Diskussionsforum „Das nächste Jubiläum kommt bestimmt”

Bielefeld800

Weiter geht es mit unseren Bericht über den 66. Westfälischen Archivtag. Die Stadt Bielefeld feierte ihren 800sten Geburtstag-Grund genug das Thema Stadtjubiläum in einem Diskussionsforum ausführlich zu behandeln. Vielen Dank an den Kollegen Sudmann aus Dülmen!

Diskussionsforum „Das nächste Jubiläum kommt bestimmt: Stärkung des Archivprofils durch strategische Planung“ (Bericht Dr. Stefan Sudmann)

Als Einleitung stellte  Dr. Stefan Sudmann die Vorgeschichte, die Planungen und die Umsetzung der wissenschaftlichen Stadtgeschichte durch das Stadtarchiv zum Dülmener Stadtjubiläum 2011 dar. Er hob dabei auch das große Interesse der Lokalpresse an dem Projekt hervor. Ebenso wurden weitere Aktionen des Stadtarchivs zum Stadtjubiläum vorgestellt, so die Serie „Das Ereignis der Woche“ mit kurzen Auszügen aus der Stadtgeschichte (auch als Werbung für das Buch), eine Kunstausstellung mit ergänzenden Exponaten zur Geschichte der Juden in Dülmen und Archivführungen am „Tag der Geschichte“. Das Projekt konnte so als Erfolg gesehen werden, wobei jedoch zu bemerken war, dass in Dülmen auch insgesamt günstige Bedingungen herrschten. Evelyn Richter vom Stadtarchiv Geseke schilderte die bisherigen Arbeiten und den aktuellen Stand der Arbeiten an dem dortigen Buchprojekt, das sich von Dülmen dadurch unterscheidet, dass neben dem Stadtarchiv noch zahlreiche weitere Akteure wie ein extra eingerichteter Beirat beteiligt sind. Als drittes Projekt wurde die Erstellung einer wissenschaftlichen Stadtgeschichte für Billerbeck vorgestellt. Dieses stand zwar nicht im Zusammenhang mit einem Jubiläum, doch wurde es deshalb herangezogen, weil es nicht vom dortigen Archiv, sondern vom Institut für vergleichende Städtegeschichte bearbeitet wurde und die Referentin Dörthe Gruttmann als Nicht-Archivarin ihre Sicht von außen auf das Archiv und ihre Erfahrungen aus der Archivarbeit darstellen konnte.

Schon während der Vorstellung der einzelnen Projekte ergaben sich Fragen und Ansätze für eine weitere Diskussion. Neben dem Aspekt der Finanzierung wurden auch das Problem der Einhaltung von gesetzten Fristen zur Lieferung der Texte und die „Kontrolle“ der Autoren durch das Archiv angesprochen. Der Diskussionsleiter konnte aus seinen Erfahrungen berichten, dass der enge Kontakt zu den Autoren und regelmäßige Rückfragen als sehr wichtig anzusehen sind. Ebenfalls angesprochen wurde die Frage, ob man auf externe Wissenschaftler oder auf Autoren aus dem Ort setzen sollte. Letzteres ist in Geseke der Fall, in Dülmen war man sich in der Verwaltung einig, nur auswärtige Autoren mit entsprechenden Qualifikationen (v.a. junge Nachwuchswissenschaftler aus den einzelnen Bereichen) zu beteiligen, was auch vom Rat nicht kritisiert wurde.

Ein weiteres angesprochenes Problem war die jüngere Überlieferung aus der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts. Aus Billerbeck wurde berichtet, dass es sehr schwierig war, zu einzelnen Themen einschlägige Akten zu finden, da diese oft noch nicht verzeichnet waren. In Dülmen hat sich der Stadtarchivar entschlossen, die Zeit nach 1945 selbst zu behandeln, um selbst im Zwischenarchiv nach möglichen Quellen zu recherchieren und so einen größeren Arbeitsaufwand zu vermeiden. Dieses Vorgehen wurde auch von anderen Diskussionsteilnehmern mit ähnlichen Erfahrungen unterstützt.

Kontrovers wurde die Frage diskutiert, ob auch die nach der Kommunalen Neugliederung eingemeindeten Ortsteile in einer Stadtgeschichte zu behandeln seien. Dabei scheinen unterschiedliche Befindlichkeiten in den einzelnen Städten wichtig zu sein: In Dülmen ist es in Politik und Verwaltung unerlässlich, in allen Belangen immer die Ortsteile gebührend zu berücksichtigen (und so auch in der Stadtgeschichte, was schon 1986 als wichtig befunden wurde), während in anderen Städten die Ortsteile ihre Geschichte dezidiert nicht als Teil der Stadtgeschichte ansehen.

Nach diesen Diskussionen zum Thema „Erstellung einer Stadtgeschichte zum Stadtjubiläum“ wurden die zahlreichen anderen Jubiläen angesprochen, mit denen sich Kommunalarchive zu befassen haben: „große“ deutschlandweite oder weltgeschichtliche Jahrestage (wie z.B. der Beginn des Ersten Weltkriegs“), die auf lokaler Ebene darzustellen sind, oder „kleine“ Jubiläen z.B. von Vereinen. Gerade bei den letzteren wurde diskutiert, inwieweit hier eine Steuerungsmöglichkeit durch das Archiv besteht. Kann das Archiv nur passiv auf entsprechende Anfragen von außen bzw. von der Verwaltungsleitung reagieren oder doch schon im Vorfeld aktiv gestalten und planen? Strategische Planung kann hier mehrere Facetten aufweisen: Zum einen kann das Archiv sich bemühen, sich auf anstehende bekannte Jubiläen in der Stadt im Vorfeld entsprechend vorzubereiten; zum anderen kann das Archiv sich durch die anderweitige Tätigkeit die Anerkennung als geschichtliches Kompetenzzentrum in der Stadt erarbeiten, um bei der Beauftragung mit Projekten zu solchen Jubiläen von der Verwaltungsspitze nicht einfach Handlungsanweisungen, sondern einen möglichst großen eigenen Gestaltungsrahmen zu erhalten. So wird die Beschäftigung mit solchen Jubiläen auf Wunsch von „außen“ oder von „oben“ keine lästige Pflicht, sondern ist positiv als Anerkennung der Kompetenz des Archivs zu sehen.

 

 

Diskussionsforum: Erschliessungsrückstände abbauen!

Am Dienstag, dem 11.5.2013, gab es neben einer Reihe von Vorträgen auch Diskussionsforen zu unterschiedlichen Themen. Eines dieser Foren stand unter dem Motto „Raus aus der Sackgasse: Erschließungsrückstände abbauen!“ Rico Quaschny vom Stadtarchiv Iserlohn erläuterte zu Beginn die Probleme seines Stadtarchivs beim Thema Erschließung. So sind dort nur 40% des Archivgutes erschlossen, und auch das erschlossene Archivgut ist zum Teil nicht archivgerecht verpackt. Aber auch die Bestände der Archivbibliothek sind nur mangelhaft erschlossen, weshalb es auch zur Übernahme von Dubletten in den Bestand kam.

Um diese Problematik angehen zu können, setzt das Stadtarchiv auf die Mitarbeit von aktuell 18 ehrenamtlichen Mitarbeitern. Auch werden Bundesfreiwilligendienstleistende zum Erschließen eingesetzt.

In der anschließenden Diskussion kamen darüber hinaus Anregungen bezüglich des Einsatzes von Praktikanten, pensionierten Archivaren, Sozialstundenleistenden, Sponsoren, Werkvertraglich tätigen und Dienstleistern. Bei der Übernahme von Nachlässen aus Wirtschaftsunternehmen tauschte man sich auch über die Möglichkeit aus, diese vor der Übernahme durch das Archiv von den Unternehmen erschließen zu lassen. Zum Schluss kam es noch zu der Frage, inwieweit Archivgut tief oder flach erschlossen werden sollte.

 

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Anmeldung zum 66. Westfälischen Archivtag: Zahlen, Daten, Fakten

Über 230 Personen werden am 66. Westfälischen Archivtag teilnehmen, zu dem das LWL- Archivamt in diesem Jahr am 11. und 12. März nach Bielefeld einlädt. Geboten werden, auf beide Tage verteilt, zwei Vortragssektionen und mehrere Diskussionsforen. Der Dienstag steht unter dem Motto „Grundlagen und Methoden der Strategieentwicklung“, während in der zweiten Sektion, welche am Mittwoch stattfindet, Strategien der Bestandserhaltung thematisiert wird. Im Anschluss an die Veranstaltung gibt es die Gelegenheit, zur Besichtigung des Stadtarchivs oder der Archive am Bethelplatz.

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In Zahlen ausgedrückt

Anmeldungen insgesamt:

–       238 Personen

Anmeldungen zu den einzelnen Diskussionsforen:

–       Jubiläen: 44

–       Erschließungsrückstände: 98

–       Interkommunale Zusammenarbeit: 48

Anmeldezahlen für die Archivbesichtigungen:

–       Stadtarchiv Bielefeld: 42

–       Landeskirchliches Archiv Bielefeld: 19

–       v. Bodelschwinghsche Stiftung Bethel: 13

 

Teilnehmerunterlagen

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Was befindet sich in den Umschlägen?

–       Namensschild

–       Evaluationsbogen

–       Abstracts zu den Diskussionsforen

–       Teilnehmerliste

Archivbau: Kriterien, Informationen und Anregungen

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Das LWL-Archivamt in Münster

Als das LWL-Archivamt 1998 in die Jahnstraße einzog, war dies eines der modernsten Archivgebäude. Deutlich nach außen ist noch heute die räumliche Trennung zwischen Magazinbau und dem Verwaltungstrakt mit Büros und Benutzungsbereich, der sich auf der anderen Seite im Altbau befindet. Die wichtigsten Informationen zum Thema Archivbau- und Umbau haben wir auf unserer Internetseite zusammengefasst. Hier ein Auszug:

Anforderungen an Archivbauten
Kriterien bei der Auswahl des Standorts
• keine Umweltbelastungen durch Industrie und Verkehr
• keine Gefahr durch Hochwasser und andere Wasserschäden
• gute Erreichbarkeit für Benutzer und zur Anlieferung der Akten
• Nähe zur Verwaltung
Drei räumlich voneinander getrennte Funktionsbereiche
• Öffentlichkeitsbereich
• Büro- und Technikbereich
• Magazin
Öffentlichkeitsbereich
Anforderungen an einen Lesesaal, in dem Benutzerinnen und Benutzer unter Aufsicht Archivalien einsehen können:
o ausreichende Größe für mehrere Einzelarbeitsplätze, auch für einzelne Schulklassen
o Platz für die Lesesaalaufsicht und die Ausgangskontrolle
o ausreichende Beleuchtung, möglichst durch Tageslicht
o mehrere Benutzertische von ausreichender Größe für Akten und Schreibmaterial (Papier, Laptop)
o möglichst Stromanschlüsse an den Tischen für Laptops
o Platz für die Handbibliothek
o Benutzertoiletten in der Nähe
Büro- und Technikbereich
Bürobereich: mindestens ein Zimmer für den/die Archivar/in, ca. 20 m², Ausstattung:
– 1 ausreichend großen Arbeitstisch
– 1 Computer-Arbeitsplatz
– Regale für die Handbibliothek und die Handakten
– 1 Besprechungstisch
– 1 Handwaschbecken
Technikbereich: technische Bearbeitung der Akten
– 1 Raum für die Säuberung der Akten, Entfernung von Metallteilen und Umbettung der Akten in säurefreie Archivmappen
– 1 Lagerraum für Archivkartons, Archivmappen u.Ä.
– 1 Technikraum (für Kopierer bzw. Scanner, Microfilmlesegerät, Faxgerät u.Ä.)

Magazin
Mindestanforderungen an das Magazin, in dem das Archivgut dauerhaft gelagert wird:
– relative Luftfeuchtigkeit: 50 % +/- 5 % (schon bei 60 % rel. Luffeuchtigkeit entwickelt sich Schimmel!)
– Raumtemperatur: 16 °C +/- 2 °C
– ausreichend Platz für das vorhandene und in den nächsten 20 bis 30 Jahren zu erwartende Archivgut
– Statik: 500 kg/m² bei Standregalen bis 2,50 m Höhe; 1000 kg/m² bei Rollregalen bis 2,50 m Höhe
– keine ungeschützten Wasser oder Strom führenden Leitungen an den Decken zur Vermeidung von Wasserschäden und Funkenflug
Ist eines dieser Kriterien nicht erfüllt und auch mit vertretbarem technischem Aufwand nicht erfüllbar, ist der Raum als Magazin definitiv ungeeignet. Schäden durch falsche Lagerung verursachen erheblich Folgekosten.

Wie berechnet man den erforderlichen Platz?
Als Faustformel für das Verhältnis zwischen Aktenmenge und Magazinfläche gilt:
Umfang Akten [lfdm] : 5 = Umfang Magazinfläche [m²] (bei Standregalen)
bzw.
Umfang Akten [lfdm] : 9 = Magazinfläche [m²] (bei Kompactusanlage)
Dabei ist 1 lfdm Akten ein Aktenstapel von 1 m Höhe bzw. ein Stapel von 9 Archivkartons
oder 6 Archivkästen.

Literatur:
• Information und Dokumentation – Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut (ISO 11799 : 2003), hg. vom Normenausschuss Bibliotheks- und Dokumentationswesen (NABD) im DIN Deutsches Institut für Normung e.V., Berlin 2005
• Bau und Einrichtung von Archiven – Erfahrungen und Beispiele aus Westfalen, Red. Gunnar Teske (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 20), Münster 2007
• Maria Rita Sagstetter: Klimatisierungskonzepte in jüngeren Archivgebäuden in Deutschland, in: Archivalische Zeitschrift 86 (2004) S. 323-355

 

Informationen zum Archivbau, Regalen etc. finden sich auf unserer Internetseite:

Die Anforderungen an einen Archivbau sind bereits hier herunterzuladen:

Anforderungen an Archivbauten

Warum sollte ein Archiv überhaupt bloggen?

Zwar ist dieser Blog noch ein wenig zu jung, um die Blogparade des Kollegen bei Siwiarchiv zu ergänzen, aber diese Frage könnte sich das angesprochende Publikum durchaus stellen. Um Anregungen zu geben teilen wir an dieser Stelle einen aktuellen Beitrag des Kollegen Gillner vom LAV NRW, der sich mit dieser Frage tiefer auseinandersetzt. Nicht zuvergessen sind die gesammelten Werke der anderen bloggenden Kollegen ( ja, es sind mehr als zwei), die sich auf Siwiarchiv wiederfinden lassen:

http://www.siwiarchiv.de/2014/01/2-jahre-siwiarchiv-aufruf-zur-blogparade/

Jetzt folgt der Beitrag von Dr. Bastian Gillner vom 26.2.2014:

Vgl. http://archive20.hypotheses.org/1244

Warum sollten Archive worüber wie bloggen? Oder: Die Herausführung der Archive aus ihrer selbstverschuldeten Unmündigkeit.

(Ein Beitrag zur Blogparade anlässlich des zweiten Geburtstages von siwiarchiv)

Natürlich ist es vermessen, für das Thema Archive und Bloggen einen der ganz großen Sätze der deutschen Geistesgeschichte zu bemühen. Einerseits. Andererseits lässt sich mit Blick auf den digitalen Auftritt der Archive durchaus eine selbstverschuldete Unmündigkeit von Kant’schen Dimensionen konstatieren: Unmündigkeit meint hier das Unvermögen, sich der immensen Möglichkeiten der digitalen Welt zu bedienen. Selbstverschuldet ist diese Unmündigkeit, weil die Ursache derselben nicht am Mangel der Möglichkeiten, sondern an der Entschließung und dem Mut liegt, sich dieser Medien zu bedienen. Wir erleben gegenwärtig einen derartig allumfassenden Medienbruch, wie er wohl zuletzt mit der Erfindung des Buchdrucks zu erleben gewesen war, aber so richtig ist das bei den Archiven nicht angekommen. Gut, die Mail hat weithin den Brief ersetzt und die Homepage (wenn auch keineswegs allerorten) die gedruckten Flyer und Beständeübersichten. Und die ganz Mutigen sind jetzt sogar schon bei Facebook dabei. Aber die Konzepte hinter diesen neuen, den sozialen Medien sind kaum einmal rezipiert, geschweige denn umgesetzt worden: Interaktivität, Kommunikation, Offenheit, Vernetzung. Archive haben es geschafft, ihren analogen Arbeits- und Denkstrukturen ein digitales Mäntlein umzuhängen ohne aber ihre Arbeit digital zu definieren. Das ist misslich, langfristig wird daran aber kein Weg vorbeiführen. Und allerspätestens dann wird es eine Basis in der digitalen Welt brauchen. Und an dieser Stelle kommt die obige Frage ins Spiel: Warum sollten Archive worüber wie bloggen?

Archive sollten bloggen, um wahrgenommen zu werden.

Archive sind wie schwarze Löcher. Man weiß wenig über sie. Das gilt für den Großteil der Bevölkerung, die in einem Archiv allenfalls eine bibliotheksähnliche Einrichtung mit alten Dokumenten in unzugänglichen Kellerräumen vermutet. Das gilt für Behörden, denen häufig genug nicht klar ist, dass ihre eigenen Altakten nicht in den Papiermüll, sondern in ein Archiv gehören. Das gilt selbst für fortgeschrittene Nutzer, die wohl eher das vorhandene Archivgut als quasi gottgegeben nutzen als die Überlieferungsbildung nachzuvollziehen. Alle diese Gruppen müssen Archive als hermetisch abgeschlossene Räume wahrnehmen, deren Innenleben ihnen nur soweit offenbart wird, wie es für das sporadische Miteinander unvermeidlich ist. Das gilt aber auch für die Archivarinnen und Archivare, also für die Fachöffentlichkeit. Natürlich nicht in dem Sinne, dass man nicht weiß, was Archive im Allgemeinen machen, sondern in dem Sinne, dass man nicht weiß, was denn die Archivarinnen und Archivare andernorts im Speziellen denn so machen. Ich habe als nordrhein-westfälischer Archivar keine Ahnung, was denn die Kolleginnen und Kollegen in, sagen wir, einem bayerischen Staatsarchiv oder einem mecklenburg-vorpommerischen Kommunalarchiv machen. Und das, obwohl ich mir sehr sicher bin, dass wir vielfach vor ähnlichen Fragen und gleichen Problemen stehen. Wir haben aber kein reguläres Medium, um unsere Fragen publik zu machen, unsere Überlegungen zu teilen, unsere Lösungen zu entwickeln. Selbst als Kollege kann ich nicht hinter die fensterlose Mauer schauen, mit der sich Archive nicht nur physisch umgeben. Ein Blog löst diese hermetische Abschottung auf. Mit einem Blog können Archive ihre Arbeit begleiten und transparent machen. In einem Blog könnte man – zumindest ausschnittsweise – verfolgen, was Archive umtreibt. Über ein Blog lassen sich Zielgruppen erreichen, die vielleicht Interesse an Arbeit und Beständen eines Archivs haben, gegenwärtig aber keine Informationen vermittelt bekommen. Archive sind einzigartige Einrichtungen am Schnittpunkt von Verwaltung, Kulturpflege und Wissenschaft und verfügen (nach Prantl) sogar über „Systemrelevanz“. Ihre Bedeutung steht und fällt mit ihrer Wahrnehmung in der Öffentlichkeit. Wahrgenommen aber wird man zunehmend über soziale Medien – und Blogs sind das soziale Medium schlechthin, um Inhalte in den digitalen Raum zu vermitteln.

Archive sollten bloggen, um digital sprachfähig zu sein.

Das Internet ist ein gigantischer universaler Diskursraum. Im Internet bewegen sich Millionen von Menschen, die über Millionen von Themen diskutieren. Natürlich gehört auch Geschichte dazu und damit sind auch Archive berührt. Partizipieren können Archive aber nicht an einer einzigen dieser Diskussionen. Archive sind nämlich digital nicht sprachfähig. Ihre einzige Möglichkeit, ihren Interessenten im virtuellen Raum etwas mitzuteilen, ist die Homepage – ein hierarchisches und statisches Medium, dessen Struktur jeglichen Kommunikationsakt auf das einseitige Verkünden sakrosankter Verlautbarungen reduziert. Eine Homepage ist damit für die Präsentation persistenter Informationen prädestiniert, etwa für E-Texte oder Online-Findmittel inkl. Digitalisate. Ein soziales Medium ist sie allerdings nicht, sie erlaubt kein Miteinander, keinen Austausch, keinen Diskurs. Will man mit seinen Nutzern in einen Dialog eintreten, so kann nicht die Homepage das Medium der Wahl sein, wohl aber das Blog. Ein Blog verkündet keine unveränderlichen Fundamentalinformationen, sondern ist Teil eines allgegenwärtigen kontinuierlichen Diskurses, etwa über archivische, historische und kulturelle Themen. Mit einem Blog kann ein Archiv aktuelle Arbeiten, markante Themen oder spezifische Probleme an einen interessierten Adressatenkreis vermitteln. Mit einem Blog macht ein Archiv ein Gesprächsangebot: Es berichtet von seinen Aufgaben und Projekten, die Nutzer reagieren auf die gebotenen Informationen. Blogbeiträge werden rezipiert und mit Blogbeiträgen andernorts beantwortet. Manches wird Zuspruch ernten, anderes Widerspruch. Nutzerinteressen werden ersichtlich, Nutzerressourcen erschlossen, Nutzerbindungen geschaffen. Ein Blog führt Archiv und Nutzer in einem gemeinsamen Diskursraum zusammen. Wo die Homepage der Balkon ist, von dem ein Ausrufer die wichtigsten Informationen verkündet, da ist das Blog der Tisch, an dem Gesprächspartner auf Augenhöhe zusammenfinden und über ihre Anliegen diskutieren.

Archive sollten bloggen, um für die Zukunft gerüstet zu sein.

Niemand kann ernsthaft annehmen, dass das Internet, das Social Web, das Semantic Web nur eine Zeiterscheinung sein werden. Ganz im Gegenteil: Digitalisierung und Virtualisierung werden weiter zunehmen. Geschehen wird das auch und gerade dort, wo Archive tätig sind: im Bereich der Informationsdienstleistung. So werden bereits in den nächsten Jahren Millionen von Digitalisaten online vorliegen und die Nutzung von Archiven auf eine neue Grundlage stellen. Nutzer werden Archiven zunehmend virtuell begegnen. Solche veränderten Nutzungsgewohnheiten werden aber auch neue Strukturen bedingen, um miteinander zu kommunizieren. Archive brauchen nicht nur leistungsfähige Präsentationsplattformen (z.B. Archivportale), sie brauchen auch Kommunikationskanäle, um ihren Nutzern begleitende Informationen näher zu bringen. Die sozialen Medien eignen sich wunderbar, um den Kontakt zwischen Archiven und Nutzern herzustellen. Manche von ihnen sorgen für die Vernetzung (z.B. Facebook, Twitter), andere aber transportieren die Inhalte, insbesondere nämlich Blogs. Wer dieses Prinzip heute nicht versteht, wird es schwer haben, morgen seine Adressaten zu erreichen. Dabei sind Blogs (wie auch allen anderen soziale Medien) keineswegs die Zukunft, sie sind bereits die Gegenwart. Zukunft sind sie lediglich für die deutschen Archive, die sich ihrer Möglichkeiten bis jetzt noch nicht gewahr worden sind. Gerade deshalb sind die Pioniere gar nicht genug zu loben, die einer konservativen Branche den Weg zu neuen Medien und Möglichkeiten bereiten – alles Gute, siwiarchiv, auf viele weiter Jahre!

Und natürlich: Sapere aude!


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