Zentraler Aktenbestand zur Grafschaft Wittgenstein online

Vom morgigen Freitag an wird der Aktenbestand A des Fürstlichen Archivs Bad Berleburg online nutzbar sein. Die digitalisierten Akten können dann, verknüpft über das schon vor Jahren online gestellte Findbuch, abgerufen werden:  http://www.archive.nrw.de/LAV_NRW/jsp/findbuch.jsp?archivNr=451&id=020&tektId=102

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 Fürstliches Archiv und Schlossbibliothek Bad Berleburg            

 

Dass der mit 1790 Einheiten sehr umfangreiche Bestand jetzt online bereit gestellt werden kann, verdanken wir unserer amerikanischen Archivkollegin Sofia Dabrowski, die in den letzten Monaten im Archivamt volontierte und die notwendigen Revisions-, Ordnungs- und Verknüpfungsarbeiten zwischen Onlinefindbuch und Digitalisaten auf unserem Webserver mit großer Kompetenz durchgeführt hat. Dabei kam ein im Archivamt durch Stefan Makowski programmierter METS-Generator zum Einsatz, um die 1790 Verzeichnungseinheiten im Onlinefindbuch mit den 293.570 Digitalisaten zu verknüpfen.

Für die Forschung zu Wittgenstein sind damit die Nutzungsmöglichkeiten massiv verbessert worden, denn bisher war der Bestand vor Ort nur bei den gelegentlichen Anwesenheiten des zuständigen Archivbetreuers oder im Lesesaal des Archivamtes am Mikrofilmlesegerät möglich.

Die jetzt erfolgende Onlinestellung der vom Mikrofilm digitalisierten Akten stellt dabei in mehrfacher Hinsicht ein Pilotprojekt und in gewisser Weise auch ein Wagnis dar. Denn uns ist bewusst, dass die Mikrofilmdigitalisate zwangsläufig nur so gut sein können wie die Mikrofilme, von denen digitalisiert wurde. Und die Mikrofilme sind – das sei von vornherein eingeräumt – von schwankender Qualität. Ferner können wir nicht völlig ausschließen, dass einzelne Seiten fehlen oder nicht lesbar sind. Hinzu kommt, dass die Benutzung des Bestandes ohnehin mit der Hypothek belastet ist, dass das seit gut fünf Jahren online verfügbare Findbuch im Wesentlichen auf einen Paderborner Geistlichen zurückgeht, der es in den 1840er Jahren in kürzester Zeit erstellt hat. Eine sehr beachtliche Leistung, die freilich qualitativ bei weitem nicht den heutigen Erschließungsstandards genügt. Die Aktentitel sind sehr summarisch, hin und wieder begegnet als Laufzeit ein ernüchterndes: “Ex diversis annis”.

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Inventar sämtlicher Mobilien des Schlosses von 1741 (Ber. A Nr. B 31)

 

Dass wir mit einem unvollkommenen Findbuch bereits vor Jahren online gegangen sind und dessen Verzeichnungseinheiten nun obendrein mit unvollkommenen Digitalisaten versehen, ist aus unserer Sicht gleichwohl ein großer Fortschritt: Benutzerinnen und Benutzer werden die Akten des Bestandes bequem und ohne zeitliche Beschränkungen nutzen können. Dass dabei unweigerlich Probleme auftreten werden, nehmen wir in Kauf und und regen ausdrücklich an, uns auf schlecht oder gar nicht lesbare Digitalisate und auf Lücken aufmerksam zu machen. Wir werden dann gezielt nacharbeiten und einzelne Akten erforderlichenfalls erneut digitalisieren. Wir setzen insofern auf einen ‘Crowdcorrecting’-Effekt.

Die Nutzung der Originale bleibt im übrigen grundsätzlich möglich!

 

Über 800 Jahre alte Bischofsurkunde zugunsten des Stifts Clarholz findet ihren Weg zurück ins Fürstliche Archiv Rheda

Als die alliierten Truppen Anfang April 1945 in Rheda einmarschierten, ließen sie sich vom damaligen Fürsten zu Bentheim-Tecklenburg die Schlüssel zum Archiv aushändigen. Dort waren zu dem Zeitpunkt neben dem Archivgut auch Unterlagen der sich zurück ziehenden Wehrmacht eingelagert worden, die für die Alliierten von großer Bedeutung waren. Als die amerikanischen Truppen Ende April – wenige Tage vor der deutschen Kapitulation – abzogen, hinterließen sie das Archiv in großer Unordnung. Bei  den anschließenden Aufräumarbeiten wurde festgestellt, dass „einzelne Kaiserurkunden und andere mit gut erhaltenen Siegeln versehene Stücke“ fehlten, die in der Folgezeit trotz entsprechender Eingaben bei der Militärverwaltung und militärpolizeilicher Untersuchung nicht aufgefunden werden konnten.

Seit 2008 sind die noch fehlenden Urkunden bei Lost Art gemeldet, einer Einrichtung des Bundes und der Länder der Bundesrepublik Deutschland für Kulturgutdokumentation und Kulturgutverluste. Auktionshäuser und Galerien sind gehalten, vor Verkäufen und Versteigerungen zu prüfen, ob die angebotenen Stücke hier verzeichnet sind und diese gegebenenfalls  den Eigentümern zurück zu erstatten. Im Mai diesen Jahres wurde Dr. Peter Worm vom  LWL-Archivamt für Westfalen, der das Fürstliche Archiv betreut und die Benutzung der wertvollen Bestände ermöglicht, von der Londoner Galerie Sam Fogg, die sich unter anderem auf mittelalterliche Kunstobjekte spezialisiert hat, erfreulicher Weise in einem solchen Fall angeschrieben. Das Stück selbst wurde dann wohl verpackt und versichert aus London übersandt, in der Werkstatt des LWL-Archivamts aufbereitet und archivgerecht verpackt.

Fürstliches Archiv Rheda, Bestand: Stift Clarholz, Urkunden Rha.C.Uk 5
Fürstliches Archiv Rheda,
Bestand: Stift Clarholz, Urkunden
Rha.C.Uk 5

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Praktikum im LWL-Archivamt: Aus Detroit (USA) nach Münster

Sofia Dabrowaski aus Detroit, Michigan  macht ihr Sommerpraktikum beim LWL-Archivamt in Münster. Wir freuen uns, dass Sie uns bei unserer Arbeit unterstützt. Wie es dazu kam, dass sie ausgerechnet bei uns gelandet ist, berichtet sie hier:

Sofia Dabrowski an ihrem ArbeitsplatzIn diesem Sommer absolviere ich ein dreimonatiges Praktikum bei LWL-Archivamt. Unter der Betreuung von Dr. Worm habe ich begonnen, von Mikrofilm digitalisierte Akten des Adelsarchivs Berleburg am Bildschirm zu ordnen und zu kontrollieren.

 

 

Bereits im April ist aus diesem Adelsarchiv ein Nachlassteil samt Digitalisate online gegangen. Darüber wurde auch hier im BLOG berichtet: http://archivamt.hypotheses.org/518

Mein Ziel ist am Ende meines Praktikums diese Quellen aus Berleburg im Internet hochzuladen. Im Endeffekt bedeutet dies, daß die Zugänglichkeit des kulturellen Erbes erhöht und gesichert wird.

Ich möchte mich auch kurz vorstellen, ich bin Sofia Dabrowski und ich komme aus Detroit, Michigan.  Ich bin eine Studentin an der University of Michigan School of Information (UMSI), wo ich meine Master für Informationswissenschaft in der Fachrichtung Archive und Records-Management mache.

Teilweise kam ich zu der Entscheidung ein Praktikum in Deutschland und am LWL-Archivamt zu machen, um meine schon gemachten Erfahrungen in Deutschland zu vertiefen. Während meines Studiums hätte ich die Gelegenheit in Deutschland zu studieren dann – zwischen 2011 und 2013 – unterrichtete ich an einem Gymnasium als Fremdsprachenassistentin. Ich komme gerne zum LWL, weil die Digitalisierung von Information ein sich stetig entwickelndes Fachgebiet ist und man hier an den Entwicklungen teilhaben kann. „Praktikum im LWL-Archivamt: Aus Detroit (USA) nach Münster“ weiterlesen

Nicht vergessen: Beim LAV NRW melden und eine ISIL-Nr. beantragen, wenn Ihr Archiv am Archivportal D teilnehmen wollt!!

Logo des Archivportal D

 

 

 

 

Damit die über 5000 (!) Findbücher, die über Archive.NRW.de recherchierbar sind, auch an das bundesweite Archivportal D weitergegeben werden können, müssen alle beteiligten Archive jetzt handeln!

Bitte denken Sie daran, (a) auf das Schreiben des Landesarchivs vom 29. April 2014 zu antworten und (b) eine ISIL-Nummer bei der deutschen ISIL-Agentur und Sigelstelle an der Staatsbibliothek zu Berlin zu beantragen!

Hier zur Erinnerung die E-Mail des LAV NRW mit allen Infos:

„Nicht vergessen: Beim LAV NRW melden und eine ISIL-Nr. beantragen, wenn Ihr Archiv am Archivportal D teilnehmen wollt!!“ weiterlesen

Praxisbericht Retrokonversion maschinenschriftlicher Findbücher

Wie in den meisten Archiven gibt es auch im LWL-Archivamt noch eine ganze Reihe von Findbüchern, die noch nicht in die Archivdatenbank übernommen sind, sondern nur in handschriftlicher oder maschinenschriftlicher Form existieren. Viele weitere Findbücher liegen als Textdokumente vor. Um eine gute und umfassende Recherchierbarkeit zu ermöglichen, sollen in den kommenden Jahren alle Findbücher nach und nach in der Datenbank erfasst werden, sie sollen „retrokonvertiert“ werden[1].

Dabei gibt es „schwierige Fälle“, wie man hier am Beispiel eines handschriftlichen Findbuchs sieht:

Beospiel für ein schwieriges handschriftliches  Findbuch
Abb. 1: Schwieriges handschriftliches Findbuch
(Quelle: Rha.H.Ak, Altfindbuch)

Hier bleibt nur die Abschrift durch in der Handschrift des damaligen Archivars geübte Personen, um ein vorzeigbares Ergebnis zu erhalten. Darüber hinaus ist die Erschließungsqualität in diesem Fall so schlecht, dass im Zuge einer Erfassung auch inhaltliche Verbesserungen unumgänglich sind.

Ganz andere Möglichkeiten bieten sich dagegen, wenn die Vorlage ein maschinenschriftliches Findbuch ist, das sich wie in diesem Fall sogar in Spalten aufteilen lässt:

Beispiel für ein gutes maschinenschriftliches Findbuch
Abb. 2: Gutes maschinenschriftliches Findbuch
(Quelle: Findbuch Ost.NLü)

Hier kann mit Erfolg elektronische Texterkennung („OCR“) eingesetzt und anschließend eine Strukturierung mit Hilfe bestimmter Schlüsselbegriffe durchgeführt werden. Im vorliegenden Fall wurde die verbreitete OCR-Software ABBYY Finereader in der Version 10 eingesetzt, jedoch sind auch andere OCR-Programme prinzipiell geeignet[2]. Voraussetzung sind qualitativ hochwertige, möglichst unverzerrte / rechtwinklige und gleichmäßig ausgeleuchtete Scans des Findbuchs. Im vorliegenden Fall wurden die Scans mit Hilfe eines handelsüblichen Fotokopierers mit automatischem Seiteneinzug und Scanfunktion erstellt (300 dpi, Farbe oder Graustufen, leichte Schärfung der Schrift, leichtes Anheben der Kontraste, um das nicht ganz weiße Papier zu kompensieren).

Die dann folgenden Arbeitsschritte im Einzelnen:

Manuelles Aufteilen des Findbuchs nach Verzeichnungseinheiten und Spalten

Eine reine unbeeinflusste Texterkennung der Seiten liefert keine optimalen Ergebnisse, da Seitenzahlen, Fließtitel am Kopf der Seite oder die oft vorhandenden sog. Weiser am unteren Seitenrand mit übernommen werden und eine spätere Weiterverarbeitung erschweren. Vielmehr ist es bei in Spalten verzeichneten Findbucheinträgen sinnvoll, eine Tabellenstruktur über die einzelnen Seiten zu legen.

Im vorliegenden Beispiel werden so die Verzeichnungseinheiten in Zeilen voneinander getrennt; die anschließend eingefügten Spalten trennen Signatur, Inhaltliche Beschreibung (Titel / Enthält / Darin) und Laufzeit voneinander.

Erzeugen eines Tabellenrasters für die OCR-Erkennung (hier am Beispiel des ABBYY Finereaders 10)
Abb. 3: Erzeugen eines Tabellenrasters für die OCR-Erkennung (hier am Beispiel des ABBYY Finereaders 10)

Diese Tabellenstruktur, wie sie auf dem Screenshot zu sehen ist, muss per Hand auf jeder Seite hinterlegt werden, indem zunächst die Tabellenbegrenzung, dann die Zeilentrenner und schließlich die Spaltentrenner eingefügt werden. Zuvor müssen i.d.R. alle automatisch erkannten Textbereiche aufgehoben werden. Für diese Arbeit benötigt man pro Seite mit etwas Übung weniger als eine Minute. Bei sehr klar erkennbaren Tabellen, wie im gezeigten Beispiel, lässt sich auch die automatisierte Erkennung „Tabellenstruktur analysieren“ nutzen. Hat man alle Seiten entsprechend vorbereitet, nutzt man die Funktion „Nach Excel exportieren“, um die eigentliche OCR Bearbeitung zu starten. Es öffnet sich Excel mit einer dreispaltigen Tabelle.

Nachbearbeiten teils in Einzelkorrekturen, teils durch automatisches Ersetzen, teils durch die Funktion zur Feldtrennung

Nun geht es daran, kleine Fehler in der Texterkennung wie überzählige Trennzeichen oder Leerzeichen zu beseitigen und die auf platzsparendes Layout ausgelegten Findmittel von Wiederholungszeichen und von entsprechenden, nicht datenbankgeeigneten Abkürzung wie „dsgl.“ und „dto.“ zu befreien. Besonders intensiv ist die Richtigkeit der Signaturen zu überprüfen. In der Spalte Laufzeit sind ebenfalls die Angaben richtig zu stellen.

Da nicht alle Detailangaben (hier: Intus- / Enthält-Vermerke) später im Titelfeld der Archivsoftware landen sollen, müssen diese Anteile vom Aktentitel abgetrennt werden. Dabei kann man ausnutzen, dass sie mit Signalworten wie „Intus:“, „Enthält u.a.:“, „Enthält:“ u.s.w. eingeleitet werden. In einem kontrollierten Suchen- und Ersetzen-Lauf über die Excel-Datei setzt man sonst unverwendete Zeichen wie das sog. Verkettungszeichen oder Pipe „|“ (Tastenkombination: „Alt Gr“ + „<“) oder das Dollarzeichen „$“ vor die entsprechenden Einleitungsworte und nutzt anschließend die Excelfunktion „Text in Spalten“ um anhand der Signalzeichen die Einträge in eigene Spalten abzutrennen.

Dreispaltiges Ergebnis der OCR mit Beispielen für die anschließende Nachbearbeitung
Abb. 4: Dreispaltiges Ergebnis der OCR mit Beispielen für die anschließende Nachbearbeitung

Da sich die genauen Wechselbefehle je nach Findbuch und Konstellation unterscheiden, kann man diese Suchen- und Ersetzenläufe nicht übergreifend beschreiben. Hier muss man ggf. auch durch Ausprobieren ans Ziel kommen. In jedem Fall ist es deshalb sicherer, die oben beschriebene „Dreispalten-Fassung“ als erstes Zwischenergebnis separat zu sichern, bevor man sich ans Suchen und Ersetzen macht!

Läuft alles gut, erhält man – nach zugegebermaßen etwas monotoner Arbeit – eine fertig vorbereitete Excel-Tabelle, bei der man schließlich in einer hinzugefügten ersten Spalte noch die Klassifikationszugehörigkeit der einzelnen Verzeichnungseinheiten ergänzen kann: auf diese Weise erhält man nach dem Import schon ein halbwegs klassifiziertes Findbuch!

Import in die Archivsoftware, Nacharbeiten

Abschließend wendet man die in Verzeichnungssoftwaren in der Regel vorhandene Import-Schnittstelle für Excel-Listen an, um die Daten in der Erschließungssoftware verfügbar zu machen. Da die Excel-Importer keine gestaffelten Klassifikationen unterstützen[3], müssen übergeordnete Klassifikationseinträge nun noch per Hand angelegt und die von ihnen abhängigen Klassifikationen zugeordnet werden.

Fazit

„Lohnt sich die Mühe?“ wird sich mancher Leser fragen und „Ist es nicht schneller, alles abzutippen?“. Hier kann nach ich nach zahlreichen Durchläufen mit unterschiedlichem Material sagen, dass diese Art der halbautomatischen Retrokonversion bei guten Vorlagen und vernünftigen Scans zu sehr guten Ergebnissen führt und deutlich schneller abläuft, als es dauern würde, das Abschreiben durch erfahrene Schreibkräfte durchführen zu lassen. Sicherlich wird der eine oder andere Erkennungsfehler durch die OCR entstehen, doch passieren auch bei der händischen Eingabe von Daten Lese- oder Tippfehler.


[1] Vgl. mit weiteren Literaturangaben http://de.wikipedia.org/wiki/Retrokonversion; Ulrich Fischer, Findbuch – Kartei – Datenbank. Praktische Beispiele für den Umgang mit analogen Findmitteln im digitalen Zeitalter. In: Marcus Stumpf und Katharina Tiemann, Aufbruch ins digitale Zeitalter – Kommunalarchive zwischen Vorfeldarbeit und Nutzerorientierung. Referate des 15. und 16. Fortbildungsseminars der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) in Fulda (7.-11.11.2006) und Magdeburg (12.–14.11.2007) (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 21). Münster 2008, S. 57-75.

[2] Die kostenlose Programm-Kombination von gimagereader und tesseract 3.01 wird unter dem Punkt „Frakturschrift“ auf den Internetseiten des LWL-Archivamts (http://www.lwl.org/LWL/Kultur/Archivamt/Archiv_IT/Digitalisierung) vorgestellt, siehe dazu den Beitrag von Andrei Deutenberg und Wolf-Dieter Grün, Kostenloses OCR-Programm für Frakturschrift. In: Archivpflege in Westfalen-Lippe 79 (2013), S. 57-58, online unter: http://www.lwl.org/waa-download/archivpflege/heft79/49-58_kurzberichte.pdf .

[3] Das gilt zumindest weder für den „Import-Assistenten“ von AUGIAS  noch für das entsprechende Tool „ACTAproImportExport“ von ACTApro.

bei Nachfragen:Peter Worm, LWL-Archivamt, peter.worm@lwl.org

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