Workshop „Genealogen als Nutzer und Partner der Kommunalarchive“ im LWL-Archivamt für Westfalen

Seit der Novellierung des Personenstandsgesetzes 2009 hat die Zahl der Genealogen, die Archive besuchen, noch weiter zugenommen. Zugleich wuchsen die Bestände durch die Übernahme von Personenstandsregistern und Sammelakten nicht unwesentlich an, wobei die Frage der Bewertung der Sammelakten sehr unterschiedlich beantwortet wird. Nachdem sich ein 1 ½-stündiger Workshop auf dem Westfälischen Archivtag in Gladbeck im März 2015 als zu kurz erwiesen hatte, um auch nur die drängendsten Fragen auf diesem Gebiet zu diskutieren, fand am 9. September im LWL-Archivamt ein eintägiger Workshop statt, an dem insgesamt 15 Vertreter von Archiven und genealogischen Vereinen teilnahmen.

 

Erwartungen von Seiten der Genealogen

Am Anfang stand eine Definition der Genealogie von Roland Linde, Geschäftsführer der Westfälischen Gesellschaft für Genealogie und Familienforschung: „Die Genealogie ist lebendiger Teil der historischen Erinnerungskultur und erfasst Namen und Lebensdaten von Menschen der Gegenwart und Vergangenheit, die durch Verwandtschaft und Abstammung miteinander verbunden sind. Sie bedient sich dabei der Methoden der historischen Quellenforschung und der Erkenntnisse der Geschichtswissenschaft. Umgekehrt können auf diese Weise gewonnene genealogische Forschungsergebnisse auch in Untersuchungen zu unterschiedlichsten historischen Fragestellungen Eingang finden.” Wie Linde betonte, erforschen Genealogen heute nicht mehr nur die Linie der Vorfahren väterlicherseits, sondern ganze Familienkreise, wobei sie sich international vernetzen.

Ihre Wünsche an die Archive erstrecken sich, abgesehen von der üblichen fachlichen Beratung und möglichst durchgehenden Öffnungszeiten, vor allem auf verbesserte Recherchemöglichkeiten im Internet, insbesondere durch die Interpräsentation von Findbüchern im Netz, aber auch durch strukturierte Hinweise auf genealogische Bestände im Archiv auf des Homepage, wie dies auf den Seiten der Stadtarchive Düsseldorf und Wuppertal zu sehen ist; dabei sollte auch auf die Sammelakten hingewiesen werden, die vielen Familienforschern offenbar bisher nicht bekannt sind. Gerade im Hinblick auf eine Rationalisierung der Arbeit ist es im ureigensten Interesse der Archive, den Benutzern eine möglichst selbständige Arbeit zu ermöglichen. Dabei muss, das sei hier am Rande angemerkt, die Erhebung von Gebühren in einem angemessenen Verhältnis zum Arbeitsaufwand und Ertrag stehen; es kann jedenfalls nicht die Hauptaufgabe der Archive sein, Einkünfte zu erwirtschaften.

 

Bestände

Die meisten Archive halten eine Vielzahl von Beständen zu genealogischen Fragen vor, wie Jochen Rath, Leiter des Stadtarchivs Bielefeld, an konkreten Beispielen zeigte. Die Personenstandsregister, also Geburts-, Heirats- und Sterberegister, bilden darunter nur eine, wenn auch zentrale Gruppe. Obwohl vom Gesetzgeber die Fristen zur Übergabe an die Archive so bemessen wurden, dass Schutzfristen für personenbezogene Daten nicht berührt werden, können in den Heiratsregistern Beischreibungen von Adoptionen eingetragen sein, die frühestens 10 Jahre nach dem Tod des Adoptierten offengelegt werden dürfen.

Heftig umstritten war die Frage der Bewertung der Sammelakten zu den Personenstandsregistern, denen in den Kirchenarchiven die Kirchenbuchbelege entsprechen; im Landeskirchlichen Archiv in Bielefeld werden sie von 1820 bis zur Einführung der Zivilehe aufbewahrt, danach kassiert, in der Diözese Münster bis 1950 übernommen, für die Zeit danach dagegen vernichtet, und im Erzbistum Paderborn werden sie nach den Visitationen in den Pfarreien kassiert.

Die weit überwiegende Mehrheit der Teilnehmer sprach sich für eine komplette Übernahme aus. Als Gründe für eine solche Entscheidung wurden angeführt: das hohe Interesse der Genealogen und Erbenermittler, aber auch der mit Recherchen beauftragten Archivmitarbeiter und die damit verbundene häufige Benutzung; mögliche Zusatzangaben wie z.B. die Anzahl der Kinder bei den Sterbefällen oder die Angabe der Eltern bei den Heiraten; die Funktion als Ersatzüberlieferung etwa beim Verlust der Melderegister.

Andererseits gehören die Sammelakten zum massenhaft gleichförmigen Schriftgut, von dem wegen der Menge nach archivfachlichen Grundsätzen in der Regel nur eine repräsentative Auswahl archiviert wird. Bevor man sich bei den Sammelakten zu einem solchen Schritt entschließt, sollte durch eine Autopsie wenigstens einiger exemplarischen Akten der Gehalt der übernommenen Bestände überprüft werden, da je nach Standesamt und Standesbeamten sehr unterschiedliche Informationen aufbewahrt wurden und da in Räumen und Zeiten mit hoher Migration andere Informationen zu erwarten sind als in solchen ohne. Mancherorts wurden auch eigene Aktenserien für Sonderfälle gebildet, in denen evtl. mehr Zusatzinformationen gesammelt sind als in den Standardserien. Autopsie in einzelnen Archiven hat ergeben, dass sich die Überlieferung der Sammelakten bei inhaltlicher Einzelbewertung auf etwa die Hälfte bis ein Drittel reduzieren lässt. Außerdem ist zu berücksichtigen, ob die Sammelakten als Ersatzüberlieferung verlorener Bestände benötigt werden. Schließlich ist die Frage zu stellen, ob die in den Sammelakten zu erwartenden Zusatzinformationen nicht an anderer Stelle im eigenen oder anderen Archiven dokumentiert sind, wie beispielsweise Akten zu Ehescheidungen bei den Amtsgerichten; hier wäre mit den staatlichen Archiven die Frage der Übernahme dieser Scheidungsakten zu klären.

Weitgehende Einigkeit scheint darüber zu bestehen, dass die Akten aus den ersten Jahren nach Einführung der Register sowie die aus den Krisenzeiten des Ersten und Zweiten Weltkriegs und der jeweiligen Nachkriegszeit archivwürdig sind. Durch die Übernahme der Sammelakten der Heiratsregister in den ersten Jahrzehnten können auch noch die Lebensdaten der Generation vor Einführung der Personenstandregister nachvollzogen werden. Für die übrige Zeit werden nach dem Modell des Staatsarchiv Hamburg in der Regel regelmäßige Zeitschnitte vorgenommen, die der mit statistischen Methoden arbeitenden Forschung, wenn auch nicht dem einzelnen Familienforscher, Material zur Verfügung hält. Im Übrigen stellt eine Vielfalt von verschiedenen Bewertungsmodellen sicher, dass zu verschiedenen Fragestellungen an unterschiedlichen Orten Material vorhanden ist. Schließlich ist es auch denkbar, Sammelakten, denen aus historischer Sicht keine Archivwürdigkeit zugemessen wird, die aber zur Rechtssicherung, besonders für die Erbenermittlung, für einige Zeit vorgehalten werden sollten, als Zwischenarchivgut zu behandeln und später zu kassieren; hierbei ist allerdings zu beachten, dass nach Erfahrungen aus Kirchenarchiven die Recherchen zur Erbenermittlung selbst noch bis in die Zeit vor Einführung der Register zurückführen können.

Entschließt man sich nicht zu einer kompletten Übernahme, behalten die Empfehlungen des LWL-Archivamts von Westfalen, der BKK und des Staatsarchivs Hamburg ihren Wert, sind aber auf den Einzelfall hin zu überprüfen.

Am Rande der Diskussion wurde auch daran erinnert, dass Auskünfte an Gerichte gebührenpflichtig sind, da nach § 4 des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW keine Amtshilfe vorliegt, wenn „die Hilfeleistung in Handlungen besteht, die der ersuchten Behörde als eigene Aufgabe obliegen“ (hier Archivierung und Erteilung von Auskünften), und weil gem. § 8 Abs. 2 Gebührengesetz NRW eine Gebührenbefreiung für Einrichtungen des Landes nicht eintritt, wenn sie „berechtigt sind, von ihnen zu zahlende Gebühren Dritten aufzuerlegen“ (vgl. Mark Steinert, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 77, 2012, S. 60).

Außerdem wurde bekannt, dass das Landesarchiv NRW OWL die im Personenstandsarchiv verwahrten Zweitausfertigungen der Sterberegister durch FamilySearch (Mormonen) verfilmen lassen und dann online stellen will. Kommunalarchiven wird deshalb empfohlen, die eigenen Sterberegister nicht in die Verfilmung zu geben.

 

Kooperationen

Bisher werden Genealogen in den Archiven häufig nur als oft arbeitsintensive Benutzer gesehen. Dabei wird vergessen, dass die Familienforscher über ein hohes Maß an Selbstorganisation verfügen und dass viele von ihnen zu ehrenamtlichem Engagement bei der Unterstützung ihrer Interessensgenossen oder bei der Tiefenerschließung genealogisch interessanter Bestände bereit sind.

So bieten genealogische Vereine Vorträge und Veranstaltungen zur Einführung in die Methoden ihres Faches ein, auf Wunsch auch im Archiv. In Stadtarchiv Wuppertal übernehmen Mitglieder der Deutschen Arbeitsgemeinschaft genealogischer Verbände (D.A.G.V. e.V.) die Betreuung von Genealogen im Lesesaal. Um die mit viel Aufwand sowohl für die Nutzer wie für die Archive verbundene Durchsicht ganzer Registerserien bei der Suche nach einzelnen Namen zu erleichtern, ist eine tabellarische Erfassung der Indizes zu Registern oder besser noch eine Tiefenerschließung der Registerbände selbst eine enorme Erleichterung. Als Grunddaten sollten dabei wenigstens Name, Vorname, Urkundennummer, Jahrgang und Datum des registrierten Ereignisses in einzelnen Spalten einer Excelliste erfasst werden. Solche Listen erleichtern nicht nur den Archivmitarbeitern die Arbeit, werden sie ins Internet gestellt, können Genealogen und andere Interessenten gezielt die von ihnen benötigten Unterlagen bestellen. Allerdings ist beim Einsatz ehrenamtlicher Mitarbeiter im eigenen Haus zu beachten, dass nicht nur die Qualitätssicherung, sondern auch die Anleitung und soziale Betreuung dieser Kräfte Zeit beansprucht.

 

Technische Unterstützung dabei, solcherart erstellte Listen im Internet zugänglich zu machen, stellt der Verein für Computergenealogie zur Verfügung, wie dessen Vorsitzende und Leiterin des Stadtarchivs Mettmann, Marie-Luise Carl, betonte. Dieser Verein bietet zunächst eine Konversion in das Austauschformat GEDCOM an, das die gängigen genealogischen Datenprogramme bedient. Möglich ist auch ein Import der Daten in die Datenbank GEDBAS.

Wer bereit ist, seine Unterlagen, z.B. Adressbücher oder Indizes zu Personenstandsregistern, online zu stellen, kann in Kooperation mit dem Verein für Computergenealogie und in Abstimmung mit ihm auch die Möglichkeiten des Crowd-sourcing nutzen. Mitglieder des Vereins, aber auch jeder andere, der Lust dazu hat, kann dann die Daten über das Erfassungsprogramm DES eingeben. Der Verein sorgt dabei nicht allein für die technische Unterstützung, sondern weist die Erfasser auch ein und übernimmt die Qualitätskontrolle. Näheres findet man auf der Homepage des Vereins: http://compgen.de.

 

Fazit

Im Ergebnis des offenen Fachaustausches zeigte sich, dass Genealogen nicht nur als große und arbeitsintensive Nutzergruppe wahrgenommen zu werden verdienen, sondern dass sie auch als engagierte und durchaus sachkundige Unterstützer auftreten, deren Hilfe man sowohl vor Ort wie online in Anspruch nehmen kann. Der Workshop kann dazu beigetragen, Berührungsängste und Hemmschwellen abzubauen und Verständnis für die gegenseitigen Positionen zu weck

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