TUA 33 (Fotos und Filme im Archiv – von analog bis digital) vorzeitig online

Auf der Internetseite des LWL-Archivamtes finden sich neben zahlreichen thematischen Fachinformationen auch frei online zugängliche Publikationen. Die zweimal jährlich erscheinende Zeitschrift Archivpflege in Westfalen-Lippe geht beispielsweise zeitgleich mit dem Versand der Printversion kostenfrei online.

Anders verhält es sich mit unserer Reihe Texte und Untersuchungen zur Archivpflege, deren Bände üblicherweise ein Jahr nach Erscheinen frei online zugänglich gemacht werden.

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Zweite DFG-Ausschreibung zur „Digitalisierung archivalischer Quellen“ online

Die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) eröffnet mit ihrer zweiten Ausschreibung wie im vergangenen Jahr öffentlichen Archiven aller Sparten die Möglichkeit einer finanziellen Förderung zur Digitalisierung von überregional für die Forschung interessanten Archivbeständen. Das Angebot der DFG richtet sich ausdrücklich auch an kleinere Archive. Eine Bündelung von Beständen mehrerer kleinerer (oder auch kleiner und größerer) Archive in Gruppenanträgen wird ausdrücklich begrüßt. Für Archive, die als Hauptantragsteller solcher Gruppenanträge fungieren, ist eine kompensatorische Förderung der personellen und finanziellen Koordinationsaufwände möglich, die Aufwände können aber ebenso gut als Eigenanteil eingebracht werden.

Mit der großflächigen Digitalisierung beabsichtigt die DFG, Archivgut langfristig besser für die wissenschaftliche Forschung zugänglich gemacht werden. Auch eine Stärkung der zentralen Portale: Archivportal-D, der Deutschen Digitalen Bibliothek (DDB) und der EUROPEANA wird durch dieses deutschlandweite Projekt angestrebt.

Wie nützlich die Digitalisierung in der alltäglichen Benutzung ist, zeigt diese Übersicht zu der Titelseite einer Akte (Bestand Ber.A):

 

„Interessentinnen und Interessenten werden gebeten zur besseren Planbarkeit der Begutachtung,bis zum 28.Februar 2018 eine unverbindliche, kurze Interessensbekundung einzureichen, die folgende Informationen enthält (max. 3 Seiten)

Deutsche Forschungsgemeinschaft

Kennedyallee 40

53175 Bonn
 
Postanschrift: 53170 Bonn
Telefon: + 49 228 885-1
Telefax: +49 228 885-2777
postmaster@dfg.de ∙ www.dfg.de
DFG
Die Unterlagen des Kurzantrags sollten beinhalten:
Kurzdarstellung
des zu digitalisierenden Bestandes (u. a. Inhalt, Umfang,Zusammensetzung, Erschließungsstand) und Informationen zur Projektstruktur (beteiligte Personen und Institution); geplante Projektlaufzeit.
Den ganzen Text zur Ausschreibung finden Sie hier.

 

Die vollständigen Anträge können bis zum 30. Mai 2018 eingereicht werden.
Die Antragstellung erfolgt ausschließlich über das elan-Portal zur Erfassung der antragsbezogenen Daten und zur sicheren Übermittlung von Dokumenten (https://elan.dfg.de). Bitte wählen Sie unter „Antragstellung – Neues Projekt – Wissenschaftliche Literaturversorgungs- und Informationssysteme – Erschließung und Digitalisierung – Ausschreibung „Digitalisierung archivalischer Quellen“.

Berücksichtigen Sie bitte bei der Antragstellung das Programm-Merkblatt 12.15 (DFG-Vordruck 12.15) sowie den Leitfaden für die Antragstellung – Projektanträge im Bereich Wissenschaftliche Literaturversorgungs- und Informationssysteme (LIS) (DFG-Vordruck
12.01).
Handelt es sich bei dem Antrag um Ihren ersten Antrag bei der DFG, berücksichtigen Sie bitte, dass Sie sich vor der Antragstellung im elan-Portal registrieren müssen. Ohne Registrierung ist eine Antragstellung nicht möglich. Für die Umsetzung der Registrierung sollten mindestens 48 Stunden eingeplant werden.
Die Anträge werden in einer Begutachtungsgruppe sowohl von fachwissenschaftlichen als
auch informationsfachlichen Expertinnen und Experten vergleichend begutachtet und die Begutachtungsergebnisse dem Hauptausschuss zur Entscheidung vorgelegt.
Weiterführende Informationen
Die für die Antragstellung einschlägigen Merkblätter finden Sie unter:“
www.dfg.de/foerderung/formulare

‚Kleine Leute‘ im Westmünsterland – Urkunden des Archivs Welbergen neu erschlossen und online nutzbar

Der Urkundenbestand des Hauses Welbergen umfasst insgesamt 732 Urkunden und reicht von der ersten Hälfte des 14. bis in das frühe 19. Jahrhundert. Die älteste Urkunde datiert von 1339, die jüngste aus dem Jahr 1810. Weiterlesen

Landschaftsausschuss beschließt Aktualisierung der Förderrichtlinien für die nichtstaatliche Archivpflege

Der Landschaftsausschuss des LWL hat in seiner Sitzung vom 17.11.2017 die Förderrichtlinien für die Gewährung von Zuwendungen und Rabatten in der nichtstaatlichen Archivpflege aktualisiert. Sie lösen mit sofortiger Wirkung die Förderrichtlinien von 2004 ab.

Was ändert sich für die nichtstaatlichen Archive in Westfalen-Lippe? Die wichtigste Neuerung ist, dass zwischen Zuwendungen und Rabatten differenziert wird:

  • Zuwendungen sind tatsächlich ausgezahlte Finanzbeihilfen, die für archivfachlich sinnvolle Maßnahmen und archivspezisische Anschaffungen durch das LWL-Archivamt gewährt werden. Damit wird z.B. die Anschaffung von geeigneten Regalanlagen, Fachsoftware oder Hardware wie Aufsichtsscanner mit Buchwippe gefördert. Der Regelfördersatz liegt bei 30% der nachgewiesenen förderfähigen Kosten und kann zwischen 500,- € und 50.000,- € betragen. Im Einzelfall können auch kleinere Maßnahmen gefördert werden (der Zuschussbetrag kann dann bis auf 200,- € gesenkt werden – das entspricht einem Antrag mit förderfähigen Kosten i.H.v. 667,- €). Bei Maßnahmen von über 20.000,- € und bei einer beantragten Anhebung des Fördersatzes auf bis zu 50% der Kosten entscheidet der LWL-Kulturausschuss.
  • Rabatte gewährt das LWL-Archivamt auf Sach- und Personalleistungen, die in unserer Restaurierungswerkstatt erbracht werden. Der Rabatt wird ab einem Mindestbetrag von 150,- € von der Rechnungssumme abgezogen.

Für die Förderfähigkeit ist in beiden Fällen Voraussetzung, dass die Maßnahme „vorher abgestimmt„, d.h. mit den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im LWL-Archivamt besprochen wurde – also eine Beratung stattgefunden hat. Maßnahmen und Anschaffungen, die durch die nichtstaatlichen Archive ohne eine solche Beratung getätigt wurden, sind im Nachhinein nicht mehr förderfähig.

Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt

Abbildung 1: Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt (PDF-Datei)

Ebenso förderschädlich ist es, wenn der Antragsteller / die Antragstellerin nach einer Beratung und Antragstellung mit der formalen Auftragserteilung nicht wartet, bis der Bescheid durch das LWL-Archivamt ergangen ist. Da es in der Vergangenheit hier zu Problemen gekommen ist, haben wir die einzelnen Verfahrensschritte in einem Flussdiagramm dargestellt (vgl. Abb. 1, hier zum Ausdrucken als PDF-Datei).

Der Nachweis über die Mittelverwendung muss spätestens sechs Monate nach Ablauf des festgesetzten Bewilligungszeitraums im Archivamt eingegangen sein! Bei der endgültigen Festsetzung der Zuwendungshöhe werden im Fall von Minderkosten die tatsächlich nachgewiesenen förderfähigen Gesamtausgaben zugrunde gelegt; Mehrkosten können grundsätzlich nicht anerkannt werden. Der Verwendungsnachweis wird rechnerisch von der Zentralen Verwaltungseinheit der LWL-Kulturdienste geprüft, diese erteilt auch den Schlussbescheid.

Wie immer gilt: Sollten Unklarheiten bestehen, wenden Sie sich an ihre zuständige Gebietsreferentin / ihren zuständigen Gebietsreferenten im LWL-Archivamt!

P. Worm

Ersetzendes Scannen-neue Empfehlung der BKK

Gunnar Teske

Angesichts dessen, dass Verwaltungen beim Übergang zum E-Government verstärkt dazu übergehen, analoge Akten einzuscannen und als elektronische Akten weiterzuführen, gibt der Unterausschuss Überlieferungsbildung der BKK(Bundeskonferenz der Kommunalarchive) nun Hinweise, wie Archive mit den dabei anfallenden analogen und elektronischen Akten verfahren sollen.

Mitarbeiter beim Scannen einer Archivalie im LWL-Archivamt

Als Erstes wird deutlich darauf hingewiesen, dass ein ersetzendes Scannen in der Verwaltung nur dann den rechtlichen und archivischen Anforderungen an geordnete Schriftgutverwaltung entspricht, wenn zur Sicherung von Authentizität, Nachvollziehbarkeit, Transparenz sowie inhaltlicher Vollständigkeit die TR – 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beachtet wird und der Prozess in das Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA) eigebettet ist. Hier haben sich die Archive in ihrer Zuständigkeit für die Schriftgutverwaltung möglichst frühzeitig einzubringen. Weiterlesen