Bewertung personenbezogener Sozialhilfeakten – ein Praxisleitfaden für Kommunalarchive

Unbenannt

 

Das LWL-Archivamt für Westfalen hat in seiner Reihe „Texte und Untersuchungen zur Archivpflege“ einen Band (TUA 31) vorgelegt, der grundsätzlich die Archivwürdigkeit von Sozialhilfeakten beleuchtet und für die personenbezogenen Überlieferungen nach SGB II und SGB XII ein Bewertungsmodell zur Diskussion stellt, das auf relativ einfache Nachnutzbarkeit angelegt ist und den Kolleginnen und Kollegen die Bewertungsarbeit bei personenbezogenen Sozialhilfeakten erleichtern soll. Im Idealfall soll es den Kommunalarchiven ermöglichen, den komplexen Überlieferungsstrukturen mit leicht handhabbaren Verfahrensweisen begegnen zu können und somit die Aussonderungspraxis zu erleichtern. „Bewertung personenbezogener Sozialhilfeakten – ein Praxisleitfaden für Kommunalarchive“ weiterlesen

Empfehlung zur Archivierung von Baugenehmigungsakten aus elektronischen Fachverfahren

BaugenehmigungDer Arbeitskreis der Rechenzentren und Archive in Ostwestfalen-Lippe (OWL) (tätig für die Rechenzentren regio.IT, GKD, KRZ Lemgo und IBB Bielefeld) hat in seiner Sitzung am 2. November „Empfehlung zur Archivierung von Baugenehmigungsakten aus elektronischen Fachverfahren“ beschlossen.

Der Hintergrund ist, dass viele Bauordnungsämter schon seit mehreren Jahren intensiv Fachverfahren zur Aufgabenerledigung heran ziehen und das Baubeteiligungsverfahren über Internet-basierte Kollaborationsplattformen (z.B. ITeBau) abgewickelt werden. Im Zuge dieser Prozesse wird oft die Papier gestützte „Hausakte“ durch die eAkte abgelöst.

Das nun erstellte Konzept beruht zwar im Wesentlichen auf dem Fachverfahren BBG2000 und der Online-Plattform ITeBau, wurde aber bewusst so offen gehalten, dass auch es auch für andere Fachverfahren und Systemarchitekturen wertvolle Hinweise enthält. Für die dauerhafte Verständlichkeit der eAkten hat sich die Gliederung aus der Online-Plattform bewährt. Hier werden alle Dokumente nach folgenden Kriterien sortiert:

  • 10 Antragsunterlagen
  • 11 Eingänge nach Antragseingang
  • 20 Stellungnahmen
  • 30 interne Vermerke
  • 40 allgemeiner Schriftverkehr
  • 50 Bescheide Bauaufsicht
  • 51 Anlagen Bauaufsicht
  • 52 Bescheide anderer Stellen
  • 60 Bescheinigungen

Neben den Primärdaten wurde diese Struktur als archivwürdige signifikante Eigenschaft der Baugenehmigungsakten definiert.

Das Fachkonzept steht nunmehr zur Diskussion und zur Nachnutzung bereit!

Informatiker erkennen Elektronische Langzeitarchivierung als große Herausforderung an.

neulandDie drei Informatiker Maximilian Eibl, Jens-Martin Loebel, Harald Reiterer von den Universitäten Chemnitz, Bayreuth und Konstanz haben sich in der jüngsten Ausgabe der Fachzeitschrift Informatik-Spektrum (August 2015, Volume 38, Issue 4, pp 269-276) mit dem Thema Langzeitarchivierung beschäftigt. Unter dem Titel

Grand Challenge ,,Erhalt des digitalen Kulturerbes“

geben die Autoren zunächst einen Überblick über die bisherigen Entwicklungen auf diesem jungen Forschungsgebiet.

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„Wir können (fast) alles, aber nicht alles auf einmal“ – Diskussion zum Verhältnis von archivgesetzlichem Rahmen, BKK-Empfehlungen und sogenannten „Kernaufgaben“

Dr. Stefan Schröder, Stadtarchiv Greven
Dr. Stefan Schröder, Stadtarchiv Greven

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ich freue mich über Ihr Interesse und begrüße Sie ganz herzlich zu diesem Diskussionsforum, in dem es um die kommunalarchivische Aufgabenpalette, ihre Begründung und ihre Umsetzung in der Praxis gehen soll. Zunächst werde ich Ihnen einen durch meine Meinung eingefärbten Blick auf die Thematik verschaffen. Anschließend versuche ich dann den Spagat, indem ich in die Rolle des neutralen Moderators der Diskussion schlüpfe.
Begriffe prägen das Denken, stellt Angelika Menne-Haritz in ihrem Vorwort zu den „Schlüsselbegriffen der Archivterminologie“ fest. Obwohl die Publikation selbst natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, fehlt der Begriff der „Kernaufgaben“, was schon recht bezeichnend für seinen Stellenwert ist.1 Dennoch verwenden viele Kolleginnen und Kollegen aus kommunalen Archiven den Begriff nicht selten immer noch. Und in letzter Zeit – so ist der Eindruck des LWL-Archivamtes bei der Archivberatung – auch wieder verstärkt.

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  1. Vgl. Angelika Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, 3., durchges. Aufl. Marburg 2000, S. 10, S. 14. []

Müssen Archive alt sein?

LWL-Archivamt

Was sind Archive überhaupt? Was unterscheidet Archive von Sammlungen? Was sind archivische Schutzfristen? und Welchen Wert haben Archive für die Forschung? Diese und andere Fragen beleuchtet der Kollege Karsten Kühnel, Leiter des Universiätsarchivs Bayreuth in dessen Blog.

Lesenswert!

 

http://unibloggt.hypotheses.org/389