Digitaler Archivierung und e-Depot in Amsterdam

Mit dem Ratsbeschluss ab 2015 ( also schon bald) rein elektronisch zu archivieren, hat sich die Stadt Amsterdam hohe Ziele gesetzt. Wie sie diese erreichen will erklärte Pepjin Lucker vom Stadtarchiv Amsterdam beim Deutsch-Niederländischen Archivsymposium in Arnheim im November 2013. Wie gehen unsere niederländischen Nachbarn die Frage der elektronischen Langzeitarchivierung im kommunalen Bereich an? Können wir von ihnen etwas lernen?

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Digitaler Archivierung und e-Depot in Amsterdam

von Pepijn Lucker

Einleitung[1]

Das Stadsarchief Amsterdam (SAA) ist das historische Dokumentationszentrum der Stadt Amsterdam mit ungefähr 49 Kilometern Archivgut, einer historisch-topografischen Sammlung mit Millionen Karten, Zeichnungen und Bildnissen, einer Bibliothek sowie umfangreichen Ton-, Film- und Fotoarchiven. Wir bewahren die Bestände und Sammlungen der gemeindlichen Behörden und der Betriebe, die etwas mit Amsterdam zu tun haben sowie Archivgut aus privaten Quellen („particuliere instellingen“). Jährlich wachsen die Archive und Sammlungen um einige Hunderte von Metern. Wir machen die Bestände zugänglich, sodass jeder die Dokumente nachschlagen kann, im Studiensaal oder online auf unserer Homepage. Jährlich empfangen wir mehr als 100.000 Besucher in unserem monumentalen Gebäude “De Bazel” im Zentrum von Amsterdam. Die Website des Stadsarchiefs (http://stadsarchief.amsterdam.nl/) hat jährlich ca. 700.000 einzelne Besucher. Kenntnisse über der Stadt Amsterdam, die in den Archiven zu finden ist, veröffentlichen wir in Publikationen, Ausstellungen und allerlei Veranstaltungen.

Das Stadsarchief hat auch die Aufsicht darüber, wie die Teilgemeinden und die Dienste der Gemeinde Amsterdam mit ihren Archiven umgehen. Wir überwachen, dass die Dokumente, die dauerhaft aufbewahrt werden müssen, rechtzeitig an das Stadsarchief abgegeben und die übrigen vernichtet werden. Wenn erwünscht, helfen wir dabei ein wenig oder empfehlen die richtige Vorgehensweise. So bleiben die für die Geschichte der Stadt wichtigen Dokumente aufbewahrt. Das SAA hat die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das heute geschaffene Kulturgut für zukünftige Generationen aufbewahrt wird. Ein gut funktionierendes Archiv ist essentiell für die demokratische Verantwortung der gemeindlichen Behörden. Archive kommen nur zu Geltung, wenn sie durch Amsterdamer weltweit benutzt und gesehen werden.

Zielsetzung für 2014

Das SAA hat im Jahresplan 2014 einige Ziele im Bereich der digitalen Archivierung aufgenommen: [2]

  • Dauerhafter Zugang zu digitaler Information fängt an mit digitaler Archivierung von Information an der Quelle, in den Arbeitsprozessen der gemeindlichen Dienste und Teilgemeinden. In der heutigen Hybridsituation gibt es bei den Diensten und Teilgemeinden sowohl Archivierung auf Papier als auch digitale Archivierung, und manchmal bleibt unklar, welche Dokumente führend sind. Daraus entstehen eine ungewisse Situation bei der Rechtsprechung und ein großes Problem, wenn Archive an das SAA übergeben werden. Die Kosten, die entstehen, um ein Archiv nachträglich in Ordnung zu bringen, sind hoch. Auf Initiative des Stadsarchiefs hat der Gemeindevorstand[3] daher entschieden, dass vom 1. Januar 2015 an alle Dienste und Teilgemeinden nur noch ausschließlich auf digitale Weise archivieren dürfen. Dazu hat der Gemeindevorstand den Direktor des Stadsarchiefs beauftragt, zusammen mit dem CIO[4] ein Programm „Digital Archivieren 2015“ zu starten. Dieses Programm wird die Wende zur digitalen Archivierung ermöglichen, unter anderem durch die Feststellung einer Sichtweise, (ergänzender) Politik, Grundlinien bei Diensten, Empfehlungen, Liefern von Sachkenntnis durch ein ambulantes Expertenteam.
  • Das Stadsarchief hat zum Ziel, alle Organisationen der Gemeinde Amsterdam an das eigene e-Depot anzuschließen. Das sogenannte Ambtelijk Team (AT)[5] hat am 21. März 2013 das Stadsarchief beauftragt, bei einigen Diensten und Teilgemeinden Pilotprojekte zu starten, um die Eignung des e-Depots als allgemeine Einrichtung für die Archivverwaltung der ganzen Stadt festzustellen. Parallel wird zusammen mit […] dem CIO-Amt die Architektur des e-Depot als allgemeine Einrichtung ausgearbeitet. Die Pilotprojekte werden ausgeführt unter der Regie des Programms „Digital Archivieren 2015“. In die Pilotprojekte werden Systeme von Diensten und Teilgemeinden mittels eines sogenannten Tenantsmodells  oder Mandantenmodells[6] mit dem e-Depot verbunden.

Auf Grund der Ergebnisse der Pilotprojekte werden Projekte für die Verwaltung und Weiterentwicklung des e-Depots gestartet. In einer sogenannten Domainarchitektur (Teil des Pilotauftrags) werden diese Projekte dargestellt.

Programm “Digital Archivieren 2015”

Durch die digitalen Entwicklungen ist in der ganzen Stadt Amsterdam eine Hybridsituation entstanden: Information wird teilweise analog und teilweise digital archiviert, mit Lücken und mit Überschneidungen. Gleichzeitig ist der Status (mit Einnahme der Rechtsgültigkeit) der Information teilweise unbestimmt. Dies ergibt ein unvollkommenes, schlecht oder nicht zu verwaltendes Archiv. Diese Hybridsituation ist brenzlig im Hinblick darauf, dass die Gemeinde Amsterdam für die Ausführung der primären und unterstützenden Prozesse über die richtige, vollständige und aktuelle Information verfügen muss, um die eigene Rechtslage und die Rechtslage anderer zu kennen, um Verantwortung übernehmen zu können und letztendlich als Quelle zur Erforschung der Vergangenheit. Eine mangelhafte Archivverwaltung trägt das Risiko von (frühzeitigem) Verlust von Information. Wenn ein Organisationsteil nicht oder nicht schnell genug über die richtige und vollständige Information mit einem klaren Status verfügt, kann dies unerwünschte Folgen finanzieller, publizistischer oder  juristischer Art haben.

Um die Hybridsituation zu beenden, hat sich der Gemeindevorstand entschlossen, eine eindeutige Methode des Archivierens vorzugeben: Originale, authentische Information wird nur noch in digitaler Form archiviert. Darüber hinaus sind die Kosten einer eindeutigen, nur noch digitalen Archivierung niedriger als diejenigen, die in der heutigen Hybridsituation anfallen.[7] Bei vielen Stellen der Stadt sind allerdings zurzeit die technischen Einrichtungen, um Information digital archivieren zu können, und die Organisation der digitalen Archivierung innerhalb der primären und unterstützenden Prozesse noch nicht ausreichend vorhanden. Das Programm soll Unterstützung leisten, um dies ‘in den Griff zu bekommen’.[8]

Das Kollegium von Bürgermeister und Schöffen [der Gemeinde Amsterdam] hat am 8. Januar 2013 deswegen die folgenden drei Beschlüsse gefasst:

  1. Alle Organisationsteile archivieren ihre originalen Archivunterlagen in authentischer digitaler Form vom Zieldatum 1. Januar  2015 an und wenn möglich sogar früher, soweit sich dies verantworten und realisieren lässt.
  2. Die Zeitspanne bis zum Zieldatum 1. Januar 2015 gilt als eine Übergangsperiode, in der das Ziel darin besteht, dass die Organisationseinheiten im Bereich der Informationsverwaltung in kurzer Zeit Maßnahmen treffen, um dem Beschluss Folge leisten zu können.
  3. Der Direktor des Stadsarchiefs stellt zusammen mit der CIO einen Projektplan für ‘Digital Archivieren‘ auf, der die Operationalisierung von „Digital archivieren“ bei die Organisationseinheiten steuert und begleitet.

Das Programm hat einige Ausgangspunkte formuliert, von dem die wichtigsten hier genannt werden:

  • Alle Information, ungeachtet des Aufbewahrungstermins, wird ausschließlich digital archiviert gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften.
  • Information wird einmalig gespeichert und mehrfach genutzt.
  • Information ist in Prinzip öffentlich. Beim Entwurf und der Einrichtung von Prozessen und beim Start von Projekten wird gleichzeitig die Einrichtung des digitalen Archivs mitberücksichtigt.
  • Der handelnde Mitarbeiter ist verantwortlich für den Inhalt der Akten und für das ordnungsgemäße Einordnen von Dokumenten in die Akten: derjenige, der Information generiert, archiviert.
  • Das Tor für Papier schließt sich in 2015. Dokumente und Informationen, die ab 2015 empfangen und generiert sind, werden bei der Übertragung ausschließlich noch in digitaler Form vom Stadsarchief akzeptiert.

Diese Ausgangspunkte sind der Leitfaden bei der Einrichtung und Verwaltung von digitaler Information.[9]

Die Einführung von digitalem Archivieren ist erstens eine Veränderungsaufgabe. Von einer in der Praxis entstandenen Hybridarchivierung stellen wir um auf ein digitales Archiv, gemäß dem Beschluss des Kollegiums. Dies beinhaltet, dass alle Organisationen das analoge Archivieren abbauen und beenden.

An dem Grundsatz, welche Information aufbewahrt wird und wie lange, ändert sich nichts. Mit anderen Worten: Der Inhalt der Archive ändert sich nicht. Außerdem bleibt jede Organisationseinheit verantwortlich für die Information, bis diese an das Stadsarchief übergeben wird, gemäß den heutigen gesetzlichen Regelungen nach maximal 20 Jahren.

Der Methode, wie die Information aufbewahrt wird, zu denken ist an Grundsätze, Maßnahmen, Regeln, Rollen und Verwaltung, ändert sich dagegen schon. Dies hat Konsequenzen sowohl für die Arbeitsweise aller Mitarbeiter („derjenige der Information generiert, archiviert“), als auch für die Professionals.

Neben der Veränderungsaufgabe gibt es aber auch eine Entwicklungsaufgabe. Die benötigten Grundsätze, Regeln, Maßnahmen, Rollen und Verwaltung bei der digitalen Archivierung sind nur teilweise entwickelt und nur in eingeschränkter Maße implementiert. Das Programm Digital Archivieren wird die benötigte Grundsätze, Arbeitsweisen, Vorkehrungen und Instrumente entwickeln. Durch dieses Programm können wir arbeiten gemäß dem Prinzip: nur einmal das Rad erfinden und generisch entwickeln, was generisch entwickelt werden kann. [10]

Das Programm besteht aus einer Anzahl von Projekten, die in drei Gruppen zu gliedern sind:

  • Entwickeln von Grundsätzen und Archivierungsprozessen, Professionalisierung des Personals
  • Einrichten der allgemeine Einrichtung e-Depot
  • Beratung von Diensten und Teilgemeinden durch das Expertenteam und das Teilen von Kenntnissen auf der Kenntnisplattform und in Toolkits

 

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Abb. 1: Programm Digital Archivieren 2015 e-Depot

 

 

 

In der täglichen Praxis werden oft die Begriffe dynamische, semi-statische und statische Information verwendet. Dynamische Information ist die Information, die zustande kommt in Angelegenheiten, die behandelt werden (in process): eine Akte wird eröffnet und die beigefügten Dokumenten werden viel genutzt und bearbeitet. Semi-statische Information ist die Information über Angelegenheiten, die bereits nicht mehr in Bearbeitung sind (out of process): Die Akte ist geschlossen, wird aber als Referenz gelegentlich noch befragt. Die semi-statische Phase ist grundsächlich eine Wartephase. Information kommt in Betracht für dauernde Aufbewahrung oder für die Vernichtung auf Termin. Welche Information permanent aufbewahrt und was vernichtet werden muss, ist in Gesetzen und Vorschriften festgelegt. Der Begriff statische Information entspricht dem Begriff ‘übertragene’ Information: Die Akte wird (teilweise) vernichtet oder endgültig archiviert und veröffentlicht. Der Lebenslauf von Informationsobjekten besteht daher aus drei aufeinanderfolgenden Phasen (siehe Bild 2):

 

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Abb. 2: Lebenszyklus von Informationsobjekten

 

 

 

 

 

 

 

Traditionell umfassen die Archive die in die statische Phase zu übertragenden  papierenen Dokumente, die in den physischen Depots des Stadsarchiefs aufbewahrt werden. Durch die schnell zugenommene Digitalisierung findet aber eine fundamentale Änderung statt. Dokumente sind heute vielfach digital born und alte papierene Akten werden in einem hohen Tempo digitalisiert. Die Prozesse innerhalb der Organisationsteile werden in stets höherem Maße digital ausgeführt und die Information digital archiviert. Letztendlich wird das Papier immer mehr verschwinden, und es wird fast ausschließlich auf digitale Weise gearbeitet.

Seit 2008 hat das Stadsarchief deswegen ein e-Depot entwickelt, auch digital Depot genannt. Ein e-Depot enthält aus unserer Sicht viel mehr als nur Technik. Ein e-Depot ist eine Einheit von Hardware (apparatuur), Software (programmatuur), Verfahren, Methoden, Wissen und Fertigkeiten, mit der Ingest, Verwaltung, Konservierung und das Verfügbarmachen von digitalen Objekten und Metadaten dauerhaft garantiert werden kann. Durch die sogenannte Archiefbank und Beeldbank (die Beratungsumgebung) auf der Website des Stadsarchiefs werden die Metadaten und Informationsobjekten dem großen Publikum zur Verfügung gestellt.

Das e-Depot ist von der Archivinspektion der Provinz Noord-Holland auf Grundlage der sogenannte ED3[11] Forderungen, eine NEN ISO Norm, auf Gediegenheit geprüft worden, und 2012 wurde dieses Audit mit gutem Erfolg abgeschlossen. Somit hat das Stadsarchief Amsterdam das erste genehmigte e-Depot in den Niederlanden.[12]

Das Stadsarchief wird in den kommenden Jahren das e-Depot als einen essentiellen Bestandteil und Standardbaustein der gemeindlichen Informationsarchitektur weiterentwickeln. Der Ausgangspunkt ist dabei, Informationsobjekten aus den gemeindlichen Informationssystemen so früh wie möglich, schon vor der formellen Übertragung an das Stadsarchief, im e-Depot zu speichern, um damit Dauerhaftigkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten. Mit der weiteren Implementation des e-Depots wird nicht nur alle übertragene, statische digitale Information im e-Depot gespeichert, sondern auch alle noch nicht formell übertragene semi-statische digitale Information. Informationsobjekte werden gleich schon nach dem Abschließen der dynamischen Phase in das e-Depot aufgenommen.

 

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Abb. 3: e-Depot Tenant Beispiel

 

 

Das e-Depot ist durch die Anstrengungen des Stadsarchiefs inzwischen genügend entwickelt, sodass erwogen werden kann, es als allgemeine Einrichtung für die ganze Gemeinde Amsterdam zu etablieren. Letztendlich werden aus Sicht des Stadsarchiefs alle Organisationsteile an das e-Depot angeschlossen. Zuerst werden in der ersten Hälfte des Jahres 2014 die Pilotprojekte ausgeführt. Das Ziel der Pilotprojekte ist es, Erfahrungen auf mehrere Ebenen zu machen. Zum Beispiel mit der Technik: verschiedene Arten von Konnektoren auf das Gemeinde-WAN[13] werden ausprobiert. Funktioniert es für die Abnehmer: Können sie die Dateien noch suchen und finden wie gewohnt? Wie steht es mit der Performance? Und mit der benötigten Unterstützung? Und natürlich wollen wir Einsicht bekommen in den Projektkosten (sowohl einmalige wie strukturelle Kosten).

 

Von mehreren Seiten ist Interesse bekundet worden, an den Pilotprojekten zu partizipieren. So hat zum Beispiel die Teilgemeinde Ost unlängst das Bauarchiv, die sogenannten Bouw- en Woningtoezicht Akten (BWT), digitalisiert. Momentan werden die Scans des BWT-Archivs mit einer Applikation (die sogenannte BWT Client) eröffnet. Diese Applikation wurde gebaut zur Verwaltung der Dateien und Kontrolle von Scans während der Scanarbeit. Die Scans sind auf dem Computernetzwerk der Teilgemeinde Ost gespeichert. Dies genügt allerdings nicht den Anforderungen für eine dauerhafte und gewährleistete Speicherung. Mit Hilfe der e-Depots können die Scans sicher und für längere Zeit gespeichert werden. Nach Übertragung ins e-Depot wird der BWT Client nur noch zur Beratung verwendet.[14]

 

Nach dem Anschluss der ersten Gruppe und untermauert mit den Ergebnissen der Pilotprojekte, der Architekturausarbeitung und einem Plan zur Realisation und Implementation wird die Beschlussvorlage, das e-Depot zur allgemeinen Einrichtung zu ernennen, dem Ambtelijk Team zur Entscheidung vorgelegt. Nach einem positiven Beschluss werden die übrigen Organisationsteile an das e-Depot angeschlossen. Für das gesamte Ausrollen wird ein Zeitraum von drei bis vier Jahren veranschlagt.

 

 

Pepijn Lucker

Stadsarchief Amsterdam

plucker@stadsarchief.amsterdam.nl

 


[1] Diese Einleitung stammt  größtenteils von der Website des Stadsarchiefs: http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/index.nl.html [Stand: 17.01.2014]

[2] 20120716 Begroting 2014 SAA definitief _VERSIE 2.0, S. 11-12.

[3] Das Kollegium von Bürgermeister und Schöffen („College van B & W“)

[4] Chief information Officer.

[5] Höchstes amtliches Gremium im ICT-Bereich der Gemeinde Amsterdam.

[6] “Als mandantenfähig (auch mandantentauglich) wird Informationstechnik bezeichnet, die auf demselben Server oder demselben Software-System mehrere Mandanten, also Kunden oder Auftraggeber, bedienen kann, ohne dass diese gegenseitigen Einblick in ihre Daten, Benutzerverwaltung und Ähnliches haben.“  Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Mandantenfähigkeit [Stand: 27.01.2014]. Die Dokumente in ein Tenant werden nach maximal 20 Jahre (teilweise) vernichtet oder endgültig archiviert und veröffentlicht.

[7] Siehe G. Zwagerman / P. Lucker, E-depot SAA als generieke voorziening Concern, Beleidsnotitie, Amsterdam 2013, S. 3 und S. Visser / L. van Delft, Programma Digital Archivieren, Plan van Aanpak, Amsterdam, S. 2.

[8] Siehe Visser/van Delft, Plan van Aanpak (wie Anm. 6), S. 2.

[9] Siehe ebd., S. 2-3.

[10] Siehe ebd, S. 6.

[11] Eisen Duurzaam Digital Depot

[12] Siehe Zwagerman/Lucker, Beleidsnotitie (wie Anm. 6), S. 3.

[13] Wide Area Network

[14] P. Lucker, Pilot E-depot Stadsdeel Oost, Projectvoorstel, Amsterdam 2013, S. 7.

 

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Verbundlösungen für die elektronische Langzeitarchivierung in Deutschland

Archivamt_eLan_1 Wie sieht die Archivierung der Zukunft aus? Was können kleinere Archive im Hinblick auf die Langzeitarchivierung überhaupt leisten? Mit diesen Fragen beschäftigte sich Ulrich Fischer vom Historischen Archiv der Stadt Köln in seinem Beitrag zum Deutsch-Niederländischen-Archivsymposium 2013 in Arnheim. Abgedruckt ist dieser Artikel ebenfalls in der aktuellen Archivpflege.

Gemeinsame Lösungen für ein gemeinsames Problem. Verbundlösungen für die elektronische Langzeitarchivierung in Deutschland

von Ulrich Fischer

Arbeiten im Verbund, vernetzte Entwicklung, Kooperationsprojekte, abgestimmte Strategien, Bündelung von Aufgaben und Ressourcen und gespeicherte und über das Netz jederzeit verfügbare Daten in der „Cloud“: Das klingt modern und schlank, effizient und innovativ.

Kein Zweifel, Verbundlösungen haben Konjunktur. Dies gilt nicht nur, aber gerade für die Arbeit mit digitalen Systemen, die sich dank weitgehender Vernetzung trefflich ortsungebunden, aber gemeinsam erledigen lässt.

Und in der Tat, die Vorteile solcher Verbundlösungen, im Sinne gemeinsam genutzter Systeme sind schlagend: Mehrfachinvestitionen bei der Entwicklung werden vermieden, stattdessen Synergien und Skalenerträge im Betrieb generiert, durch Systemvereinheitlichung Einarbeitungs- und Schulungskosten reduziert sowie schließlich die Systeme durch Standardisierung im Sinne von Open Government für für Quellsysteme und Nachnutzung der Daten geöffnet. Wer möchte bei solchen Aussichten abseits stehen?

Entsprechend groß ist die Nachfrage nach Verbundlösungen, gerade für die komplexe Materie der elektronischen Archivierung und gerade in einem Bundesland wie Nordrhein-Westfalen, in dem sich eine Vielzahl von mittleren und kleineren Archiven verschiedener Sparten mit der Notwendigkeit konfrontiert sieht, ein digitales Archiv zu betreiben. Betrachtet man das weitere Bundesgebiet, so finden sich durchaus einige Archive mit eigenen Lösungen, etwa das Bundesarchiv oder das Brandenburgische Landeshauptarchiv.[1] Fairerweise ist allerdings zu konstatieren, dass es sich bei den Genannten um Pioniere in der elektronischen Archivierung handelt, also Archive, die im Sinne der Diffusionsforschung als „innovators“ zu fassen sind.[2] Und ebenso muss festgehalten werden, dass etwa das Bundesarchiv nicht nur früh ein eigenes System entwickelte, sondern für dieses auch Rahmenbedingungen und Anforderungen gelten, die von weiter verbreiteten elektronischen Archiven nicht notwendigerweise erfüllt werden müssen.[3]

Fakt ist aber heute: Diese Einzellösungen sind mittlerweile in der Minderzahl. Auch die anderen „Innovator“-Archive haben sich Verbundlösungen gegenüber geöffnet bzw. solche aktiv initiiert. Es kann daher nicht überraschen, dass Archive, die nun nach Lösungen zur digitalen Archivierung suchen, sich in erster Linie einem Verbund anschließen wollen. Dies geht so weit, dass die Marktsituation in Deutschland nunmehr als ein Verdrängungswettbewerb unter einer ziemlich überschaubaren Anzahl verschiedener (Verbund-)Lösungen verstanden werden kann. Diese werden mit knappen Akronymen vertrieben und erwecken bisweilen den Eindruck, sie seien schon „out of the box“ erhältlich.[4] Vollständige Neuentwicklungen finden meines Wissens gegenwärtig nicht mehr statt.

Verbundlösungen sind also gefragt bei denen, die sich nun dem Problem der elektronischen Langzeitarchivierung stellen. Dies ist nachvollziehbar, denn die Alternative wäre eine vollständige Neuentwicklung. Diese allerdings ist aufgrund der vorhandenen Vorarbeiten weder erforderlich noch wirtschaftlich, würde doch allein der Aufbau des erforderlichen Know-hows und die Suche nach einem versierten IT-Partner beträchtliche Personalressourcen beanspruchen.

Dennoch werden oft vorschnell umfassende Vorteile einer Verbundlösung ins Feld geführt: So sei eine Verbundlösung durch die (Nach-)Nutzung bestehender Systeme sehr kostengünstig. Dies ist allerdings mitnichten der Fall, denn letztlich gilt für den Speicherbedarf das Gleiche wie für ein analoges Magazin, und für die softwareseitige Technik das Gleiche wie für jedes Fachverfahren: Langzeitarchivierung ist in jedem Fall kostenintensiv – und das um so mehr, wenn man die erforderlichen Personalressourcen, Wartungs- und ggf. Beratungskosten sowie den in jedem Fall auftretenden Schulungsbedarf für die Mitarbeiter mit einkalkuliert. Denn selbst wenn der Entwicklungsaufwand für ein Archivsystem im Rahmen eines Verbundes nicht mehr geleistet werden muss, werden dennoch an verschiedenen Stellen Konfigurationen und softwareseitige Umsetzungen fachlicher Entscheidungen erforderlich sein. Dies bedeutet: In einer Verbundlösung kann vielleicht die IT-technische Steuerung zentral erfolgen, die archivische Facharbeit muss aber auch in der digitalen Umgebung durch den (eingearbeiteten und geschulten) Facharchivar geleistet werden.

Gerade in der Diskussion mit IT-Dienstleistern werden dann die vielen Vorteile des vernetzten Arbeitens in den Vordergrund gestellt: vom ausfallsicheren Miet-Server bis zu „Software as a service“ wird vieles angeboten, was gut klingt und die Arbeit tatsächlich erleichtern kann. Zudem ist bei großen Verbundsystemen oft eine Hochverfügbarkeit und eine redundante Sicherung der Daten einschließlich dezidierter Recovery-Strategien vorgesehen, und auch technische Neuerungen werden vom Servicegeber zentral implementiert. Es ist dabei grundsätzlich zu berücksichtigen, dass „Archivieren“ nach wie vor unterschiedliche Bedeutungen für den IT-Fachmann und den Archivar hat.[5]

Es ist allerdings immer zu berücksichtigen, dass die Nutzung von zentral bereitgestellten Services immer einhergeht mit einem elementaren Verlust von Hoheit über die eigenen Daten. Dies muss kein Ausschlusskriterium sein, erfordert aber vom Archivar kompensierende Maßnahmen. Es ist in diesem Zusammenhang durchaus interessant, den Umgang von Unternehmen mit ihren vitalen Geschäftsdaten zum Vergleich heranzuziehen. Lagern viele Unternehmen die für den täglichen Betrieb erforderlichen Daten und auch ihre Anwendungen in die „Cloud“ aus, also auf vernetzte, teilweise anonym betriebene Systeme, so verlässt man sich bei den vitalen Geschäftsdaten oft auf Server und Technik, die der eigenen, exklusiven und physischen Kontrolle unterliegen.

 

Verbünde und Kooperationen in der elektronischen Langzeitarchivierung: Versuch einer Typologie 

Insgesamt ist aber, bei all diesen Einschränkungen, die Einrichtung und der Betrieb eines elektronischen Langzeitarchivs im Verbund für die allermeisten Archive alternativlos. Verbund muss dabei aber nicht gleich Verbund sein. Ich sehe gegenwärtig fünf verschiedene Typen von kooperativen Strukturen im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung in Deutschland.[6]

 

1. Vollintegrierter Verbund:

Ein solcher Verbund setzt auf eine gemeinsame Speicherlösung, eine gemeinsame Software und eine Entwicklergemeinschaft. Das „Digitale Archiv Nord“ wird nach gegenwärtigem Kenntnisstand ein solcher vollintegrierter Verbund sein und innerhalb eines vollständig gemeinsamen Systems die digitalen Archivdaten für die staatlichen Archive in Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Bremen, Niedersachsen und Schleswig-Holstein verwalten.[7]

 

2. Teilintegrierter Verbundbetrieb

Hier werden unterschiedliche, je Verbundteilnehmer eigene Speicherlösungen mit einem softwareseitig identischen System betrieben; auch eine Entwicklergemeinschaft besteht. Ein Beispiel hierfür ist der DIMAG-Verbund, an dem die staatlichen Archive von Baden-Württemberg, Hessen, Bayern und nun auch das Digitale Archiv Nord teilnehmen.[8]

 

3. Systemnutzerverbund

Ein Systemnutzerverbund kombiniert je Verbundteilnehmer unterschiedliche Speicherlösungen mit einem System, dessen Software durch gemeinsame Kernkomponenten gekennzeichnet ist und gemeinsam weiterentwickelt wird. Diese Form von Verbund ist etwa in der DiPS-Nutzergruppe zu sehen, in der verschiedene Archive die von HP und SER gelieferten Komponenten in unterschiedlichen Formen einsetzen.[9] Es gibt auch einige Abweichungen in den eingesetzten Teilkomponenten, jedoch erlauben die Gemeinsamkeiten, insbesondere das gemeinsame Metadaten-Schema, eine Entwicklergemeinschaft für die Kernmodule der Software.

 

4. Ad-hoc-Entwicklergemeinschaften

Häufig lässt sich beobachten, dass sich etwa zur Realisierung von Schnittstellen für Fachverfahren Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Archiven zusammenfinden. Dies kann auf der Basis bestehender Arbeitskreise geschehen, oder sich spontan aus der Wahrnehmung einer gemeinsamen Aufgabe ergeben. Ein Beispiel für eine solche Entwicklergemeinschaft für ein Modul zur Fachverfahrensanbindung ist der Arbeitskreis ostwestfälischer Archivare und IT-Dienstleister, der gemeinsam die Definition und Umsetzung des Moduls „Archivo“ in Auftrag gab. Über dieses Modul ist es möglich, Einwohnermeldedaten so zu erhalten, dass nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vollständige Datensätze an die elektronischen Langzeitarchive übergeben werden können.[10]

 

5. Fachliche Austauschforen

Schon lange bestehen zudem auf nationaler, regionaler und teilweise lokaler Ebene Foren, Arbeitskreise und Kompetenznetzwerke, in denen sich Fachleute zu Fragen der elektronischen Archivierung austauschen können. Bisweilen werden Handreichungen oder Publikationen erstellt; NESTOR als größtes, spartenübergreifendes Netzwerk arbeitet gar an einem Zertifizierungsprojekt.[11] Seit 1997 tagt zudem jährlich der offene Arbeitskreis „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AUdS).[12] Hier wurden immer wieder für das Bundesgebiet und die Schweiz zentrale Themen aus der Praxis aufgeworfen und sehr offen diskutiert. Es ist eine spannende Frage, inwieweit die zunehmende, auch wirtschaftliche Konkurrenzsituation unterschiedlicher Systeme zur Langzeitarchivierung diese offen geführten Fachdiskussionen in Gremien wie dem AK AUdS einschränken wird.

 

Betrieb eines elektronischen Archivs im Verbund: Rechtslage

Eine wichtige Frage, die es zu klären gilt, bevor ein Archiv einem Verbundsystem zur elektronischen Langzeitarchivierung beitreten kann, ist die der Rechtslage. Diese ist insbesondere dann in den Blick zu nehmen, wenn das Archiv seine Daten nicht ausschließlich auf eigener Infrastruktur verarbeitet und speichert.[13]

Betrachten wir also einen hypothetischen Verbund von Archiven, die eine gemeinsame Infrastruktur nutzen, die von einer Organisation bereitgestellt wird. Auf den ersten Blick will es scheinen, als habe das NW Archivgesetz in §10 Abs. 2 für genau diesen Fall für kommunale Archive eine belastbare Regelung geschaffen. Schließlich billigt man Kommunen zu, die Aufgabe der Archivierung auch durch „Übertragung auf eine für Archivierungszwecke geschaffene Gemeinschaftseinrichtung“ zu erfüllen. Tatsächlich aber, das erweist ein Blick in die Begründung zur Neufassung des nordrhein-westfälischen Archivgesetzes von 2010, hat der Gesetzgeber bei einer solchen „Gemeinschaftseinrichtung“ an ein gemeinsames Archiv mehrerer Kommunen gedacht – oder an die archivische Betreuung von Gemeinden etwa durch das zuständige Kreisarchiv.[14] Die Auslagerung bestimmter, durch ihre Materialität gekennzeichneter Bestandsteile in  ein im Verbund betriebenes elektronisches Langzeitarchiv standen hingegen deutlich nicht im Fokus des Gesetzgebers. Insbesondere ist explizit die Übernahme von kommunalen Archivaufgaben durch staatliche Stellen ausgeschlossen.[15]

Wenn nun zumindest für Nordrhein-Westfalen das Archivgesetz selbst keine Handhabe für eine Übergabe von Archivdaten an den Betreiber einer Verbundeinrichtung zur elektronischen Archivierung bietet, so erscheint dies dennoch keinesfalls ausgeschlossen. Hilfreich ist hier ein Blick auf die bisherige Praxis mit analogem Archivgut. Denn wenn das Archivgesetz die digitale Überlieferung der papiernen gleichstellt, dann sollte auch ein digitales Magazin analog zu einem Archivgebäude betrieben werden können.[16] Und wie es ohne Zweifel möglich ist, analoges Archivgut in einem angemieteten Gebäude unterzubringen (vorausgesetzt der Mietvertrag und das Gebäude selbst erfüllen die Anforderungen an eine vertrauenswürdige und fachlich adäquate Unterbringung des Materials), spricht nichts dagegen, digitales Archivgut einer bei einem Dritten betriebenen fachlich adäquaten Verbundlösung zu archivieren. Allerdings muss das abgebende Archiv beachten, dass es sich in einem solchen Fall um Datenverarbeitung im Auftrag handelt.

Im Zuge des Outsourcings des Betriebs von Verfahren der Datenverarbeitung auf Rechenzentren und andere Dienstleister hat sich die Datenverarbeitung im Auftrag zu einem Rechtsterminus entwickelt, der den Auftragnehmer datenschutzrechtlich absichert.[17] Datenverarbeitung im Auftrag setzt einen schriftlichen Vertrag voraus, in welchem Datenschutz- und Sicherheitsstandards festgeschrieben werden. Die Kontrolle der Einhaltung dieser Standards durch den beauftragten Dienstleister obliegt dem Auftraggeber.[18]

Archivdaten, die einem Dienstleister zur Übernahme in ein bei ihm betriebenes Langzeitarchiv übergeben werden, enthalten grundsätzlich personenbezogene Daten. Damit ist der Auftraggeber für die Auswahl eines geeigneten Dienstleisters für die Datenverarbeitung im Auftrag voll verantwortlich und hat zudem mit diesem einen Vertrag zu schließen, der insgesamt zehn Punkte abdecken muss.[19]

Diese Punkte schließen fachlich komplexe Anforderungen mit ein: So muss der Auftraggeber (also der beauftragende Archivar!) unter anderem „technisch-organisatorische Maßnahmen“ vorgeben, gemäß derer die ordnungsgemäße Datenverarbeitung im Auftrag erfolgen kann. Er selbst muss die Formen seiner Kontrolle und die dazu erforderlichen Mitwirkungspflichten seines Dienstleisters definieren, ebenso wie die Weisungsbefugnisse, die er sich selbst gegenüber einem Auftragnehmer vorbehält.[20] Im Falle besonders geschützter Daten ist wiederum der Auftraggeber dafür verantwortlich, dass hier ein darauf abgestimmtes höheres Schutzniveau beim Dienstleister sichergestellt ist.

All dies ist machbar, keine Frage. Und ein Dienstleister, der eine Archivlösung im Verbund anbietet, wird im Zweifel auch brauchbare Vorschläge für einen solchen Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag vorlegen können. Aber: Der Archivar, der seine Daten in ein solches Langzeitarchiv abgibt, bleibt verantwortlich für den Schutz dieser Daten. Sollte es zu Datenverlust oder gar Datenmissbrauch kommen, hat der Archivar als Auftraggeber nachzuweisen, dass er in allen Dingen auf einem adäquaten Schutz- und Sicherheitsniveau für die von ihm eingelieferten Daten bestanden hat, ja, er muss sogar schriftlich belegen können, dass er sich regelmäßig und auf hohem fachlichen Niveau vom ordnungsgemäßen Betrieb beim Auftragnehmer überzeugt hat.[21]

Es bleibt festzuhalten: Mit dem Beitritt zu einer Verbundlösung für die digitale Archivierung hat der Archivar mitnichten eine einfache Lösung für ein komplexes Problem gefunden. Er ist im Gegenteil in der Pflicht, den Prozess der elektronischen Archivierung seiner Daten von Anfang an und immer weiter auf hohem fachlichem Niveau intensiv zu begleiten. Dies gilt um so mehr, als er sich für die Archivierung der Mitarbeit Dritter bedienen muss, und keinerlei physische Kontrolle über die ihm anvertrauten Daten hat.

Betrieb eines elektronischen Archivs im Verbund: Mandantenfähigkeit

Vielleicht die entscheidende Vorgabe für die Einrichtung von Verbundlösungen zur digitalen Archivierung ist die Mandantenfähigkeit solcher Systeme. Die Abgabe von digitalem Archivgut in ein elektronisches Verbundarchiv kann nur geschehen, wenn dieses nachgewiesen mandantenfähig ist, d.h. es erlaubt auf einem System (Software und techn. Infrastruktur) die Nutzung durch komplett voneinander separierte Nutzer.

Die Ständige Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder hat dazu 2012 eine „Orientierungshilfe“ vorgelegt, in der der Begriff genauer definiert wird.[22] Praktisch wird verlangt, dass es zwischen Mandanten (also hier etwa verschiedenen Archiven) keine gemeinsamen Daten und keinen gegenseitigen Einblick in die jeweiligen Daten geben kann. Je Mandant müssen eigene Zugriffsberechtigungen, Verarbeitungsfunktionen und Konfigurationseinstellungen vorgehalten werden. Dies alles läuft darauf hinaus, dass „[die] Datenverarbeitung dabei zwingend durch technische Maßnahmen getrennt erfolgen [muss].“[23]

Auch hier gilt, dass ein Auftraggeber kontrollieren muss, ob ein Dienstleister die Vorgaben der Mandantenfähigkeit im jeweils vorgeschriebenen Maße erfüllt. Dazu muss in fünf Kategorien geprüft werden:

  • Sind alle rechtlichen Grundlagen (gemäß der jeweils betroffenen Gesetze und Normen) erfüllt?
  • Ist die Übermittlung zwischen Mandanten auf das Zulässige beschränkt?
  • Wirken sich Maßnahmen der Datenverarbeitung auf die Daten des betreffenden Mandanten aus – und nur auf diese (Abgeschlossenheit der Transaktionen innerhalb des Mandanten)?
  • Werden Konfigurationen (vor allem Zugriffsberechtigungen) ausschließlich mandantenabhängig gehandhabt und adäquat protokolliert?
  • Mandantenübergreifende Verwaltung (also Systembetrieb durch den Dienstleister) darf keine Möglichkeit zur Veränderung der eingelieferten Daten haben.

Auch diese Fragen erfordern eine detaillierte Einarbeitung des einzelnen Archivars in die Technik eines elektronischen Verbundarchivs. Auch mit Blick auf die Mandantenfähigkeit gilt: Der Archivar als Nutzer darf sich nicht auf die Kompetenz des betreibenden Dienstleisters verlassen, sondern er muss selbst in der Lage sein, das ihm angebotene IT-System insoweit zu verstehen und zu beurteilen, dass er seiner rechtlichen Verantwortung für seine Daten nachkommen kann.

 

Verbundlösungen in NRW: Welche Angebote gibt es?

Noch ein weiterer Aspekt ist zu beachten. Schon jetzt sind unterschiedliche Systeme verfügbar, die als Verbundlösung betrieben werden können. So können über T-Systems und Scope (Sachsen) oder das Konsortium HP/SER (Bundesarchiv, Landesarchive NRW und Rheinland-Pfalz, Landschaftsverband Westfalen-Lippe, Stadtarchive Stuttgart und Köln) Langzeitarchivlösungen eingekauft werden – oder man kann in Form einer Verwaltungskooperation der DIMAG-Partnerschaft beitreten.[24]

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Über unsere Lösung beim LWL haben wir uns sehr gefreut, vgl. den entsprechenden Artikel im Blog

 

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In Nordrhein-Westfalen mit seiner Vielzahl an kleineren und mittleren Archiven ist die Situation noch einmal anders. Hier hatte das Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport (MFKJKS) 2010 das Projekt Digitales Archiv NRW (DA NRW) aufgelegt, durch das Archiv-, aber auch Bibliotheks- und Museumsdaten gemeinsam langzeitarchiviert und in einem Landesportal präsentiert werden sollten. Im Zuge dieses Projektes wurde am Institut für Historisch-kulturwissenschaftliche Informationsverarbeitung der Universität zu Köln ein Softwaresystem entwickelt, dass die Archivierung von Daten spartenübergreifend ermöglichen soll (sog. DA-NRW-Suite, DNS).[25] Im Rahmen einer Initiative der Kommunalen Spitzenverbände wurde vereinbart, das DA NRW zu einem Lösungsverbund weiterzuentwickeln, in den auch die nordrhein-westfälischen Nutzer des mittlerweile als Digital Preservation Solution (DiPS) bezeichneten HP/SER-Systems einbezogen werden sollen. Dies betrifft vor allem die beiden DiPS-Anwender Stadt Köln und LWL-Archivamt für Westfalen, die sich inzwischen zu einer engeren Kooperation zusammengeschlossen hatten, mit dem Ziel, ihre Lösung über den Dachverband Kommunaler IT-Dienstleister in NRW (KDN) den Kommunalarchiven anzubieten.[26] Es wird angestrebt, beide Systeme im Rahmen des Lösungverbundes DA NRW insofern interoperabel zu halten, dass zumindest die Speicherknoten wechselseitig genutzt werden können. Dafür müssen die jeweils erzeugten Archivinformationspakete (AIPs) untereinander ausgetauscht werden können. Gegenwärtig erarbeitet der Lenkungskreis des DA NRW Szenarien, wie die Systeme in NRW betrieben und über die Geschäftsstelle des DA NRW nachnutzbar gemacht werden können.

Perspektivisch stellt sich damit für den Archivar in Nordrhein-Westfalen womöglich eine weitere komplexe Frage: Welches der angebotenen Systeme erfüllt meine Erfordernisse besser? Und nach welchen Kriterien jenseits der zu erwartenden Hochglanzprospekte kann ich das beurteilen? Sicherlich wird hier die zu schaffende Geschäftsstelle ebenso hilfreich sein wie die Archivberatungsstellen in den beiden Landesteilen. Um allerdings zu einer fundierten Einschätzung zu kommen und diese auch bei den eigenen Entscheidern nachdrücklich vertreten zu können, wird auch hier eine tiefe Einarbeitung in die eigenen Anforderungen und die Fähigkeiten der unterschiedlichen Systeme erforderlich sein.

 

Fazit

Die vorangegangenen Überlegungen wirken womöglich desillusionierend. Vielfach erschien bislang die elektronische Langzeitarchivierung im Verbund als eine einfache und kostengünstige Lösung – auch und besonders dort, wo gerade kleinere Archive nicht in ausreichendem Maße über IT-Kompetenz und Hintergrundwissen zum großen Thema elektronische Archivierung verfügen. Vor dem Hintergrund der rechtlichen und technischen Fallstricke einer Verbundlösung ist es also kein Wunder, dass sich große Archive lieber eine eigene technische Infrastruktur für die digitale Archivierung errichten, so ist man womöglich geneigt zu denken.

Für kleine und mittlere Archive zumindest aber sind Verbundlösungen, zumal wenn sie wie in NRW über kommunale Rechenzentren angeboten werden können, alternativlos. Alternativlos ist es aber auch, nicht gedankenlos und mit dem erstbesten Partner in das Abenteuer digitaler Archivierung zu starten. Digitale Archivierung verlangt von denen, die sie betreiben wollen – und müssen, eine gründliche Einarbeitung in die technischen und rechtlichen Grundlagen. Sie verlangt von den Dienstleistern, egal ob privat oder öffentlich, eine genaue Rückkoppelung ihres Angebotes an die Vorgaben aus den einschlägigen Normen und eine enge Zusammenarbeit mit den Fachleuten in den Archiven. Und sie verlangt auch bei Verbundlösungen von den Trägerinstitutionen der Archive die Bereitstellung finanzieller Mittel, um die digitale Überlieferung verlässlich und rechtskonform auf Dauer erhalten zu können.

 

Dr. Ulrich Fischer

Historisches Archiv der Stadt Köln

ulrich.fischer@stadt-koeln.de

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[1]     Vgl. zum Bundesarchiv u.a. Vera Zahnhausen, Das digitale Archiv. Ein aktueller Überblick, in: Mitteilungen aus dem Bundesarchiv, 01/2012, S. 31-35. https://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/digitales_archiv_mitteilungen_2012.pdf [Dieser Link wie alle folgenden zuletzt abgerufen am 10.02. 2014]. Zur Architektur beim Brandenburgischen Landeshauptarchiv vgl. Jörg Homberg, Planung, Ausbau und Betrieb des brandenburgischen revisionssicheren digitalen Langzeitarchivs nach OAIS, in: Entwicklung in den Bereichen Records Management / Vorarchiv – Übernahme – Langzeitarchivierung. Dreizehnte Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ vom 27./28. April 2009, ausgerichtet vom Staatsarchiv St. Gallen, St. Gallen 2009, S. 67-73, unter: http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds/13/_jcr_content/Par/downloadlist_3/DownloadListPar/download.ocFile/Publikation.pdf .

[2]     Vgl. Everett M. Rogers, Diffusion of Innovations, 5. Aufl., New York 2003, hier S. 282f. Seit den ersten Arbeiten zur Einführung von Systemen zur digitalen Archivierung haben inzwischen einige „early adopters“ in der deutschen Archivcommunity nachgelegt; die gegenwärtig zu beobachtende schnelle Verbreitung solcher Systeme gerade unter den größeren und finanzstärkeren staatlichen und kommunalen Archiven weist bereits Züge der dritten Diffusionsphase auf: Die „early majority“ (Rogers) hat das Thema Langzeitarchivierung für sich entdeckt.

[3]     So etwa Fragen des Geheimschutzes von Dokumenten und Vorgängen.

[4]    Vgl. zu Produktlebenszyklen immer noch Raymond Vernon, International Investment and International Trade in the Product Cycle, in: Quarterly Journal of Economics 1966, Mai, S. 191–207.

[5]     Vgl. Katharina Tiemann / Peter Worm, Von der Theorie zur Praxis: Fünf Jahre eAkten in der LWL Verwaltung und ihre Anbindung ans elektronische Langzeitarchiv, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 79 (2013) S. 11-18, hier S. 12.

[6]     Die im folgenden genannten Beispiele sind nicht erschöpfend.

[7]     Mündl. Auskunft von Paul Flamme, Staatsarchiv der Freien und Hansestadt Hamburg, 16.10.2013. Vgl. nun auch Nicole van de Kamp / Felix Saurbier, Das Digitale Archiv Nord – ein Kooperationsprojekt der norddeutschen Länder, in: Archivjournal. Neuigkeiten aus dem Staatsarchiv Hamburg 01/2014, S. 7.

[8]     Jede der genannten staatlichen Archivverwaltungen unterhält ein jeweils eigenes „Digitales Magazin“, vgl. etwa aus Anlass des Beitritts Bayerns zur Entwicklergemeinschaft Sigrid Schieber, Gemeinsame Lösungen für gemeinsame Aufgaben bei der Archivierung digitaler Unterlagen. Das Duo wird zum Trio: die Bayerischen Staatsarchive treten der DIMAG-Entwicklergemeinschaft bei, in: Archivnachrichten aus Hessen 12 (2012), Heft 1, S. 63. Zum System vgl. überblicksweise Christian Keitel, Rolf Lang, DIMAG und IngestList. Übernahme, Archivierung und Nutzung von digitalen Unterlagen im Landesarchiv Baden-Württemberg, in: Archivische Informationssysteme in der digitalen Welt. Aktuelle Entwicklungen und Perspektiven, hg. v. Gerald Maier, Stuttgart 2010, S. 53-63.

[9]     Vgl. Manfred Huppertz, Besser im Verbund – Kooperationen im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 79 (2013), S. 19-21, hier: S. 20.

[10]   Vgl. dazu Eckhard Möller, Heiner Jostkleigrewe, Archivo – dem kollektiven Gedächtnisschwund im Meldeamt vorbeugen, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 79 (2013), S. 5-10.

[11]   Zu Nestor vgl. die umfassende Dokumentation unter www.langzeitarchivierung.de. Zum Stand der Zertifizierungsarbeiten vgl. den NESTOR-Jahresbericht unter http://files.dnb.de/nestor/berichte/nestor_bericht_2013.pdf, S. 3.

[12]   Die Tagungsberichte des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AUdS) sind hinterlegt unter http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds.html.

[13]   „Eigene“ Infrastruktur schließt hierbei die durch die Trägerinstitution bereitgestellte IT-Infrastruktur mit ein. Für das Historische Archiv der Stadt Köln ist mithin die Nutzung der durch das Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln bereitgestellten Infrastruktur unkritisch.

[14]   Vgl. dazu Landtagsdrucksache 14/10028 mit der Begründung zum NW ArchivG von 2010, http://www.landtag.nrw.de/portal/WWW/dokumentenarchiv/Dokument/MMD14-10028.pdf, hier bes. S. 20.

[15]   Vgl. Mark Steinert, Das neue Archivgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen. Regelungen für kommunale Archive, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 73 (2010), S. 44-52, hier S. 47. Dennoch wird derzeit im Rahmen des beim Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport des Landes Nordrhein-Westfalen (MFKJKS)  koordinierten Projektes „Digitales Archiv NRW“ die Anwendbarkeit dieses Passus auf eine gemeinsame staatliche und kommunale Langzeitarchivlösung noch einmal überprüft.

[16]   ArchivG NW §2 Abs. 1.

[17]   Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in der Fassung vom 14.1.2003, zuletzt geändert am 14.08.2009 §11.

[18]   BDSG §11 Abs. 1 i. V. m. Abs. 3.

[19]   BDSG §11 Abs. 2; ebenso X. Buch Sozialgesetz §80.

[20]   Eine Checkliste der zu regelnden Aspekte findet sich etwa unter http://www.bfdi.bund.de/bfdi_wiki/index.php/Checkliste_Datenverarbeitung_im_Auftrag.

[21]   BDSG §11 Abs. 3: „Der Auftraggeber hat sich vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen. Das Ergebnis ist zu dokumentieren.“

[22]   Ständige Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder, Technische und organisatorische Anforderungen an die Trennung von automatisierten Verfahren bei der Benutzung einer gemeinsamen IT-Infrastruktur – Orientierungshilfe Mandantenfähigkeit, Version 1.0 vom 11.10.2012, unter: http://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2013/04/Mandantenf%C3%A4higkeit.pdf.

[23]   Orientierungshilfe Mandantenfähigkeit, S. 2.

[24]   Vgl. dazu und zu den verschiedenen Formen einer solchen Partnerschaft http://files.dnb.de/nestor/veranstaltungen/Praktikertag2013/2013-06-dimag-keitel.pdf.

[25]   Vgl. dazu Sebastian Cuy u.a., DA-NRW: Eine verteilte Architektur für die digitale Langzeitarchivierung, Köln 2013, unter: http://www.danrw.de/wp-content/uploads/LNI-GI_LZA_2013-DANRW.pdf sowie Manfred Thaller (Hg.), Das Digitale Archiv NRW in der Praxis. Eine Softwarelösung zur digitalen Langzeitarchivierung, Hamburg 2013.

[26]   Vgl. Manfred Huppertz, Besser im Verbund, S. 21.