“Archivmanagement in kleinen Archiven”

Der 66. Westfäische Archivtag 2014 in Bielefeld beschäftigte sich mit Strategien und Standards im Bereich Kommunalarchiv. Jetzt hat der Kollegen Dr. Stefan Schröder aus Greven seine Masterarbeit an der FH-Potsdam zu diesem Thema verfasst: “Archivmanagement in kleinen Archiven”. Er widmet sich darin folgenden Frage:

“Wie können kommunale Ein-Personen-Archive mit Hilfe von Archivmanagement ihrer Leitungsaufgabe gerecht werden und ihre Institution besser oder gezielter entwickeln? ” Schröder, selbst Stadtarchivar in Greven unterzieht diese Frage einem Realitätscheck. Die Arbeit ist jetzt online zugänglich:

 

http://opus4.kobv.de/opus4-fhpotsdam/frontdoor/index/index/docId/835

 

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Foto: LWL-Archivamt

 

 

 

 

Preview: erster Beitrag aus der neuen Archivpflege

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Die neue Archivpflege in Westfalen-Lippe erscheint in Kürze. Wir posten hier bereits vorab einen ersten Beitrag daraus. Auf dem Westfälischen Archivtag in Bielefeld hatte Michael Korn, Stadtarchivar von Sankt Augustin, über seine Strategien der Zusammenarbeit mit der eigenen Verwaltung vorgetragen. In seinem Beitrag für die Archivpflege führt er nun sein Vorgehen auf dem Weg zu einer Profilbildung des Stadtarchivs weiter aus:

Profilbildung beginnt beim Träger:
Das Stadtarchiv als Dienstleister und Partner der Verwaltung am Beispiel von Sankt Augustin

von Michael Korn

Einleitung

Für meinen Vortrag „Profilbildung beginnt beim Träger“ möchte ich zu Beginn den „Träger“ als Bezugsrahmen definieren. Dies ist für unser Stadtarchiv zum einen die Stadtverwaltung mit allen städtischen Dienststellen. Zum anderen sind dies die Mitglieder des von den Bürgern gewählten Stadtrates, die die Verwaltung beauftragen und beaufsichtigen.

Zunächst einige Rahmendaten zu Sankt Augustin: Die Stadt liegt als Teil des Rhein-Sieg-Kreises östlich von Bonn und ist in dieser Form im Rahmen der kommunalen Neugliederung 1969 entstanden. Heute hat die Stadt ca. 57.000 Einwohner. Die Verwaltung ist überwiegend im Rathaus und benachbarten Gebäuden untergebracht. Hier arbeiten ca. 360 von insgesamt ca. 520 Mitarbeitern, die übrigen in Schulen und Kindertagesstätten, der Kläranlage, in Jugendzentren und auf dem Bauhof. Das Stadtarchiv wurde 1980 eingerichtet und verfügt seither über zwei volle Personalstellen.

Profilbildung bei der Stadtverwaltung Sankt Augustin

Als ich im Jahr 2003 meine Tätigkeit als Stadtarchivar in Sankt Augustin antrat, wurde das Stadtarchiv trotz einer umfangreichen Öffentlichkeitsarbeit verwaltungsintern kaum wahrgenommen und wenn, dann fast ausschließlich als kulturelle Einrichtung. Als zentraler Ansprechpartner für Fragen der Schriftgutverwaltung wurde es wohl nicht angesehen, eine systematische Vorfeldarbeit fand nicht statt.

Ausgangssituation in der Altregistratur bei Amtsübernahme

Zum Archiv gehört seit seiner Gründung auch die Verwaltung der zentralen Altregistratur im Rathauskeller. Die Einlagerung von schriftlichen Unterlagen, meist Akten und Vorgängen, aber auch Karten und Plänen, erfolgte vielfach durch Mitarbeiter der Stadtverwaltung selbst im Magazin in eigener Verantwortung. Für das Gros der eingelagerten Unterlagen erhielt das Stadtarchiv zumeist handschriftliche Übergabelisten, allerdings gab es in der Regel keine Nummern oder eindeutige Signaturen.

Diese jahrzehntelange Praxis hatte unter anderem zur Folge, dass bei einem erheblichem Anteil der Akten in der Altregistratur weder dem Stadtarchiv noch den betroffenen Verwaltungsstellen bekannt war, welche Akten sich wo befanden. Zeitaufwändiges Suchen mit ungewissem Ausgang war daher der Regelfall.

Hinzu kam, dass für fast alle Unterlagen die Aufbewahrungsfristen nicht bekannt waren, so dass die Regale sowie die sie umgebenden Gänge mit Unterlagen völlig überfüllt waren.

Ferner gelangte unter diesen Umständen primär nicht-archivwürdiges Material ins Archivmagazin. Grund war die Scheu vieler Verwaltungsmitarbeiter, die für sie wichtigen Unterlagen ins Archiv zu geben, da die Mitarbeiter nicht unbedingt davon ausgehen konnten, diese Akten überhaupt oder zumindest zeitnah wiederzufinden.

Vor diesem Hintergrund leiteten wir 2003 einen grundlegenden Kurswechsel bei der Ausrichtung des Stadtarchivs ein, der folgende Teilziele anstrebte:

  • Eine effektive Nutzung der begrenzten Lagerkapazitäten,
  • das Gewinnen eines Überblicks über alle verwahrten Unterlagen in Altregistratur und Endarchiv,
  • den Aufbau einer systematischen Vorfeldarbeit,
  • das Knüpfen von intensiven Kontakten zu Mitarbeitern der Stadtverwaltung,
  • die Übernahme von potentiell archivwürdigem Verwaltungsschriftgut ins Archiv sowie

Leitbild – Leidbild – Lightbild?

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Das Spotten über Leitbildentwicklung und Leitbildprozesse ist weit verbreitet. Leitbilder werden gerne als hohles Wortgeklingel oder als oberflächliches ‘Gelaber’ abgetan nach dem Motto: „Lesen, lachen, lochen!“

Von daher wird sich manche/r vielleicht wundern, dass hier im archivamtblog nun ausgerechnet das neue Leitbild des Archivamtes vorgestellt wird.

Dieses hat eine Vorgeschichte: 2013 wurde ein Leitbild für das gesamte LWL-Kulturdezernat entwickelt, das in der Darstellung von Aufgaben und Selbstverständnis der fünf LWL-Kulturdienste, der sechs Kommissionen und der 17 LWL-Museen zwangsläufig ein Kompromisspapier darstellte. Einerseits sollte jeder sich darin wiederfinden können, andererseits sollte und durfte das Leitbild aber auch nicht zu kleinteilig werden.

Deshalb entstand sehr bald die Idee, für das Archivamt ein eigenes, individuelles Leitbild zu entwickeln. Andere LWL-Kultureinrichtungen haben das für sich auch schon umgesetzt. Gleichwohl reagierten nicht wenige Kolleginnen und Kollegen im Haus (freundlich ausgedrückt:) zurückhaltend, als im Frühjahr die Entscheidung fiel, den Leitbildprozess für das Archivamt zu starten.

Die Skepsis wurde im Auftaktworkshop so artikuliert: „Warum müssen wir das denn jetzt auch noch machen?“ „Wir wissen doch alle, was wir tun, und warum wir‘s tun, und unsere Kolleginnen und Kollegen in Westfalen und die Benutzerinnen und Benutzer wissen es auch!“

Am Ende des Leitbildprozesses, der gut zwei Monate vom Auftakt bis zur Verabschiedung des Leitbilds dauerte, äußerten sich dann aber alle, auch die Skeptiker, sehr positiv. Denn es hatte sich als fruchtbar und spannend erwiesen, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammen zu bringen und gemeinsam über die Aufgaben des Amtes, die Zusammenarbeit im Haus, die tägliche Arbeit und deren Wirkung nach außen nachzudenken und zu diskutieren.

Die Mühe hat sich gelohnt:  Das Leitbild in der vorliegenden Form haben wir gemeinsam verabschiedet und wollen es nun auch weiter mit Leben füllen. Nach innen war der Leitbildprozess ein Riesengewinn.

Wir hoffen aber natürlich auch, dass das Leitbild nach außen wirkt. Wir möchten damit transparent machen, wer wir sind und was wir wollen: Angefangen von der Beratungspraxis der nichtstaatlichen Archive in Westfalen-Lippe, über die Archivierungspraxis des Archivs LWL und in den von uns betreuten Privatarchiven sowie im Westfälischen Literaturarchiv bis hin zu einer möglichst guten Erreichbarkeit und Zugänglichkeit der Bestände für unsere Benutzerinnen und Benutzer.

Ob uns das gelungen ist, können Sie mit beurteilen! Wir freuen uns über Ihre Rückmeldungen!

Leitbild LWL-Archivamt: http://www.lwl.org/waa-download/pdf/Leitbild_AAW_web.pdf

Leitbild LWL-Kulturdezernat: http://www.lwl.org/kultur-download/Leitbild_LWL_Kultur.pdf