Landschaftsausschuss beschließt Aktualisierung der Förderrichtlinien für die nichtstaatliche Archivpflege

Der Landschaftsausschuss des LWL hat in seiner Sitzung vom 17.11.2017 die Förderrichtlinien für die Gewährung von Zuwendungen und Rabatten in der nichtstaatlichen Archivpflege aktualisiert. Sie lösen mit sofortiger Wirkung die Förderrichtlinien von 2004 ab.

Was ändert sich für die nichtstaatlichen Archive in Westfalen-Lippe? Die wichtigste Neuerung ist, dass zwischen Zuwendungen und Rabatten differenziert wird:

  • Zuwendungen sind tatsächlich ausgezahlte Finanzbeihilfen, die für archivfachlich sinnvolle Maßnahmen und archivspezisische Anschaffungen durch das LWL-Archivamt gewährt werden. Damit wird z.B. die Anschaffung von geeigneten Regalanlagen, Fachsoftware oder Hardware wie Aufsichtsscanner mit Buchwippe gefördert. Der Regelfördersatz liegt bei 30% der nachgewiesenen förderfähigen Kosten und kann zwischen 500,- € und 50.000,- € betragen. Im Einzelfall können auch kleinere Maßnahmen gefördert werden (der Zuschussbetrag kann dann bis auf 200,- € gesenkt werden – das entspricht einem Antrag mit förderfähigen Kosten i.H.v. 667,- €). Bei Maßnahmen von über 20.000,- € und bei einer beantragten Anhebung des Fördersatzes auf bis zu 50% der Kosten entscheidet der LWL-Kulturausschuss.
  • Rabatte gewährt das LWL-Archivamt auf Sach- und Personalleistungen, die in unserer Restaurierungswerkstatt erbracht werden. Der Rabatt wird ab einem Mindestbetrag von 150,- € von der Rechnungssumme abgezogen.

Für die Förderfähigkeit ist in beiden Fällen Voraussetzung, dass die Maßnahme „vorher abgestimmt„, d.h. mit den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im LWL-Archivamt besprochen wurde – also eine Beratung stattgefunden hat. Maßnahmen und Anschaffungen, die durch die nichtstaatlichen Archive ohne eine solche Beratung getätigt wurden, sind im Nachhinein nicht mehr förderfähig.

Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt

Abbildung 1: Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt (PDF-Datei)

Ebenso förderschädlich ist es, wenn der Antragsteller / die Antragstellerin nach einer Beratung und Antragstellung mit der formalen Auftragserteilung nicht wartet, bis der Bescheid durch das LWL-Archivamt ergangen ist. Da es in der Vergangenheit hier zu Problemen gekommen ist, haben wir die einzelnen Verfahrensschritte in einem Flussdiagramm dargestellt (vgl. Abb. 1, hier zum Ausdrucken als PDF-Datei).

Der Nachweis über die Mittelverwendung muss spätestens sechs Monate nach Ablauf des festgesetzten Bewilligungszeitraums im Archivamt eingegangen sein! Bei der endgültigen Festsetzung der Zuwendungshöhe werden im Fall von Minderkosten die tatsächlich nachgewiesenen förderfähigen Gesamtausgaben zugrunde gelegt; Mehrkosten können grundsätzlich nicht anerkannt werden. Der Verwendungsnachweis wird rechnerisch von der Zentralen Verwaltungseinheit der LWL-Kulturdienste geprüft, diese erteilt auch den Schlussbescheid.

Wie immer gilt: Sollten Unklarheiten bestehen, wenden Sie sich an ihre zuständige Gebietsreferentin / ihren zuständigen Gebietsreferenten im LWL-Archivamt!

P. Worm

Ersetzendes Scannen-neue Empfehlung der BKK

Gunnar Teske

Angesichts dessen, dass Verwaltungen beim Übergang zum E-Government verstärkt dazu übergehen, analoge Akten einzuscannen und als elektronische Akten weiterzuführen, gibt der Unterausschuss Überlieferungsbildung der BKK(Bundeskonferenz der Kommunalarchive) nun Hinweise, wie Archive mit den dabei anfallenden analogen und elektronischen Akten verfahren sollen.

Mitarbeiter beim Scannen einer Archivalie im LWL-Archivamt

Als Erstes wird deutlich darauf hingewiesen, dass ein ersetzendes Scannen in der Verwaltung nur dann den rechtlichen und archivischen Anforderungen an geordnete Schriftgutverwaltung entspricht, wenn zur Sicherung von Authentizität, Nachvollziehbarkeit, Transparenz sowie inhaltlicher Vollständigkeit die TR – 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beachtet wird und der Prozess in das Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA) eigebettet ist. Hier haben sich die Archive in ihrer Zuständigkeit für die Schriftgutverwaltung möglichst frühzeitig einzubringen. Weiterlesen

Das LWL-Archivamt bekommt mehr Platz!

Liebe Besucherinnen, liebe Besucher,
Nach nunmehr 19 Jahren am Standort Jahnstraße 26 benötigt das LWL-Archivamt mehr Platz für die dauerhafte Verwahrung von Archivgut aus den Bereichen Archiv LWL, Westfälisches Literaturarchiv und Privatarchive. Vor dem Gebäude wird deshalb ein weiterer Magazinbau errichtet, der Platz für rund 4.000 lfdm. bietet.
Die im Rahmen der Baumaßnahme ebenfalls vorgesehene Erweiterung des Arbeitsbereiches Digitalisierung hat zur Folge, dass auch im aktuellen Baubestand Veränderungen vorgenommen werden. Der bisherige Seminarraum wird künftig als Digitalisierungsraum genutzt, sodass auf der Ostseite des Gebäudes ein neuer Seminarraum angebaut wird.
Bauzeit
Die Baumaßnahmen sollen planmäßig Ende Oktober 2018 abgeschlossen sein. Mit Ausnahme einer mehrwöchigen Schließungszeit des Lesesaals im Frühsommer 2018 möchten wir den Benutzungsbetrieb aufrechthalten.
Einschränkungen
Leider wird es während der Bauarbeiten zu Unannehmlichkeiten kommen, über die wir Sie immer aktuell informie-ren werden:
• Da der Haupteingang vorübergehend geschlossen ist, erfolgt der Zugang ins LWL-Archivamt nun über den Nordeingang (s. Lageplan)..archivamt.hypotheses.org/…/03_AAWbau_Gebaeudeskizze_Zugang_Nord.pdf Weiterlesen

Zahl des Monats September

Am letzten Werktag im Monat erhalten Beschäftigte ihren Lohn. Dann veröffentlichen wir die Zahl des Monats. Diese bieten einen Einblick in die tägliche Arbeit auf statistischer Ebene.

LWL-Archivamt vor dem Anbau

Aus aktuellem Anlass bezüglich des begonnen Anbaus verweisen wir diesen Monat auf den Einzug des LWL-Archivamts in das aktuelle Gebäude 1998. Dadurch ergibt sich ein 19-jähriger Betrieb in diesem Gebäude. ‚Als das Gebäude neu war, erschien 1999 mit dem Heft 50 der Archivpflege für Westfalen-Lippe eine Sonderausgabe, die man heute online abrufen kann.

Damit ist die Zahl des Monats September die 19.

archivamtaktuell hält vierteljährlich kompakt auf dem Laufenden

Vergangenen Dienstag wurde erstmals der neue Newsletter des LWL-Archivamts für Westfalen versandt. archivamtaktuell wird bis zu vier Mal im Jahr erscheinen und kompakt über Neuigkeiten berichten, auf Veranstaltungen hinweisen und Informationen bereitstellen. Die Webversion des Newsletters ist dort zu finden. Abonnements können hier erstellt werden.

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