Vom Fotozugang zur virtuellen Ausstellung – Anmerkungen zur Öffentlichkeits- und Erschließungsarbeit des Stadtarchivs Lemgo

von Marcel Oeben

Das Stadtarchiv Lemgo präsentiert seit 1991 regelmäßig Archivausstellungen in seinen Räumen. Anlässe dafür sind häufig Jubiläen und andere, äußere Anlässe. Für die aktuelle Archivausstellung „Aufbruch und Tradition – Lemgo in den 50’er Jahren“ liegt der Ursprung in einem vollen Kofferraum.

Kofferraum mit Negativen und Kontaktstreifenabzügen des Fotoarchivs Walzer (Foto: Hartmut Walter)

Das zugehörige Auto gehört einem bekannten, privaten Lemgoer Sammler, der die Negative und Kontaktstreifenabzüge als Dachbodenfund  geschenkt bekommen hatte. Weiterlesen

Herausforderungen als Chance – Neue und alte Serviceerwartungen an Kommunalarchive

Vor welchen Herausforderungen stehen kommunale Archive heute?[1] Generell kann man sagen, dass kommunale Archive von vielen Herausforderungen stehen und es künftig eher mehr als weniger werden, auch wenn man das auf den ersten Blick nicht glauben mag.[2] Die wesentlichen Tätigkeitsfelder der Kommunalarchive werden auch in Zukunft die gleichen sein wie heute – das ist vielleicht eine gute Nachricht. Nur die Schwerpunktsetzung bei der Umsetzung und Ausführung der Aufgaben wird sich in Zukunft verändern.[3]

Im Laufe dieser Ausführungen soll ein kleiner Einblick gewagt werden, vor welchen Herausforderungen kleine Archive im Alltag gegenwärtig stehen und was dies für die Archive in der Zukunft bedeutet.

Das LWL-Archivamt für Westfalen ist einer von sechs Kulturdiensten des Landschaftsverbandes. Eingerichtet wurde das Amt bereits im Jahr 1927 und unterstützt seitdem kommunale und private Archive in Westfalen-Lippe in allen archivfachlichen und -technischen Fragen. Die Unterstützung reicht von der Beratung vor Ort bis hin zur finanziellen Förderung der spezifischen Archiveinrichtung. Das LWL-Archivamt ist aber nicht nur beratend für andere Archive tätig, sondern unterhält auch eigene Archive: Neben dem Archivdepot der Vereinigten Westfälischen Adelsarchiven e.V. und dem Westfälischen Literaturarchiv befindet sich im Archivamt auch das Archiv LWL.

Das Archiv LWL ist das zentrale Archiv aller Dienststellen und Einrichtungen des Landschaftsverbandes und seiner Vorgänger.[4] Bereits seit 2013 betreibt der LWL ein eigenes elektronisches Langzeitarchiv. Im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung berät der Querschnittreferent des LWL-Archivamtes für IT-Fragen im Rahmen der Archivberatung die Kolleginnen und Kollegen in Kommunalarchiven. Insgesamt sind sieben Archivare und Archivarinnen als „Gebietsreferenten“ tätig, das bedeutet, sie sind, nach Kreisen kreisfreien Städten geordnet zuständig für die Beratung vor Ort. Darüber hinaus organisiert das LWL-Archivamt regelmäßig Fortbildungen zu archivfachlichen Themen, veranstaltet Tagungen und Workshops und ist der Hauptveranstalter des Westfälischen Archivtags, des größten regionalen Archivtags deutschlandweit. Neben anderen Schriftenreihen erscheint unter der Herausgeberschaft des LWL-Archivamts zweimal im Jahr die „Archivpflege für Westfalen-Lippe“. Seit 2013 gibt es den, für archivische Fachfragen einschlägigen „archivamtblog“.[5] Darüber ist das LWL-Archivamt auch Lesesaal für die Bestände des Archivs LWL, der Vereinten Westfälischen Adelsarchive und des Westfälischen Literaturarchivs.

Ein breites Aufgabenspektrum, das vor allem der Sondersituation mit den beiden Landschaftsverbänden in NRW geschuldet ist.

Die Archivsituation in Westfalen

Die Archivsituation im Landesteil Westfalen-Lippe gestaltet sich nach der Einführung des Archivgesetzes in NRW[6] relativ komfortabel. Seit 1989 schreibt das nordrhein-westfälische Archivgesetz vor, dass Kommunen ein eigenes Archiv unterhalten müssen (§ 10 ArchivG NRW).[7] Dies führte dazu, dass die großen kreisfreien Städte zumindest einen Facharchivar beschäftigen. Auf Kreisebene ist dies in Westfalen bei den größeren Städten (75.000-120.000 Einwohner) auch so. Meist sind die Archive aller dieser Städte noch dazu mit mindestens einem weiteren Facharchivar u.a. im mittleren Dienst ausgestattet, hinzukommen vereinzelnd Verwaltungsmitarbeiter.

In den größeren Gemeinden in Westfalen (ab 30.000 Einwohner) ist die Archivposition oft zumindest hauptamtlich besetzt.[8] In kleineren Städten oder Gemeinden betreut meist eine Mitarbeiterin/ ein Mitarbeiter der Verwaltung das Archiv mit, oft unterstützt durch ehrenamtliche Helfer und die fachliche Unterstützung von größeren Archiven im Kreis. Anders verhält es sich in Hessen, wo laut Archivgesetz „Die Träger der kommunalen Selbstverwaltung, deren Verbände sowie kommunale Stiftungen die Archivierung ihrer Unterlagen im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit in eigener Zuständigkeit durch Satzung regeln“ (§ 19 Hessisches Archivgesetz). Der Rahmen der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit lässt sich in Zeiten knapper Kassen bei allen Kommunen natürlich entsprechend weit fassen.

Selbst wenn die Archivsituation in NRW gut ist, so kann sie nicht als perfekt bezeichnet werden.[9]

Ein Großteil der Archivarinnen und Archivare sind zumindest in Westfalen ebenfalls Quereinsteiger. Oft im Rahmen einer historisch ausgerichteten Projektstelle, z.B. für die Erstellung einer Stadtchronik auf die Stelle des Stadtarchivars/der Stadtarchivarin gerutscht, haben sich viele Kenntnisse im „training on the job“ angeeignet. Hinzu wird von den Kolleginnen und Kollegen in NRW das Fortbildungsangebot bei den beiden Archivberatungsstellen ergänzend zur Archivschule in Marburg genutzt, das vereinzelnd Einblicke liefert, aber eine Fachausbildung in vielen Fällen nicht ersetzen kann.[10] Hierbei ist nicht allein die elektronische Langzeitarchivierung gemeint, sondern auch u.a. die Kenntnis von Archiv- und Urheberrecht. In Zeiten von Digitalisaten und Internet sind auch diese juristischen Kenntnisse für ein Archiv immer wichtiger und unumgänglich. Hinzu kommt der wichtige Aspekt, der sich mit Sicherheit in vielen Punkten auch in Hessen belegen lässt. Die Mehrheit der Kommunalarchive in NRW sind Ein-Mann-/ Eine-Frau-Archive.[11] Wir stellen also fest, auch in NRW ist der Beratungsbedarf für die kleineren, nicht staatlichen Archive ungebrochen.

Erwartungen von Innen (also aus der Verwaltung)

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Junges Gemüse gesucht: Stadt Paderborn sucht Auszubildende/Auszubildenden als FAMI für das Stadt- und Kreisarchiv

Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv | Stadt Paderborn

Die Stadt Paderborn bietet engagierten und an Medien interessierten jungen Menschen eine praxisorientierte Ausbildung zum/zur Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv.

Was ist Einstellungsvoraussetzung?

  • mindestens Hauptschulabschluss
  • erfolgreiche Teilnahme am Auswahlverfahren

Das Bewerbungsverfahren läuft bis zum 11.8.2017. Hier der Link zum Online-Bewerbungsverfahren: https://www.paderborn.de/rathaus-service/stellen/fami_bibliothek_107656.php

Was erwartet die Stadt Paderborn noch von Ihnen?

  • Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • Fähigkeit, selbständig zu arbeiten
  • Interesse am Umgang mit neuen Medien und modernen Informations- und Kommunikationsmitteln
  • Flexibilität

Wie verläuft die Ausbildung?

Ihre dreijährige Ausbildung erfolgt im dualen System: der praktische Teil im Stadt- und Kreisarchiv und der theoretische Teil im Karl-Schiller-Berufskolleg in Dortmund, in Form von zwei Tagen pro Woche.

Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste der Fachrichtung Archiv wirken beim Aufbau und der Pflege von Archivbeständen mit.

Es werden weiterhin Kenntnisse und Fertigkeiten auf folgenden Gebieten vermittelt:

– Beschaffung, Erschließung, Archivierung von Informationen und Medien
– Arbeitsorganisation und Verwaltungsprozesse
– Informations- und Kommunikationssysteme
– Öffentlichkeitsarbeit und Werbung
– Bearbeitung von Medien, Bestandspflege
– Benutzungsdienst und Informationsvermittlung

In der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres wird eine schriftliche Zwischenprüfung durchgeführt, in der die bis dahin erlernten Kenntnisse und Fertigkeiten abgefragt werden.

Die Ausbildung endet mit der Abschlussprüfung, die aus einem schriftlichem, einem mündlichen und einem praktischen Teil besteht.

Frühjahrsheft der Archivpflege in Westfalen-Lippe

Heft 86 (2017) der Archivpflege ist erschienen und – wie immer – auch direkt online zugänglich.

Es enthält unter anderem Beiträge von Susanne Harke-Schmidt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der Stadt Kerpen, bei der das Stadtarchiv intensiv  mitgewirkt hat, und von Ulrike Gilhaus und Peter Worm zum Thema „Das barrierefreie Archiv – Chancen, Möglichkeiten, Grenzen“. Dabei geht es nicht nur um bauliche Aspekte von Barrierefreiheit, sondern um Inklusion im Archiv in einem ganzheitlicheren Sinne, etwa in Bezug auf die Nutzungsmöglichkeiten für Menschen mit Behinderungen.

Ein zweiter kleiner Schwerpunkt des Heftes bildet die archivische Bewertung: Nicola Bruns und Hans-Jürgen Höötmann zur Bewertung von Personalakten im Archiv LWL und der Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts NRW mit Empfehlungen zur Bewertung von Unterlagen zu kommunalen Steuern und Abgaben.

Vereinfachte Erschließung mit DiPS.kommunal

Zwar erfordert die Einführung einer Lösung zur digitalen Langzeitarchivierung auch einen großen Arbeitseinsatz, langfristig kann u.a. die teilautomatisierte Übernahme von Basiserschließungsinformationen aber zu deutlich effizienteren Arbeitsabläufen im Archiv führen.

Durch die Übernahme der maßgeblichen Informationen (z.B. Aktenzeichen, Aktentitel, Aktenlaufzeit) in die Aussonderungspakete für das digitale Magazin können diese Informationen während des Ingestvorgangs, also dem Einspielen in das digitale Magazin, dort weiterverarbeitet und in einer gesonderten XML-Datei gespeichert werden. Diese XML-Datei wird am Ende des Ingest an das Archiv ausgespielt. Das Archiv importiert diese Datei schließlich in seine Erschließungssoftware, die die Basiserschließungsinformationen ausliest, Verzeichnungseinheiten bildet und über eindeutige technische Identifikatoren die Verknüpfung zwischen Erschließungssoftware und digitalem Magazin herstellt. U.U. müssen zwar nun noch bestimmte Daten nacherfasst werden, die z.B. aus technischen Gründen nicht automatisiert übernommen werden konnten, das Archiv ist aber bereits auskunftsfähig, auch wenn die Archivalien vielleicht noch nicht abschließend verzeichnet sind. Zudem spart es sich das zeitaufwändige manuelle Anlegen und Einpflegen der übernommenen Akten in der Erschließungssoftware.

Damit der Import und das Auslesen der XML-Datei in der Erschließungssoftware reibungslos funktioniert, hat die DiPS.kommunal-Entwicklergemeinschaft zusammen mit den DiPS.kommunal-Pilotkunden zwei Arbeitsgruppen gebildet, um die Firmen Augias-Data (AUGIAS) und Land Software (FAUST) dazu zu bewegen, entsprechende Importmöglichkeiten in ihre Erschließungssoftware einzubauen. Für die Archivsoftware ACTApro (Startext GmbH) wurde eine entsprechende Importmöglichkeit bereits 2013 im Rahmen der Einführung eines digitalen Magazins im LWL-Archivamt geschaffen.

Die Bemühungen der beiden Arbeitsgruppen stießen erfreulicherweise auf kooperationsbereite Softwarehersteller, so dass nun bereits ein halbes Jahr nach einer ersten Kontaktaufnahme und nur vier Monate nach einem ersten Treffen (weitestgehend) Vollzug gemeldet werden kann. Die Firma Land Software hat eine entsprechende Erweiterung im Rahmen des Service Updates 11 für FAUST 8 Anfang April für ihre Kunden bereitgestellt. Auch die Firma Augias-Data hat eine entsprechende Erweiterung bereits prototypisch entwickelt und zusammen mit dem Archiv des LVR getestet. Aktuell werden hier noch letzte Verbesserungen vorgenommen, so dass eine Auslieferung an interessierte Kunden wohl im Laufe der nächsten Monate erfolgen wird (für die Nutzung ist allerdings der Erwerb des Moduls AUGIAS-Connect notwendig).

Leider ist es aufgrund des erfahrungsgemäß recht hohen Individualisierungsgrades bei FAUST- und AUGIAS-Nutzern notwendig, vor dem ersten Einsatz der Erweiterungen festzulegen, welche Informationen in welchen Feldern der Erschließungsmasken in FAUST und AUGIAS landen sollen. Ein passendes Mapping vorherzusagen, ist nicht allgemeingültig möglich.

Anschließend können sich die Archivarinnen und Archivare allerdings (weitgehend) entspannt zurücklehnen und die Arbeit (weitgehend) den Computern überlassen und durch Teilautomatisierung dafür sorgen, dass die unvermeidlichen Erschließungsrückstände zumindest nicht mehr größer werden.

Arbeitsplatz Erschließung (Foto LWL-Archivamt)

Eine Bearbeitung der elekrontischen Unterlagen läuft weitestgehend automatisiert.