Das DFG-Digitalisierungsprojekt im LWL-Archivamt

 Foto LWL-Archivamt
Die Digitalisierung ist für viele Archive eine große Herausforderung

 

Seit dem 01. Juni 2013  ist deutschlandweit ein DFG-gefördertes Pilotprojekt zur Digitalisierung archivalischer Quellen gestartet.  Ziel des Projektes soll es sein: Entwicklung und Erprobung standardisierter Verfahren für die großflächige Digitalisierung konventionellen Archivguts sowie deren Onlinestellung und Nutzung. Mit den erarbeiteten methodischen, technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen soll ein Workflow für eine breite Digitalisierungskampagne in deutschen Archiven erstellt werden. Beteiligt sind die Archivschule Marburg als (Koordinierung), die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, Landesarchiv Baden-Württemberg, Landesarchiv Nordrhein-Westfalen, das LWL-Archivamt für den Landschaftsverband für Westfalen-Lippe (LWL), das Sächsische Staatsarchiv, das Stadtarchiv Mannheim ( Institut für Stadtgeschichte).

Angesichts der großen Masse des in öffentlichen Archiven in Deutschland vorhandenen Archivguts sind vor der breiten Digitalisierungskampagne im Dialog zwischen den deutschen Archiven und der historischen Forschung Priorisierungskriterien zu entwickelt, um mittelfristig eine den Ansprüchen und Erfordernissen der Forschung entsprechende Quantität und Qualität an digitalisierten Primärquellen aus deutschen Archiven bereitstellen zu können und damit eine deutsche Digitalisierungsstrategie zu konzipieren. Der wissenschaftliche Bedarf soll im Sinne der DFG dabei unmittelbar Einfluss auf die zukünftigen archivalischen Quellen im Internet nehmen.

Um Erfahrung zu den einzelnen Materialen zu sammeln, geeignete Arbeitsabläufe zu entwickeln und kosteneffizient und konservatorisch verträgliche Varianten der Digitalisierung zu ermitteln, sind notwendigerweise  verschiedene Materialienarten zu digitalisieren.  In der Umsetzung bedeute dies, die einzelnen Projektpartner widmen sich der Digitalisierung verschiedener Quellengattungen. (Vgl. Projektseiten bei der Archivschule Marburg)

Provinziallandtag 1887-1933, 102/111; Bildrechte: LWL – Archivamt für Westfalen(400_102-111_000)

Als einer der Projektpartner beabsichtigt das LWL – Archivamt für Westfalen, die in den westfälischen Archiven vorhandenen und für die lokale und regionale Geschichte besonders wichtigen Amtsbücher, sowie vergleichbare Quellen zu digitalisieren und online zugänglich zu machen. Im Mittelpunkt stehen hierbei Protokolle der städtischen Entscheidungsgremien, also etwa des Rats oder der Stadtverordnetenversammlung.

An der  24 monatigen Pilotphase nehmen 31 Gemeinde -, Kreis- und Stadtarchive aus ganz Westfalen teil, die somit diese zentralen Quellen aus ihren Beständen digitalisieren lassen können. Vor allem im Bereich der  Digitalisierung von archivalischen Quellen sollen daher in der Projektphase Erfahrungen und Erkenntnisse gesammelt werden. Dabei werden auch Lösungsoptionen erarbeitet, um die Quellen für interessierte Archivbenutzerinnen und -benutzer besser recherchierbar und leichter nutzbar zu machen. Das Projektteam im LWL – Archivamt  für Westfalen wird die beteiligten Archive im Projektzeitraum aber auch im Hinblick auf die technischen Aspekte der Speicherung und Vorhaltung der Digitalisate beraten und betreuen, um deren Erhaltung und Nutzung auf Dauer sicherzustellen. (LWL-Archivamt)

Projektspezifische Publikationen:
Frank Bischoff / Marcus Stumpf, Digitalisierung von archivalischen Quellen – DFG-Rundgespräch diskutiert fachliche Eckpunkte und Ziele einer Digitalisierungskampagne, in: Archivar 64 (2011), S. 343 -346.
Frank Bischoff, Digitale Transformation. Ein DFG-gefördertes Pilotprojekt deutscher Archive, in: Archivar 65 (2012), S. 441-446

Ansprechpartner: Stephan Makowski 0251/591 3502; stephan.makowski@lwl.org
Links zu den Projektseiten bei der Archivschule Marburg und bei der DFG.

2. Vortragssektion des 66. Westfälischen Archivtages in Bielefeld vom 12. März 2014

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2. Sektion: Strategieentwicklung konkret: Bestandserhaltung in der Praxis

Moderation: Dr. Johannes Kistenich (Hessisches Staatsarchiv)

 

Prof. Dr. Mario Glauert (Brandenburgisches Landeshauptarchiv, Potsdam)

Von der Strategie zum Konzept: Bestandserhaltung zwischen Willkür, Wunsch und Wirklichkeit

Prof. Dr. Glauert behandelte in seinem Vortrag die Ambivalenz zwischen hehrem Wunschdenken bei der Bestandserhaltung und der Realität. Den institutionellen Anspruch der Archive, was verwahren, sichern und erhalten angeht, und die Umsetzung derselben, in die tägliche Praxis, ist laut Dr. Glauert schwer möglich. Er rechnete in seinem Vortrag die Kosten vor, die entstehen, wenn man auf einmal ein ganzen Archiv mittlerer Größe verpacken würde. Diese Kosten sind von niemandem tragbar. Glauert stellte in seinem Vortrag ein Praktikables Konzept vor, welches helfen soll, Prioritäten zu formulieren, nach denen ein Gesamtkonzept zu präventiven, konservatorischen Maßnahmen entwickelt werden kann, das sich auch im Arbeitsalltag umsetzen lässt. Die Strategie des Konzeptes beruht unter anderem darauf, vorhandene Schäden zu beheben, laufende Schadensprozesse zu beenden und zukünftigen Schadensrisiken vorzubeugen. Schon der Ansatz in Zukunft keine Schäden am Archivgut zu verursachen, stellt ein großes Archiv  im Alltag vor vielfältige Probleme. Hier ist eine überlegte Strategie gefragt, die Fachkenntisse und Personalressourcen  verlangt. Glauert schloß mit dem Denkanstoß, ob man tatsächlich alle Archivalien restaurieren müsse. Sollte nicht eine Nachbewertung erfolgen, die überlegt, ob eine Archivalie in der Gegenwart nach bestanderhalterischen Kriterien noch archivwürdig ist?

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Katharina Tiemann / Anna Ventura (LWL Archivamt für Westfalen, Münster)

Praxisnah: Priorisierung von Archivbeständen im Rahmen des Bestandserhaltungskonzeptes

Praxisnah: Priorisierung von Archivbeständen im Rahmen des Bestandserhaltungskonzeptes, so lautet das Thema über das  Anna Ventura vom LWL-Archivamt für Westfalen, heute in der Sektion Strategieentwicklung konkret: Bestandserhaltung in der Praxis referiert hat.

Dabei geht es um strategisches Denken, aber auch eine Schadensaufnahme an den Archivalien. Bestanderhaltung läßt sich, so Ventura nur richtig planen, wenn man weiß, welche Schäden, an welchem Archivgut vor liegen und wieviele es sind. Anna Ventura stellt außerdem eine Checkliste vor, mit der auch kleiner Archive Stichproben ihrer Bestände vornehmen können um deren ungefähren Gesamtzustand zu evaluieren.

Um das Konzept zu testen wurde die von Tiemann und Ventura entworfene Checkliste im Stadtarchiv Greven einer Kurzprüfung unterzogen. Dabei zeigte sich, dass für eine Schadenserfassung ca. 2-4 Minuten pro Aktenband eingeplant werden sollten. Hypothetisch hochgerechnet bei einem Bestand von etwa 800-1000 Archivkartons und einem Stichprobenartigen Durchsehen von rund 25% desselben, käme man laut Frau Ventura auf ca. 40-45 Stunden Arbeitszeit. Problematisch ist natürlich die Manpower an dieser Stelle zu sehen. Frau Ventura verwieß hier auf das schnelle Anlernen möglicher externer Hilfskräfte aus der Verwaltung. Wenn man argumentieren kann, dass danach brauchbare Zahlen vorliegen, werden diese u.a. zur Verfügung gestellt. Ventura bot für alle Interessierten eine Erstberatung an und wies auf ein erweitertes Fortbildungsprogramm des LWL-Archivamts zu diesen Themen hin.

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Ergänzungen von Dr. Stumpf:

Herr Stumpf stellte dar, dass nur eine konkrete Bezifferung des Bedarfs ein Argument für die Verwaltung ist, entsprechende Mittel freizeugeben. Gleichwohl sollte man das Thema der Schadenserfassung mit Augenmaß betrieben, und an dieses mit einem möglichst geringen Aufwand angehen.

Beide Vorträge wurden bewußt zusammen diskutiert vor dem Hintergrund, ob eine Schadensaufnahme wichtig und wie diese zu leisten ist. Ein Ergebnis blieb aufgrund der mangelnden Erfahrung offen.

Matthias Frankenstein (Landesarchiv NRW Technisches Zentrum, Münster)

Tatort Magazin: präventive Bestandserhaltung

Matthias Frankenstein brachte den Zuhörern seines Vortrages verschiedene Schadensbilder näher und berichtete von den Möglichkeiten diesen vorzubeugen. Im Besonderen wurde auf die archivgerechte Verpackung von Archivgut und die Hygiene in Magazinräumen eingegangen. Er zeigte die Wichtigkit der richtigen Messtechnik (Temperatur und Luftfeuchtigkeit) an verschiedenen Orten im Magazin.

Als praktisches Beispiel wählte Herr Frankenstein die Reinigung von Amtsbüchern und wie dieser Verschmutzung durch archivgerechte Verpackung vorgebeugt werden kann.

Fragen aus dem Publikum:

Frage: Gibt es die Möglichkeit den Grad der Verschmutzung oder Reinigung objektiv zu messen?

Antwort: Leider gibt es keine objektive Messungsmöglichkeiten des Verschmutzung- oder Reinigungsgrades.

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 Dr. Beate Sturm (Kreisarchiv Kleve

Bestandserhaltung beginnt beim Registraturbildner – Unterstützung der Verwaltung durch die Archive

Frau Sturm erinnerte zu Beginn ihres Vortrags mit einer kleinen humoristischen Anekdote über „Taubennester“ in der Altregistratur daran, welche Missstände früher in Aufbewahrungsräumen für Altakten herrschten und heute noch herrschen können und für völlig normal angesehen werden. Selbst Schimmel schrecke die Mitarbeiter einer Verwaltung nicht. Sie meiden dann nur die Altregistratur. Leider rufe das Thema der Bestandserhaltung bei Registraturbildnern einer städtischen Verwaltung oft nur mangelndes Interesse entgegengebracht wird. Frau Sturm berichtete aus ihrer Tätigkeit in einem Kreisarchiv am Niederrrhein, welche Schritte sie nach und nach unternommen hatte, um den Zustand der Registraturräume zu verbessern und die Mitarbeiter der Verwaltung dafür zu sensibilisieren. Sie zog das Fazit, dass dabei grundsätzlich eher Argumente des Brandschutzes (mit Unterstützung der zuständigen Feuerwehr) und des Arbeitsschutzes ( Unterstützung des Amtsarztes) durchsetzungsfähig sind. Wie sichzeigte, helfen Dienstanweisungen und selbst gegebene Archivordnungen nur wenig oder gar nicht weiter.

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Frage von Fr. Sunderbrink vom Stadtarchiv Detmold:

Wie viel Resistenz denn Frau Sturm von der Kreisverwaltung Kleve begegnet, wenn es um Fragen bezüglich der korrekten Aufbewahrung von Schriftgut geht.

Antwort: Da das Kreisarchiv Kleve sehr eng in die Verwaltung eingebunden ist, kenne sie viele der Angestellten auch persönlich, was die Kommunikation sehr erleichtert.

 Dr. Ursula Hartwieg (Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz)

Die Koordinierungsstelle für Erhaltung des schriftlichen Kulturguts: Förderpraxis und Förderperspektiven

Zum Ende des Mittwochs berichtete Dr. Ursula Hartwieg von der Geschichte, den Aufgaben und der Arbeit der Koordinierungsstelle für Erhaltung des schriftlichen (KEK). Sie brachte die Hoffnung zum Ausdruck, dass die KEK auch in Zukunft entweder weiter bestehen wird oder durch eine ähnliche aber dauerhaften Institution ersetzt wird. Informationen zur KEK finden sich hier.

Sie ging in ihrem Vortrag auf die Kriterien der Förderwürdigkeit ein, und stellte verschiedene von der Koordinationsstelle geförderte Projekte vor, so zum Beispiel Projekte zur archivgerechten Verpackung von Amtsbüchern und zur Notfallvorsorge. Im letzten Jahr war das Thema wieder Großformat, was in den Archiven häufig vernachlässigt wird. Beispiele, wie das Universitätsarchiv Halle an der Saale zeigen, dass eine Förderung durch die KEK auch für kleine Archive Sinn macht.

Informationen zu dem Antrag 2014, der zur 2. Jaheshälfte ansteht, finden sich auf der Homepage der KEK.

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Restaurierung städtischer Verwaltungsakten aus dem Stadtarchiv Rheine – auch ein strategisches Projekt.

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Der Westfälische Archivtag am 11. und 12. März in Bielefeld hat das Oberthema Strategien. Aber was hat sich die Kollegin oder der Kollege genau unter Strategien vorzustellen? Ein gutes Beispiel dafür befindet sich gerade in unserer Werkstatt. Der Stadtarchivar von Rheine sah sich mit einem Berg von schimmeligen Akten konfrontiert. Was tun und wie geht man vor?

Bereits im Jahre 2007 hat Dr. Thomas Gießmann, Leiter des Stadtarchivs Rheine die ersten von 1032 Verwaltungsakten aus den Jahren 1813 bis 1935 nach Münster in die Restaurierungswerkstatt im LWL-Archivamt gebracht. Die Akten waren durch die Lagerung in einem feuchten Keller des alten Rathauses bereit beschädigt, als sie 1952/53 in das Stadtarchiv übernommen wurden; im Sommer 2006 blühte der Schimmel wieder auf und drohte die Archivalien zu zerfressen. Inhaltlich sind und waren sie von höchster Bedeutung für die Stadt Rheine. In der zweiten Hälfte des 19. und der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts kam es zu wichtigen Entwicklungsprozessen in der Geschichte der Stadt. Auch die Ratsprotokolle – per se eine der wichtigsten Quellen in einer Stadt – waren unter den zu restaurierenden Stücken.

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Schritt für Schritt machten sich die Damen und Herren der Restaurierungswerkstatt daran unter der Leitung von Werkstattleiterin Birgit Geller die Akten zu säubern und wieder herzustellen. In der Natur der Sache lag es, dass diese Prozesse nur langsam voran gehen können. Bei den 700 am stärksten in Mitleidenschaft gezogenen Akten hat der Schimmel das Papier bereits soweit angegriffen, das es zum Substanzverlust führen muss. Das bedeutet: Nach einer ausführlichen Reinigung müssen die Akten angefasert werden, um das Papier wiederherzustellen. Teilweise müssen auch Fehlstellen ganz ergänzt werden.  Ein Prozess, der dauert. Bisher sind 163 Akten fertig gestellt.

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Auch wenn es lange Zeit brauchen wird, Dr. Thomas Gießmann ist zuversichtlich. Die Akten müssen gereinigt werden und dies geschieht Schritt für Schritt. Es ist auch eine Frage der strategischen Planung, denn genau wie die Werkstatt im LWL-Archivamt nicht alle der 1032 Akten auf einmal wiederherstellen kann, kann das Stadtarchiv Rheine nicht die Restaurierung aller Akten auf einmal bezahlen. Im Schnitt die Kosten für rund 34 Akten pro Jahr einzuplanen, bedeutet den Aktenberg langsam aber stetig abzuarbeiten und damit dem Ziel, diese für die Stadtgeschichte höchst wichtigen Akten zu erhalten näher zu kommen. Zur Strategieplanung gehört auch in regelmäßigen Abständen öffentlichkeitswirksam auf die Wiederherstellung aufmerksam zu machen, wie aktuell in der Münsterschen Volkszeitung für Rheine geschehen:

http://www.mv-online.de/Region-Rheine/Rheine/LWL-Archivamt-restauriert-vom-Schimmel-befallene-Archivbestaende-aus-Preussenzeit-Rheines-historisches-Gedaechtnis-wird-muehsam-rekonstruiert

 

(Dank an Paul Nienhaus, MV Zeitung)

Die Maschine, die die Akten trocken macht

Die Gefriertrockungsanlage  im LWL-Archivamt

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Foto: LWL-Archivamt
Links die Kältefalle, an deren Kühlschlange sich der abgepumpte Wasserdampf abscheidet. Mittig die zur Erzeugung des Unterdrucks erforderliche Vakuumpumpe. Rechts der Schrank, in dem sich das Schriftgut befindet.

 

Was tun, wenn der Schaden passiert ist und das Archivgut nass geworden ist? Ruhe bewahren und unseren Workflow zum Thema Wasserschaden  in die Hand nehmen und dann die Sachen in Folie verpacken, wie hier beschrieben: Wasserschaden_Verpackung.

Dann kann das Archivgut ins LWL-Archivamt nach Münster gebracht werden, wo bereits nach Absprache die Gefriertrockungsanlage bereitsteht.

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Das Herzstück der Anlage: In der Kältefalle scheidet sich der aus dem Papier sublimierte Wasserdampf als Eis ab (Foto LWL-Archivamt)

Die Vakuum-Gefriertrocknungsanlage dient der objektschonenden Trocknung von wasser- oder feuchtigkeitsgeschädigtem Schriftgut. Der Vorteil dieses Verfahrens besteht in der direkten Umsetzung von Eis in Wasserdampf (Sublimation) unter Umgehung der flüssigen Phase.

Das gefrorene Schriftgut wird im LWL-Archivamt in vier Stahlschränken mit einem Gesamtvolumen von 3 m3 einem Unterdruck von etwa 4 mbar ausgesetzt. Der Wasserdampf wird kontinuierlich abgesaugt und schlägt sich erneut als Eis in der auf – 55°C gekühlten Kältefalle nieder (vgl. Abb.). Im Anschluss an den mehrtägigen Trocknungsvorgang nach Entnahme aus den Schränken muss das Papier seine ursprüngliche Materialfeuchte von 5 – 10 Gewichtsprozent durch Aufnahme aus der Umgebungsluft wieder erlangen.

Die Kosten der Gefriertrocknung bestimmen sich nach Umfang und Nässegrad der Materialien (Preise auf Anfrage). Nach der Trocknung können erforderliche Reinigungs- und Konservierungsarbeiten in der Restaurierungswerkstatt des LWL-Archivamtes durchgeführt werden.

Notfälle im Archiv

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Wasserschäden, akuter Schimmelpilzbefall an Archivgut sowie Brandschäden zählen zu den häufigsten schweren Schadensfällen in Archiven, die ein sofortiges Handeln erfordern.

Wasserschäden

Die Ursachen können vielfältig sein. Wasser dringt aufgrund von Naturkatastrophen oder Bauschäden in Archive ein; undichte Leitungen bzw. Leitungsbrüche führen zur Durchnässung von Archivalien. Wasserschäden können auch die Folge von Löscharbeiten nach Bränden sein.

Die Folgen sind schwerwiegend:

  • Die Archivalien quellen auf, es kommt zu Deformationen der Objekte.
  • Tinten und Stempelfarben laufen aus.
  • Es bilden sich Wasser- und Schmutzränder.

Innerhalb von 48 Stunden können Schimmelpilzsporen auskeimen. Das Archivgut ist in seiner Substanz gefährdet. Für Menschen, die mit dem kontaminierten Archivgut in Kontakt kommen, besteht ein erhöhtes Gesundheitsrisiko.

Bei beginnender Trocknung verkleben vor allem Pergamente, Foto- und Einbandmaterialien und Kunstdruckpapiere.

Die Gefriertrocknung wassergeschädigter Archivalien stellt einen besonderen Schwerpunkt in der Tätigkeit der Restaurierungswerkstatt des LWL-Archivamtes dar. Die Vakuumgefriertrocknungsanlage kann bei Bedarf auch von Institutionen außerhalb Westfalens genutzt werden.

Akuter Schimmelpilzbefall

kann eine unmittelbare Folge von Wassereinbrüchen sein. Eine weitere Ursache für Schimmelbefall ist ein unsachgemäßes Klima in den Magazinräumlichkeiten Die Sollwerte für Papier liegen bei 16 – 18° C und 50 – 55% rel. Feuchte. Ein relative Feuchte über 60% kann insbesondere bei Temperaturen, die deutlich über 18° C liegen, zu Schimmelbefall führen, der rasch bekämpft werden muss.

Brandschäden

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Substanzverlust, Verschwärzung, Rußablagerung und Versprödung sind unmittelbare Folgen des Einflusses von Feuer und Hitze auf Schriftgut. Schwerwiegende Folgeschäden ergeben sich durch die Verwendung ungeeigneter Löschmittel wie Schaum oder Pulver. Durch Löschwasser beeinträchtigte Archivalien sind wie nach einem Wasserschaden zu behandeln. Nach einem Brand sollte die Raumluft auf die Anwesenheit toxischer Substanzen aus dem Verbrennungsprozess überprüft werden. Nachfolgende Schritte sind die Reinigung des Archivgutes, Maßnahmen zur Geruchsbeseitigung, z.B. Behandlung mit Aktiv-Sauerstoff, und die Neuverpackung.

Weitere Informationen u.a. auch eine Checkliste , Merkblätter und weitere Informationen findet man auf der Internetseite des LWL-Archivamts.

 

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