Online-Digitalisate im Portal „Archive in NRW“ – einige Zahlen und eine Analyse

Allgemein

Das Archivportal „Archive in NRW“ ermöglicht den Zugang zu Archiven, Beständen, Findmitteln und Digitalisaten in Nordrhein-Westfalen. Aktuell sind nach eigenen Angaben des Portals 507 Archive verschiedener Archivsparten vertreten. Bei 396 politisch selbstständigen Gemeinden in NRW sollte also vermutlich jede Kommune zumindest mit einem Eintrag zu ihrem „Archiv“ vertreten sein. Es handelt sich also um das zentrale, archivische Zugangsportal in NRW.

Wie wird dieses Portal von den Archiven, insbesondere von den Kommunalarchiven, für Online-Digitalisate von Archivgut genutzt? Wieviel und was wird bereitgestellt? Diesen Fragen soll der nachfolgende Beitrag mit Hilfe der öffentlich zugänglichen Recherchefunktion nachgehen, insbesondere um den bisherigen Digitalisierungsstand des eigenen Archivs, des Stadtarchivs Lemgo, einordnen zu können.

Vorab einige Hinweise bzw. Einschränkungen. Die Analyse gibt immer den Stand vom 28. Januar 2023 wieder und kann spätere Änderungen nicht berücksichtigen. Ebenfalls kann nicht berücksichtigt werden, wenn Archive Digitalisate vorhalten, diese aber über andere Online-Portale zugänglich machen oder nur intern im Lesesaal veröffentlichen. Erschließungsrückstände sind natürlich über das Archivportal nicht zu ermitteln, spielen aber bei der Fragestellung keine Rolle, da nur erschlossenes Archivgut mit Digitalisaten versehen werden kann.

Nach eigenen Angaben des Portals soll es über 3 Millionen recherchierbare Archivalien (im Folgenden als Verzeichnungseinheiten, kurz: VZE bezeichnet) und mehr als 180.000 Digitalisate von  Archivalien geben. Die Recherchefunktion ermittelt dagegen bereits insgesamt 5.069.175 VZE und davon 362.438 VZE mit Digitalisaten. Die Selbstdarstellung scheint also etwas veraltet zu sein bzw. die Nutzung des Portals ist seitdem deutlich nach oben gegangen. Man muss allerdings berücksichtigen, dass bei den VZE das Landesarchiv NRW mit 2.561.965 VZE dabei ist, also etwa 50 % der VZE in den entsprechenden Findmitteln bereitstellt. Die Kommunalarchive stellen dagegen zusammen 2.055.414 VZE bereit und damit ungefähr 40 %. Im Ganzen eine beachtliche Leistung, wobei das Schwergewicht beim Landesarchiv liegt.

Wie sieht es nun bei den VZE mit Online-Digitalisaten aus: das Landesarchiv hat einen Anteil von 308.049 VZE von insgesamt 362.438 VZE, das entspricht etwa 85 Prozent. Interessantenweise ist die Zahl der VZE mit Digitalisaten bei den drei Standorten des Landesarchivs annähernd gleich verteilt, also jeweils etwa ein Drittel.

Lässt man nun aber das Landesarchiv außen vor, entfallen noch 45.875 VZE mit Digitalisaten auf die Kommunalarchive. Die restlichen 8.514 VZE mit Digitalisaten verteilen sich auf die sonstigen Archivsparten, die weder staatlich noch kommunal sind, aber hier nicht näher betrachtet werden sollen.

Untersucht man die Verteilung nach Laufzeiten der VZE, ergibt sich insgesamt folgende Verteilung:

120.950 VZE von 1000 bis 1800 (alle)

115.682 VZE von 1800 bis 1900 (alle)

133.237 VZE von 1900 bis 2020 (alle)

Berücksichtigt man nur die Kommunalarchive sieht das Ganze so aus:

14.673 VZE von 1000 bis 1800 (Kommunal)

11.193 VZE von 1800 bis 1900 (Kommunal)

18.293 VZE von 1900 bis 2020 (Kommunal)

Wie viele Archive bieten überhaupt Online-Digitalisate an? Nach der Recherchefunktion sind es insgesamt 44 Archive mit Digitalisaten, davon sind 35 tatsächlich Kommunalarchive. Von den insgesamt 507 aufgelisteten Archiven bieten also weniger als 9 Prozent tatsächlich Digitalisate an, was natürlich die hohe „Digitalisierungsleistung“ des Landesarchivs einschließt.

Von den 35 Kommunalarchiven mit Digitalisaten sind 12 Kommunen mit über 100.000 Einwohnern bzw. vier Kreisarchive vertreten. Die Großstädte stellen also einen erheblichen Anteil dar.

Die Verteilung der 44 Archive mit Digitalisaten mit ihren Standorten auf die beiden Landesteile Rheinland und Westfalen-Lippe ist sehr aufschlussreich. Im Rheinland (Regierungsbezirke Köln und Düsseldorf) sind insgesamt sieben Archive zu ermitteln. Dabei sind aber die Landesarchivabteilung in Duisburg, das Historische Archiv Krupp und das Diözesanarchiv in Aachen herauszurechnen, es bleiben also nur 4 Kommunalarchive im Rheinland, die entweder Kommunen mit mehr als 100.00 Einwohner sind (Duisburg, Düsseldorf, Solingen) bzw. ein Kreisarchiv (Rheinisch-Bergischer Kreis). Die restlichen Archive verteilen sich auf den Landesteil Westfalen-Lippe (Regierungsbezirke Münster, Arnsberg und Detmold). Nichtkommunal sind dort 6 Archive.

Schauen wir uns einmal bei den Kommunalarchiven die drei Kommunalarchive an, die die meisten Online-Digitalisate anbieten. Diese sind nicht repräsentativ für die anderen Kommunalarchive mit Online-Digitalisaten, aber bei ihnen lässt sich die innere Verteilung der Digitalisate besser ablesen.

Es sind:

Platz 1: Stadtarchiv Siegen mit 9344

Platz 2: Stadtarchiv Düsseldorf mit 8706

Platz 3: Stadtarchiv Münster mit 7463

In Siegen entfallen zwei Drittel der Digitalisate auf den Bereich der Sammlungen (v. a. Fotos und Drucke) und etwa ein Drittel auf das Alte Archiv bzw. die vermutlich ältesten Unterlagen des Archivs. In Düsseldorf entfallen 75 % auf Karten und Pläne und 25 % auf das Alte Archiv. In Münster dominieren mit 80 % die amtlichen und ältesten Unterlagen und 20 % entfallen auf die sonstigen Bereiche (Sammlungen). Die ältesten, amtlichen Unterlagen sind also immer bei den Digitalisaten vertreten, wobei ihr Gesamtanteil sehr unterschiedlich sein kann. Hier können verschiedene Faktoren eine Rolle spielen (Alter und Umfang dieser Bestände, Nachfrage, Zustand, interne Entscheidungen…), über die man hier nur spekulieren kann.

Zum Schluss noch der Versuch einen Durchschnittswert der Zahl der VZE mit Online-Digitalisaten pro Kommunalarchiv zu errechnen. Ich komme dabei auf 1218 VZE pro Archiv, wenn man die anderen Archivsparten herausrechnet.

Lemgo

Nachdem nun sozusagen das „Setting“ beschrieben ist, lässt sich auch das Stadtarchiv Lemgo einordnen. 102.605 VZE sind aktuell in der Archivdatenbank Augias Archiv erfasst. Davon sind 87.970 VZE im Archivportal NRW in den Findmitteln öffentlich und frei zugänglich. Dieser recht hohe Anteil der Online-Findmittel am Gesamtbestand der erfassten VZE ist u. a. dadurch zu erklären, dass sich noch ein großer Teil der jüngeren, amtlichen Aktenüberlieferung im Zwischenarchiv befindet. Wäre dieser Teil nicht nur in der Zwischenarchivdatenbank erfasst, sondern auch in der Archivdatenbank, wäre der Anteil der öffentlich zugänglichen Findmittel geringer, da beim Zwischenarchivgut die Schutzfristen vielfach noch laufen.

Im Archivportal bietet das Stadtarchiv insgesamt 2820 VZE mit Digitalisaten an. Damit läge Lemgo deutlich über dem Durchschnittswert von 1218 VZE. Davon sind 2305 VZE aus dem Zeitraum vor 1800. Die Verteilung der 2820 VZE nach Archivaliengattung und Zeitraum ist so, dass 1903 Urkunden mit Digitalisaten (alles vor 1800) und 256 alphabetische Namensverzeichnisse zu den standesamtlichen Personenstandsregistern (alles ab 1876) online sind. Die restlichen 661 VZE entfallen tatsächlich auf Akten und Amtsbücher (amtliches Schriftgut, bis auf knapp 15 kaufmännische Handlungsbücher der Frühen Neuzeit), davon auf die Zeit vor 1800 etwa 400 VZE. Enthalten sind Bürgerlisten/Bürgeraufnahmen, Melderegister, Protokollbände, Prozessakten, Kataster,- Gebäude – und Grundbesitzverzeichnisse, Rechnungen und Steuerunterlagen.

Ein deutlich größerer Anteil von Digitalisaten aus dem Stadtarchiv Lemgo ist allerdings im Archivportal NRW nicht berücksichtigt: so gibt es noch etwa 31.200 Digitalisate zu den Fotosammlungen und Fotoarchiven im Stadtarchiv, die nur lokal über die Intranet-Recherche im Lesesaal den Nutzern zur Verfügung stehen. Dies hat zum einen (urheber)rechtliche Gründe, hängt aber auch mit der fehlenden Kompatibilität des Archivportals mit der Präsentation digitaler Fotoreproduktionen zusammen.

Fazit

Die Nutzung des Archivportals NRW für die Präsentation von Online-Digitalisaten durch Kommunalarchive ist also sicherlich noch ausbaufähig, insbesondere bei den Klein- und Mittelstädten und – aus welchen Gründen auch immer – besonders im Landesteil Rheinland. Die Erstellung und Onlinestellung von Digitalisaten setzt allerdings eine nicht unerhebliche Infrastruktur an Geld und/oder Personal vor Ort voraus und bedarf technischer und archivtheoretischer Kenntnisse. Den Kommunalarchiven in NRW steht mit dem Archivportal sicherlich keine perfekte Präsentationsplattform zur Verfügung (die Problematik bei der Nutzung der Findmittel durch Ungeübte oder Laien wäre ein anderes Thema), aber sie kann und sollte genutzt werden. Insellösungen einzelner Archive sind immer problematisch, auch wenn sie besser auf die konkreten Bedürfnisse vor Ort zugeschnitten sind. Für kleine und mittlere Archive sind sie aber zumeist nicht finanzierbar und da ist das Archivportal eine sehr günstige und gute Lösung, zu der es keine vergleichbare Alternative gibt. Beratung und Unterstützung für die kleineren Archive, auch zu Fragen und Möglichkeiten der Finanzierung, können hier zu einer besseren Nutzung des Archivportals für Digitalisate führen.

Bisher werden bei den Online-Digitalisaten besonders Urkunden, Akten und Amtsbücher präsentiert, soweit vorhanden, auch gerne aus der Zeit vor 1800. Dafür ist das Archivportal ausgebaut. Um aber auch Sammlungen zu präsentieren, die im Archiv häufig – wenn man von Zeitungen absieht – aus Bildmaterial bestehen (v. a. Fotos, Plakate und Karten/Pläne) und einen niedrigschwelligen Zugang zum Archivgut ermöglichen, wäre eine Orientierung an den professionellen Foto-Webdatenbanken erforderlich. Dann ließe sich die Nutzung sicherlich noch steigern, zumal Foto- und Bildmaterialen sowieso aus Gründen des Bestandsschutzes möglichst nur digital genutzt werden sollten. Hier ließen sich also zwei Ziele gut miteinander kombinieren…

KommDIGITALE – Fachmesse zur „Digitalen Kommune“

Die 1. KommDIGITALE Digitale Kommune – Messe und Kongress fand vom 15. bis 17. November 2022 in der Stadthalle Bielefeld statt. An den drei Tagen stand die Digitalisierung der Verwaltung im Fokus. Der Kongress sollte allen kommunalen Digitalisierungsbeauftragten und -interessierten dazu dienen, sich über Software, Hardware, digitale Lösungen und moderne Technologien auszutauschen. Auf der Fachmesse konnte man sich einen Überblick über Angebote und Möglichkeiten auf dem Markt verschaffen. Organisiert wurde die Kongressmesse vom Deutschen Städte- und Gemeindebund, dem Deutschen Städtetag, dem Deutschen Landkreistag, dem Bundesministerium des Innern und für Heimat, der Stadt Bielefeld und dem DATABUND e.V. „KommDIGITALE – Fachmesse zur „Digitalen Kommune““ weiterlesen

Neuer digitaler Lesesaal des Stadtarchivs Gelsenkirchen

Ab sofort können die Bestände des Stadtarchivs Gelsenkirchen online recherchiert und viele Kernbestände sogar digital eingesehen werden. Den neuen digitalen Lesesaal konnte das Institut für Stadtgeschichte Dank einer finanziellen Förderung durch die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien einrichten. Mit ihrem Programm „WissensWandel – Digitalprogramm für Archive und Bibliotheken aus dem Fonds NEUSTART KULTUR“ unterstützt die Bundesregierung Archive und Bibliotheken dabei, den Zugang zu ihren Beständen und Angeboten unabhängig von einer Nutzung vor Ort durch gezielte Digitalisierung zu sichern.

Stadtarchivar Karl Machtan mit einem Benutzer, 1971
So sah die klassische Archivarbeit lange Zeit aus: Stadtarchivar Karl Machtan (re.) mit einem Benutzer im Lesesaal, 1971 (Foto ISG: FS II, 167)

Zu den Beständen, die nun online zugänglich sind, gehören die Protokolle der Gemeinde-, Amts- und Stadtverordnetenversammlungen bzw. des Rates der Stadt Gelsenkirchen und ihrer Vorgängerkommunen aus den Jahren 1844 bis 1990. Diese Unterlagen sind in den vergangenen Monaten ebenfalls im Zuge von „WissensWandel“ digitalisiert worden. Zudem stehen nun große Teile der Foto- und Filmdatenbank für die freie Recherche zur Verfügung. Auch die Chroniken der Stadt, die Kulturzeitschrift „Gelsenkirchener Blätter“ und die Personenstandsdatenbank können nun über den digitalen Lesesaal recherchiert und eingesehen werden.

„Uns war es besonders wichtig“, so der Leiter des ISG, Dr. Daniel Schmidt, „nicht nur die Bestände zu digitalisieren, sondern auch außerhalb des Archivs für alle zugänglich zu machen. Der digitale Lesesaal wird künftig regelmäßig um neue Digitalisate und Daten ergänzt.“

Es lohnt sich also, regelmäßig auf der neuen Rechercheseite vorbeizuschauen – hier geht’s direkt zum digitalen Lesesaal!

Urkunden 2.0 – Beschaffung eines Aufsichtscanners für das Stadtarchiv Lemgo und Digitalisierung des Urkundenbestandes durch Fördermittel des Programms “WissensWandel”

In diesem Jahr konnten mit Mitteln des Deutschen Bibliotheksverbandes (DBV) im Rahmen von “WissensWandel. Digitalprogramm für Bibliotheken und Archive innerhalb von Neustart Kultur (2020-2023)” erstmalig ein Archivscanner bzw. ein Aufsichtscanner für das Stadtarchiv Lemgo beschafft und die Digitalisierung des Urkundenbestandes realisiert werden. Das Programm ist Teil des Rettungs- und Zukunftsprogramms NEUSTART KULTUR der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM).

Siegel an einer Urkunde von 1517 aus dem Stadtarchiv Lemgo , 2021 (Foto: Marcel Oeben)

Die Digitalisierung im Stadtarchiv Lemgo erfolgte bisher bei papiergebundenen Vorlagen mit Hilfe einer handelsüblichen Digitalkamera oder bei Fotopapierabzügen mit einem Flachbettscanner. Die eingesetzte Kameratechnik entsprach nicht mehr dem fachlichen Standard und machte mehrere softwaregestützte, zeitaufwändige Nachbearbeitungsschritte erforderlich. Die Bedienung und Aktualisierung mehrerer, paralleler Scansysteme (u.a. ist hier auch ein Einzeldiascanner im Einsatz) mit der zugehörigen Software wie bisher ist dauerhaft in einer kleineren Archiveinrichtung nicht leistbar. Eine Professionalisierung auf technischem Gebiet wurde daher angestrebt, um mit geringerem Zeitaufwand qualitativ höherwertige Digitalisate erzeugen zu können, die auch den aktuellen Nutzererwartungen entsprechen.

Archivscanner im Stadtarchiv Lemgo, 2021 (Foto: Marcel Oeben)

Die einzusetzende Scannertechnologie sollte deswegen auch die Heterogenität des Archivgutes hinsichtlich seines Informationsträgers (Papier, Pergament, Glasplatte, Fotopapier, Diafilm…) als auch den Erhaltungszustand berücksichtigen. In Frage kamen ausschließlich berührungsfreie Scanverfahren, die das Archivgut nicht (weiter) schädigen. Diese Flexibilität soll sich auch dadurch ausdrücken, dass Komponenten des Scanners leicht austausch- und erweiterbar sein sollen, ohne dass das Gesamtsystem ersetzt werden muss. Gleichzeitig müssen Workflows in der Scanbedienung hinterlegt sein, die ein einfaches und rasches Arbeiten ermöglichen, so dass neben dem Stammpersonal auch Hilfskräfte und Praktikanten die Scannertechnologie nach Einweisung bedienen können. Letztlich muss das Scansystem auch in seinen Dimensionen in die Räume des Stadtarchivs integrierbar sein.

Archivscanner im Stadtarchiv Lemgo, 2021 (Foto: Marcel Oeben)

Nachdem die Förderzusage in der beantragten Höhe über den DBV erfolgte, wurde für die Auswahl des Scanners ein Ausschreibungsverfahren mit einem entsprechenden Leistungsverzeichnis durchgeführt, bei dem die Firma Microbox mit einem modularen Archivscanner den Zuschlag erhielt. Er ermöglicht in der gewählten Ausführung die Digitalisierung bis zum Format Din A 1 und auch das Scannen von Durchlichtmedien (wie Dias, Glasplatten, Negative) mit Hilfe einer Durchlichteinheit.

Nach der Lieferung, Aufstellung und Inbetriebnahme des Scanners, konnte dann mit der Umsetzung des zweiten Projektanteils begonnen werden: die Digitalisierung des mittelalterlichen und frühneuzeitlichen Urkundenbestandes.

Digitalisierung des Urkundenbestandes im Stadtarchiv Lemgo, 2021 (Foto: Marcel Oeben)

Der Urkundenbestand des Stadtarchivs Lemgo umfasst nach jetzigem Stand ca. 1900 Urkunden (als Ausfertigungen oder in kopialer Form), die zwischen 1245 und 1824 entstanden sind. Die Urkunden sind vollständig in der internen Archivdatenbank erfasst. Die Erschließungstiefe variiert zwischen Kopfregest, Kurzregest und Vollregest. Eine Formal- und Zustandsbeschreibung sowie Datierung ist dabei immer vorhanden. Für die Urkunden zwischen 1245 und etwa 1500 liegen zudem maschinenschriftliche Abschriften/Transkriptionen im Stadtarchiv vor, die für die Digitalisierung ebenfalls berücksichtigt wurden und die Nutzung der Urkundentexte deutlich erleichtern.

Digitalisierung des Urkundenbestandes im Stadtarchiv Lemgo, 2021 (Foto: Marcel Oeben)

Neben den genuin städtischen Urkunden sind im Bestand auch die Überlieferungen weiterer, im Kern mittelalterlicher Institutionen in der Stadt Lemgo enthalten, wie das Hl. Geist-Spital / St. Loyen, das ursprüngliche Leprosorium St. Georg (vor den Stadtmauern), das Kloster der Schwestern vom gemeinsamen Leben nach der Augustinus Regel im Rampendal, der Beginenhäuser, der Zünfte bzw. Ämter und Gilden (in Teilen) sowie verschiedener (vorreformatorischer) Bruderschaften. Enthalten ist zudem eine Sammlung mit Eheberedungen bzw. Eheverträgen. Der deutlich kleinere Urkundenbestand des ehemaligen Dominikanerinnenklosters St. Marien in Lemgo (im Zuge der Reformation Umwandlung in ein Frauenstift) befindet sich als Depositum im Landesarchiv NRW Abteilung OWL in Detmold Bestand L 4 A und liegt bereits digitalisiert und online im Archivportal “Archive in NRW” vor.

Mit der abschließenden Digitalisierung des Urkundenbestandes im Stadtarchiv Lemgo liegen nun die beiden wichtigsten urkundlichen Überlieferungen zur Geschichte der Hansestadt Lemgo in zeitgemäßer Form vor. Wissenschaftliche Forschungsvorhaben und Fragestellungen, insbesondere in vergleichender Perspektive werden damit deutlich erleichtert oder überhaupt erst möglich gemacht.

Digitalisierung des Urkundenbestandes im Stadtarchiv Lemgo, 2021 (Foto: Marcel Oeben)

Die Digitalisate der Urkunden aus dem Stadtarchiv Lemgo werden Anfang nächsten Jahres über das Archivportal “Archive in NRW” online gestellt. Ergänzend werden die Erschließungsdaten und Digitalisate auch dem Portal monasterium.net zur Verfügung gestellt, um insbesondere eine tiefergehende und erweiterte Erschließung zu ermöglichen. Über das Portal Monasterium.net können zudem direkt Anmerkungen, Ergänzungen und Korrekturen zu den Inhalten der Urkunden (Regesten) angebracht werden. Übungen in Proseminaren und Propädeutika, die bereits teilweise in Lemgo stattfinden, ließen sich damit auch online und ortsungebunden umsetzen.

Der freie Zugang zu Archivquellen und den dazu gehörigen Informationen (Metadaten) ist ein Grundsatz (Open Access), dem sich das Stadtarchiv verpflichtet fühlt, insoweit er sich mit den rechtlichen Rahmenbedingungen (Archivrecht, Datenschutz, Urheberrecht) vereinbaren lässt. Dieser Ansatz trägt den begrenzten Öffnungszeiten vor Ort, den zeitgemäßen Erwartungen an digitale Nutzungsformen von Archivgut, der dauerhaften Sicherung und Bestandserhaltung der Originale im Archivmagazin und möglicherweise weiten und Ressourcen verbrauchenden Anreisewegen Rechnung. Außerdem ermöglicht die digitale Zugänglichmachung kooperative und partizipative Nutzungsformen des Archivgutes, die in der rein analogen Nutzung bisher nicht möglich waren.

zeit.punktNRW knackt die 10-Millionste Seite

 

Es ist geschafft! Knapp 3 ½ Jahre nach der Freischaltung des Zeitungsportals zeit.punktNRW kann das vom Land NRW geförderte Zeitungsdigitalisierungsprojekt eine wichtige Zwischenmarge feiern! Mit der Freischaltung der Bestände aus dem Stadtarchiv Essen ist die Schwelle von 10 Millionen Images geschafft. Das Projektziel von insgesamt 20 Millionen Seiten nach zehn Jahren rückt nun in den Fokus.

Es bleibt aber noch viel zu tun: Alle Zeitungstitel sollen bis Ende 2022 durch OCR-Texterkennung auch im Volltext recherchierbar sein. Bis dahin sollen ebenso alle zeit.punktNRW-Titel im Deutschen Zeitungsportal der DDB nachweisbar sein. Anfang 2023 beginnt die dritte Projektphase – mit vielen neuen Titeln, mit verbesserten Suchfunktionen im Portal und und und …

Verfolgen Sie die Entwicklungen des Projektes auf der Portalseite und auf der Facebook-Seite des Portals. Glück auf!

 

 

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