Waren beim Start von eLan dabei (v.l.): Der Erste Landesrat des LWL Matthias Löb, der Leiter der LWL.IT Service Abteilung Wieland Schäfer, Archivarin Katharina Tiemann, Archivar Dr. Peter Worm, der Leiter des LWL-Archivamts Dr. Marcus Stumpf und LWL-Kulturdezernentin Dr. Barbara Rüschoff-Thale. Foto: LWL
LWL ist erste kommunale Einrichtung in NRW mit elektronischem Langzeitarchiv
(Von Ute Forbrig, Pressestelle LWL)
Münster (lwl). Das Wissen beim LWL wird digitaler. Seit rund fünf Jahren hält die elektronische Akte beim LWL in verschiedenen Einrichtungen Einzug. Bald verzichten auch die Abgeordneten des Westfalenparlaments weitgehend auf Unterlagen aus Papier. Doch wohin gehen die Informationen und Dokumente, wenn sie nicht mehr aktuell gebraucht werden? Beim LWL steht dafür seit Dezember 2013 das Elektronische Langzeitarchiv (eLan.LWL) im LWL-Archivamt für Westfalen zur Verfügung. Der LWL hat damit als erste kommunale Einrichtung in Nordrhein-Westfalen die technischen Voraussetzungen geschaffen.
Digitales Archivieren bedeutet mehr als speichern
„Wir sind unter anderem deshalb so weit, weil wir mit dem Start des Dokumentenmanagementsystems (DMS) 2008 und damit bei den Prozessen rund um die E-Akte eingebunden wurden“, lobt Katharina Tiemann, Archivarin beim LWL-Archivamt, die Zusammenarbeit mit der LWL-Haupt- und Personalabteilung und der LWL.IT Service Abteilung. Elektronisches Archivieren bedeute nämlich nicht, eine Datei einfach auf einen Server abzulegen. Zahlreiche Vorarbeiten sind nötig, damit die sogenannten “born digitals“ nicht nur unbefristet lesbar bleiben, sondern auch in 10, 20 oder 100 Jahren strukturiert zur Verfügung stehen und per Knopfdruck aufgerufen werden können. „Das DMS verändert in der Sachbearbeitung Arbeitsabläufe und erzeugt erstmalig rein elektronische Unterlagen, für die in der Langzeitsicherung neue archivische Antworten gefunden werden müssen“, erklärt Tiemann.
Daten regelmäßig migrieren
Das Standardformat für die langfristige Lesbarkeit von Dokumenten ist derzeit „PDF/a“. Künftige neue Standardformate erfordern das kontrollierte Umspeichern aller Daten, eine sogenannte Migration, um die Lesbarkeit zu erhalten. „Im Moment gehen wir davon aus, dass wir in vielleicht 20 bis 30 Jahren die Daten migrieren müssen, es kann aber auch schon früher notwendig sein“, sagt Archivar Dr. Peter Worm.
Fotos, Pläne, Wissensmanagement-Systeme: mehr Möglichkeiten
Mit elan.LWL erweitern sich die archivischen Möglichkeiten: Nicht nur Akten können langfristig gesichert werden. Mittlerweile sind im elektronischen Archiv des LWL bereits Pressefotos zu finden sowie Zeitschnitte von Wissensmanagement-Systemen. In Vorbereitung für die Aufnahme ins eLan.LWL befindet sich beispielsweise auch das Liegenschafts- und Gebäudeinformationssystem des LWL-Bau- und Liegenschaftsbetriebs, das zahlreiche Pläne umfasst, und Allris, das Informationssystem für die LWL-Politiker. „Für alle Formen von Unterlagen aus den verschiedenen Dienststellen, die wir dauerhaft sichern wollen, müssen wir derzeit individuelle technische Lösungen finden“, sagt Dr. Peter Worm.
Das Berufsbild des Archivars verändert sich
Was für die LWL-Beschäftigten eher unbemerkt im Hintergrund stattfindet, bedeutet für die Archivare eine massive Umstellung. Wie gehabt bewerten sie, welche Unterlagen archivwürdig sind. Jedoch benötigen sie jetzt auch ein umfangreiches technisches Verständnis. Ein großer Teil ihrer Arbeit dreht sich nun um Prozesse, Schnittstellen und die elektronischen Fachverfahren, die in den Dienststellen eingesetzt werden. „Die Ausbildungsgänge haben bereits darauf reagiert, aber die heutigen Archivare müssen sich ihr Wissen über Datenformate und Systeme selbst aneignen“, so Tiemann.
Papier spielt noch die Hauptrolle
Papier spielt trotz aller Digitalisierung in den Archiven derzeit noch die Hauptrolle. Die neu aufgeschlagenen elektronischen Akten werden erst im Laufe der kommenden Jahre Stück für Stück abgeschlossen und ins eLan.LWL verschoben, wenn Sie archivwürdig sind . Für längere Zeit wird es wohl Hybridlösungen geben: Zu zahlreichen Vorgängen gibt es sowohl Akten in Papierform als auch in digitaler Form. Nicht alle alten Unterlagen in den Dienststellen können nachträglich digitalisiert werden. „Das Scannen, Speichern und die regelmäßige Pflege der Daten: Das alles kostet Geld. Elektronisches Archivieren ist nicht umsonst“, erklärt Archivarin Tiemann.
Als Vorreiter im elektronischen Archivieren steht das LWL-Archivamt für Westfalen auch im Austausch mit den Kommunalarchiven in Westfalen-Lippe. Das Wissen soll schnellstmöglich weiterfließen, damit auch hier keine wichtigen Daten für immer verloren gehen. „Wir arbeiten mit Hochdruck an praktikablen Lösungen, die von den Kommunalarchiven nachgenutzt werden können“, sagt Dr. Peter Worm.