Vereinfachte Erschließung mit DiPS.kommunal

Zwar erfordert die Einführung einer Lösung zur digitalen Langzeitarchivierung auch einen großen Arbeitseinsatz, langfristig kann u.a. die teilautomatisierte Übernahme von Basiserschließungsinformationen aber zu deutlich effizienteren Arbeitsabläufen im Archiv führen.

Durch die Übernahme der maßgeblichen Informationen (z.B. Aktenzeichen, Aktentitel, Aktenlaufzeit) in die Aussonderungspakete für das digitale Magazin können diese Informationen während des Ingestvorgangs, also dem Einspielen in das digitale Magazin, dort weiterverarbeitet und in einer gesonderten XML-Datei gespeichert werden. Diese XML-Datei wird am Ende des Ingest an das Archiv ausgespielt. Das Archiv importiert diese Datei schließlich in seine Erschließungssoftware, die die Basiserschließungsinformationen ausliest, Verzeichnungseinheiten bildet und über eindeutige technische Identifikatoren die Verknüpfung zwischen Erschließungssoftware und digitalem Magazin herstellt. U.U. müssen zwar nun noch bestimmte Daten nacherfasst werden, die z.B. aus technischen Gründen nicht automatisiert übernommen werden konnten, das Archiv ist aber bereits auskunftsfähig, auch wenn die Archivalien vielleicht noch nicht abschließend verzeichnet sind. Zudem spart es sich das zeitaufwändige manuelle Anlegen und Einpflegen der übernommenen Akten in der Erschließungssoftware.

Damit der Import und das Auslesen der XML-Datei in der Erschließungssoftware reibungslos funktioniert, hat die DiPS.kommunal-Entwicklergemeinschaft zusammen mit den DiPS.kommunal-Pilotkunden zwei Arbeitsgruppen gebildet, um die Firmen Augias-Data (AUGIAS) und Land Software (FAUST) dazu zu bewegen, entsprechende Importmöglichkeiten in ihre Erschließungssoftware einzubauen. Für die Archivsoftware ACTApro (Startext GmbH) wurde eine entsprechende Importmöglichkeit bereits 2013 im Rahmen der Einführung eines digitalen Magazins im LWL-Archivamt geschaffen.

Die Bemühungen der beiden Arbeitsgruppen stießen erfreulicherweise auf kooperationsbereite Softwarehersteller, so dass nun bereits ein halbes Jahr nach einer ersten Kontaktaufnahme und nur vier Monate nach einem ersten Treffen (weitestgehend) Vollzug gemeldet werden kann. Die Firma Land Software hat eine entsprechende Erweiterung im Rahmen des Service Updates 11 für FAUST 8 Anfang April für ihre Kunden bereitgestellt. Auch die Firma Augias-Data hat eine entsprechende Erweiterung bereits prototypisch entwickelt und zusammen mit dem Archiv des LVR getestet. Aktuell werden hier noch letzte Verbesserungen vorgenommen, so dass eine Auslieferung an interessierte Kunden wohl im Laufe der nächsten Monate erfolgen wird (für die Nutzung ist allerdings der Erwerb des Moduls AUGIAS-Connect notwendig).

Leider ist es aufgrund des erfahrungsgemäß recht hohen Individualisierungsgrades bei FAUST- und AUGIAS-Nutzern notwendig, vor dem ersten Einsatz der Erweiterungen festzulegen, welche Informationen in welchen Feldern der Erschließungsmasken in FAUST und AUGIAS landen sollen. Ein passendes Mapping vorherzusagen, ist nicht allgemeingültig möglich.

Anschließend können sich die Archivarinnen und Archivare allerdings (weitgehend) entspannt zurücklehnen und die Arbeit (weitgehend) den Computern überlassen und durch Teilautomatisierung dafür sorgen, dass die unvermeidlichen Erschließungsrückstände zumindest nicht mehr größer werden.

Arbeitsplatz Erschließung (Foto LWL-Archivamt)

Eine Bearbeitung der elekrontischen Unterlagen läuft weitestgehend automatisiert.

Archiv und Kunst

Im Marta-Museum in Herford ging am letzten Wochenende die Ausstellung „Der fremde Raum“ zu Ende. An einem der dort zu verfolgenden Projekte, „The World as of Yesterday“ von Anastasia Ax, waren auch das Stadtarchiv sowie Archäologen beteiligt.

Vitrinen in der Ausstellung. Foto: G. Teske

Am Anfang stand ein Berg aus gepresstem Altpapier, den die Künstlerin eigenhändig bearbeitete und teilweise zerstörte. Aus den Resten wurden von den Fachleuten für aktuell

Verzeichnungskarten. Foto: G. Teske

nicht mehr benötigtes Kulturgut erhaltene Stücke herausgesucht, identifiziert und fachgerecht verpackt. Für Schriftgut,häufig in polnischer Sprache, hieß das, es wurde verzeichnet und in säurefreie Mappen und Kartons verpackt.

Einen Monat vor Ende der Ausstellung wurde der „Restmüll“ beseitigt und die Künstlerin arrangierte die fachgerecht geborgenen Reste säuberlich in Vitrinen und auf Ablagen. Bei den Archivalien gab es zusätzlich Informationen zur Archivierung wie etwa das nordrhein-westfälische Archivgesetz zu lesen.

Die Aktion regte dazu an, sich mit der Frage auseinanderzusetzen, wie wir mit unseren kulturellen Erzeugnissen, und was das Archiv betrifft, speziell mit unserem nicht mehr aktuell benötigten Schriftgut umgehen bzw. umgehen sollen.

Archivkartons mit weiteren Informationen. Foto: G. Teske

Und nun? Was geschieht nun mit den Archivalien? Sind sie es wert, unabhängig von ihrem eher geringen Informationswert als Zeugnisse dieser gelungenen Aktion, die im Archivwesen ziemlich einzigartig dastehen dürfte, im Stadtarchiv dauerhaft archiviert zu werden? Oder bleibt am Ende doch nur die Dokumentation dieser „Kunstevolution“ im Blog des Marta-Museums (http://marta-blog.de/kunstevolution-mit-anastasia-ax/)? Näheres dazu unter den Kurzberichten  im Aprilheft der Archivpflege in Westfalen-Lippe.

Empfehlungen für Aufbewahrungsfristen an nordrhein-westfälischen Hochschulen

(Foto: Uniarchiv Duisburg-Essen)

(Foto: Uniarchiv Duisburg-Essen)

 

 

Hendrik Friggemann

Eine Arbeitsgruppe innerhalb der Arbeitsgemeinschaft Hochschularchive NRW hat seit 2013 Empfehlungen für Aufbewahrungsfristen an nordrhein-westfälischen Hochschulen erarbeitet, die jetzt veröffentlicht sind und zum Download bereitstehen. Es handelt sich um zwei Dokumente, wobei sich das eine direkt an die aktenführenden Stellen richtet, das andere – ergänzt um Bewertungsentscheidungen – an die Hochschularchive. Die Empfehlungen, die eine weitgehend vollständige Auflistung von typischen an Hochschulen entstehenden Unterlagen enthalten, wurden bereits an mehreren Einrichtungen in NRW als Grundlage für die Verabschiedung offizieller Richtlinien für die Schriftgutverwaltung herangezogen.

Downloads:

Die Arbeitsgruppe der Arbeitsgemeinschaft Hochschularchive NRW bittet um die Mithilfe von Kolleginnen und Kollegen, um diese Empfehlungen weiter zu vervollständigen und im Falle sich ändernder rechtlicher Rahmenbedingungen zu aktualisieren.

Kontakt:
AG Aufbewahrungsfristen der Arbeitsgemeinschaft Hochschularchive NRW:
Elke Donath, Universitätsarchiv Duisburg-Essen (elke.donath@uni-due.de)
Dr. Bettina Frindt, Archiv der FH Aachen (archiv@fh-aachen.de)
Katja Lievertz, Historisches Archiv der TH Köln (katja.lievertz@th-koeln.de)
Martin Löning, Universitätsarchiv Bielefeld (martin.loening@uni-bielefeld.de)

 

„Vernetzung als Chance?“ Beitrag zum neuen Berufsbild im VdA-Blog erschienen

In der letzten Woche ist im Blog des VdA ein Beitrag erschienen, der zu klären sucht, wie Archive ein neues nutzerorientiertes Berufverständnis gewinnen können und u.a. dabei die Möglichkeiten der Sozialen Medien nutzen, um ihre alltäglichen Herausforderungen ( neue und alte) zu bewältigen:

Vernetzung als Chance – Web 2.0 und Archivberatung

Was ändert sich mit dem Bundesmeldegesetz für die Archive in NRW?

Analoge Meldekartenüberlieferung (Foto: Stadtarchiv Paderborn)

Analoge Meldekartenüberlieferung (Foto: Stadtarchiv Paderborn)

Die Familienverkettung – ein altes Problem

Vor zwölf Jahren warfen die Stadtarchive von Harsewinkel, Gütersloh und Paderborn die Frage auf, ob die sogenannten Löschdatensätze der elektronischen Einwohnermelderegister der Anbietungspflicht unterliegen oder ob nur der um die Familienverkettungen reduzierte Datensatz nach Ende der Aufbewahrungsfrist an die Archive abgegeben werden muss1. Weiterlesen

  1. Zur Vorgeschichte vgl. Rolf-Dietrich Müller, Archivierung von Meldedaten – Wichtige Entscheidung des Innenministeriums NRW. In: Archivpflege in Westfalen-Lippe 66 (2007), S. 44 []