Ersetzendes Scannen-neue Empfehlung der BKK

Gunnar Teske

Angesichts dessen, dass Verwaltungen beim Übergang zum E-Government verstärkt dazu übergehen, analoge Akten einzuscannen und als elektronische Akten weiterzuführen, gibt der Unterausschuss Überlieferungsbildung der BKK(Bundeskonferenz der Kommunalarchive) nun Hinweise, wie Archive mit den dabei anfallenden analogen und elektronischen Akten verfahren sollen.

Mitarbeiter beim Scannen einer Archivalie im LWL-Archivamt

Als Erstes wird deutlich darauf hingewiesen, dass ein ersetzendes Scannen in der Verwaltung nur dann den rechtlichen und archivischen Anforderungen an geordnete Schriftgutverwaltung entspricht, wenn zur Sicherung von Authentizität, Nachvollziehbarkeit, Transparenz sowie inhaltlicher Vollständigkeit die TR – 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beachtet wird und der Prozess in das Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA) eigebettet ist. Hier haben sich die Archive in ihrer Zuständigkeit für die Schriftgutverwaltung möglichst frühzeitig einzubringen. Weiterlesen

Lesetipp: Standardisierung der Aussonderung aus elektronischen Personenstandregistern

Foto:LWL-ArchivamtIm aktuellen Heft des ARCHIVARs (Heft 01/2017) beleuchtet ein Beitrag die elektronischen Personenstandsregister und ihre Herausforderungen an die Archive. Seit 2014 müssen Personenstandsregister rein elektronisch geführt werden. Sie sind nach Ablauf der Ausbewahrungsfristen für viele kommunale Archive das erste elektronische Archivgut. Für diesen Vorgang wurde bereits vor zwei Jahren eine bundesweite Standardisierung angestossen. Auch die BKK (Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag) hat dazu bereits 2014 eine Arbeitshilfe erstellt.

Der ARCHIVAR wird demnächst auch online verfügbar sein, die Empfehlung der BKK findet sich hier.