In diesem Jahr konnten mit Mitteln des Deutschen Bibliotheksverbandes (DBV) im Rahmen von “WissensWandel. Digitalprogramm für Bibliotheken und Archive innerhalb von Neustart Kultur (2020-2023)” erstmalig ein Archivscanner bzw. ein Aufsichtscanner für das Stadtarchiv Lemgo beschafft und die Digitalisierung des Urkundenbestandes realisiert werden. Das Programm ist Teil des Rettungs- und Zukunftsprogramms NEUSTART KULTUR der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM).
Die Digitalisierung im Stadtarchiv Lemgo erfolgte bisher bei papiergebundenen Vorlagen mit Hilfe einer handelsüblichen Digitalkamera oder bei Fotopapierabzügen mit einem Flachbettscanner. Die eingesetzte Kameratechnik entsprach nicht mehr dem fachlichen Standard und machte mehrere softwaregestützte, zeitaufwändige Nachbearbeitungsschritte erforderlich. Die Bedienung und Aktualisierung mehrerer, paralleler Scansysteme (u.a. ist hier auch ein Einzeldiascanner im Einsatz) mit der zugehörigen Software wie bisher ist dauerhaft in einer kleineren Archiveinrichtung nicht leistbar. Eine Professionalisierung auf technischem Gebiet wurde daher angestrebt, um mit geringerem Zeitaufwand qualitativ höherwertige Digitalisate erzeugen zu können, die auch den aktuellen Nutzererwartungen entsprechen.
Die einzusetzende Scannertechnologie sollte deswegen auch die Heterogenität des Archivgutes hinsichtlich seines Informationsträgers (Papier, Pergament, Glasplatte, Fotopapier, Diafilm…) als auch den Erhaltungszustand berücksichtigen. In Frage kamen ausschließlich berührungsfreie Scanverfahren, die das Archivgut nicht (weiter) schädigen. Diese Flexibilität soll sich auch dadurch ausdrücken, dass Komponenten des Scanners leicht austausch- und erweiterbar sein sollen, ohne dass das Gesamtsystem ersetzt werden muss. Gleichzeitig müssen Workflows in der Scanbedienung hinterlegt sein, die ein einfaches und rasches Arbeiten ermöglichen, so dass neben dem Stammpersonal auch Hilfskräfte und Praktikanten die Scannertechnologie nach Einweisung bedienen können. Letztlich muss das Scansystem auch in seinen Dimensionen in die Räume des Stadtarchivs integrierbar sein.
Nachdem die Förderzusage in der beantragten Höhe über den DBV erfolgte, wurde für die Auswahl des Scanners ein Ausschreibungsverfahren mit einem entsprechenden Leistungsverzeichnis durchgeführt, bei dem die Firma Microbox mit einem modularen Archivscanner den Zuschlag erhielt. Er ermöglicht in der gewählten Ausführung die Digitalisierung bis zum Format Din A 1 und auch das Scannen von Durchlichtmedien (wie Dias, Glasplatten, Negative) mit Hilfe einer Durchlichteinheit.
Nach der Lieferung, Aufstellung und Inbetriebnahme des Scanners, konnte dann mit der Umsetzung des zweiten Projektanteils begonnen werden: die Digitalisierung des mittelalterlichen und frühneuzeitlichen Urkundenbestandes.
Der Urkundenbestand des Stadtarchivs Lemgo umfasst nach jetzigem Stand ca. 1900 Urkunden (als Ausfertigungen oder in kopialer Form), die zwischen 1245 und 1824 entstanden sind. Die Urkunden sind vollständig in der internen Archivdatenbank erfasst. Die Erschließungstiefe variiert zwischen Kopfregest, Kurzregest und Vollregest. Eine Formal- und Zustandsbeschreibung sowie Datierung ist dabei immer vorhanden. Für die Urkunden zwischen 1245 und etwa 1500 liegen zudem maschinenschriftliche Abschriften/Transkriptionen im Stadtarchiv vor, die für die Digitalisierung ebenfalls berücksichtigt wurden und die Nutzung der Urkundentexte deutlich erleichtern.
Neben den genuin städtischen Urkunden sind im Bestand auch die Überlieferungen weiterer, im Kern mittelalterlicher Institutionen in der Stadt Lemgo enthalten, wie das Hl. Geist-Spital / St. Loyen, das ursprüngliche Leprosorium St. Georg (vor den Stadtmauern), das Kloster der Schwestern vom gemeinsamen Leben nach der Augustinus Regel im Rampendal, der Beginenhäuser, der Zünfte bzw. Ämter und Gilden (in Teilen) sowie verschiedener (vorreformatorischer) Bruderschaften. Enthalten ist zudem eine Sammlung mit Eheberedungen bzw. Eheverträgen. Der deutlich kleinere Urkundenbestand des ehemaligen Dominikanerinnenklosters St. Marien in Lemgo (im Zuge der Reformation Umwandlung in ein Frauenstift) befindet sich als Depositum im Landesarchiv NRW Abteilung OWL in Detmold Bestand L 4 A und liegt bereits digitalisiert und online im Archivportal “Archive in NRW” vor.
Mit der abschließenden Digitalisierung des Urkundenbestandes im Stadtarchiv Lemgo liegen nun die beiden wichtigsten urkundlichen Überlieferungen zur Geschichte der Hansestadt Lemgo in zeitgemäßer Form vor. Wissenschaftliche Forschungsvorhaben und Fragestellungen, insbesondere in vergleichender Perspektive werden damit deutlich erleichtert oder überhaupt erst möglich gemacht.
Die Digitalisate der Urkunden aus dem Stadtarchiv Lemgo werden Anfang nächsten Jahres über das Archivportal “Archive in NRW” online gestellt. Ergänzend werden die Erschließungsdaten und Digitalisate auch dem Portal monasterium.net zur Verfügung gestellt, um insbesondere eine tiefergehende und erweiterte Erschließung zu ermöglichen. Über das Portal Monasterium.net können zudem direkt Anmerkungen, Ergänzungen und Korrekturen zu den Inhalten der Urkunden (Regesten) angebracht werden. Übungen in Proseminaren und Propädeutika, die bereits teilweise in Lemgo stattfinden, ließen sich damit auch online und ortsungebunden umsetzen.
Der freie Zugang zu Archivquellen und den dazu gehörigen Informationen (Metadaten) ist ein Grundsatz (Open Access), dem sich das Stadtarchiv verpflichtet fühlt, insoweit er sich mit den rechtlichen Rahmenbedingungen (Archivrecht, Datenschutz, Urheberrecht) vereinbaren lässt. Dieser Ansatz trägt den begrenzten Öffnungszeiten vor Ort, den zeitgemäßen Erwartungen an digitale Nutzungsformen von Archivgut, der dauerhaften Sicherung und Bestandserhaltung der Originale im Archivmagazin und möglicherweise weiten und Ressourcen verbrauchenden Anreisewegen Rechnung. Außerdem ermöglicht die digitale Zugänglichmachung kooperative und partizipative Nutzungsformen des Archivgutes, die in der rein analogen Nutzung bisher nicht möglich waren.
