Die Tiefe der Verzeichnung

Weiter geht es mit unserer Serie. Heute schreibt Carsten Haubrock über den Bestand, den er gerade bearbeitet. Er verzeichnet Akten der LWL-Finanzabteilung.

FAMI im LWL-Archivamt III: Die Tiefe der Verzeichnung ( von Carsten Haubrock)

In der vergangenen Woche hat euch mein Kollege Marcel mit dem Konzept der Erschließung vertraut gemacht und auch einen Einblick in den Bestand der LWL Presse- und Öffentlichkeitsarbeit gegeben, in welchem er aktuell die Pressebesprechungen verzeichnet. Ich möchte an dieser Stelle dem geneigten Leser auch “meinen Bestand” kurz vorstellen, nämlich den der LWL-Finanzabteilung, früher bekannt unter der Bezeichnung Kämmerei. Die Finanzabteilung gehört zum Referat des Ersten Landesrats und befasst sich unter anderem mit der Haushaltsplanung, der Finanz- und Investitionsplanung sowie den Haushalts- bzw. Jahresrechnungen. Auch ist sie für das Haushalts- und Rechnungswesen der LWL-Einrichtungen, wie z.B. den Landeskrankenhäusern, Förderschulen, Heime, Wohnbereiche und Gutswirtschaften, zuständig, welche unter die Trägerschaft des LWL fallen oder von diesem betrieben werden. Besonders interessant fand ich auch den Bereich der Landschaftsumlage. Hier bekommt man einen guten Einblick in die Hauptfinanzierungsquelle des Landschaftsverbandes. Die Landschaftsumlage bezeichnet die Zahlungen, die durch den Hebesatz auf die Steuereinnahmen der Mitglieder des LWL, die 9 kreisfreien Städte und 18 Kreise in Westfalen-Lippe, erhoben wird. Diese tragen und finanzieren sozusagen den Landschaftsverband. In den Unterlagen der Landschaftsumlage finden sich vor allem die Vierteljahresstatistiken der Kommunalfinanzen, sowie Schätzungen der Umlagegrundzahlen von Gemeinden und Kreisfreien Städten in NRW.

Der Kämmerei-Bestand unbearbeitet im Regal
Der Kämmerei-Bestand unbearbeitet im Regal

Aber auch unter dem Klassifikationspunkt Vermögen finden sich aufschlussreiche Archivalien, wie zum Beispiel Unterlagen zu den Stiftungen welche im Namen des Landschaftsverbandes betreut werden. Diesbezüglich möchte ich kurz die Piepmeyer-Stiftung erwähnen, welche von dem wohltätigen Kommerzienrat Heinrich Piepmeyer (1836-1914) aus Münster ins Leben gerufen wurde und deren Mittel man für die Verbesserung der Lebensqualität Behinderter Menschen einsetzt. Neben Unterlagen zu den Wahlen und Sitzungen des Verwaltungsrates der Stiftung sowie der Verwaltung des Vermögens findet man auch beispielsweise

 

 

Fotos von Umbauten im Integrativen Montessori Kindergarten in Münster, welche durch die Piepmeyer-Stiftung finanziert wurden, oder Unterlagen hinsichtlich der finanziellen Beihilfe zum Studienaufenthalt Behinderter im Ausland.

 

P1010093 Regal
Die Signatur wird im ersten Arbeitsschritt auf Papierstreifen bei der Archivalie notiert. Dann werden die Archivalien in Mappen und Kartons verpackt.

Da ich mit der Verzeichnung bisher noch nicht allzu vertraut war, musste ich mich zunächst mit der Struktur der Finanzabteilung auseinandersetzen. Hierbei war der Aktenplan eine sehr große Hilfe, denn in Kombination mit ebendiesem und den Aktenzeichen der Unterlagen, lassen sich sehr schnell Zuordnungen herstellen und Klassifikationen installieren, welche wiederum eine bessere Übersicht gewährleisten. Auch die Titelbildung ist so gesehen eine Kunst für sich. Knackig soll er sein, so ein Titel, dazu prägnant und ohne Interpunktion. Das wirklich schöne an diesem Bestand ist, das ein Großteil der anfallenden Akten bereits einen nahezu perfekten Titel besitzen, der nur hier und da ein wenig umgestellt werden muss. Die Benutzung des „Enthält-Feldes“ in ACTApro hatte mich allerdings zu Beginn ein wenig verunsichert. Wie viel des Inhalts der Akte soll ich hier kommunizieren und was ist überhaupt von Bedeutung? Da sagte ich mir, bevor ich etwas übersehe, bekommt halt nahezu jedes Blatt seine Erwähnung. Was als hehrer Vorsatz begann, war in der Praxis natürlich völlig untauglich. Selbst eine verhältnismäßig schmale Akte zu verzeichnen kostet nach dieser Strategie einfach Unmengen an Zeit und zudem verwirrt ein solch riesiger „Enthält-Vermerk“ den Betrachter mehr, als das er ihn informiert. Nach Rücksprache mit der zuständigen Archivarin erkannte ich, dass eine andere Herangehensweise erforderlich war. Im besten Fall sollte der Titel der Akte schon alles aussagen und Eintragungen in das „Enthält Feld“ überflüssig machen. Besondere Schriftstücke allerdings, die eine hohe Aussagekraft besitzen, sowie Unterlagen die aus dem üblichen Schema hervorstechen trägt man ein. Dokumente, die scheinbar nichts mit der eigentlichen Aussage der Akte zu tun haben werden im „Darin-Feld“ vermerkt. Nach und nach bekommt man auch ein Gefühl dafür, welche Informationen wichtig sind, und welche man unerwähnt lässt. Beispielsweise finden sich in den Archivalien zu den Bürgschaftsübernahmen des LWL auch quasi immer eine Anfrage des jeweiligen Darlehnsnehmers, sowie ein Tilgungsplan zum Darlehen und Korrespondenzen des LWL mit dem Darlehnsgeber. Da dies alles Informationen sind, die man in der Akte erwarten kann sofern der Titel gut ist, braucht man sie auch nicht mehr extra aufzuführen. Berücksichtigt man diese Anweisungen, kommt man letztlich auch recht zügig mit der Verzeichnung voran.

Soviel nun meinerseits zum Thema Verzeichnung. In meinen nächsten Bericht werde ich mich mit dem Thema der Magazintechnische Bearbeitung von Archivalien befassen. Oder vielleicht doch mit der Aufsicht des Lesesaals? Eventuell auch ein Blogbeitrag über die Gefahren und Tücken bei der Reponierung. Lasst euch überraschen.

Famis2014MasterHier schreiben unsere FAMIS Marcel Wachnau (links) und Carsten Haubrock (rechts).

Die Crowdsourcing-Plattform Velehanden.nl

Eine der zentralen Fragen bei dem Einsatz von Web 2.0 in und für Archive ist die Frage nach dem Nutzen für die Archive. Die Vorstellung etwas online zu stellen, was dann von anderen erschlossen, bzw. bearebitet wird ist eine der Zukunftsvisionen, die viele Archive verfolgen. Scheinbar bieten sich einige Bestände, wie z.B. Fotobestände für das sogenannte “Crowdsourcing” geradezu an. In den Niederlanden läuft schon seit Jahren erfolgreich die Crowdsourcing-Plattform www.velehande.nl Ellen Fleurbaay und Nelleke van Zeeland vom Stadsarchief Amsterdam berichten hier über das Projekt, die Betreuungsaufwände, den Nutzen und die Ergebnisse bis jetzt. Dieser Beitrag in englischer Sprache bassiert auf einem Vortrag, der beim Deutsch-Niederländischen Archivsymposium im Okober 2013 in Arnheim gehalten wurde.

 

Velehanden.nl: what does it take to make a crowd?

Von Nelleke van Zeeland und Ellen Fleurbaay

10_Zeeland_homepage VHVeleHanden, which can be translated as Many Hands, is the online crowdsourcing platform initiated by the Amsterdam City Archives. It is active for almost two years now, so high time to look back, evaluate and value the results. A short history of the Amsterdam City Archives and our online activities will provide the necessary context and background of this project. Then we will focus on how the VeleHanden project was initiated and organised in a public private partnership. Then we will arrive at the most important question of crowdsourcing: how to create and keep a crowd. In conclusion, we will touch upon the results of VeleHanden. What did we accomplish? How is the quality of the work?

A short history of the Amsterdam City Archives

First of all some basic information on the Amsterdam City Archives. Since 2007 we are located in a beautiful building in the heart of the Amsterdam City Centre. We receive an average number of about 100.000 visitors a year. That is a figure we are very happy with, as before 2007, when we were housed in a picturesque little building on the outskirts of the city, we never attracted much more than a quarter of this number. And even this quarter was declining, in an alarmingly rapid pace. At the same time we were amazed to see how many visitors were attracted to our first website in 1998 and how fast the number of web visitors was growing. Without much effort, in a few years the website attracted ten times more visitors than our reading rooms.

The website started in 1998 and, as most websites in those days, it was a sort of online brochure, offering illustrated stories about highlights in our collections, information on opening hours and other practical things. Then we saw an Image database, probably Getty’s. We fell in love with it and wanted one for ourselves. In 2003 we had our own Beeldbank.

10_Zeeland_projectpage VHAbb1. Homepage + Projectpage

 

 

 

 

 

 

Then some visitors asked: ‘Why an Image database? Your core business is archives, so where are the archives? We had to admit that this was an apt remark and we set ourselves to get an overview and catalogue of our archival collections online. We named it: Archiefbank, or Archives Database. Our colleagues said: well done! But our customers were not satisfied and they asked: ‘Where is the button to see those documents? I cannot find it’.

Again an apt remark we thought. So we decided to start scanning. This time our colleagues laughed at us and asked us if, by the way, we had forgotten to calculate how long it would take to scan all those kilometres of documents. Of course we had not forgotten; it is an easy sum: with an average production of 10.000 scans a week it would take about 420 years to scan our collections. But the question is not about how much documents we have in our collections, the question is how much documents our customers ask from us. And that does not outnumber about 15.000 scans a week. That is why we started a ‘scan on demand service’. This works out fine and nowadays we produce 15.000 scans a week. When a request for scans is received it takes three to five weeks to produce the scans and bring them online. A lot better than the calculated 420 years…

However, then came the questions from customers that led to VeleHanden. This time the questions were not as simple as ‘where is the button’. They were more like vague complaints: ‘I cannot find it’, ‘It is too difficult’ or ‘Why is there so much’. It took us some time before we comprehended what was needed. Eventually, we came to the conclusion that our customers do want to find things, but they do not want to have to search for them. They want to know the history of their house, or the history of their family, but they do not want to make a study of how the population was administrated in the past. They just want to type in a name or an address. In short, they want an index to all those documents.

We had some indexes made in India, but even in low-wage-countries, this is rather expensive. The average costs of indexing a scan vary from three to ten times the price of producing a scan. It would be absolutely impossible for us to find the money to pay for indexing on a large scale. What we needed for indexing were volunteers, and not just a few, but lots and lots of volunteers. And that is how the idea for this crowdsourcing project was born.

Can we build it?

To attract a real ‘crowd’ to our project it seemed better to us, not to operate on a local scale. A project where all archives in the Netherlands could benefit from, seemed more appropriate. So in 2011 we invited our colleagues to join us in a nationwide pilot project to index all Dutch Militia registers. As enrolment for the army was obligatory, the name of every Dutch 19-year-old boy is written at least once in these registers. So nowadays every man or woman with Dutch ancestors can find some of them in these registers. An interesting project for a real crowd.

However, a nationwide project costs a lot of money. So the first problem to solve was the funding problem. The solution for this problem was found in a public private partnership. You could call it co-creation, as there were various partners involved in making VeleHanden possible.

The first category of partners are the archival institutions. They were asked to pay for the scanning of their own documents. The Amsterdam City Archives offered to manage the scanning process and we were able to negotiate a very low price per page, simply because of the size of the project. So we as archival institutions gain a lot as we receive high quality and cheap scans plus an index and all we learn from being part of an innovative project.

Secondly, VeleHanden was supported by public funds that want to stimulate people to participate in cultural and socially relevant projects. Two public funds decided to join us: the Mondriaan Foundation and VSBfonds.

The third party that profits from the project are the users of the Militia registers website who like to have a look at, or to download our scans. These users pay € 0,50 per scan. Of course there is an important exception: our crowdsourcers can earn scans for free.

And then there was a very important fourth partner in this project: the company that would own and exploit the crowdsourcing platform. We send out a Request for Proposal in which we offered a fixed price for the company that came up with the best plans. We did not ask for lowest price, but we asked for best quality and best warranties for continuity in the future.

We received seven enthusiastic proposals and we decided to contract two partners: one for the crowdsourcing platform VeleHanden.nl and one for the search system and webshop Militieregisters.nl. Geneabase built and owns militieregisters.nl and Picturae exploits the VeleHanden website. Currently, the crowdsourcing platform facilitates already ten institutions in eleven different projects. When an archive service wants to use VeleHanden, it has to pay a service fee that is related to the size, complexity and duration of the project. If new functionality is required for a particular project, it is up to Picturae to develop this functionality in dialogue with the archival institution. However, the archive service retains control over both the digital images and any metadata created by the volunteers during the project. We believe that the partnership therefore combines a commercial imperative for Picturae to support, develop and sustain VeleHanden with the archival institutions’ mission to promote online access and public engagement with archives.

In the next step of development, the actual creation of the platform for crowdsourcing, we invited a lot of people to help us ‘co-create’ VeleHanden. We realised that we needed to attract a huge and diverse community for crowdsourcing. This meant we had to attract a lot of people that we had never met before. Who are they, why would they participate and what is important to them? We needed to get to know these people a bit better. And we felt they had a right to participate in the development of the platform, as they were going to do the actual work on the website.

So we simply asked in one of the City Archives’ newsletters for volunteers to join the project to help us testing the tools for data entry and for quality checks and to test login procedures and forum facilities. In two days’ time 150 people volunteered and we had to stop enrolment for testing as our software-partner was getting a bit nervous.

We started the test period when the first tool, the tool for data entry was ready to be tested. We organised a meeting to get acquainted with our panel and to explain our ideas. They started the data entry, and at the same time we started developing the tool for control. Six weeks later, we held a second meeting, explained the working of the control tool and in the second test period our testers checked the data they had entered in the first six weeks and by doing this they tested the control tool.

All in all the testing took four months. We held another meeting and we organised several surveys, using Google analytics. Attendance to the meetings varied from twenty to fifty people. Even more important than the meetings and the surveys was the Forum. The Forum was a busy meeting-place for direct contact on a daily basis between testers and the project team. And it continues to be; direct communication is a very important feature of the site and we keep thinking of improvement.

All in all, this co-creation of our platform worked out very well and our software engineer told us she wished all projects could be done in this way. She enjoyed explaining how the site worked not only to us, but also to the actual users of the site. And she said it was very rewarding to be able to fix bugs as soon as people see them and to get a nice ‘thank you’ for it, instead of receiving complaints after you thought you had finished your job. On the other side, the volunteers were very happy to receive answers from the software engineer herself and they experienced that we really paid attention to what they said.

During this testing period the core of our crowd was formed. At November 3rd 2011, when we officially baptised VeleHanden and send it out in the world to grow, the testers transformed to ambassadors of the website. They do all the quality checks and they help new arrivals. At this moment, VeleHanden counts more than 2900 members and it still grows daily. So we can assume we managed to create a crowd.

 

VeleHanden.nl

 The platform VeleHanden.nl consists of several parts that we will briefly describe here. Of course this will make even more sense if one would logon to the website and browse around.

On the home page you will find general information about VeleHanden. What is it? Why should I join in in this project? What kind of projects can I work on? Each project has its own page with more specific information about the source the project is about, the task, the reward, relevant news items et cetera. Per project you can also find statistics on the overall progress of the project and which member entered or controlled most scans. We think this is also an important aspect for motivation of the crowd. Most of the projects are still genealogical projects, initiated by archival institutions, but there are also video tagging and photo tagging projects and even one in which you help determining louses and mites. This shows that VeleHanden is still developing. Abb.  Data entry – photo tagging

On the member page (‘Gebruikers’) you find an overview of all volunteers who work on one or more projects. On the Forum people can ask questions or share interesting information with the crowd. The menu items News and Help (FAQ) speak for themselves.

Each member can choose a project to work on, and by clicking on the ‘invoeren’-button, you start with the data entry. Data can be entered once or twice, or even more times, if you would like to. For most genealogical projects double data entry is chosen. A volunteer types the requested data and once he finished the scan and saves the data, a new scan immediately appears. We hope this motivates the volunteers and makes VeleHanden almost addictive. While entering data, the participants can use two buttons to contact the project managers. They can mark a scan as unusable (‘onbruikbaar’), for example when it is a cover of a book, or as remarkable (‘opmerkelijk’), if something special is noted. In the Militia registers project for instance we asked the crowd to use the ‘remarkable-button’ when they recognised famous persons. This led to a nice summing up of heroes on Militieregisters.nl.

 

10_Zeeland_data entry photo VH

 

 

10_Zeeland_data entry text VHAbb 2.  Data entry – archival project

 

 

 

 

The control tool is only accessible if you have been appointed controller by a project manager. The data entered by both participants is shown next to each other and next to the scan and differences are highlighted. The controller can see in an instant where he should pay extra attention to. He can choose one of the entries by clicking on it, or if he disagrees with both, he can enter the correct data himself. If he does not know what is right either, he can use the problem button to send an email to an expert, someone from the archival institution. This option is not used by the controllers often though. As a default setting both participants are rewarded with VeleHanden points, but if the controller suspects misuse, he has the power to take points. This is also a rare exception. Abb. Control tool

 

Pleasure, praise, profit

We saw that we have already passed the problem of making a crowd. Now the important challenge is to maintain a crowd. Of course we have thought a lot about it: it started during the development of VeleHanden, but thinking of ways to keep the crowd still continues. We believe the work has to provide three things to the crowd: pleasure, praise and profit.

First of all: it must be a real pleasure to use the website. It must be user friendly and really fast. The task itself must be fun and it must be nice to come into contact with like-minded people that you get to know after a while.

Then you must feel and be told that the work you are doing is appreciated very much, not only by the archives, but by all historical researchers now and in the future. Working on VeleHanden is a socially relevant activity. It may sound obvious, but this is an important feature of all volunteer work: volunteers have to feel appreciated and praise is a simple, but an important reward. Important at this point is also to show the results: as Amsterdam City Archives we weekly add the newly indexed names in a work in progress index on our website. This is great for our crowd, because if a participant enters a name today, he will be able to search and find that name next week. For us as project team it is great as well, because we see our indexes grow with about 15.000 to 20.000 names a week, which is incredible.

And, last but not least, you have to gain something as well. At VeleHanden you receive what we call VeleHanden points, to be compared to Airmiles. These points are not worth a lot; an estimate would be that you earn € 0,50 an hour. But still, it is a sign of appreciation and we learned this is important to our crowd. Each archive can decide how many points they want to reward their volunteers and can decide what kind of ‘products’ they offer. Usually, it is access to scans, which are otherwise only downloadable for money. But we also have sent flowers or chocolates and organised workshops, guided tours and even a lottery. Although it is not the decisive factor to participate, it is important to reward your crowd. An example that illustrates this, is the birthday of the VeleHanden project of the population registers. We decided that on that particular day, people would be awarded five instead of the regular three points for each scan. Where the average of indexed scans was 250 a day, on the birthday it suddenly rose to 591.

These three p’s, pleasure, praise and profit, are the key factors which we will continue to monitor and develop to maintain our crowd, in hope we can keep them as enthusiastic and hard-working as they are now.

 Results

To conclude some more details about the results of crowdsourcing. In almost two years, VeleHanden counts 2900 participants, mainly from the Netherlands, but also from abroad, for example from Brasil, the United States, Sweden, Australia and even Senegal.

Their production is overwhelming. If I take only the genealogical projects into account, there are over 4,5 million names transcribed. Calculated in working hours, this would take us, regular archivists, more than fifty years. And then we would not even take breaks. So that is huge. On top of that, they really seem to like it, because they are also really active on the Forum. In two years they started 1280 forum topics and responded to them more than 5000 times.

What you see in all crowdsourcing-projects: most of the work is done by a small hard core and this is also the case with VeleHanden. Fifteen participants have processed more than an amazingly amount of 10.000 scans each.

But quantity is not as important as quality. The question most asked is: is crowdsourcing prone to error? Last year, Ellen Fleurbaay and PhD researcher Alexandra Eveleigh from University College London, tackled this question in a paper delivered at the ICA conference. They gave a threefold answer to this question, which we will summarise here.

Firstly, support and guidance is essential for crowdsourcing. Instructions are provided in several different places and formats: as a manual, while indexing and in FAQ. People can ask for help on the Forum or use the remarkable button to bring a scan under extra attention of a controller or project leader. These guidelines and communication tools make the crowd confident.

Secondly, VeleHanden uses a double entry system: as we explained earlier two different people independently index the same scan. And then on top of that, a third person checks the data that the first two have entered. This third volunteer can see both the scanned document and the two sets of data that have already been entered. The third person’s job is to check and decide on the right choice. So three independent persons review a scan, something that would be far too costly if you were not to work with a crowd.

And lastly, a question in return is: what do we consider an error? Sometimes an entry in our index looks like a mistake, but eventually turns out to be right. We will show you one example from the Militia registers.

Searching on the impossible year or birth 1, gives 33 results. So you would think these are 33 mistakes. But take for example Hendrikus Ebeling, who cannot have been born on June 12th in the year 1. As he is registered in 1861, and all boys had to sign on at the age of 19, it is obvious that Hendrikus must have been born in 1842, as were all the other boys registered on the same page. But the strict instruction for the volunteers is to copy exactly what they read in the scan and as you can see, according to the scan his date of birth is June 12th in the year 1. So in the index you can find him born in the year 1 and this is not a mistake made during indexing, but an error in the nineteenth century administration.

So even if you find strange years or dates of birth, you cannot be sure they are mistakes. In the Militia register index of over one million records, there are 316 of these ‘impossible’ years of birth, and this is only 0.027% of the index, a reassuring percentage. Especially if you consider that some of those 316 might even be indexed right.

So all in all we are very satisfied with the development and results of VeleHanden so far. Of course, there are still points of improvement and we still learn every day.

Nelleke van Zeeland
Stadsarchief Amsterdam

nvanzeeland@stadsarchief.amsterdam.nl

 

Ellen Fleurbaay

Stadsarchief Amsterdam

heft 80 - 01-2014 - seiten001-068.inddDieser Beitrag ist ebenfalls inder aktuellen Archivpflege, Heft 80 abgedruckt.

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Was gehört zum Aufgabenbereich eines FAMI im Archiv? Dieser Frage widmen sich in ihren folgenden Berichten Marcel Wachnau und Carsten Haubrock. Die besondere Situation im LWL-Archivamt beitet die Möglichkeit während der Ausbildung viele verschiedene Aufgabenbereiche zu entdecken. Heute berichtet Marcel Wachnau von seiner Arbeit an einem Bestand.

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von Marcel Wachnau

In meiner Ausbildung zum Fachangestellten für Medien und Informationsdienste beim LWL-Archivamt für Westfalen hat die Erschließung von Sachakten einen hohen Stellenwert, da die Erschließung eine Kernaufgabe der Archive ist, denn erst durch sie wird durch die schnelle Verfügbarkeit des Inhalts der Unterlage eine Benutzung ermöglichst. Es werden Metadaten zu der Unterlage, wie Laufzeit, Titel, Sperrfristen und Enthält-Vermerk eingegeben. Darüber hinaus wird für die spätere schnelle Verfügbarkeit eine Signatur vergeben, unter welcher die Archivalien im Magazin jederzeit gefunden werden kann. Zurzeit erschließe ich Pressebesprechungen aus dem Bestand der LWL Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Diese Stelle, welche zum Dezernat des LWL-Direktors gehört, hat die Aufgabe, die Medien und die Bürgerinnen und Bürger in Westfalen-Lippe über Angelegenheiten des LWL zu informieren und die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des LWL zu koordinieren und konzeptionell weiterzuentwickeln. Im Rahmen dieser Aufgaben hält der Landschaftsverband Pressebesprechungen ab, um die Vertreter der Medien mit den Aufgaben und der Arbeit des LWL vertraut zu machen sowie auf Veranstaltungen und Ereignisse , an denen der LWL direkt oder indirekt beteiligt ist, hinzuweisen.

Fami_PressebestandBisher sind die Pressebesprechungen von 1946 bis 1964 von mir erschlossen und archivgerecht verpackt worden. Ein großer Teil dieses Bestandes umfasst die unter Teilnahme von Medienvertreter stattfindenden Bereisungen und Verkehrsfreigaben der Bundesstraßen und Bundesautobahnen im Bereich des Landschaftsverbandes Westfalen- Lippe durch den Bundesminister für Verkehr sowie die Pressebesprechungen in Vorbereitung auf Westfalentage, Westfälische Naturschutztage sowie auf die Tage Westfälischer Geschichte. Auch alljährliche Presskonferenzen zur Veröffentlichung des Haushaltsplanes des Landschaftsverbandes sowie zu Mitgliederversammlungen insbesondere der Westfälischen Landesplanungsgemeinschaft sind in diesen Bestand zu finden. Daneben findet man auch Besprechungen zur Eröffnung von Ausstellungen, Einweihung von Neubauten des Landschaftsverbandes, Teilnahmen des Landschaftsverbandes an Pressekonferenzen Dritter, Pressekonferenz des Landschaftsverbandes zu aktuellen Themen auf ihren Gebiet, und noch einiges weiteres vorhanden.

Wie ihr seht erstreckt sich diese Überlieferung über einen sehr breit gefächerten Themenbereich, was für die Erschließung den angenehmen Vorteil mit sich bringt, dass kein Frust infolge von Einseitigkeit der Erschließungsarbeit aufkommt.

 

Neben allgemeinen Schreiben zur Planung der Pressekonferenz, Einladungen an Teilnehmer und Teilnehmerlisten beinhalten die Unterlagen höchst Informationswerthaltiges [Informatives] Material, so wie die zu verschiedenen Themen vom Landschaftsverband erstellten Berichte zu den Themen der Pressebesprechung, welche den Medienvertretern als Handmaterial vor der Besprechung zugesandt wurden oder die Reden und Vorträge, welche auf den Veranstaltungen, zu dessen Zweck die Pressebesprechung stattfand, gehalten wurden.

Auch finden sich Programme zu den Veranstaltungen und Zeitungsartikel im Nachgang zur Pressebesprechung.

Besondere Herausforderungen beim Erschließen dieses Bestandes sind das Beschreiben der Karten und Pläne, welche im Besonderen in den bereits erwähnten Akten zur Bereisung und Verkehrsfreigabe der Bundesstraßen und Bundesautobahnen anfallen, sowie das Verbalisieren von teilweise nicht beschrifteten, jedoch äußerst aussagekräftigen Fotografien.

Aber es finden sich auch einige Skurrilitäten in den Akten, so diese hier:

FamisArchivamt20143

 

 

 

 

 

 

 

In der Akte 115/352, welche eine Pressebesprechung der Hauswirtschaftlichen Vereinigung Münster e.V. unter Beteiligung des Landschaftsverbandes am 05.04.1955 zur Ausstellung “Frau – Familie – Wirtschaft”, zum Thema hatte, fanden sich auch diese aus Pappe angefertigten Reliefs mit den Unterschriften von Dr. Anton Köchling (Direktor des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe), Dr. Franz-Josef Würmeling (Bundesminister für Familienfragen), Fini Pfannes (1. Vorsitzende des Deutschen Hausfrauenbundes), Lotte Ueckermann (1. Vorsitzende des Landesverbandes Westfalen im Deutschen Hausfrauen Bund) sowie einer weiteren Person.

Von allen diesen Personen befinden sich in der Akte auch Reden, die sie wohl bei der Eröffnung der Ausstellung am 9.4.1955 halten sollten.

Leider war ich ziemlich ratlos, was es mit den Kärtchen auf sich hat, und wie ich diese Benennen sollte. Darum die bitte an jeden, der Hinweis zur Begrifflichkeit oder zum Zweck geben kann, dies über die Kommentare kundzutun.

Eine Besondere Bedeutung hat dieser Bestand in Anbetracht der Entwicklung der Selbst- und Außendarstellung des LWL in den Medien, da in vielen Unterlagen sowohl vom LWL gefertigtes und der Presse ausgeteiltes Handmaterial zur Pressebesprechung befindet, als auch die Reaktion der Presse durch Zeitungsausschnitte dokumentiert ist. Auch sind die Verlagerung von Schwerpunkten in der Arbeit des Landschaftsverbandes und ihre Kooperation mit anderen Institutionen, Vereinen und Verbänden dokumentiert.

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Der fertige Bestand im Regal

 

 

 

 

 

 

 

Famis2014MasterHier schreiben unsere FAMIS Marcel Wachnau (links) und Carsten Haubrock (rechts).

Digitaler Archivierung und e-Depot in Amsterdam

Mit dem Ratsbeschluss ab 2015 ( also schon bald) rein elektronisch zu archivieren, hat sich die Stadt Amsterdam hohe Ziele gesetzt. Wie sie diese erreichen will erklärte Pepjin Lucker vom Stadtarchiv Amsterdam beim Deutsch-Niederländischen Archivsymposium in Arnheim im November 2013. Wie gehen unsere niederländischen Nachbarn die Frage der elektronischen Langzeitarchivierung im kommunalen Bereich an? Können wir von ihnen etwas lernen?

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Digitaler Archivierung und e-Depot in Amsterdam

von Pepijn Lucker

Einleitung[1]

Das Stadsarchief Amsterdam (SAA) ist das historische Dokumentationszentrum der Stadt Amsterdam mit ungefähr 49 Kilometern Archivgut, einer historisch-topografischen Sammlung mit Millionen Karten, Zeichnungen und Bildnissen, einer Bibliothek sowie umfangreichen Ton-, Film- und Fotoarchiven. Wir bewahren die Bestände und Sammlungen der gemeindlichen Behörden und der Betriebe, die etwas mit Amsterdam zu tun haben sowie Archivgut aus privaten Quellen („particuliere instellingen“). Jährlich wachsen die Archive und Sammlungen um einige Hunderte von Metern. Wir machen die Bestände zugänglich, sodass jeder die Dokumente nachschlagen kann, im Studiensaal oder online auf unserer Homepage. Jährlich empfangen wir mehr als 100.000 Besucher in unserem monumentalen Gebäude “De Bazel” im Zentrum von Amsterdam. Die Website des Stadsarchiefs (http://stadsarchief.amsterdam.nl/) hat jährlich ca. 700.000 einzelne Besucher. Kenntnisse über der Stadt Amsterdam, die in den Archiven zu finden ist, veröffentlichen wir in Publikationen, Ausstellungen und allerlei Veranstaltungen.

Das Stadsarchief hat auch die Aufsicht darüber, wie die Teilgemeinden und die Dienste der Gemeinde Amsterdam mit ihren Archiven umgehen. Wir überwachen, dass die Dokumente, die dauerhaft aufbewahrt werden müssen, rechtzeitig an das Stadsarchief abgegeben und die übrigen vernichtet werden. Wenn erwünscht, helfen wir dabei ein wenig oder empfehlen die richtige Vorgehensweise. So bleiben die für die Geschichte der Stadt wichtigen Dokumente aufbewahrt. Das SAA hat die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das heute geschaffene Kulturgut für zukünftige Generationen aufbewahrt wird. Ein gut funktionierendes Archiv ist essentiell für die demokratische Verantwortung der gemeindlichen Behörden. Archive kommen nur zu Geltung, wenn sie durch Amsterdamer weltweit benutzt und gesehen werden.

Zielsetzung für 2014

Das SAA hat im Jahresplan 2014 einige Ziele im Bereich der digitalen Archivierung aufgenommen: [2]

  • Dauerhafter Zugang zu digitaler Information fängt an mit digitaler Archivierung von Information an der Quelle, in den Arbeitsprozessen der gemeindlichen Dienste und Teilgemeinden. In der heutigen Hybridsituation gibt es bei den Diensten und Teilgemeinden sowohl Archivierung auf Papier als auch digitale Archivierung, und manchmal bleibt unklar, welche Dokumente führend sind. Daraus entstehen eine ungewisse Situation bei der Rechtsprechung und ein großes Problem, wenn Archive an das SAA übergeben werden. Die Kosten, die entstehen, um ein Archiv nachträglich in Ordnung zu bringen, sind hoch. Auf Initiative des Stadsarchiefs hat der Gemeindevorstand[3] daher entschieden, dass vom 1. Januar 2015 an alle Dienste und Teilgemeinden nur noch ausschließlich auf digitale Weise archivieren dürfen. Dazu hat der Gemeindevorstand den Direktor des Stadsarchiefs beauftragt, zusammen mit dem CIO[4] ein Programm „Digital Archivieren 2015“ zu starten. Dieses Programm wird die Wende zur digitalen Archivierung ermöglichen, unter anderem durch die Feststellung einer Sichtweise, (ergänzender) Politik, Grundlinien bei Diensten, Empfehlungen, Liefern von Sachkenntnis durch ein ambulantes Expertenteam.
  • Das Stadsarchief hat zum Ziel, alle Organisationen der Gemeinde Amsterdam an das eigene e-Depot anzuschließen. Das sogenannte Ambtelijk Team (AT)[5] hat am 21. März 2013 das Stadsarchief beauftragt, bei einigen Diensten und Teilgemeinden Pilotprojekte zu starten, um die Eignung des e-Depots als allgemeine Einrichtung für die Archivverwaltung der ganzen Stadt festzustellen. Parallel wird zusammen mit […] dem CIO-Amt die Architektur des e-Depot als allgemeine Einrichtung ausgearbeitet. Die Pilotprojekte werden ausgeführt unter der Regie des Programms „Digital Archivieren 2015“. In die Pilotprojekte werden Systeme von Diensten und Teilgemeinden mittels eines sogenannten Tenantsmodells  oder Mandantenmodells[6] mit dem e-Depot verbunden.

Auf Grund der Ergebnisse der Pilotprojekte werden Projekte für die Verwaltung und Weiterentwicklung des e-Depots gestartet. In einer sogenannten Domainarchitektur (Teil des Pilotauftrags) werden diese Projekte dargestellt.

Programm “Digital Archivieren 2015”

Durch die digitalen Entwicklungen ist in der ganzen Stadt Amsterdam eine Hybridsituation entstanden: Information wird teilweise analog und teilweise digital archiviert, mit Lücken und mit Überschneidungen. Gleichzeitig ist der Status (mit Einnahme der Rechtsgültigkeit) der Information teilweise unbestimmt. Dies ergibt ein unvollkommenes, schlecht oder nicht zu verwaltendes Archiv. Diese Hybridsituation ist brenzlig im Hinblick darauf, dass die Gemeinde Amsterdam für die Ausführung der primären und unterstützenden Prozesse über die richtige, vollständige und aktuelle Information verfügen muss, um die eigene Rechtslage und die Rechtslage anderer zu kennen, um Verantwortung übernehmen zu können und letztendlich als Quelle zur Erforschung der Vergangenheit. Eine mangelhafte Archivverwaltung trägt das Risiko von (frühzeitigem) Verlust von Information. Wenn ein Organisationsteil nicht oder nicht schnell genug über die richtige und vollständige Information mit einem klaren Status verfügt, kann dies unerwünschte Folgen finanzieller, publizistischer oder  juristischer Art haben.

Um die Hybridsituation zu beenden, hat sich der Gemeindevorstand entschlossen, eine eindeutige Methode des Archivierens vorzugeben: Originale, authentische Information wird nur noch in digitaler Form archiviert. Darüber hinaus sind die Kosten einer eindeutigen, nur noch digitalen Archivierung niedriger als diejenigen, die in der heutigen Hybridsituation anfallen.[7] Bei vielen Stellen der Stadt sind allerdings zurzeit die technischen Einrichtungen, um Information digital archivieren zu können, und die Organisation der digitalen Archivierung innerhalb der primären und unterstützenden Prozesse noch nicht ausreichend vorhanden. Das Programm soll Unterstützung leisten, um dies ‘in den Griff zu bekommen’.[8]

Das Kollegium von Bürgermeister und Schöffen [der Gemeinde Amsterdam] hat am 8. Januar 2013 deswegen die folgenden drei Beschlüsse gefasst:

  1. Alle Organisationsteile archivieren ihre originalen Archivunterlagen in authentischer digitaler Form vom Zieldatum 1. Januar  2015 an und wenn möglich sogar früher, soweit sich dies verantworten und realisieren lässt.
  2. Die Zeitspanne bis zum Zieldatum 1. Januar 2015 gilt als eine Übergangsperiode, in der das Ziel darin besteht, dass die Organisationseinheiten im Bereich der Informationsverwaltung in kurzer Zeit Maßnahmen treffen, um dem Beschluss Folge leisten zu können.
  3. Der Direktor des Stadsarchiefs stellt zusammen mit der CIO einen Projektplan für ‘Digital Archivieren‘ auf, der die Operationalisierung von „Digital archivieren“ bei die Organisationseinheiten steuert und begleitet.

Das Programm hat einige Ausgangspunkte formuliert, von dem die wichtigsten hier genannt werden:

  • Alle Information, ungeachtet des Aufbewahrungstermins, wird ausschließlich digital archiviert gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften.
  • Information wird einmalig gespeichert und mehrfach genutzt.
  • Information ist in Prinzip öffentlich. Beim Entwurf und der Einrichtung von Prozessen und beim Start von Projekten wird gleichzeitig die Einrichtung des digitalen Archivs mitberücksichtigt.
  • Der handelnde Mitarbeiter ist verantwortlich für den Inhalt der Akten und für das ordnungsgemäße Einordnen von Dokumenten in die Akten: derjenige, der Information generiert, archiviert.
  • Das Tor für Papier schließt sich in 2015. Dokumente und Informationen, die ab 2015 empfangen und generiert sind, werden bei der Übertragung ausschließlich noch in digitaler Form vom Stadsarchief akzeptiert.

Diese Ausgangspunkte sind der Leitfaden bei der Einrichtung und Verwaltung von digitaler Information.[9]

Die Einführung von digitalem Archivieren ist erstens eine Veränderungsaufgabe. Von einer in der Praxis entstandenen Hybridarchivierung stellen wir um auf ein digitales Archiv, gemäß dem Beschluss des Kollegiums. Dies beinhaltet, dass alle Organisationen das analoge Archivieren abbauen und beenden.

An dem Grundsatz, welche Information aufbewahrt wird und wie lange, ändert sich nichts. Mit anderen Worten: Der Inhalt der Archive ändert sich nicht. Außerdem bleibt jede Organisationseinheit verantwortlich für die Information, bis diese an das Stadsarchief übergeben wird, gemäß den heutigen gesetzlichen Regelungen nach maximal 20 Jahren.

Der Methode, wie die Information aufbewahrt wird, zu denken ist an Grundsätze, Maßnahmen, Regeln, Rollen und Verwaltung, ändert sich dagegen schon. Dies hat Konsequenzen sowohl für die Arbeitsweise aller Mitarbeiter („derjenige der Information generiert, archiviert“), als auch für die Professionals.

Neben der Veränderungsaufgabe gibt es aber auch eine Entwicklungsaufgabe. Die benötigten Grundsätze, Regeln, Maßnahmen, Rollen und Verwaltung bei der digitalen Archivierung sind nur teilweise entwickelt und nur in eingeschränkter Maße implementiert. Das Programm Digital Archivieren wird die benötigte Grundsätze, Arbeitsweisen, Vorkehrungen und Instrumente entwickeln. Durch dieses Programm können wir arbeiten gemäß dem Prinzip: nur einmal das Rad erfinden und generisch entwickeln, was generisch entwickelt werden kann. [10]

Das Programm besteht aus einer Anzahl von Projekten, die in drei Gruppen zu gliedern sind:

  • Entwickeln von Grundsätzen und Archivierungsprozessen, Professionalisierung des Personals
  • Einrichten der allgemeine Einrichtung e-Depot
  • Beratung von Diensten und Teilgemeinden durch das Expertenteam und das Teilen von Kenntnissen auf der Kenntnisplattform und in Toolkits

 

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Abb. 1: Programm Digital Archivieren 2015 e-Depot

 

 

 

In der täglichen Praxis werden oft die Begriffe dynamische, semi-statische und statische Information verwendet. Dynamische Information ist die Information, die zustande kommt in Angelegenheiten, die behandelt werden (in process): eine Akte wird eröffnet und die beigefügten Dokumenten werden viel genutzt und bearbeitet. Semi-statische Information ist die Information über Angelegenheiten, die bereits nicht mehr in Bearbeitung sind (out of process): Die Akte ist geschlossen, wird aber als Referenz gelegentlich noch befragt. Die semi-statische Phase ist grundsächlich eine Wartephase. Information kommt in Betracht für dauernde Aufbewahrung oder für die Vernichtung auf Termin. Welche Information permanent aufbewahrt und was vernichtet werden muss, ist in Gesetzen und Vorschriften festgelegt. Der Begriff statische Information entspricht dem Begriff ‘übertragene’ Information: Die Akte wird (teilweise) vernichtet oder endgültig archiviert und veröffentlicht. Der Lebenslauf von Informationsobjekten besteht daher aus drei aufeinanderfolgenden Phasen (siehe Bild 2):

 

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Abb. 2: Lebenszyklus von Informationsobjekten

 

 

 

 

 

 

 

Traditionell umfassen die Archive die in die statische Phase zu übertragenden  papierenen Dokumente, die in den physischen Depots des Stadsarchiefs aufbewahrt werden. Durch die schnell zugenommene Digitalisierung findet aber eine fundamentale Änderung statt. Dokumente sind heute vielfach digital born und alte papierene Akten werden in einem hohen Tempo digitalisiert. Die Prozesse innerhalb der Organisationsteile werden in stets höherem Maße digital ausgeführt und die Information digital archiviert. Letztendlich wird das Papier immer mehr verschwinden, und es wird fast ausschließlich auf digitale Weise gearbeitet.

Seit 2008 hat das Stadsarchief deswegen ein e-Depot entwickelt, auch digital Depot genannt. Ein e-Depot enthält aus unserer Sicht viel mehr als nur Technik. Ein e-Depot ist eine Einheit von Hardware (apparatuur), Software (programmatuur), Verfahren, Methoden, Wissen und Fertigkeiten, mit der Ingest, Verwaltung, Konservierung und das Verfügbarmachen von digitalen Objekten und Metadaten dauerhaft garantiert werden kann. Durch die sogenannte Archiefbank und Beeldbank (die Beratungsumgebung) auf der Website des Stadsarchiefs werden die Metadaten und Informationsobjekten dem großen Publikum zur Verfügung gestellt.

Das e-Depot ist von der Archivinspektion der Provinz Noord-Holland auf Grundlage der sogenannte ED3[11] Forderungen, eine NEN ISO Norm, auf Gediegenheit geprüft worden, und 2012 wurde dieses Audit mit gutem Erfolg abgeschlossen. Somit hat das Stadsarchief Amsterdam das erste genehmigte e-Depot in den Niederlanden.[12]

Das Stadsarchief wird in den kommenden Jahren das e-Depot als einen essentiellen Bestandteil und Standardbaustein der gemeindlichen Informationsarchitektur weiterentwickeln. Der Ausgangspunkt ist dabei, Informationsobjekten aus den gemeindlichen Informationssystemen so früh wie möglich, schon vor der formellen Übertragung an das Stadsarchief, im e-Depot zu speichern, um damit Dauerhaftigkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten. Mit der weiteren Implementation des e-Depots wird nicht nur alle übertragene, statische digitale Information im e-Depot gespeichert, sondern auch alle noch nicht formell übertragene semi-statische digitale Information. Informationsobjekte werden gleich schon nach dem Abschließen der dynamischen Phase in das e-Depot aufgenommen.

 

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Abb. 3: e-Depot Tenant Beispiel

 

 

Das e-Depot ist durch die Anstrengungen des Stadsarchiefs inzwischen genügend entwickelt, sodass erwogen werden kann, es als allgemeine Einrichtung für die ganze Gemeinde Amsterdam zu etablieren. Letztendlich werden aus Sicht des Stadsarchiefs alle Organisationsteile an das e-Depot angeschlossen. Zuerst werden in der ersten Hälfte des Jahres 2014 die Pilotprojekte ausgeführt. Das Ziel der Pilotprojekte ist es, Erfahrungen auf mehrere Ebenen zu machen. Zum Beispiel mit der Technik: verschiedene Arten von Konnektoren auf das Gemeinde-WAN[13] werden ausprobiert. Funktioniert es für die Abnehmer: Können sie die Dateien noch suchen und finden wie gewohnt? Wie steht es mit der Performance? Und mit der benötigten Unterstützung? Und natürlich wollen wir Einsicht bekommen in den Projektkosten (sowohl einmalige wie strukturelle Kosten).

 

Von mehreren Seiten ist Interesse bekundet worden, an den Pilotprojekten zu partizipieren. So hat zum Beispiel die Teilgemeinde Ost unlängst das Bauarchiv, die sogenannten Bouw- en Woningtoezicht Akten (BWT), digitalisiert. Momentan werden die Scans des BWT-Archivs mit einer Applikation (die sogenannte BWT Client) eröffnet. Diese Applikation wurde gebaut zur Verwaltung der Dateien und Kontrolle von Scans während der Scanarbeit. Die Scans sind auf dem Computernetzwerk der Teilgemeinde Ost gespeichert. Dies genügt allerdings nicht den Anforderungen für eine dauerhafte und gewährleistete Speicherung. Mit Hilfe der e-Depots können die Scans sicher und für längere Zeit gespeichert werden. Nach Übertragung ins e-Depot wird der BWT Client nur noch zur Beratung verwendet.[14]

 

Nach dem Anschluss der ersten Gruppe und untermauert mit den Ergebnissen der Pilotprojekte, der Architekturausarbeitung und einem Plan zur Realisation und Implementation wird die Beschlussvorlage, das e-Depot zur allgemeinen Einrichtung zu ernennen, dem Ambtelijk Team zur Entscheidung vorgelegt. Nach einem positiven Beschluss werden die übrigen Organisationsteile an das e-Depot angeschlossen. Für das gesamte Ausrollen wird ein Zeitraum von drei bis vier Jahren veranschlagt.

 

 

Pepijn Lucker

Stadsarchief Amsterdam

plucker@stadsarchief.amsterdam.nl

 


[1] Diese Einleitung stammt  größtenteils von der Website des Stadsarchiefs: http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/index.nl.html [Stand: 17.01.2014]

[2] 20120716 Begroting 2014 SAA definitief _VERSIE 2.0, S. 11-12.

[3] Das Kollegium von Bürgermeister und Schöffen („College van B & W“)

[4] Chief information Officer.

[5] Höchstes amtliches Gremium im ICT-Bereich der Gemeinde Amsterdam.

[6] “Als mandantenfähig (auch mandantentauglich) wird Informationstechnik bezeichnet, die auf demselben Server oder demselben Software-System mehrere Mandanten, also Kunden oder Auftraggeber, bedienen kann, ohne dass diese gegenseitigen Einblick in ihre Daten, Benutzerverwaltung und Ähnliches haben.“  Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Mandantenfähigkeit [Stand: 27.01.2014]. Die Dokumente in ein Tenant werden nach maximal 20 Jahre (teilweise) vernichtet oder endgültig archiviert und veröffentlicht.

[7] Siehe G. Zwagerman / P. Lucker, E-depot SAA als generieke voorziening Concern, Beleidsnotitie, Amsterdam 2013, S. 3 und S. Visser / L. van Delft, Programma Digital Archivieren, Plan van Aanpak, Amsterdam, S. 2.

[8] Siehe Visser/van Delft, Plan van Aanpak (wie Anm. 6), S. 2.

[9] Siehe ebd., S. 2-3.

[10] Siehe ebd, S. 6.

[11] Eisen Duurzaam Digital Depot

[12] Siehe Zwagerman/Lucker, Beleidsnotitie (wie Anm. 6), S. 3.

[13] Wide Area Network

[14] P. Lucker, Pilot E-depot Stadsdeel Oost, Projectvoorstel, Amsterdam 2013, S. 7.

 

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Unsere neue Serie: FAMI im LWL-Archivamt

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Wir bilden im LWL-Archivamt momentan zwei FAMIS aus, die sich bereits am Ende ihrer Ausbildung befinden. Im August werden wir neue Auszubildende bekommen. Anlass genug für die beiden jungen Kollegen hier im BLOG in Kurzbeiträgen ihr Berufbild und ihre Tätigkeit und ihre Erfahrungen vorzustellen. Dies ist der Start einer neuen Serie im Blog zur Arbeit im Archiv im Allgemeinen und der Tätigkeit als FAMI im Besonderen unter dem Stichwort “Fachinformationen zur Ausbildung”.

FAMI im LWL-Archivamt ( von Marcel Wachnau und Carsten Haubrock)

Im LWL-Archivamt für Westfalen arbeiten eine Vielzahl von Menschen mit ganz unterschiedlichen Berufen und Funktionen, einer dieser Berufe ist der Fachangestellte für Medien und Informationsdienste (FaMI), welcher unter anderem auch in der Fachrichtung Archiv gibt. Wir, Carsten Haubrock und Marcel Wachnau, sind FaMI-Auszubildende im 2. Ausbildungsjahr und wollen den interessierten Leser in der nächsten Zeit durch regelmäßige Berichte mit unserem Arbeitsalltag vertraut machen.

Unsere Ausbildung gliedert sich nach dem Prinzip des Dualen Systems in einen praktischen Teil, welchen wir beim LWL-Archivamt durchlaufen, und einem theoretischen Teil am Karl-Schiller-Berufskolleg in Dortmund.

Während dieser Ausbildung werden wir mit den grundlegenden Tätigkeiten in Archiven vertraut gemacht, wie zum Beispiel der Verzeichnung, Übernahme und Erhaltung von Archivalien sowie der Nutzerbetreuung und der Öffentlichkeitsarbeit.

Nach nun fast 2 Jahren fühlen wir uns in unserer Annahme bestätigt, dass der Beruf des FaMI abwechslungsreiche und attraktive Tätigkeiten beinhaltet, und wir können jeden mit einer geschichtlichen Affinität und einem Interesse an Verwaltungsorganisatorischen Strukturen nur empfehlen sich selbst ein Bild über diesen Beruf zu machen.

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