ist nicht umsonst“, erklärt Archivarin Tiemann.

Als Vorreiter im elektronischen Archivieren steht das LWL-Archivamt für Westfalen auch im Austausch mit den Kommunalarchiven in Westfalen-Lippe. Das Wissen soll schnellstmöglich weiterfließen, damit auch hier keine wichtigen Daten für immer verloren gehen. „Wir arbeiten mit Hochdruck an praktikablen Lösungen, die von den Kommunalarchiven nachgenutzt werden können“, sagt Dr. Peter Worm.

Die Maschine, die die Akten trocken macht

Die Gefriertrockungsanlage  im LWL-Archivamt

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Foto: LWL-Archivamt
Links die Kältefalle, an deren Kühlschlange sich der abgepumpte Wasserdampf abscheidet. Mittig die zur Erzeugung des Unterdrucks erforderliche Vakuumpumpe. Rechts der Schrank, in dem sich das Schriftgut befindet.

 

Was tun, wenn der Schaden passiert ist und das Archivgut nass geworden ist? Ruhe bewahren und unseren Workflow zum Thema Wasserschaden  in die Hand nehmen und dann die Sachen in Folie verpacken, wie hier beschrieben: Wasserschaden_Verpackung.

Dann kann das Archivgut ins LWL-Archivamt nach Münster gebracht werden, wo bereits nach Absprache die Gefriertrockungsanlage bereitsteht.

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Das Herzstück der Anlage: In der Kältefalle scheidet sich der aus dem Papier sublimierte Wasserdampf als Eis ab (Foto LWL-Archivamt)

Die Vakuum-Gefriertrocknungsanlage dient der objektschonenden Trocknung von wasser- oder feuchtigkeitsgeschädigtem Schriftgut. Der Vorteil dieses Verfahrens besteht in der direkten Umsetzung von Eis in Wasserdampf (Sublimation) unter Umgehung der flüssigen Phase.

Das gefrorene Schriftgut wird im LWL-Archivamt in vier Stahlschränken mit einem Gesamtvolumen von 3 m3 einem Unterdruck von etwa 4 mbar ausgesetzt. Der Wasserdampf wird kontinuierlich abgesaugt und schlägt sich erneut als Eis in der auf – 55°C gekühlten Kältefalle nieder (vgl. Abb.). Im Anschluss an den mehrtägigen Trocknungsvorgang nach Entnahme aus den Schränken muss das Papier seine ursprüngliche Materialfeuchte von 5 – 10 Gewichtsprozent durch Aufnahme aus der Umgebungsluft wieder erlangen.

Die Kosten der Gefriertrocknung bestimmen sich nach Umfang und Nässegrad der Materialien (Preise auf Anfrage). Nach der Trocknung können erforderliche Reinigungs- und Konservierungsarbeiten in der Restaurierungswerkstatt des LWL-Archivamtes durchgeführt werden.

Muss ein Archiv versichert sein?

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Foto: LWL-Archivamt

Muss ein Archiv versichert sein? Was tun im Schadensfall? Immer mehr Kommunalarchive bekommen die Frage nach einer Versicherung für ihr Archiv gestellt. Kann man überhaupt sein Archiv versichern? Im Gegensatz zu Bibliotheken liegen im Archiv Unikate. Eine Versicherungsbemessung für die einzelne Archivalie ist oft schwierig. Versichert werden kann dagegen in jedem Fall die Wiederherstellung, also die Restaurierung. „Ein Original ist unersetzlich – gut gesichert und versichert zum Schutz Ihres Archivs“, so lautet der Titel der Infobroschüre der Westfälischen Provinzial Versicherung zum Thema Archivalienversicherung, die  in Zusammenarbeit mit dem LWL-Archivamt erschienen ist. Das Versicherungskonzept zielt darauf ab, die möglichen Wiederherstellungs- bzw. Restaurierungskosten nach einem Schadensfall zu versichern, denn Archivalienorginale sind einmalig und können nicht wiederbeschafft werden.  Viele Schäden könnten verhindert werden, wenn bereits bei der Einrichtung von Archiven der Schadensprävention mehr Beachtung beigemessen würde. Tipps zu Schadensverhütung nehmen daher in der Broschüre neben konkreten Versicherungsbeispielen viel Raum ein.

Ein Download der Broschüre findet sich hier: Archivalienversicherung_Einzelseiten_lowres

Die Druckversion kann unter Angabe der Bestellnummern 492/57 u. 492/57a (Anlage) bei der Westfälischen Provinzial Versicherung, Abt. Firmenkunden Kommunen – Sach, Provinzial-Allee 1, 48159 Münster bestellt werden.

Notfälle im Archiv

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Wasserschäden, akuter Schimmelpilzbefall an Archivgut sowie Brandschäden zählen zu den häufigsten schweren Schadensfällen in Archiven, die ein sofortiges Handeln erfordern.

Wasserschäden

Die Ursachen können vielfältig sein. Wasser dringt aufgrund von Naturkatastrophen oder Bauschäden in Archive ein; undichte Leitungen bzw. Leitungsbrüche führen zur Durchnässung von Archivalien. Wasserschäden können auch die Folge von Löscharbeiten nach Bränden sein.

Die Folgen sind schwerwiegend:

  • Die Archivalien quellen auf, es kommt zu Deformationen der Objekte.
  • Tinten und Stempelfarben laufen aus.
  • Es bilden sich Wasser- und Schmutzränder.

Innerhalb von 48 Stunden können Schimmelpilzsporen auskeimen. Das Archivgut ist in seiner Substanz gefährdet. Für Menschen, die mit dem kontaminierten Archivgut in Kontakt kommen, besteht ein erhöhtes Gesundheitsrisiko.

Bei beginnender Trocknung verkleben vor allem Pergamente, Foto- und Einbandmaterialien und Kunstdruckpapiere.

Die Gefriertrocknung wassergeschädigter Archivalien stellt einen besonderen Schwerpunkt in der Tätigkeit der Restaurierungswerkstatt des LWL-Archivamtes dar. Die Vakuumgefriertrocknungsanlage kann bei Bedarf auch von Institutionen außerhalb Westfalens genutzt werden.

Akuter Schimmelpilzbefall

kann eine unmittelbare Folge von Wassereinbrüchen sein. Eine weitere Ursache für Schimmelbefall ist ein unsachgemäßes Klima in den Magazinräumlichkeiten Die Sollwerte für Papier liegen bei 16 – 18° C und 50 – 55% rel. Feuchte. Ein relative Feuchte über 60% kann insbesondere bei Temperaturen, die deutlich über 18° C liegen, zu Schimmelbefall führen, der rasch bekämpft werden muss.

Brandschäden

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Substanzverlust, Verschwärzung, Rußablagerung und Versprödung sind unmittelbare Folgen des Einflusses von Feuer und Hitze auf Schriftgut. Schwerwiegende Folgeschäden ergeben sich durch die Verwendung ungeeigneter Löschmittel wie Schaum oder Pulver. Durch Löschwasser beeinträchtigte Archivalien sind wie nach einem Wasserschaden zu behandeln. Nach einem Brand sollte die Raumluft auf die Anwesenheit toxischer Substanzen aus dem Verbrennungsprozess überprüft werden. Nachfolgende Schritte sind die Reinigung des Archivgutes, Maßnahmen zur Geruchsbeseitigung, z.B. Behandlung mit Aktiv-Sauerstoff, und die Neuverpackung.

Weitere Informationen u.a. auch eine Checkliste , Merkblätter und weitere Informationen findet man auf der Internetseite des LWL-Archivamts.

 

Studenten der WWU besuchen das LWL-Archivamt

 

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In der letzten Woche besuchten drei Studentengruppen der Fachbereiche Geschichte und Volkskunde der WWU Münster das LWL-Archivamt in der Jahnstraße. Man wollte einen besonderen Archivtyp kennenlernen und so ging es in den Seminaren zu den „Grundwissenschaften“ neben der Arbeit  inder Perspektive eines Nutzers im Archiv auch um die besonderen Aufgaben der Archivberatung in Westfalen-Lippe. Großes Interesse fanden die unterschiedlichen Bestände, die an realen Beispielen vorgestellt wurden. Neben dem Archiv des LWL selbst, betreut des Archivamt ca. 100 Privatarchive mit großen Altbeständen. Der Reiz des Orginals machte den Teilnehmern Lust auf einen eigenen Archivbesuch. Darüber hinaus konnten Fragen zur Archivausbildung und zu einem Praktikum vor Ort gestellt werden.

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