Lesetipp: Standardisierung der Aussonderung aus elektronischen Personenstandregistern

Foto:LWL-ArchivamtIm aktuellen Heft des ARCHIVARs (Heft 01/2017) beleuchtet ein Beitrag die elektronischen Personenstandsregister und ihre Herausforderungen an die Archive. Seit 2014 müssen Personenstandsregister rein elektronisch geführt werden. Sie sind nach Ablauf der Ausbewahrungsfristen für viele kommunale Archive das erste elektronische Archivgut. Für diesen Vorgang wurde bereits vor zwei Jahren eine bundesweite Standardisierung angestossen. Auch die BKK (Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag) hat dazu bereits 2014 eine Arbeitshilfe erstellt.

Der ARCHIVAR wird demnächst auch online verfügbar sein, die Empfehlung der BKK findet sich hier.

Beitrag über die „Digital Preservation Solution (DiPS)“ im neuen Heft des ARCHIVAR erschienen

Titelbild des Artikels

Die Digital Preservation Solution (DiPS). Enstehung, Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten eines Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung. In: ARCHIVAR 69 (2016), S. 375-382

Im neuen Heft des ARCHIVAR haben Martin Hoppenheit und Christoph Schmidt vom Landesarchiv NRW und Peter Worm vom LWL-Archivamt mit Unterstützung der anderen Nutzer der HP/SER Langzeitarchivlösung Digital Preservation Solution (DiPS)  (Stadtarchive von Stuttgart und Köln, Bundesarchiv und Landesarchiv Rheinland-Pfalz) veröffentlicht.

Der Artikel ordnet DiPS in die anderen im deutschsprachigen Umfeld entwickelten Programme zur Langzeitarchivierung ein, er beschreibt die Entstehung der ersten Versionen vor gut 10 Jahren und die Fortentwicklung von DiPS im Rahmen des Nutzerkreises der o.g. Archive. Danach werden das Datenmodell und die Funktionsweise  erläutert und beschrieben, wie Langzeitarchive und Erschließungssoftwaren zusammenarbeiten.

Angaben zu Leistungsumfängen und Entwicklungsperspektiven und ein Abschnitt zum mandantenfähigen Produkt „DiPS.kommunal“, das eine der beiden Lösungen im DA NRW darstellt, runden den Beitrag ab. Abschließend diskutieren die Autoren Vor- und Nachteile der Systementwicklung mit privatwirtschaftlichen Unternehmen.

Bibliografische Angaben:

Martin Hoppenheit / Christoph Schmidt / Peter Worm, Die Digital Preservation Solution (DiPS). Entstehung, Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten eines Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung. In: ARCHIVAR 69 (2016), S. 375-382.

Südwestfalen entscheidet sich für DiPS.kommunal

Der Fachbeirat Digitale Langzeitarchivierung bei der KDVZ Citkomm hat auf Basis eines Anforderungskataloges in einer Arbeitsgruppe Lösungen zur Elektronischen Langzeitarchivierung aus archivfachlicher Sicht evaluiert. Dabei konnte sich DiPS.kommunal als Gewinner durchsetzen. Nach Beschluss von Beirat und Verwaltungsrat im September nimmt die KDVZ Citkomm DiPS.kommunal nun in ihr Produktportfolio auf.

Die Fachbeiratsvorsitzende Beatrix Pusch vom Kreisarchiv Soest berichtet im Blog der Archive des Kreises Siegen-Wittgenstein (siwiarchiv) über den Entscheidungsprozess.

Was ändert sich mit dem Bundesmeldegesetz für die Archive in NRW?

Analoge Meldekartenüberlieferung (Foto: Stadtarchiv Paderborn)

Analoge Meldekartenüberlieferung (Foto: Stadtarchiv Paderborn)

Die Familienverkettung – ein altes Problem

Vor zwölf Jahren warfen die Stadtarchive von Harsewinkel, Gütersloh und Paderborn die Frage auf, ob die sogenannten Löschdatensätze der elektronischen Einwohnermelderegister der Anbietungspflicht unterliegen oder ob nur der um die Familienverkettungen reduzierte Datensatz nach Ende der Aufbewahrungsfrist an die Archive abgegeben werden muss1. Weiterlesen

  1. Zur Vorgeschichte vgl. Rolf-Dietrich Müller, Archivierung von Meldedaten – Wichtige Entscheidung des Innenministeriums NRW. In: Archivpflege in Westfalen-Lippe 66 (2007), S. 44 []

Kurzbericht über den Expertenworkshop zur Aussonderung aus den elektronischen Personenstandsregistern am 12. April 2016

Spätestens seit 1.1.2014 sind durch eine Gesetzesreform die Standesämter verpflichtet worden, elektronische Personenstandsregister zu führen. Nach Ende der Fortführungsfrist sind die Datensätze in die zuständigen Archive zu übernehmen; für nacherfasste Einträge gilt die Frist der zugrunde liegenden Papierurkunde, d.h. dass schon sehr bald einzelne elektronische Einträge anbietungsreif werden.

Dieser Überlegung folgend, haben die betroffenen kommunalen und staatlichen Archive über ihre Vertretungen BKK und die KLA eine Initiative bei der für Standardisierungsfragen zuständigen Koordinierungsstelle für IT-Standards gestartet und in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe ein Aussonderungskonzept für die elektr. Personenstandsregister erarbeitet. Der zuständige AK I der Innenministerkonferenz hat daraufhin den Auftrag erteilt, auf Grundlage dieses Konzepts die Aussonderung an die Archive in den XÖV-Standard XPersonenstandsregister (XPSR) aufzunehmen. Ab 1.1.2017 steht nun in der Version 1.8 des XPSR-Standards eine bundesweit normierte Schnittstelle für die Aussonderung aus den Elektronischen Registern bereit. Diese regelt wie die elektronischen Unterlagen aussehen, aber noch nicht den Übermittlungsweg. Dieser ließ sich aufgrund der heterogenen Strukturen der Registerführung und der Zuständigkeiten in der Datenverarbeitung und im Archivwesen in den Bundesländern nicht bundeseinheitlich regeln, sondern nur – wie in Grafik 1 zu sehen – schematisch umschreiben.

Schematische Darstellung des Aussonderungsweges

Grafik 1: Schematische Darstellung des Aussonderungsweges (© P. Worm, LWL-Archivamt für Westfalen).

Um die offenen Fragen für NRW mit allen am Aussonderungsprozess beteiligten Einrichtungen und Interessengruppen zu besprechen, hatte das LWL-Archivamt am 12.04.2016 zu einem Expertenworkshop nach Münster eingeladen. Im Einzelnen waren eingeladen:

  • der Personenstandsreferenten des Innenministeriums
  • Vertreter des Bunds des Standesbeamten beider Landesteile
  • Vertreter der datenhaltenden Stellen (komm. Rechenzentren), der Softwarehersteller und der Betreiber der elektronischen Langzeitarchive
  • Vertreter der archivischen Arbeitsgemeinschaften beim Städtetag, beim Städte- und Gemeindebund, der Kreisarchive und die Archivberatungsstellen sowie
  • Vertreter der staatlichen Personenstandsarchive im Landesarchiv NRW.

Nach einer Begrüßung wurden zunächst nach Vorüberlegungen des Personenstandsreferenten die rechtlichen Vorgaben für die Aussonderung der Personenstandsregister vorgestellt. § 4 der Personenstandsverordnung NRW und der Runderlass ‚Ergänzung der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz‘ des MIK NRW vom 26.10.2011 legen fest: Die Personenstandsbücher und die eletkr. Erstregister wandern in die Stadt- und Gemeindearchive; für die Zweitbücher und Sicherungsregister sind für Westfalen-Lippe das LAV NRW – Personenstandsarchiv Westfalen-Lippe in Detmold und fürs Rheinland  das LAV NRW – Personenstandsarchiv Rheinland in Duisburg zuständig. Das elektronische Archiv wird zentral im Technischen Zentrum des Landesarchivs in Münster-Coerde betrieben. Der nordrhein-westfälische Gesetz- und Verordnungsgeber hat aber bewusst darauf verzichten, grundsätzliche Regelungen für die Anbietung und Übernahme elektronischer Unterlagen bzw. Datenträger zur Archivierung zu treffen, so dass § 4 Archivgesetz NRW greift, dass „die Anbietung und Übernahme von Unterlagen im Benehmen mit den anbietungspflichtigen Stellen“ zu erfolgen hat.

Daraufhin beschrieben Frau Dr. Krämer-Riedel vom Historischen Archiv der Stadt Köln und Dr. Worm vom LWL-Archivamt für Westfalen den Standard XPSR und die dort definierte Aussonderungsportion.

Schematische Darstellung der Aussonderungsportionen aus den elektronischen Personenstandsregistern

Grafik 2: Schematische Darstellung der Aussonderungsportionen aus den elektronischen Personenstandsregistern (© P. Worm, LWL-Archivamt für Westfalen).

Wie in der Grafik 2 dargestellt, wird pro Jahrgang und Registerart (Geburten-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterberegister) eine Aussonderungsportion erzeugt. Diese enthält neben den Metadaten der Lieferung auch alle wichtigen Daten über die einzelnen Beurkundungsvorgänge sowie die Verweise auf die zugehörigen Einzeldateien im XML-kodierten Format und als PDF/a-Dateien, die eine grafische Darstellung der Daten bieten. Laut Personenstandsverordnung §9 haben im Zweifel die XML-Datensätze rechtssichernden Charakter. Gleichwohl gehören die PDF/a Dateien zu den Registerdaten und es wurde im Laufe der Diskussion klar, dass nur die Variante, XML-Daten und PDF/A-Dokumente gemeinsam in den Archivinformationspaketen der Langzeitarchive zu speichern, dauerhaft sinnvoll und rechtskonform ist.

Herr Rumpf von der Firma SER, die die Verbundlösung DiPS.kommunal im DA NRW programmiert, präsentierte anhand des Transportservice der Langzeitarchivierungslösung DiPS.kommunal beispielhaft, wie der Transport der Aussonderungsportionen vom kommunalen Rechenzentrum, in dem die elektronischen Register betrieben werden, in ein Langzeitarchiv aussehen könnte. Da die Anforderungen an den Datentransport vom Kunden in das elektronische Verbundarchiv insbesondere im Hinblick auf Transportsicherheit und sicherer, vollständiger und protokollierter Übertragung sehr hoch sind, ist der einfache Transport der Daten per (S)FTP o.ä. nicht ausreihend. Um den Aufwand auf Seiten der Rechenzentren und der empfangenden Archive beherrschbar zu halten, arbeitet der Transportservice weitgehend automatisch mit Hilfe von sog. Trigger-Dateien. Er muss als Dienst auf dem liefernden Clientrechner in den Rechenzentren installiert werden. Pro Standesamt müssen die Empfängerarchive einmal in den Konfigurationsdateien hinterlegt werden.

Im Rahmen der Arbeitsplanung des DA NRW ist die Umsetzung des Eingangskanals für die XPSR-Daten in DiPS.kommunal für 2016 vorgesehen. Wenn das gelingt, sind rechtskonforme und sichere Übernahmen ab dem 1.1.2017 möglich. Voraussetzung auf kommunaler Seite ist eine Beteiligung an der entsprechenden Dienstleitung im DA NRW.

P. Worm