Landschaftsausschuss beschließt Aktualisierung der Förderrichtlinien für die nichtstaatliche Archivpflege

Der Landschaftsausschuss des LWL hat in seiner Sitzung vom 17.11.2017 die Förderrichtlinien für die Gewährung von Zuwendungen und Rabatten in der nichtstaatlichen Archivpflege aktualisiert. Sie lösen mit sofortiger Wirkung die Förderrichtlinien von 2004 ab.

Was ändert sich für die nichtstaatlichen Archive in Westfalen-Lippe? Die wichtigste Neuerung ist, dass zwischen Zuwendungen und Rabatten differenziert wird:

  • Zuwendungen sind tatsächlich ausgezahlte Finanzbeihilfen, die für archivfachlich sinnvolle Maßnahmen und archivspezisische Anschaffungen durch das LWL-Archivamt gewährt werden. Damit wird z.B. die Anschaffung von geeigneten Regalanlagen, Fachsoftware oder Hardware wie Aufsichtsscanner mit Buchwippe gefördert. Der Regelfördersatz liegt bei 30% der nachgewiesenen förderfähigen Kosten und kann zwischen 500,- € und 50.000,- € betragen. Im Einzelfall können auch kleinere Maßnahmen gefördert werden (der Zuschussbetrag kann dann bis auf 200,- € gesenkt werden – das entspricht einem Antrag mit förderfähigen Kosten i.H.v. 667,- €). Bei Maßnahmen von über 20.000,- € und bei einer beantragten Anhebung des Fördersatzes auf bis zu 50% der Kosten entscheidet der LWL-Kulturausschuss.
  • Rabatte gewährt das LWL-Archivamt auf Sach- und Personalleistungen, die in unserer Restaurierungswerkstatt erbracht werden. Der Rabatt wird ab einem Mindestbetrag von 150,- € von der Rechnungssumme abgezogen.

Für die Förderfähigkeit ist in beiden Fällen Voraussetzung, dass die Maßnahme „vorher abgestimmt„, d.h. mit den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im LWL-Archivamt besprochen wurde – also eine Beratung stattgefunden hat. Maßnahmen und Anschaffungen, die durch die nichtstaatlichen Archive ohne eine solche Beratung getätigt wurden, sind im Nachhinein nicht mehr förderfähig.

Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt

Abbildung 1: Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt (PDF-Datei)

Ebenso förderschädlich ist es, wenn der Antragsteller / die Antragstellerin nach einer Beratung und Antragstellung mit der formalen Auftragserteilung nicht wartet, bis der Bescheid durch das LWL-Archivamt ergangen ist. Da es in der Vergangenheit hier zu Problemen gekommen ist, haben wir die einzelnen Verfahrensschritte in einem Flussdiagramm dargestellt (vgl. Abb. 1, hier zum Ausdrucken als PDF-Datei).

Der Nachweis über die Mittelverwendung muss spätestens sechs Monate nach Ablauf des festgesetzten Bewilligungszeitraums im Archivamt eingegangen sein! Bei der endgültigen Festsetzung der Zuwendungshöhe werden im Fall von Minderkosten die tatsächlich nachgewiesenen förderfähigen Gesamtausgaben zugrunde gelegt; Mehrkosten können grundsätzlich nicht anerkannt werden. Der Verwendungsnachweis wird rechnerisch von der Zentralen Verwaltungseinheit der LWL-Kulturdienste geprüft, diese erteilt auch den Schlussbescheid.

Wie immer gilt: Sollten Unklarheiten bestehen, wenden Sie sich an ihre zuständige Gebietsreferentin / ihren zuständigen Gebietsreferenten im LWL-Archivamt!

P. Worm

Ersetzendes Scannen-neue Empfehlung der BKK

Gunnar Teske

Angesichts dessen, dass Verwaltungen beim Übergang zum E-Government verstärkt dazu übergehen, analoge Akten einzuscannen und als elektronische Akten weiterzuführen, gibt der Unterausschuss Überlieferungsbildung der BKK(Bundeskonferenz der Kommunalarchive) nun Hinweise, wie Archive mit den dabei anfallenden analogen und elektronischen Akten verfahren sollen.

Mitarbeiter beim Scannen einer Archivalie im LWL-Archivamt

Als Erstes wird deutlich darauf hingewiesen, dass ein ersetzendes Scannen in der Verwaltung nur dann den rechtlichen und archivischen Anforderungen an geordnete Schriftgutverwaltung entspricht, wenn zur Sicherung von Authentizität, Nachvollziehbarkeit, Transparenz sowie inhaltlicher Vollständigkeit die TR – 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beachtet wird und der Prozess in das Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA) eigebettet ist. Hier haben sich die Archive in ihrer Zuständigkeit für die Schriftgutverwaltung möglichst frühzeitig einzubringen. Weiterlesen

Annalen des Kapuzinerklosters Brakel sind nun online

Auf Benutzerwunsch und mit Einverständnis des Eigentümers digitalisiert und online gestellt wurden vor Kurzem die Annalen des Kapuzinerklosters Brakel 1645-1799 (Archiv Hinnenburg, Hin.O-25).

Bucheinband der Annalen des Kapuzinerklosters Brakel (Archiv Hinnenburg, Hin.O-25).

Sie stammen aus dem Archiv Hinnenburg, das Mitglied ist im Vereinigte Westfälische Adelsarchive e.V. Das Kapuzinerkloster Brakel bestand von 1645 bis 1833.1

Da der Text fast ausschließlich auf Latein abgefasst wurde, muss eine Transkription, Übersetzung, bzw. eine Edition abgewartet werden, bis die Quelle eine breitere Rezeption erfahren kann.

  1. Vgl. Herbert Engemann, Brakel – Kapuziner, in: Karl Hengst (Hrsg.): Westfälisches Klosterbuch. Lexikon der vor 1815 errichteten Stifte und Klöster von ihrer Gründung bis zur Aufhebung, Teil 1: Ahlen – Mühlheim, Münster 1992, S. 139-142. []

Wirkungsvoll arbeiten mit Richtlinien und Handreichungen

Auf der vom LWL-Archivamt mitveranstalteten Tagung „Offene Archive 2.3“, die am 19./20. Juni 2017 im Landesarchiv NRW in Duisburg stattfand, sollte eine von Rebekka Friedrich, Stadtarchiv Darmstadt, moderierte Session zum Thema „Hilfe im Archiv – Wirkungsvoll arbeiten mit Richtlinien und Handreichungen“ stattfinden, die leider ausgefallen ist.

Unter https://archive20.hypotheses.org/4928 ist nun nicht nur der rote Faden dieses interessanten Themas zu finden, sondern auch Links zu Handreichungen aus den Arbeitsfeldern Bestandserhaltung, Erschließung und Digitalisierung. Gerade kleinere Archive, die sich aus Zeitgründen keine eigenen Richtlinien und Handreichungen erarbeiten können, finden dort reichhaltige Anregungen, weshalb hier gern darauf verwiesen wird.

Sommerfahrt der Vereinigten Westfälischen Adelsarchive e.V. zum Gelders Archief in Arnheim und Haus Doorn bei Utrecht

Zu den Vereinsaktivitäten der Vereinigten Westfälischen Adelsarchive e.V. zählt die jährliche Sommerfahrt, die in diesem Jahr in die Niederlande führte. Dabei standen zwei unterschiedliche Programmpunkte an: zunächst der Besuch des 2015 neu eröffneten Gebäudes des Gelders Archief in Arnheim, anschließend der Besuch von Haus Doorn, dem Exil von Wilhelm II. nach seiner Abdankung bis zu seinem Tod 1941. Weiterlesen