Vereinfachte Erschließung mit DiPS.kommunal

Zwar erfordert die Einführung einer Lösung zur digitalen Langzeitarchivierung auch einen großen Arbeitseinsatz, langfristig kann u.a. die teilautomatisierte Übernahme von Basiserschließungsinformationen aber zu deutlich effizienteren Arbeitsabläufen im Archiv führen.

Durch die Übernahme der maßgeblichen Informationen (z.B. Aktenzeichen, Aktentitel, Aktenlaufzeit) in die Aussonderungspakete für das digitale Magazin können diese Informationen während des Ingestvorgangs, also dem Einspielen in das digitale Magazin, dort weiterverarbeitet und in einer gesonderten XML-Datei gespeichert werden. Diese XML-Datei wird am Ende des Ingest an das Archiv ausgespielt. Das Archiv importiert diese Datei schließlich in seine Erschließungssoftware, die die Basiserschließungsinformationen ausliest, Verzeichnungseinheiten bildet und über eindeutige technische Identifikatoren die Verknüpfung zwischen Erschließungssoftware und digitalem Magazin herstellt. U.U. müssen zwar nun noch bestimmte Daten nacherfasst werden, die z.B. aus technischen Gründen nicht automatisiert übernommen werden konnten, das Archiv ist aber bereits auskunftsfähig, auch wenn die Archivalien vielleicht noch nicht abschließend verzeichnet sind. Zudem spart es sich das zeitaufwändige manuelle Anlegen und Einpflegen der übernommenen Akten in der Erschließungssoftware.

Damit der Import und das Auslesen der XML-Datei in der Erschließungssoftware reibungslos funktioniert, hat die DiPS.kommunal-Entwicklergemeinschaft zusammen mit den DiPS.kommunal-Pilotkunden zwei Arbeitsgruppen gebildet, um die Firmen Augias-Data (AUGIAS) und Land Software (FAUST) dazu zu bewegen, entsprechende Importmöglichkeiten in ihre Erschließungssoftware einzubauen. Für die Archivsoftware ACTApro (Startext GmbH) wurde eine entsprechende Importmöglichkeit bereits 2013 im Rahmen der Einführung eines digitalen Magazins im LWL-Archivamt geschaffen.

Die Bemühungen der beiden Arbeitsgruppen stießen erfreulicherweise auf kooperationsbereite Softwarehersteller, so dass nun bereits ein halbes Jahr nach einer ersten Kontaktaufnahme und nur vier Monate nach einem ersten Treffen (weitestgehend) Vollzug gemeldet werden kann. Die Firma Land Software hat eine entsprechende Erweiterung im Rahmen des Service Updates 11 für FAUST 8 Anfang April für ihre Kunden bereitgestellt. Auch die Firma Augias-Data hat eine entsprechende Erweiterung bereits prototypisch entwickelt und zusammen mit dem Archiv des LVR getestet. Aktuell werden hier noch letzte Verbesserungen vorgenommen, so dass eine Auslieferung an interessierte Kunden wohl im Laufe der nächsten Monate erfolgen wird (für die Nutzung ist allerdings der Erwerb des Moduls AUGIAS-Connect notwendig).

Leider ist es aufgrund des erfahrungsgemäß recht hohen Individualisierungsgrades bei FAUST- und AUGIAS-Nutzern notwendig, vor dem ersten Einsatz der Erweiterungen festzulegen, welche Informationen in welchen Feldern der Erschließungsmasken in FAUST und AUGIAS landen sollen. Ein passendes Mapping vorherzusagen, ist nicht allgemeingültig möglich.

Anschließend können sich die Archivarinnen und Archivare allerdings (weitgehend) entspannt zurücklehnen und die Arbeit (weitgehend) den Computern überlassen und durch Teilautomatisierung dafür sorgen, dass die unvermeidlichen Erschließungsrückstände zumindest nicht mehr größer werden.

Arbeitsplatz Erschließung (Foto LWL-Archivamt)

Eine Bearbeitung der elekrontischen Unterlagen läuft weitestgehend automatisiert.