“Archivmanagement in kleinen Archiven”

Der 66. Westfäische Archivtag 2014 in Bielefeld beschäftigte sich mit Strategien und Standards im Bereich Kommunalarchiv. Jetzt hat der Kollegen Dr. Stefan Schröder aus Greven seine Masterarbeit an der FH-Potsdam zu diesem Thema verfasst: “Archivmanagement in kleinen Archiven”. Er widmet sich darin folgenden Frage:

“Wie können kommunale Ein-Personen-Archive mit Hilfe von Archivmanagement ihrer Leitungsaufgabe gerecht werden und ihre Institution besser oder gezielter entwickeln? ” Schröder, selbst Stadtarchivar in Greven unterzieht diese Frage einem Realitätscheck. Die Arbeit ist jetzt online zugänglich:

 

http://opus4.kobv.de/opus4-fhpotsdam/frontdoor/index/index/docId/835

 

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Foto: LWL-Archivamt

 

 

 

 

Wege ins elektronische Langzeitarchiv – 19 Teilnehmerinnen und Teilnehmer informierten sich in der 2-tägigen Schulung

Am 3. und 4. Dezember fand im LWL-Archivamt eine zweitägige Fortbildungsveranstaltung zum Thema “Elektronische Langzeitarchivierung” statt. 19 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus Kommunal-, Kirchen- und Uniarchiven aber auch aus den IT-Dienststellen kamen dazu in Münster zusammen. Nicola Bruns, Katharina Tiemann und Peter Worm führten als Referentinnen und Referent abwechselnd durch das Schulungsprogramm.

Nach grundsätzlichen Überlegungen zur Frage  “Was ist anders an elektronischen Unterlagen?” wurden rechtliche und definitorische Rahmenbedingungen der Langzeitarchivierung besprochen. Anschließend berichteten alle davon, wo Ihre Trägerverwaltung bereits intensiv mit elektronischen Systemen arbeiten und wo die Archive einen Handlungsdruck verspüren.

Gruppenarbeit
Gruppenarbeit am 1. Veranstaltungstag

Einen bewährten Einstieg, um sich einen umfassenden Überblick über die EDV-Verfahren zu verschaffen, sind Verfahrensverzeichnisse wie sie seit 2006 in den Regionen, Kreisen und kreisfreien Städten Westfalen-Lippes angelegt worden sind. Es wurde dann auf die bislang umfassendste Vorbewertung verwiesen, die die Stadt Bochum in den letzten Monaten durchgeführt hat, und über die Stefan Pätzold und Annett Fercho im jüngst erschienenen Band der Archivpflege in Westfalen berichtet haben.

In einem ersten Theorieblock wurden grundlegende Vorgehensmodelle wie das Open Archival Information System (OAIS) und die daraus abgeleitete Systemarchitektur im eLan.LWL diskutiert. Über die Frage “Was sind un-/strukutrierte Daten?” kamen wir dann auf die Bewertung und Aussonderung von Fachdaten am Beispiel von im Landschaftsverband eingesetzten Gebäude- und Liegenschaftsverwaltungssystemen zu sprechen.

Diskussionsrunde am 2. Tag der Fortbildung
Diskussionsrunde am 2. Tag der Fortbildung

Aus dem Beispiel wurden übertragbare Schritte auf dem Weg zur elektronischen Überlieferung wurden herausgearbeitet und am nächsten Tag auf ein weit verbreitetes Sozialhilfeverfahren und die Überlieferung der Sozialhilfe angewendet.

Weiter ging es mit Überlegungen zu den Signifikanten Eigenschaften und daraus abgeleitet zu geeigneten Archivierungsformaten. Besonders hilfreich erschien den Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Zusammenstellung der Schweizer Koordinierungsstelle KOST.

Nach einer Gegenüberstellung zu Metadaten im analogen und elektronischen Bereich, diskutierte man Chancen und Grenzen der Vorfeldarbeit von Archiven im Zusammenhang von DMS-Einführungen. Es wurden Standard-Schnittstellen wie XDomea2 und der Einsatz eines daraus abgeleiteten Basis-Index zentraler archivrelevanter Metadaten erläutert.

Der Nachmittag war der praktischen Anwendung des Gelernten verpflichtet: Sowohl der Ingest von elektronischen Akten als auch von unstrukturierten Dateiablagen wurde gezeigt.

Abschließend wurden das Angebot einer Langzeitarchivierung im Verbund des Digitalen Archivs NRW erörtert und es gab die Gelegenheit offen gebliebene Fragen zu klären.

Preview: erster Beitrag aus der neuen Archivpflege

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Die neue Archivpflege in Westfalen-Lippe erscheint in Kürze. Wir posten hier bereits vorab einen ersten Beitrag daraus. Auf dem Westfälischen Archivtag in Bielefeld hatte Michael Korn, Stadtarchivar von Sankt Augustin, über seine Strategien der Zusammenarbeit mit der eigenen Verwaltung vorgetragen. In seinem Beitrag für die Archivpflege führt er nun sein Vorgehen auf dem Weg zu einer Profilbildung des Stadtarchivs weiter aus:

Profilbildung beginnt beim Träger:
Das Stadtarchiv als Dienstleister und Partner der Verwaltung am Beispiel von Sankt Augustin

von Michael Korn

Einleitung

Für meinen Vortrag „Profilbildung beginnt beim Träger“ möchte ich zu Beginn den „Träger“ als Bezugsrahmen definieren. Dies ist für unser Stadtarchiv zum einen die Stadtverwaltung mit allen städtischen Dienststellen. Zum anderen sind dies die Mitglieder des von den Bürgern gewählten Stadtrates, die die Verwaltung beauftragen und beaufsichtigen.

Zunächst einige Rahmendaten zu Sankt Augustin: Die Stadt liegt als Teil des Rhein-Sieg-Kreises östlich von Bonn und ist in dieser Form im Rahmen der kommunalen Neugliederung 1969 entstanden. Heute hat die Stadt ca. 57.000 Einwohner. Die Verwaltung ist überwiegend im Rathaus und benachbarten Gebäuden untergebracht. Hier arbeiten ca. 360 von insgesamt ca. 520 Mitarbeitern, die übrigen in Schulen und Kindertagesstätten, der Kläranlage, in Jugendzentren und auf dem Bauhof. Das Stadtarchiv wurde 1980 eingerichtet und verfügt seither über zwei volle Personalstellen.

Profilbildung bei der Stadtverwaltung Sankt Augustin

Als ich im Jahr 2003 meine Tätigkeit als Stadtarchivar in Sankt Augustin antrat, wurde das Stadtarchiv trotz einer umfangreichen Öffentlichkeitsarbeit verwaltungsintern kaum wahrgenommen und wenn, dann fast ausschließlich als kulturelle Einrichtung. Als zentraler Ansprechpartner für Fragen der Schriftgutverwaltung wurde es wohl nicht angesehen, eine systematische Vorfeldarbeit fand nicht statt.

Ausgangssituation in der Altregistratur bei Amtsübernahme

Zum Archiv gehört seit seiner Gründung auch die Verwaltung der zentralen Altregistratur im Rathauskeller. Die Einlagerung von schriftlichen Unterlagen, meist Akten und Vorgängen, aber auch Karten und Plänen, erfolgte vielfach durch Mitarbeiter der Stadtverwaltung selbst im Magazin in eigener Verantwortung. Für das Gros der eingelagerten Unterlagen erhielt das Stadtarchiv zumeist handschriftliche Übergabelisten, allerdings gab es in der Regel keine Nummern oder eindeutige Signaturen.

Diese jahrzehntelange Praxis hatte unter anderem zur Folge, dass bei einem erheblichem Anteil der Akten in der Altregistratur weder dem Stadtarchiv noch den betroffenen Verwaltungsstellen bekannt war, welche Akten sich wo befanden. Zeitaufwändiges Suchen mit ungewissem Ausgang war daher der Regelfall.

Hinzu kam, dass für fast alle Unterlagen die Aufbewahrungsfristen nicht bekannt waren, so dass die Regale sowie die sie umgebenden Gänge mit Unterlagen völlig überfüllt waren.

Ferner gelangte unter diesen Umständen primär nicht-archivwürdiges Material ins Archivmagazin. Grund war die Scheu vieler Verwaltungsmitarbeiter, die für sie wichtigen Unterlagen ins Archiv zu geben, da die Mitarbeiter nicht unbedingt davon ausgehen konnten, diese Akten überhaupt oder zumindest zeitnah wiederzufinden.

Vor diesem Hintergrund leiteten wir 2003 einen grundlegenden Kurswechsel bei der Ausrichtung des Stadtarchivs ein, der folgende Teilziele anstrebte:

  • Eine effektive Nutzung der begrenzten Lagerkapazitäten,
  • das Gewinnen eines Überblicks über alle verwahrten Unterlagen in Altregistratur und Endarchiv,
  • den Aufbau einer systematischen Vorfeldarbeit,
  • das Knüpfen von intensiven Kontakten zu Mitarbeitern der Stadtverwaltung,
  • die Übernahme von potentiell archivwürdigem Verwaltungsschriftgut ins Archiv sowie

Fortbildung zum Thema Bestandserhaltung im LWL-Archivamt

 

Foto: LWL-Archivamt
Das Seminar im Vortragssaal des LWL-Archivamts

Am letzten Donnerstag (23.10.2014) fand bei uns im Haus eine Fortbildung zum Thema Bestanderhaltung statt. Ziel war es sowohl theoretische als auch ganz konkret praktische Grundlagen in diesem Bereich für die Teilnehmer zu schaffen.

Bestandserhaltung muss auch für kleinere Archive mit wenig Personal ein zentrales Thema sein.

Die Praxis zeigt jedoch häufig, dass man viel machen schon bei der Vorbeugung machen kann.

 

Foto: LWL-Archivamt
Schimmel und wie erkennt man ihn?

Im Rahmen des Seminars wurde ein praxisnahes Konzept vorgestellt, das die Archive in die Lage versetzen soll, auf strukturierte Weise geschädigte Bestände zu ermitteln, Schäden zu priorisieren und die notwendigen Maßnahmen in einem Handlungskonzept aufzuzeigen.

 

 

Die Vorteile eines solchen auf mehrere Jahre angelegten Bestandserhaltungskonzepts sind deutlich: es bildet die notwendige Grundlage, um in der Verwaltung ein regelmäßiges Budget für die Bestandserhaltung zu erwirken.

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Verzeichnungsprojekt zu Karten und Plänen startet

Foto: LWL-Archivamt

Karten und Pläne sind in jedem Archiv ein besonderer Schatz. Durch ihre klare Visualität scheinen sie dem Nutzer oft direkt zugänglich zu sein. Trotzdem erfahren sie in vielen Archiven oft ein Schattendarsein, als Sammlungsgut, das man hat, das aber in der Regel nicht wirklich verzeichnet ist. Bei uns im Haus startet jetzt zum 1.11.14 ein Verzeichnunungsprojekt für die Karten und Pläne eines westfälischen Adelsarchivs, das wir im Blog in den nächsten Monaten begleiten wollen.

Auch in den vom LWL-Archivamt betreuten Adelsarchiven wurden Karten schon seit je her gesammelt, aber die wneigsten Kartenbestände liegen heute verzeichnet vor.  Oft ist dies auch eine Frage der Lagerungbedingungen gewesen, denn Karten und Pläne sind mit ihrem Überformat oft weniger gut zu lagern, als z.B. eine Akte, die in einem normalen Archivkarton Platz hat.

Die Lagerung ist etwas, was man im Vorfeld einer jeden Kartenverzeichnung zu klären hat. Wenn man die KArten verzeichnet, glättet, planlegen lässt und dan in Mappen packt, werden sie dann im Archiv eine Platz haben?

Foto: LWL-Archivamt
In einem Archiv liegen die Karten üblicherweise in einem Kartenschrank

Im aktuellen Fall verfügt das Adelsarchiv erfreulicherweise über einen kleinen Kartenraum mit alten und neuen Kartenschränken und einem größeren Tisch, um die Karten vorzulegen. Ideale Bedingungen für die momentane und weitere archivische Lagerung der Karten und Pläne.

 

 

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