Wozu ist Web 2.0 im Archivalltag gut?

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Unser FB-Auftritt – was bringt er uns für die Alltagsarbeit?

In der Diskussion gerade im Bereich der Kommunalarchive wird immer wieder das Thema Web 2.0 untere dem Aspekt diskutiert, wofür dies eigentlich im Archivalltag nützlich sein kann. Esther Howell-Howell und Thomas Wolf haben sich damit auf dem zentralen Blog zu diesem Thema Archive 2.0 mit diesem Thema beschäftigt. Die Ergebnisse sind bemerkenswert:

Esther-Julia Howell (IfZ München), Wie lassen sich Web-Anwendungen im archivischen Alltag nutzen? Versuch einer Übersicht

 

Hierzu gehört eine beeindruckende Übersicht auf Google:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WhkC8xQLnoKCJqPR-W52hYp43xvp-jOdnXViJ9FDuhM/edit#gid=1343811534

und

Thomas Wolf (Kreisarchiv Siegen-Wittgenstein), Aufstellung “Archivaufgabe-Anwendungsbeispiel”.

Gerade für kleinere Archive können dies gute Denkanstöße für den archivischen Arbeitsalltag sein. Es wird deutlich web 2.0 ist hilfreich und muss keine Spielerei sein.

Der „moderne Sandsack“

Im Juli dieses Jahres 2014 wurde Münster von dem schwersten Unwetter aller Zeiten heimgesucht. Auch unser Werkstattbereich im Keller blieb nicht vom Wasser verschont. In der Folge traten Kollegen aus den Kommunen mit der Frage an uns heran, welche Möglichkeiten zum Wasserschutz es gibt.  Ein Ergebnis war unser Film zum Notfalleinsatz beim Wasserschaden. Unser Werkstattleiterin Birgit Geller hatte beim Wasserschaden in unserer Werkstatt auch kleine “Sandsäcke” im Einsatz.

 

Der “moderne” Sandsack

Birgit Geller

Der Nachfolger des klassischen Sandsacks besteht aus einem  Polypropylen-Außenvlies und ist gefüllt mit Flockenzellstoff und superabsorbierenden Polymeren (die ebenfalls in Baby-Windeln eingesetzt werden). Seine Vorteile liegen in der platzsparenden Unterbringung und – im wahrsten Sinne des Wortes – leichten Handhabung.  Erst in vollgesogenem Zustand wiegt ein Sack je nach Größe etwa 20 kg. Die Säcke verfügen über ein langfristiges Wasserrückhaltevermögen und sind für den einmaligen Gebrauch bestimmt. Nach der Trocknung ist ihre Funktion nicht mehr gegeben.

Sandsack
Die Türbarriere in trockenem Zustand (Foto: Birgit Geller)

Sie eignen sich insbesondere zur lokalen Schadensbegrenzung im Gebäude, beispielsweise zur unmittelbaren Wasseraufnahme, als Abdichtung bei Leckagen oder zur Umleitung nach einem Wassereinbruch. Ein schlauchförmiges Element kann als Barriere im Türrahmen positioniert werden. In geringer Stückzahl ergänzt der moderne Sandsack auf sinnvolle Weise die bereits vorhandene Notfallausrüstung. Offensichtlich beschränkt sich das derzeitige Angebot auf dem Markt auf nur einen Hersteller, der sein Produkt unter dem Namen Floodsax vertreibt.

Preview: erster Beitrag aus der neuen Archivpflege

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Die neue Archivpflege in Westfalen-Lippe erscheint in Kürze. Wir posten hier bereits vorab einen ersten Beitrag daraus. Auf dem Westfälischen Archivtag in Bielefeld hatte Michael Korn, Stadtarchivar von Sankt Augustin, über seine Strategien der Zusammenarbeit mit der eigenen Verwaltung vorgetragen. In seinem Beitrag für die Archivpflege führt er nun sein Vorgehen auf dem Weg zu einer Profilbildung des Stadtarchivs weiter aus:

Profilbildung beginnt beim Träger:
Das Stadtarchiv als Dienstleister und Partner der Verwaltung am Beispiel von Sankt Augustin

von Michael Korn

Einleitung

Für meinen Vortrag „Profilbildung beginnt beim Träger“ möchte ich zu Beginn den „Träger“ als Bezugsrahmen definieren. Dies ist für unser Stadtarchiv zum einen die Stadtverwaltung mit allen städtischen Dienststellen. Zum anderen sind dies die Mitglieder des von den Bürgern gewählten Stadtrates, die die Verwaltung beauftragen und beaufsichtigen.

Zunächst einige Rahmendaten zu Sankt Augustin: Die Stadt liegt als Teil des Rhein-Sieg-Kreises östlich von Bonn und ist in dieser Form im Rahmen der kommunalen Neugliederung 1969 entstanden. Heute hat die Stadt ca. 57.000 Einwohner. Die Verwaltung ist überwiegend im Rathaus und benachbarten Gebäuden untergebracht. Hier arbeiten ca. 360 von insgesamt ca. 520 Mitarbeitern, die übrigen in Schulen und Kindertagesstätten, der Kläranlage, in Jugendzentren und auf dem Bauhof. Das Stadtarchiv wurde 1980 eingerichtet und verfügt seither über zwei volle Personalstellen.

Profilbildung bei der Stadtverwaltung Sankt Augustin

Als ich im Jahr 2003 meine Tätigkeit als Stadtarchivar in Sankt Augustin antrat, wurde das Stadtarchiv trotz einer umfangreichen Öffentlichkeitsarbeit verwaltungsintern kaum wahrgenommen und wenn, dann fast ausschließlich als kulturelle Einrichtung. Als zentraler Ansprechpartner für Fragen der Schriftgutverwaltung wurde es wohl nicht angesehen, eine systematische Vorfeldarbeit fand nicht statt.

Ausgangssituation in der Altregistratur bei Amtsübernahme

Zum Archiv gehört seit seiner Gründung auch die Verwaltung der zentralen Altregistratur im Rathauskeller. Die Einlagerung von schriftlichen Unterlagen, meist Akten und Vorgängen, aber auch Karten und Plänen, erfolgte vielfach durch Mitarbeiter der Stadtverwaltung selbst im Magazin in eigener Verantwortung. Für das Gros der eingelagerten Unterlagen erhielt das Stadtarchiv zumeist handschriftliche Übergabelisten, allerdings gab es in der Regel keine Nummern oder eindeutige Signaturen.

Diese jahrzehntelange Praxis hatte unter anderem zur Folge, dass bei einem erheblichem Anteil der Akten in der Altregistratur weder dem Stadtarchiv noch den betroffenen Verwaltungsstellen bekannt war, welche Akten sich wo befanden. Zeitaufwändiges Suchen mit ungewissem Ausgang war daher der Regelfall.

Hinzu kam, dass für fast alle Unterlagen die Aufbewahrungsfristen nicht bekannt waren, so dass die Regale sowie die sie umgebenden Gänge mit Unterlagen völlig überfüllt waren.

Ferner gelangte unter diesen Umständen primär nicht-archivwürdiges Material ins Archivmagazin. Grund war die Scheu vieler Verwaltungsmitarbeiter, die für sie wichtigen Unterlagen ins Archiv zu geben, da die Mitarbeiter nicht unbedingt davon ausgehen konnten, diese Akten überhaupt oder zumindest zeitnah wiederzufinden.

Vor diesem Hintergrund leiteten wir 2003 einen grundlegenden Kurswechsel bei der Ausrichtung des Stadtarchivs ein, der folgende Teilziele anstrebte:

  • Eine effektive Nutzung der begrenzten Lagerkapazitäten,
  • das Gewinnen eines Überblicks über alle verwahrten Unterlagen in Altregistratur und Endarchiv,
  • den Aufbau einer systematischen Vorfeldarbeit,
  • das Knüpfen von intensiven Kontakten zu Mitarbeitern der Stadtverwaltung,
  • die Übernahme von potentiell archivwürdigem Verwaltungsschriftgut ins Archiv sowie

Wir haben neue Zuschussrichtlinien!

Verändertes Zuschussverfahren im LWL-Archivamt

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Im Zuge der Anpassung der bislang unterschiedlichen Zuschussverfahren bei den Kulturdiensten des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe (u.a. Museumsamt, Denkmalpflege) praktiziert das LWL-Archivamt ab sofort ein in Teilen verändertes Verfahren.

Grundlage für die Bezuschussung von Maßnahmen durch das LWL-Archivamt sind weiterhin die „Richtlinien des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe für die Gewährung von Zuwendungen in der nichtstaatlichen Archivpflege“ in der Fassung vom 22.9.2004. Antragsberechtigt sind nicht-staatliche Archive in Westfalen-Lippe, v.a. Kommunal- und Privatarchive. Eine Förderung ist nur möglich, wenn die Gewähr besteht, dass das Archiv für die Forschung zugänglich ist. Es können insbesondere Maßnahmen zur sachgerechten Erhaltung, Aufbewahrung und Lagerung von Archiv-gut inkl. Beschaffung entsprechender Geräte und Materialen mit einem Regelsatz von 30 % der nachgewiesenen Kosten bezuschusst werden. Die Zuwendungen sollen im Einzelfall die Grenze von 500 € nicht unterschreiten. Die Höchstfördersumme je Förderfall liegt bei 50.000 €. Ab einer För-dersumme von 20.000 € entscheidet der Kulturausschuss des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe über die Vergabe des Zuschusses.

Selbstverständlich gilt auch nach wie vor: Eine frühzeitige fachliche Beratung durch den zuständi-gen Regionalreferenten bzw. die zuständige Regionalreferentin des LWL-Archivamtes ist eine wich-tige Voraussetzung für die Bewilligung von Zuschüssen (http://www.lwl.org/LWL/Kultur/Archivamt/ Archivberatung)

Antrag / vorzeitiger Maßnahmenbeginn

Was ändert sich nun am Verfahren? Sobald sich nach der Beratung durch LWL-Archivamt bei der Kommune die Planungen konkretisiert haben und auch der zeitliche Rahmen des Vorhabens gesteckt ist, ist beim LWL-Archivamt schriftlich ein „Antrag auf Gewährung einer Zuwendung“ zu stellen, der zum Download auf der Homepage des Archivamtes bereitsteht.Im Antrag sind die geplanten Maßnahmen zu erläutern. Ebenso sind Kostenvoranschläge sowie ggf. auch Planunterlagen beizufügen, die die Gesamtkosten belegen. Das Formular sieht ebenfalls die Möglichkeit vor, die Genehmigung zum förderungsunschädlichen vorzeitigen Beginn der Maßnahme zu beantragen.

Wichtig: Solange der Haushalt des Landschaftsverbandes nicht genehmigt und freigegeben ist, können keine rechtsverbindlichen Förderzusagen ausgesprochen werden. Mit der Genehmigung des sog. förderunschädlichen vorzeiti-gen Maßnahmenbeginns wird zwar kein Anspruch auf eine spätere Förderung begründet, sie ermöglicht aber den regelungskonformen Beginn der Maßnahme. Ein entsprechender Bescheid geht dem Antragsteller dann zu.

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Fortbildung zum Thema Bestandserhaltung im LWL-Archivamt

 

Foto: LWL-Archivamt
Das Seminar im Vortragssaal des LWL-Archivamts

Am letzten Donnerstag (23.10.2014) fand bei uns im Haus eine Fortbildung zum Thema Bestanderhaltung statt. Ziel war es sowohl theoretische als auch ganz konkret praktische Grundlagen in diesem Bereich für die Teilnehmer zu schaffen.

Bestandserhaltung muss auch für kleinere Archive mit wenig Personal ein zentrales Thema sein.

Die Praxis zeigt jedoch häufig, dass man viel machen schon bei der Vorbeugung machen kann.

 

Foto: LWL-Archivamt
Schimmel und wie erkennt man ihn?

Im Rahmen des Seminars wurde ein praxisnahes Konzept vorgestellt, das die Archive in die Lage versetzen soll, auf strukturierte Weise geschädigte Bestände zu ermitteln, Schäden zu priorisieren und die notwendigen Maßnahmen in einem Handlungskonzept aufzuzeigen.

 

 

Die Vorteile eines solchen auf mehrere Jahre angelegten Bestandserhaltungskonzepts sind deutlich: es bildet die notwendige Grundlage, um in der Verwaltung ein regelmäßiges Budget für die Bestandserhaltung zu erwirken.

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