Vereinfachte Erschließung mit DiPS.kommunal

Zwar erfordert die Einführung einer Lösung zur digitalen Langzeitarchivierung auch einen großen Arbeitseinsatz, langfristig kann u.a. die teilautomatisierte Übernahme von Basiserschließungsinformationen aber zu deutlich effizienteren Arbeitsabläufen im Archiv führen.

Durch die Übernahme der maßgeblichen Informationen (z.B. Aktenzeichen, Aktentitel, Aktenlaufzeit) in die Aussonderungspakete für das digitale Magazin können diese Informationen während des Ingestvorgangs, also dem Einspielen in das digitale Magazin, dort weiterverarbeitet und in einer gesonderten XML-Datei gespeichert werden. Diese XML-Datei wird am Ende des Ingest an das Archiv ausgespielt. Das Archiv importiert diese Datei schließlich in seine Erschließungssoftware, die die Basiserschließungsinformationen ausliest, Verzeichnungseinheiten bildet und über eindeutige technische Identifikatoren die Verknüpfung zwischen Erschließungssoftware und digitalem Magazin herstellt. U.U. müssen zwar nun noch bestimmte Daten nacherfasst werden, die z.B. aus technischen Gründen nicht automatisiert übernommen werden konnten, das Archiv ist aber bereits auskunftsfähig, auch wenn die Archivalien vielleicht noch nicht abschließend verzeichnet sind. Zudem spart es sich das zeitaufwändige manuelle Anlegen und Einpflegen der übernommenen Akten in der Erschließungssoftware.

Damit der Import und das Auslesen der XML-Datei in der Erschließungssoftware reibungslos funktioniert, hat die DiPS.kommunal-Entwicklergemeinschaft zusammen mit den DiPS.kommunal-Pilotkunden zwei Arbeitsgruppen gebildet, um die Firmen Augias-Data (AUGIAS) und Land Software (FAUST) dazu zu bewegen, entsprechende Importmöglichkeiten in ihre Erschließungssoftware einzubauen. Für die Archivsoftware ACTApro (Startext GmbH) wurde eine entsprechende Importmöglichkeit bereits 2013 im Rahmen der Einführung eines digitalen Magazins im LWL-Archivamt geschaffen.

Die Bemühungen der beiden Arbeitsgruppen stießen erfreulicherweise auf kooperationsbereite Softwarehersteller, so dass nun bereits ein halbes Jahr nach einer ersten Kontaktaufnahme und nur vier Monate nach einem ersten Treffen (weitestgehend) Vollzug gemeldet werden kann. Die Firma Land Software hat eine entsprechende Erweiterung im Rahmen des Service Updates 11 für FAUST 8 Anfang April für ihre Kunden bereitgestellt. Auch die Firma Augias-Data hat eine entsprechende Erweiterung bereits prototypisch entwickelt und zusammen mit dem Archiv des LVR getestet. Aktuell werden hier noch letzte Verbesserungen vorgenommen, so dass eine Auslieferung an interessierte Kunden wohl im Laufe der nächsten Monate erfolgen wird (für die Nutzung ist allerdings der Erwerb des Moduls AUGIAS-Connect notwendig).

Leider ist es aufgrund des erfahrungsgemäß recht hohen Individualisierungsgrades bei FAUST- und AUGIAS-Nutzern notwendig, vor dem ersten Einsatz der Erweiterungen festzulegen, welche Informationen in welchen Feldern der Erschließungsmasken in FAUST und AUGIAS landen sollen. Ein passendes Mapping vorherzusagen, ist nicht allgemeingültig möglich.

Anschließend können sich die Archivarinnen und Archivare allerdings (weitgehend) entspannt zurücklehnen und die Arbeit (weitgehend) den Computern überlassen und durch Teilautomatisierung dafür sorgen, dass die unvermeidlichen Erschließungsrückstände zumindest nicht mehr größer werden.

Arbeitsplatz Erschließung (Foto LWL-Archivamt)

Eine Bearbeitung der elekrontischen Unterlagen läuft weitestgehend automatisiert.

Archivierung von Fotos und Filmen in der Praxis #WAT17 (Teil 1)

Nach der „Aktuellen Stunde“ ging es am Mittwoch mit der zweiten Arbeitssitzung Archivierung von Fotos und Filmen in der Praxis los. Während der erste Tag des WAT sich vor allem auf Fragen der Bestandserhaltung und Erschließung fokussiert hatte, solle dieses Panel konkret Möglichkeiten und Chancen, aber auch Probleme und Herausforderungen bei der Nutzung aufzeigen, so die Einleitung durch Herrn Teske.

 

Foto: Walter Nies | Quelle: Stadtarchiv Lippstadt

Der erste Vortrag Fleißig fotografiert – 20.000 + X. Walter Nies und sein Lebenswerk im Stadtarchiv Lippstadt befasste sich mit einem konkreten Praxisbeispiel. Dr. Claudia Becker berichtete von dem umfassenden Nachlass des Fotografen Walter Nies, der mit über 20.000 Fotos eine große Herausforderung für das Lippstädter Archiv darstellte.

Nies hatte schon zu Lebzeiten eine hohe Präsenz in der Öffentlichkeit. Mit seiner Kamera prägte er das Stadtbild, indem er u.a. für diverse Zeitungen arbeitete. Der Autodidakt verstand sich vorrangig als Bild- und Film-Dokumentar seiner Heimatstadt.

Ab 1942 war Nies hauptamtlicher Fotograf der Hitler-Jugend im Gau Westfalen-Süd. Diese Fotos verkörpern noch heute eine bedeutsame Bildersammlung zum Thema Jugend in nationalsozialistischer Zeit. In der Nachkriegszeit war Nies beruflich zunächst perspektivlos. Die Heimatlosigkeit im Nachkriegsdeutschland stellte in dieser Zeit eines seiner Hauptmotiv dar. Nachdem er sich einige Jahre als freier Journalist betätigte, leitete er ab 1967 schließlich die städtische Bildstelle in Lippstadt. Weiterlesen

Abstract: Dr. Claudia Becker, Fleißig fotografiert – 20.000 + X. Walter Nies und sein Lebenswerk im Stadtarchiv Lippstadt #WAT17

Am Mittwoch erfolgt der Auftakt der zweiten Arbeitssitzung des Westfälischen Archivtages Archivierung von Fotos und Filmen in der Praxis durch Dr. Claudia Becker, Leiterin des Stadtarchivs Lippstadt.

Foto: Walter Nies | Quelle: Stadtarchiv Lippstadt

Dr. Claudia Becker

Fleißig fotografiert – 20.000 + X. Walter Nies und sein Lebenswerk im Stadtarchiv Lippstadt

Schon zu Lebenszeiten in Lippstadt eine Legende – der Fotograf Walter Nies (1918-2008) und seine Kamera gehörten jahrzehntelang zum Stadtbild. Der Autodidakt verstand sich vorrangig als Bild- und Film-Dokumentar seiner Heimatstadt, wo er seit 1936 ablichtete, was ihm vor die Linse kam: Personen, Gebäude, Ereignisse usw. Ab 1942 offizieller Fotograf der Hitler-Jugend im „Gau Westfalen Süd“, hinterließ er auch zahllose Aufnahmen aus weiteren Orten dieses Gebietes. Eine beachtliche Zahl von Anfragen zeugt vom wachsenden Bekanntheitsgrad des Bestandes weit über Lippstadt hinaus.

In den 1960er- und 1970er-Jahren leitete Nies ehrenamtlich die städtische Bildstelle in Lippstadt. Er hat immer zu seinem gesamten Lebenswerk gestanden und so – im Unterschied zu vielen seiner Kollegen – die Bilder und Filme aus der NS-Zeit nach Mai 1945 nicht vernichtet. Anfang der 1980er-Jahre hat er sein Gesamtwerk, dessen genauer Umfang noch gar nicht bekannt ist, dem Stadtarchiv Lippstadt übergeben und konnte aus dem Gedächtnis zu fast allen Aufnahmen Angaben zu Zeit, Ort, abgebildeten Personen etc. liefern. Ohne diese Informationen wäre der umfangreiche Bestand kaum oder nur mit viel Rechercheaufwand nutzbar.

Der Großteil der Fotos liegt digitalisiert vor. Aufnahmen sind bereits für eine ganze Reihe von Publikationen vor allem zu dem Themenbereich „Jugend in der NS-Zeit“ für Ausstellungen, Printmedien und Internetauftritte verwendet worden. Die Verwertungsrechte liegen beim Stadtarchiv Lippstadt. Eine Präsentation des kompletten Bestandes im Internet ist nicht geplant. Dazu ist nicht zuletzt das „Recht am eigenen Bild“ ein Aspekt, der hinsichtlich der Nutzung der Nies-Fotos genauer zu thematisieren wäre.

 

Angaben zur Referentin

  • Studium Mittlere Geschichte, Historische Hilfswissenschaften und Klassische Archäologie in Münster, Dissertation im Rahmen des Sonderforschungsbereich-Projekts über eine oberitalienische Landgemeinde (Chiavenna) im 12. und 13. Jahrhundert
  • Archivreferendariat in Hessischen Hauptstaatsarchiv Wiesbaden, danach zwei Jahre im Niedersächsischen Hauptstaatsarchiv Hannover
  • seit 2002 Leiterin des Stadtarchivs Lippstadt

Abstract: Dr. Nils Brübach, Chancen der archivischen Erschließung mit Normdaten am Beispiel von Filmen #WAT17

Der zweite Vortrag in der Arbeitssitzung Herausforderungen im Umgang mit Fotos und Filmen im Archiv beim diesjährigen Westfälischen Archivtag wird von Dr. Nils Brübach, Sächsisches Staatsarchiv, Hauptstaatsarchiv Dresden, gehalten.

 

Dr. Nils Brübach

Chancen der archivischen Erschließung mit Normdaten am Beispiel von Filmen

Am Beispiel des im Hauptstaatsarchiv Dresden verwahrten (Film)Nachlasses des Ethnographen und Reiseschriftstellers Erich Wustmann befasst sich dieser Beitrag mit der Erschließung von audiovisuellem Archivgut. Er will zeigen, wie in Ergänzung der klassischen archivischen Erschließung die Bereitstellung von Normdaten gerade bei der Erschließung von Filmen und Fotos und ganz besonders im Nachlassbereich mit geringem Mehraufwand bei der Bestandsbearbeitung einen Mehrwert für Nutzer erzeugt. Dies wird an einigen praktischen Beispielen ebenso illustriert, wie Werkzeuge und Methoden bei der praktischen Erschließung von Filmen und Fotos. Was sind Normdaten, wie werden sie erstellt und welche bereits in vielen archivischen Informationssystemen vorliegende Daten können zur Normdatenanreicherung genutzt werden? Skizziert werden schließlich die bei der Deutschen Nationalbibliothek geführte „Gemeinsame Normdatei“ (GND) und ihre Nutzungsmöglichkeiten für Archive sowie die auf Normdaten basierenden sog. „Entitätenseiten“ des Archivportals-D.

 

Angaben zum Referenten

  • Leiter des für die Überlieferungsbildung sowie für die Archivabteilungen der Bestände ab 1945 zuständigen Referats „Neuestes Archivgut“ im Hauptstaatsarchiv Dresden