1. Vortragssektion des 66. Westfälischen Archivtages in Bielefeld vom 11. März 2014

 

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Sektion1: Grundlagen der Methoden der Strategieentwicklung:

Moderiert wurde die Sektion von Dr. Jens Metzdorf (Stadtarchiv Neuss)

Ulrich Weißenberg (Stadt Hamm)

Kulturentwicklungsplanung der Stadt Hamm bis 2025

Ulrich Weißenberg von der Stadt Hamm widmete seinen Vortrag der städtischen Kulturentwicklungsplanung am Beispiel der Stadt Hamm. Auch wurde darauf eingegangen, welche Rolle das Stadtarchiv bei der Kulturplanung in Hamm seit 1996 und die Bedeutung im aktuellen Kulturentwicklungsplan bis 2025.

Im Vortrag wurde deutlich, welchen Nutzen eine Kulturentwicklungsplanung für die Stadt und im Besonderen für das Stadtarchiv hat. Insgesamt sieht er die Kultur in der Stadt und eingebettet das Stadtarchiv trotz knapper Ressourcen auf einem guten Weg. Er sieht das Archiv den allgemeinen Standards angepasst und gerüstet für die Zukunft.

Fragen aus dem Publikum:

Wo steht das Stadtarchiv Hamm heute?

Antwort: Der Personalbestand macht es schwer möglich, up to date zu bleiben. Außerdem Steht das Archiv in Konkurrenz zu anderen Einrichtungen, z.B.: Einer Kunsthalle, oder einem Museum. Bspw. bekommen diese Einrichtungen in der Stadt Hamm einen Etat von 2.500.000 Euro zugewiesen, währenddessen sich das Archiv mit 10.000 Euro begnügen muss.

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Michael Korn (Stadtarchiv St. Augustin)

„Profilbildung beginnt beim Träger: Das Stadtarchiv als Dienstleister und Partner der Verwaltung am Beispiel von Sankt Augustin“

Überfüllte Magazine, kein Überblick über die Bestände, so benannte Herr Korn den Zustand  des Stadtarchivs St. Augustin im Jahr 2003. Was hat sich geändert? Zunächst wurden reelle Ziele wie z.B.: eine effektive Nutzung der Lagerkapazitäten und eine verbesserte Übersicht über die vorhandenen Archivalien, formuliert. Im Anschluss folge, laut Korn eine systematische Verknüpfung von Kontakten zu den Registraturbildnern, sowie ein neues Bewertungsmodell bei der Übernahme von Archivgut. Des weiteren wurde die Altregistratur durch ein effektiveres Zwischenarchiv abgelöst, um die Akten für die Dauer der jeweiligen Aufbewahrungsfrist sachgemäß zu verwalten und eine zeitnahe Ausleihe und Transparenz des eigenen Tuns zu gewährleisten. Um die Bindung an die Stadtverwaltung zu erhöhen, sind sog. „Tage der Verwaltung“ eingeführt worden, die durch Führungen und Quellenzeigungen die Kommunikation und das Verständnis zum Archiv verbessern sollten. Neben einem Dokumenten-Management-System, wurde laut Michael Korn auch der Aufbau eines Digitalen Langzeitarchivs vorangetrieben. Für eine vorausschauende Strukturierung der Akten sind Aktenpläne eingeführt worden.

Im zweiten Teil seines Vortrages ging Herr Korn auf die Profilbildung bei Mitgliedern des Stadtrats ein, und die Bedeutung, welchen den Jahresberichte beigemessen werden soll. Durch diese Optimierungsmaßnahme stellt, laut Korn, das Stadtarchiv St. Augustin heute die zentrale Anlaufstelle für Schriftgutfragen bei der Kommune dar, und hat sich in der Öffentlichen Wahrnehmung als aktives Element der Verwaltung platziert.

 Frage von Herrn Teske vom LWL-Archivamt:

Wieviel Personal hat das Stadtarchiv St. Augustin? Wie langfristig ist geplant geplant worden?

Antwort von Herrn Korn: Insgesamt besitzt das Stadtarchiv 2 volle Stellen, wovon seine eigene einen Anteil von 0,7 hat. Direkt zu Beginn im Jahr 2003 wurde ein Maßnahmenkatalog erstellt, in dem man alle Probleme aufgelistet hat, die im Laufe von 10 Jahren nacheinander abgearbeitet werden sollten.

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Dr. Marcus Stumpf (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster)

Archiventwicklungsplanung als strategisches Instrument

Defizite in Strategiebildung und Entwicklungsplanung im Archivbereich aufzuzeigen, ihre Ursachen formulieren und Lösungsansätze zu liefern, ist das Hauptanliegen des Vortrags von Herrn Dr. Stumpf gewesen. Hierzu bezieht er sich auch auf Aussagen von Unternehmensberater Gerd Schneider, der bereits beim Chemnitzer Archivtag 2003 von den Archiven forderte, eine aktivere und transparentere Planungs- und Strategiebildung auszuarbeiten. Mit seinem präsentierten Ansatz, wie z.B. einer Checkliste, in der alle 2 Jahre die „Ist/Soll“ Ziele formuliert und abgeglichen werden, soll es laut Dr. Stumpf auch kleinen und mittleren Archiven möglich sein, ihre Entwicklungsplanung aktiv voranzutreiben und diese als Grundlage für die Setzung eigener Prioritäten, wie auch als Argumentationshilfe hinsichtlich der eigenen Verwaltung zu verwenden.

Frage aus dem Publikum:

Sollte man professionelle Unterstützung zur Evaluierung der „Ist-Situation“ im eigenen Archiv heranziehen?

Antwort von Dr. Stumpf: Auf jeden Fall sollte man zunächst selbstständig aktiv werden. Auch Unternehmensberater wären wenig erfreut, wenn die Archive keinen Überblick über ihre Zahlen besitzen. Im Umkehrschluss kann es auch vorkommen, dass der eigene Träger einen solchen Berater beauftragt, weswegen eine gewisse Vorbereitung sinnvoll sein kann.