Landschaftsausschuss beschließt Aktualisierung der Förderrichtlinien für die nichtstaatliche Archivpflege

Der Landschaftsausschuss des LWL hat in seiner Sitzung vom 17.11.2017 die Förderrichtlinien für die Gewährung von Zuwendungen und Rabatten in der nichtstaatlichen Archivpflege aktualisiert. Sie lösen mit sofortiger Wirkung die Förderrichtlinien von 2004 ab.

Was ändert sich für die nichtstaatlichen Archive in Westfalen-Lippe? Die wichtigste Neuerung ist, dass zwischen Zuwendungen und Rabatten differenziert wird:

  • Zuwendungen sind tatsächlich ausgezahlte Finanzbeihilfen, die für archivfachlich sinnvolle Maßnahmen und archivspezisische Anschaffungen durch das LWL-Archivamt gewährt werden. Damit wird z.B. die Anschaffung von geeigneten Regalanlagen, Fachsoftware oder Hardware wie Aufsichtsscanner mit Buchwippe gefördert. Der Regelfördersatz liegt bei 30% der nachgewiesenen förderfähigen Kosten und kann zwischen 500,- € und 50.000,- € betragen. Im Einzelfall können auch kleinere Maßnahmen gefördert werden (der Zuschussbetrag kann dann bis auf 200,- € gesenkt werden – das entspricht einem Antrag mit förderfähigen Kosten i.H.v. 667,- €). Bei Maßnahmen von über 20.000,- € und bei einer beantragten Anhebung des Fördersatzes auf bis zu 50% der Kosten entscheidet der LWL-Kulturausschuss.
  • Rabatte gewährt das LWL-Archivamt auf Sach- und Personalleistungen, die in unserer Restaurierungswerkstatt erbracht werden. Der Rabatt wird ab einem Mindestbetrag von 150,- € von der Rechnungssumme abgezogen.

Für die Förderfähigkeit ist in beiden Fällen Voraussetzung, dass die Maßnahme „vorher abgestimmt„, d.h. mit den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im LWL-Archivamt besprochen wurde – also eine Beratung stattgefunden hat. Maßnahmen und Anschaffungen, die durch die nichtstaatlichen Archive ohne eine solche Beratung getätigt wurden, sind im Nachhinein nicht mehr förderfähig.

Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt

Abbildung 1: Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt (PDF-Datei)

Ebenso förderschädlich ist es, wenn der Antragsteller / die Antragstellerin nach einer Beratung und Antragstellung mit der formalen Auftragserteilung nicht wartet, bis der Bescheid durch das LWL-Archivamt ergangen ist. Da es in der Vergangenheit hier zu Problemen gekommen ist, haben wir die einzelnen Verfahrensschritte in einem Flussdiagramm dargestellt (vgl. Abb. 1, hier zum Ausdrucken als PDF-Datei).

Der Nachweis über die Mittelverwendung muss spätestens sechs Monate nach Ablauf des festgesetzten Bewilligungszeitraums im Archivamt eingegangen sein! Bei der endgültigen Festsetzung der Zuwendungshöhe werden im Fall von Minderkosten die tatsächlich nachgewiesenen förderfähigen Gesamtausgaben zugrunde gelegt; Mehrkosten können grundsätzlich nicht anerkannt werden. Der Verwendungsnachweis wird rechnerisch von der Zentralen Verwaltungseinheit der LWL-Kulturdienste geprüft, diese erteilt auch den Schlussbescheid.

Wie immer gilt: Sollten Unklarheiten bestehen, wenden Sie sich an ihre zuständige Gebietsreferentin / ihren zuständigen Gebietsreferenten im LWL-Archivamt!

P. Worm

Herausforderungen als Chance – Neue und alte Serviceerwartungen an Kommunalarchive

Vor welchen Herausforderungen stehen kommunale Archive heute?[1] Generell kann man sagen, dass kommunale Archive von vielen Herausforderungen stehen und es künftig eher mehr als weniger werden, auch wenn man das auf den ersten Blick nicht glauben mag.[2] Die wesentlichen Tätigkeitsfelder der Kommunalarchive werden auch in Zukunft die gleichen sein wie heute – das ist vielleicht eine gute Nachricht. Nur die Schwerpunktsetzung bei der Umsetzung und Ausführung der Aufgaben wird sich in Zukunft verändern.[3]

Im Laufe dieser Ausführungen soll ein kleiner Einblick gewagt werden, vor welchen Herausforderungen kleine Archive im Alltag gegenwärtig stehen und was dies für die Archive in der Zukunft bedeutet.

Das LWL-Archivamt für Westfalen ist einer von sechs Kulturdiensten des Landschaftsverbandes. Eingerichtet wurde das Amt bereits im Jahr 1927 und unterstützt seitdem kommunale und private Archive in Westfalen-Lippe in allen archivfachlichen und -technischen Fragen. Die Unterstützung reicht von der Beratung vor Ort bis hin zur finanziellen Förderung der spezifischen Archiveinrichtung. Das LWL-Archivamt ist aber nicht nur beratend für andere Archive tätig, sondern unterhält auch eigene Archive: Neben dem Archivdepot der Vereinigten Westfälischen Adelsarchiven e.V. und dem Westfälischen Literaturarchiv befindet sich im Archivamt auch das Archiv LWL.

Das Archiv LWL ist das zentrale Archiv aller Dienststellen und Einrichtungen des Landschaftsverbandes und seiner Vorgänger.[4] Bereits seit 2013 betreibt der LWL ein eigenes elektronisches Langzeitarchiv. Im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung berät der Querschnittreferent des LWL-Archivamtes für IT-Fragen im Rahmen der Archivberatung die Kolleginnen und Kollegen in Kommunalarchiven. Insgesamt sind sieben Archivare und Archivarinnen als „Gebietsreferenten“ tätig, das bedeutet, sie sind, nach Kreisen kreisfreien Städten geordnet zuständig für die Beratung vor Ort. Darüber hinaus organisiert das LWL-Archivamt regelmäßig Fortbildungen zu archivfachlichen Themen, veranstaltet Tagungen und Workshops und ist der Hauptveranstalter des Westfälischen Archivtags, des größten regionalen Archivtags deutschlandweit. Neben anderen Schriftenreihen erscheint unter der Herausgeberschaft des LWL-Archivamts zweimal im Jahr die „Archivpflege für Westfalen-Lippe“. Seit 2013 gibt es den, für archivische Fachfragen einschlägigen „archivamtblog“.[5] Darüber ist das LWL-Archivamt auch Lesesaal für die Bestände des Archivs LWL, der Vereinten Westfälischen Adelsarchive und des Westfälischen Literaturarchivs.

Ein breites Aufgabenspektrum, das vor allem der Sondersituation mit den beiden Landschaftsverbänden in NRW geschuldet ist.

Die Archivsituation in Westfalen

Die Archivsituation im Landesteil Westfalen-Lippe gestaltet sich nach der Einführung des Archivgesetzes in NRW[6] relativ komfortabel. Seit 1989 schreibt das nordrhein-westfälische Archivgesetz vor, dass Kommunen ein eigenes Archiv unterhalten müssen (§ 10 ArchivG NRW).[7] Dies führte dazu, dass die großen kreisfreien Städte zumindest einen Facharchivar beschäftigen. Auf Kreisebene ist dies in Westfalen bei den größeren Städten (75.000-120.000 Einwohner) auch so. Meist sind die Archive aller dieser Städte noch dazu mit mindestens einem weiteren Facharchivar u.a. im mittleren Dienst ausgestattet, hinzukommen vereinzelnd Verwaltungsmitarbeiter.

In den größeren Gemeinden in Westfalen (ab 30.000 Einwohner) ist die Archivposition oft zumindest hauptamtlich besetzt.[8] In kleineren Städten oder Gemeinden betreut meist eine Mitarbeiterin/ ein Mitarbeiter der Verwaltung das Archiv mit, oft unterstützt durch ehrenamtliche Helfer und die fachliche Unterstützung von größeren Archiven im Kreis. Anders verhält es sich in Hessen, wo laut Archivgesetz „Die Träger der kommunalen Selbstverwaltung, deren Verbände sowie kommunale Stiftungen die Archivierung ihrer Unterlagen im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit in eigener Zuständigkeit durch Satzung regeln“ (§ 19 Hessisches Archivgesetz). Der Rahmen der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit lässt sich in Zeiten knapper Kassen bei allen Kommunen natürlich entsprechend weit fassen.

Selbst wenn die Archivsituation in NRW gut ist, so kann sie nicht als perfekt bezeichnet werden.[9]

Ein Großteil der Archivarinnen und Archivare sind zumindest in Westfalen ebenfalls Quereinsteiger. Oft im Rahmen einer historisch ausgerichteten Projektstelle, z.B. für die Erstellung einer Stadtchronik auf die Stelle des Stadtarchivars/der Stadtarchivarin gerutscht, haben sich viele Kenntnisse im „training on the job“ angeeignet. Hinzu wird von den Kolleginnen und Kollegen in NRW das Fortbildungsangebot bei den beiden Archivberatungsstellen ergänzend zur Archivschule in Marburg genutzt, das vereinzelnd Einblicke liefert, aber eine Fachausbildung in vielen Fällen nicht ersetzen kann.[10] Hierbei ist nicht allein die elektronische Langzeitarchivierung gemeint, sondern auch u.a. die Kenntnis von Archiv- und Urheberrecht. In Zeiten von Digitalisaten und Internet sind auch diese juristischen Kenntnisse für ein Archiv immer wichtiger und unumgänglich. Hinzu kommt der wichtige Aspekt, der sich mit Sicherheit in vielen Punkten auch in Hessen belegen lässt. Die Mehrheit der Kommunalarchive in NRW sind Ein-Mann-/ Eine-Frau-Archive.[11] Wir stellen also fest, auch in NRW ist der Beratungsbedarf für die kleineren, nicht staatlichen Archive ungebrochen.

Erwartungen von Innen (also aus der Verwaltung)

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Vereinfachte Erschließung mit DiPS.kommunal

Zwar erfordert die Einführung einer Lösung zur digitalen Langzeitarchivierung auch einen großen Arbeitseinsatz, langfristig kann u.a. die teilautomatisierte Übernahme von Basiserschließungsinformationen aber zu deutlich effizienteren Arbeitsabläufen im Archiv führen.

Durch die Übernahme der maßgeblichen Informationen (z.B. Aktenzeichen, Aktentitel, Aktenlaufzeit) in die Aussonderungspakete für das digitale Magazin können diese Informationen während des Ingestvorgangs, also dem Einspielen in das digitale Magazin, dort weiterverarbeitet und in einer gesonderten XML-Datei gespeichert werden. Diese XML-Datei wird am Ende des Ingest an das Archiv ausgespielt. Das Archiv importiert diese Datei schließlich in seine Erschließungssoftware, die die Basiserschließungsinformationen ausliest, Verzeichnungseinheiten bildet und über eindeutige technische Identifikatoren die Verknüpfung zwischen Erschließungssoftware und digitalem Magazin herstellt. U.U. müssen zwar nun noch bestimmte Daten nacherfasst werden, die z.B. aus technischen Gründen nicht automatisiert übernommen werden konnten, das Archiv ist aber bereits auskunftsfähig, auch wenn die Archivalien vielleicht noch nicht abschließend verzeichnet sind. Zudem spart es sich das zeitaufwändige manuelle Anlegen und Einpflegen der übernommenen Akten in der Erschließungssoftware.

Damit der Import und das Auslesen der XML-Datei in der Erschließungssoftware reibungslos funktioniert, hat die DiPS.kommunal-Entwicklergemeinschaft zusammen mit den DiPS.kommunal-Pilotkunden zwei Arbeitsgruppen gebildet, um die Firmen Augias-Data (AUGIAS) und Land Software (FAUST) dazu zu bewegen, entsprechende Importmöglichkeiten in ihre Erschließungssoftware einzubauen. Für die Archivsoftware ACTApro (Startext GmbH) wurde eine entsprechende Importmöglichkeit bereits 2013 im Rahmen der Einführung eines digitalen Magazins im LWL-Archivamt geschaffen.

Die Bemühungen der beiden Arbeitsgruppen stießen erfreulicherweise auf kooperationsbereite Softwarehersteller, so dass nun bereits ein halbes Jahr nach einer ersten Kontaktaufnahme und nur vier Monate nach einem ersten Treffen (weitestgehend) Vollzug gemeldet werden kann. Die Firma Land Software hat eine entsprechende Erweiterung im Rahmen des Service Updates 11 für FAUST 8 Anfang April für ihre Kunden bereitgestellt. Auch die Firma Augias-Data hat eine entsprechende Erweiterung bereits prototypisch entwickelt und zusammen mit dem Archiv des LVR getestet. Aktuell werden hier noch letzte Verbesserungen vorgenommen, so dass eine Auslieferung an interessierte Kunden wohl im Laufe der nächsten Monate erfolgen wird (für die Nutzung ist allerdings der Erwerb des Moduls AUGIAS-Connect notwendig).

Leider ist es aufgrund des erfahrungsgemäß recht hohen Individualisierungsgrades bei FAUST- und AUGIAS-Nutzern notwendig, vor dem ersten Einsatz der Erweiterungen festzulegen, welche Informationen in welchen Feldern der Erschließungsmasken in FAUST und AUGIAS landen sollen. Ein passendes Mapping vorherzusagen, ist nicht allgemeingültig möglich.

Anschließend können sich die Archivarinnen und Archivare allerdings (weitgehend) entspannt zurücklehnen und die Arbeit (weitgehend) den Computern überlassen und durch Teilautomatisierung dafür sorgen, dass die unvermeidlichen Erschließungsrückstände zumindest nicht mehr größer werden.

Arbeitsplatz Erschließung (Foto LWL-Archivamt)

Eine Bearbeitung der elekrontischen Unterlagen läuft weitestgehend automatisiert.

Archiv und Kunst

Im Marta-Museum in Herford ging am letzten Wochenende die Ausstellung „Der fremde Raum“ zu Ende. An einem der dort zu verfolgenden Projekte, „The World as of Yesterday“ von Anastasia Ax, waren auch das Stadtarchiv sowie Archäologen beteiligt.

Vitrinen in der Ausstellung. Foto: G. Teske

Am Anfang stand ein Berg aus gepresstem Altpapier, den die Künstlerin eigenhändig bearbeitete und teilweise zerstörte. Aus den Resten wurden von den Fachleuten für aktuell

Verzeichnungskarten. Foto: G. Teske

nicht mehr benötigtes Kulturgut erhaltene Stücke herausgesucht, identifiziert und fachgerecht verpackt. Für Schriftgut,häufig in polnischer Sprache, hieß das, es wurde verzeichnet und in säurefreie Mappen und Kartons verpackt.

Einen Monat vor Ende der Ausstellung wurde der „Restmüll“ beseitigt und die Künstlerin arrangierte die fachgerecht geborgenen Reste säuberlich in Vitrinen und auf Ablagen. Bei den Archivalien gab es zusätzlich Informationen zur Archivierung wie etwa das nordrhein-westfälische Archivgesetz zu lesen.

Die Aktion regte dazu an, sich mit der Frage auseinanderzusetzen, wie wir mit unseren kulturellen Erzeugnissen, und was das Archiv betrifft, speziell mit unserem nicht mehr aktuell benötigten Schriftgut umgehen bzw. umgehen sollen.

Archivkartons mit weiteren Informationen. Foto: G. Teske

Und nun? Was geschieht nun mit den Archivalien? Sind sie es wert, unabhängig von ihrem eher geringen Informationswert als Zeugnisse dieser gelungenen Aktion, die im Archivwesen ziemlich einzigartig dastehen dürfte, im Stadtarchiv dauerhaft archiviert zu werden? Oder bleibt am Ende doch nur die Dokumentation dieser „Kunstevolution“ im Blog des Marta-Museums (http://marta-blog.de/kunstevolution-mit-anastasia-ax/)? Näheres dazu unter den Kurzberichten  im Aprilheft der Archivpflege in Westfalen-Lippe.

Empfehlungen für Aufbewahrungsfristen an nordrhein-westfälischen Hochschulen

(Foto: Uniarchiv Duisburg-Essen)

(Foto: Uniarchiv Duisburg-Essen)

 

 

Hendrik Friggemann

Eine Arbeitsgruppe innerhalb der Arbeitsgemeinschaft Hochschularchive NRW hat seit 2013 Empfehlungen für Aufbewahrungsfristen an nordrhein-westfälischen Hochschulen erarbeitet, die jetzt veröffentlicht sind und zum Download bereitstehen. Es handelt sich um zwei Dokumente, wobei sich das eine direkt an die aktenführenden Stellen richtet, das andere – ergänzt um Bewertungsentscheidungen – an die Hochschularchive. Die Empfehlungen, die eine weitgehend vollständige Auflistung von typischen an Hochschulen entstehenden Unterlagen enthalten, wurden bereits an mehreren Einrichtungen in NRW als Grundlage für die Verabschiedung offizieller Richtlinien für die Schriftgutverwaltung herangezogen.

Downloads:

Die Arbeitsgruppe der Arbeitsgemeinschaft Hochschularchive NRW bittet um die Mithilfe von Kolleginnen und Kollegen, um diese Empfehlungen weiter zu vervollständigen und im Falle sich ändernder rechtlicher Rahmenbedingungen zu aktualisieren.

Kontakt:
AG Aufbewahrungsfristen der Arbeitsgemeinschaft Hochschularchive NRW:
Elke Donath, Universitätsarchiv Duisburg-Essen (elke.donath@uni-due.de)
Dr. Bettina Frindt, Archiv der FH Aachen (archiv@fh-aachen.de)
Katja Lievertz, Historisches Archiv der TH Köln (katja.lievertz@th-koeln.de)
Martin Löning, Universitätsarchiv Bielefeld (martin.loening@uni-bielefeld.de)