Im Nutzen der vielfältigen Möglichkeiten des Web 2.0 zeigen sich Kommunalarchive in Deutschland aus unterschiedlichen Gründen immer noch sehr zurückhaltend. Vielleicht ist an dieser Stelle ein Perspektivwechsel notwendig, der die Welt des Web 2.0 als eine neue und aktuelle Form der archivischen Öffentlichkeit begreift.

Alles kann, nichts muss: Warum Kommunalarchive die Möglichkeiten der Welt des Web 2.0 kennen und nutzen sollten

Antje Diener-Staeckling

Nachdem sich das Internet im Bereich der deutschen Archive nun doch weitestgehend durchgesetzt hat,¹ erzeugt die Welt des Web 2.0 gerade bei kleineren Kommunalarchiven doch noch oft Unbehagen. Es stellen sich immer wieder die gleichen Fragen: „Braucht man das überhaupt? Gehört das wirklich zu den archivischen Kernaufgaben?“
Hier sind klare Parallelen zum übergeordneten Arbeitsfeld der archivischen Öffentlichkeitsarbeit zu erkennen. Lange wurde diskutiert, ob Öffentlichkeitsarbeit überhaupt in einem Archiv eine Berechtigung haben sollte². Inzwischen ist sie sogar in den Archivgesetzen der meisten Bundesländer verankert.³. Ein Zustand, der sich inzwischen deutlich verbessert hat.

Vieles spricht dafür, eine Tätigkeit bzw. eine Präsenz im Bereich Web 2.0 zunächst als eine neue und weitere Form der archivischen Öffentlichkeitsarbeit zu sehen, die genutzt werden sollte.⁴ Selbst wenn der Archivträger zu einer Präsenz oder Tätigkeit des Archivs seine Zustimmung erteilt – diese ist Grundvoraussetzung damit sich das Archiv beteiligen kann –, ist die Schwellenangst trotzdem groß. Noch größere Vorbehalte und Ängste ergeben sich bei den Archiven, wenn der Archivträger selbst eine Web 2.0-Präsenz vom Archiv fordert und sogar teure Beraterfirmen für eine eigentlich einfache Sache hinzugezogen werden.

Wie Bastian Gillner 2012 auf der ersten Tagung „Offene Archive 2.0“ konstatierte: Das Verhältnis der Archive zu den Angeboten der Welt des Web 2.0 ist ambivalent: „es ist kostenlos, es ist weitverbreitet, es hat immense Potentiale – von so was lassen wir lieber die Finger!“⁵

Wie alle Projekte im Bereich der Presse- und Öffentlichkeitsprojekte bedarf der Gebrauch der Werkzeuge des Web 2.0 vor allem einer guten Vorbereitung und klar formulierter Ziele. Selbstverständlich macht eine professionelle Einführung in die wichtigsten Medien (also z.B. Bloggen, Twitter oder Soziale Netzwerke, wie z.B. Facebook) im Web 2.0-Bereich durchaus Sinn, gerade wenn man sich privat nur weniger dieser Medien bedient. Im Folgenden soll es nicht darum gehen, inhaltliche Hinweise oder sogar Empfehlungen zu geben. Es geht hier um strukturelle Hinweise und Tipps, die helfen können, die beschriebenen Schwellenängste zu überwinden, und die “Instrumente” des Web 2.0 erfolgreich anzuwenden.⁶
Vor einem Start sollte man sich mit dem Web 2.0 bekannt machen, ähnlich wie man gelernt hat, eine Ausstellung vorzubereiten oder eine Führung durch das Archiv zu organisieren. Genau wie bei diesen altbewährten Themen der archivischen Öffentlichkeitsarbeit⁷ gibt es auch hier Punkte zu beachten:

1. Web 2.0-Was ist das eigentlich?

Web 2.0 ist in der Welt des Internet keine Neuerung oder eine spezifische Anwendung, sondern bezeichnet v.a. ein anderes Verständnis des Internetgebrauchs. Es umgibt jeden Internetnutzer schon seit längerer Zeit und die Grundidee steckt z.B. auch in Wikis oder Videokanälen wie Youtube. Vom bloßen Informationskonsumenten wird der Nutzer selbst zum kooperativen Beiträger.⁸

Neue Formen der Kommunikation werden so möglich, die auf Interaktion, Vernetzung und Kooperation beruhen und dafür neu entwickelte Werkzeuge einsetzen. Diese „Instrumente“ müssen nicht erst heruntergeladen werden. Sie sind als offene Netz-Applikationen jederzeit zugänglich und werden stetig weiterentwickelt. Als “klassische” Beispiele sind an dieser Stelle Blogs, der Microbloggerdienst Twitter und das Soziale Netzwerk Facebook zu nennen.

Man sollte sich bewusst machen, was eine solche auf Austausch angelegte Kommunikationsform bedeutet, bzw. welche Möglichkeiten sie bietet.⁹

• Vernetzung, also z.B. Austausch mit Kollegen und Nutzern
• Vernetzung und Austausch innerhalb der Stadt- / Kreisverwaltung und mit den historisch interessierten Vereinen
• Herstellung und bewusste Steuerung einer für das Archiv geschaffenen Öffentlichkeit
• gute Auswertungsmöglichkeiten und Feedback der eigenen Öffentlichkeitsarbeit aufgrund der fast in jede Web 2.0-Instrumente integrierte Nutzungsstatistik
• Vereinfachter Informationsaustausch und -transport (Ersatz für einen schwerer zu pflegenden Newsletter-Service / E-Mail-Verteiler)
•  eine moderne Selbstdarstellung für eine bessere Außen- und Innenpositionierung
• Möglichkeiten zur kooperativen Produktion von Inhalten, z.B. einer Online- Quellen-Edition
•  Nutzung des kollektiven Wissens durch sogenanntes „Crowdsourcing“, z.B. bei der Erschließung von bisher unidentifizierten Fotosammlungen durch gemeinsames Wissen.

 

Die beiden letzten Punkte sind gerade am Anfang nicht zu empfehlen, da es sich eher um Web 2.0-Nutzung für Fortgeschrittene handelt.

Abschließend sei angesichts von Datenschutzbedenken darauf hingewiesen, dass der PC nur eine Maschine ist. Er gibt im World Wide Web nur die Informationen preis, die man einspeist. Man sollte also, wie bei allen Internetinhalten darauf achten, welche Informationen man online stellt. Was man bewusst online gestellt hat, kann natürlich eingesehen und ggf. auch geteilt werden.

2. Welche Ziele verfolgen Sie mit einer Web 2.0-Präsenz?

Nun kommen wir zu einem wichtigen Punkt. Wie bei jedem anderen Projekt im Archiv auch ist es wichtig, sich über folgende Fragen klar zu werden:

• Welche Ziele verfolge ich?
• Was brauche ich für die Zielerreichung?
• Wer ist in der Realisierungsphase einzubinden?
• Wer sind meine Zielgruppen?

Dabei bietet es sich an, zunächst die Zielgruppen zu definieren, um sich anschließend über die einzelnen Web 2.0-Werkzeuge zu informieren. Es kann nicht darum gehen, alle Web 2.0-Medien gleichzeitig zu bedienen. Vielmehr gilt, dass ein sinnvoll eingesetztes Web 2.0-Instrument, das gut bespielt und gepflegt wird, effektiver ist, als fünf, die nebeneinanderherlaufen, aber gar nicht oder kaum gepflegt werden. Die Strategie sollte darauf angelegt sein, mit den gewählten Instrumenten bei möglichst überschaubaren Arbeitsaufwand möglichst hohen Output für das Archiv zu erzielen.¹⁰

Schauen Sie sich die vorhandenen Plattformen selbst an und gewinnen Sie selbst einen Eindruck. Auf allen können Sie sich frei bewegen, auch dann, wenn Sie nicht angemeldet/registriert sind. Nur das Kommentieren oder Teilen von Inhalten ist angemeldeten Nutzern vorbehalten.
Man sollte sich umfassend über die einzelnen in den untersuchten Plattformen nutzbaren Instrumente informieren.
Übergreifende  Informationsplattformen zum Thema gibt es seit einigen Jahren:

• Eine zentrale Plattform für Deutschland ist das Blog Archive 2.0 (http://archive20.hypotheses.org/).
• Daneben gehört Klaus Grafs Blog Archivalia zu den ersten und ältesten Blogs in diesem Bereich und wird auch von nicht Web 2.0-Aktiven schon lange als Informationsmedium – rein passiv – genutzt (https://archivalia.hypotheses.org)
• Mareike Königs Essays „Twittern in der Wissenschaft“ gehören zu den „Blog-Klassikern“im Netz (http://dhdhi.hypotheses.org/1072).

Informationsquellen gibt es also viele. Wenn man sich dann für ein oder zwei Instrumente entschieden hat, gilt es diese einzurichten und zu pflegen.

3. Lernen Sie, Zeit zu sparen und erzielen sie so Synergie-Effekte

Mit der Auswahl des oder der Instrumente, die Sie im Bereich Web 2.0 nutzen wollen, haben Sie schon einen wichtigen Schritt getan.

Nun gilt es, die Einrichtung möglicher Web 2.0 Präsenzen in Angriff zu nehmen und regelmäßig zu pflegen. Obwohl man sich zunächst an die jeweiligen Oberflächen und Bedienelemente gewöhnen muss, ist die Einrichtung in den meisten Fällen sehr intuitiv und nicht zu kompliziert. Holen Sie sich gezielt Hilfe: Einige kleinere Stadtarchive sind bereits seit Jahren im Web 2.0 präsent und geben gerne Hilfestellung.¹¹

Die Archivschule in Marburg und die beiden Landschaftsverbände in NRW bieten regelmäßig Einführungsfortbildungen in diesem Bereich an. Egal für welches Medium Sie sich letztendlich entscheiden, es gehört ein Impressum dazu, wie es z.B. auf der Blogger-Plattform von Hypotheses.org (http://de.hypotheses.org/) beschrieben wird: (http://bloghaus.hypotheses.org/706).

Wie oft sollten Sie ihre Präsenz pflegen, bzw. wie oft sollten bzw. müssen Sie präsent sein? Diese Frage kann man nicht generell beantworten, sondern es ist abhängig vom gewählten Medium,es sollten aber regelmäßig neue Informationen eingestellt werden. Accounts, die über mehrere Wochen nicht gepflegt werden, gelten rasch als vernachlässigt und werden damit uninteressant. Eine regelmäßige Bestückung von zwei bis drei Mal pro Woche scheint bei den meisten Medien ein guter Mittelwert zu sein. Lernen Sie die zentralen Zeiten für ein Post¹² kennen: Die meiste Aufmerksamkeit wird laut Statistik morgens um 8 Uhr und mittags um 12 Uhr erreicht. Für ein Post bietet sich der Wochenanfang (Montag) und das Wochenende (Freitag) an; ein dritter Post zur Wochenmitte reicht, um die Präsenzen effektiv zu „bespielen“.

Lernen Sie die vielen unterstützenden Instrumente kennen. Auf vielen Medien muss nicht in Echtzeit gepostet werden. Man kann Beiträge häufig auch für mehrere Wochen vorplanen. Haben Sie mehrere Medien im Betrieb, muss nicht auf jedem einzelnen gepostet werden. Kleine Tools vernetzten z.B. Blog und ihren Twitterauftritt.¹³.

 

4. Überlegungen zur Ausbaufähigkeit und zur Weiterentwicklung
Ist die Einrichtung eines Web 2.0-Instruments gut vorbereitet, zögern Sie nicht zu lange und beginnen Sie jetzt!. Nur so sammelt man Erfahrungen.

Inhaltlich ist zu beachten, dass die bekannten archivischen Schutzfristen auch für Veröffentlichungen im Web 2.0 gelten. Um nutzungs- und urheberrechtliche Probleme zu vermeiden, sollten Sie die entsprechenden Rechte an den Fotos vorab klären¹⁴.

Wenn Sie einige Erfahrungen gesammelt haben und ihre Präsenz wahr- und angenommen wird, kann man an einen Ausbau des Angebots denken. Welches Medium bietet zusätzliche Möglichkeiten, die überlegten Zielgruppen zu erreichen? Diese Medien sollten miteinander vernetzt werden.
Ein dann bereits erfahrender Nutzer des Web 2.0 kann sich auch an kleinere Erschließungsprojekte wagen. Ein dann bereits erfahrender Nutzer des Web 2.0 kann sich auch an kleinere Erschließungsprojekte wagen. Das klassische Crowdsourcing¹⁵ Ein beliebtes erstes Projekt ist die Erschließung von Fotos. Man stellt dabei unidentifizierte Fotos ins Netz und hofft, dass sich jemand findet, der das Foto oder das Motiv darauf kennt und diese Informationen z.B. als Kommentar beim Foto hinterlässt. Weitere Möglichkeiten eines Crowdsourcing-Projektes ergeben sich beim Transkribieren von und Urkunden und dem Abschreiben von z.B. Personenstandsregistern oder Indices¹⁶.

 

Crowdsourcing¹⁷ stellt den Betreiber aber auch vor einige Herausforderungen. Einerseits bietet es die Möglichkeit, archivische Aufgaben wie die Erschließung durch Freiwillige im Web 2.0 erledigen zu lassen, und sichert Ihnen eine große Aufmerksamkeit und damit zusätzliche potentielle Nutzer und Unterstützer. Andererseits bedeutet Crowdsourcing wirklich kooperatives Arbeiten. Hier reicht keine regelmäßige Pflege. Es kommen viele Ergebnisse herein, die geprüft, beurteilt und (vielleicht auch erst ganz zum Schluss) in die eigene Erschließungssoftware eingearbeitet werden wollen. Hier sollten automatisierte Workflows implementiert werden, um diese Prüf- und Korrekturvorgänge, die durch das Archiv zu leisten sind, zu vereinfachen (z.B. das Sechs-Augenprinzip für Transkriptionen). Darüber hinaus müssen Belohnungssystem entwickelt werden, die die Crowdteilnehmer online und im realen Leben zur weiteren Mitarbeit motivieren. Dies kann z.B. ein gruppeninternes Ranking sein (Wer hat heute / in dieser Woche / in diesem Monat die meisten Archivalien transkribiert?) oder auch in Form von Buchgeschenken geschehen, die dann auf Einladung vor Ort im Archiv im Beisein der ganzen Gruppe verliehen werden. Als Crowdsourcing Plattformen eignen sich Blogs oder das Austauschportal flickr besonders gut.

 

Aufgrund der oben genannten Punkte sollten Bestände oder Archivalien, die für ein solches Projekt genutzt werden, besonders gut vorbereitet werden. Die Archivalien müssen digitalisiert und ins Internet hochgeladen werden. Deshalb müssen alle Rechte geklärt sein und die Anzahl der Stücke sollte klar begrenzt werden¹⁸. Schließlich muss der eingehende Input zeitnah im Archiv bearbeitet, korrigiert und online verfügbar gemacht werden. Die durch die Gemeinschaft erarbeiteten Ergebnisse nicht oder erst mit großem zeitlichen Verzug weiterzuverarbeiten, lässt die weitere Mitarbeit im Projekt sonst sinnlos erscheinen.

5. Fazit

Als effektives und günstiges Mittel für die Öffentlichkeitsarbeit des Archivs und die Vermittlung von Informationen sind die Instrumente des Web 2.0 durchaus bedenkenswert. Sie fungieren als Newsletter und begleiten ihre Ereignisse und Veranstaltungen. Genauso verbreiten sie durch gezielte Vernetzung die Neuerscheinung von regelmäßigen Veröffentlichungen. Eine Vernetzung der bisher genutzten Kanäle der Öffentlichkeitsarbeit mit den „neuen Kanälen“ des Web 2.0 kann hier die Arbeit vereinfachen. Durch strategischen Einsatz können Nutzergruppen eingebunden und ausgebaut und andere (nicht unbedingt mehr) Nutzergruppen gewonnen werden. Zugleich kann ein Austausch zwischen Archiv und Nutzer entstehen. Ausgebaut und weiterentwickelt kann dadurch auch ein Mehrwert für die ordinäre archivische Arbeit des Erschließens entstehen.
Vor dem Hintergrund der Fakten, dass die Nutzung der Web 2.0-Medien unsere Kommunikation innerhalb und außerhalb des Netzes nachhaltig verändert hat und noch verändern wird (auch wenn die Werkzeuge irgendwann andere Namen tragen), sollten die Archive die Chance nutzen, wie Museen und Oper- und Konzerthäuser inzwischen auch an dieser Kommunikationsform zu partizipieren. Die Erwartungen und Anforderungen der Nutzer sind und werden in Zukunft von dieser neuen Kommunikationsform der Informationsgesellschaft geprägt sein.¹⁹
Deshalb nutzen Sie die Chance, trauen Sie sich, probieren Sie aus!

 

1. Vgl. Karl-Ernst Lupprian und Lothar Saupe, Internetauftritte als Form archivischer Öffentlichkeitsarbeit, in: Jens Murken (Red.), Archive und Herrschaft. Referate des 72. Deutschen Archivtags 2001 in Cottbus (Der Archivar, Beiband 7), Siegburg 2002, S. 382-388. [↩]
2. Bettina Wischhöfer, Öffentlichkeitsarbeit und Archiv Systemtheoretische Überlegungen, S. 31 41, in: Aus evangelischen Archiven, Nr. 36, 1997, hier S. 31. [↩]
3. § 2 Abs. 7 ArchivG NRW )
   Während es im europäischen Umkreis bereits seit mehreren Jahren üblich ist, dass sich Archive auch im Bereich Web 2.0 präsentieren, zählte Joachim Kemper zu recht die deutschen Archive 2012 noch zu „Spätzündern“ im Bereich Web 2.0. ((Joachim Kemper u.a., Archivische Spätzünder? Sechs Web 2.0-Praxisberichte, in: Archivar 65 (2012), S. 130-143 (http://www.archive.nrw.de/archivar/hefte/2012/ausgabe2/ARCHIVAR_02-12_internet.pdf [↩]
4. Präsenz meint hier in der einfachsten Form präsent zu sein, also einen Auftritt der eigenen Institution [↩]
5. Bastian Gillner, Aufgewacht, aufgebrochen, aber noch nicht angekommen; http://archive20.hypotheses.org/454 [↩]
6. Unter “Instrumenten” werden im Folgenden die einzelnen Medien Twitter, Soziale Netzwerke wie Instagram und Facebook und Blogs verstanden. Sie dienen in ihrer unterschiedlichen Funktion unterschiedlichen Zielen, z.B. der Blog als Austausch-und Diskussionsmedium; Soziale Medien wie Facebook dienen eher als Informations-Multiplikatoren [↩]
7. Zu den altbekannten Weisen der Öffentlichkeitsarbeit im Archiv vgl. Alexandra Lutz, Vom „bloßen Geplapper“ zu „zwingenden Notwendigkeit“? Eine Untersuchung zu den Formen und dem Stellenwert der Öffentlichkeitsarbeit in staatlichen Archiven, in: Archivarbeit zwischen Theorie und Praxis hg. von Stefanie Unger, Marburg 2004 (= Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 41), S. 187- 220 [↩]
8. Mario Glauert, Archiv 2.0. Interaktion und Kooperation zwischen Archiven und ihren Nutzern in Zeiten des Web 2.0, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe70 (2009, S. 29-34 (http://www.lwl.org/waa-download/archivpflege/heft70/heft_70_2009.pdf [↩]
9. Mario Glauert, Archiv 2.0. Interaktion und Kooperation zwischen Archiven und ihren Nutzern in Zeiten des Web 2.0, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe70 ,2009, S. 29-34 (http://www.lwl.org/waa-download/archivpflege/heft70/heft_70_2009.pdf [↩]
10. Dr. Stefan Schröder aus dem Stadtarchiv Greven hat sich intensiv gerade für kleinere Archive mit dem Thema der Strategieplanung beschäftigt, vgl. http://archivamt.hypotheses.org/811 [↩]
11. Für eine erste Übersicht sei hier noch einmal empfohlen: Joachim Kemper u.a., Archivische Spätzünder? Sechs Web 2.0-Praxisberichte, in: Archivar 65 (2012), S. 130-143 (http://www.archive.nrw.de/archivar/hefte/2012/ausgabe2/ARCHIVAR_02-12_internet.pdf [↩]
12. Mit “Post” oder “Posting” ist hier Beitrag gemeint [↩]
13. Zu nennen sind hier z.B. IFTTT oder Hootsuite [↩]
14. Hier immer noch grundlegend: Hanns-Peter Frentz, Fotorecht im Archiv. Rechtsfragen bei Erwerb, Publikation und Weitergebe von Fotografien, in: Michael Wettengel (Hrsg.), Digitale Bilder und Filme im Archiv. Marketing und Vermarktung. Vorträge des 66. Südwestdeutschen Archivtags am 24. Juni 2006 in Karlsruhe-Durlach, Stuttgart 2007 [↩]
15. Crowdsourcing bedeutet im Prinzip Wissen durch eine freiwillige Gruppe (im Netz) zu erlangen. Per Definition ist unter Crowdsourcing die Verlagerung bestimmter Aufgaben an eine Gruppe Freiwilliger nicht nur im Internet zu verstehen. [↩]
16. Vgl. den Klassiker aus den Niederlanden Veelehanden (https://velehanden.nl/) und seit neustem ein Projekt der Europeana, das sich mit der Übertragung der Briefe des 1. Weltkriegs in ganz Europa beschäftigt (http://www.transcribathon.eu/ [↩]
17. Crowdsourcing muss nicht nur online stattfinden. Auch Gruppen von Freiwilligen, die sich im Archiv zum gemeinsamen Abschreiben treffen, bilden eine „crowd“. [↩]
18. Mit dieser Einschränkung ist gemeint, dass es keinen Sinn macht, z.B. einen Bestand von über 1000 Einheiten zur Transkription ins Netz zu stellen. [↩]
19. Mario Glauert, Archiv 2.0. Interaktion und Kooperation zwischen Archiven und ihren Nutzern in Zeiten des Web 2.0, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe70 (2009, S. 29-34, S. 34 (http://www.lwl.org/waa-download/archivpflege/heft70/heft_70_2009.pdf [↩]

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