FAQ – Häufig gestellte Fragen zu DiPS.kommunal

stilisierter Schriftzug FAQ, das aus zahlreichen Schlagworten des Themenfelds Langzeitarchivierung gebildet wird.Bei Präsentationsterminen, Beratungsgesprächen und in E-Mails werden von den Archiven, den IT-Diensten und Orga-Abteilungen oft ähnliche Fragen zur Langzeitarchivlösung „DiPS.kommunal“ gestellt. Aus diesem Grund haben wir die folgenden 22 FAQs („Frequently Asked Questions„) gesammelt und ausführlich beantwortet.

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DiPS.kommunal – Erste Kunden produktiv

Die Verbundlösung für die elektronische Langzeitarchivierung DiPS.kommunal, die unter dem Dach des Digitalen Archivs NRW von der Entwicklergemeinschaft aus Stadt Köln (Amt für Informationsverarbeitung und Historisches Archiv) und LWL (LWL.IT Service Abteilung und LWL-Archivamt für Westfalen) vorangetrieben wird, ist mit den ersten Kunden in den produktiven Betrieb gestartet. Als erstes haben das Historische Archiv der Stadt Köln und das Archiv LWL ihre eigenständigen DiPS-Installationen in die Verbundlösung überführt und zunächst ein Testsystem und dann auch ein Produktivsystem in Betrieb genommen. Derzeit finden bei den Pilotkunden im Rheinland und Westfalen Vorbereitungstreffen statt, in denen die Installation und Inbetriebnahme abgestimmt wird. Zu den Pilotkunden gehören neben den beiden Landschaftsverbänden sechs Großstädte aber auch ein westfälischer Kreis. Für 2018 stehen bereits weitere Großstädte und eine Reihe von kreisangehörigen Städten in den Startlöchern, um an DiPS.kommunal angeschlossen zu werden.

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PDF/A Empfehlung der KLA erschienen!

Dass PDF nicht gleich PDF ist, hat sich in der Archivwelt inzwischen herumgesprochen. Fast alle Langzeitarchive setzen auf ein spezielles Unterformat von PDF, das sogenannte PDF/A.

Doch auch hier existieren inzwischen schon wieder drei Unterstandards mit weiteren Differenzierungen. Da ist es gut, dass es nun eine Empfehlung des Ausschusses „Digitale Archive“ der KLA (Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder) gibt, die die Unterschiede aufzeigt und Empfehlungen zur Verwendung in öffentlichen Archiven ausspricht.

Die Empfehlung steht zum kostenlosen Download bereit.

Das PDF/A Konsortium hat im Juni eine Software bereitgestellt, mit der die Identifizierung, welches PDF man gerade vorliegen hat, möglich sein soll. Dieser sogenannte PDF-Validator namens veraPDF kann kostenlos auf deren Seiten heruntergeladen werden. Bei der Langzeitarchivierung sollte man es also mit Schiller halten: Drum prüfe wer sich ewig bindet!

pworm

Schriftgut unter Dach und Fach gebracht? Zu einem besonderen Sammlungsbestand im LWL-Archivamt.

Papier ist vielfältig einsetzbar – es dient nicht nur als Beschreibstoff, sondern kann auch als Bau- und Dämmstoff eingesetzt werden. Spannend wird das, wenn alte Unterlagen in einer frühen Form des Recycling für einen solchen Verwendungszweck eingesetzt und von nachfolgenden Generationen wiederentdeckt werden.

Ein historisch interessierter Dachdeckermeister hat in seinem Berufsleben auf diese Weise eine Reihe von alten Schriftstücken gesammelt, die auf kleinen Umwegen nun im LWL-Archivamt für Westfalen gelandet sind und hier genutzt werden können. Die Sammlung Knipper umfasst 24 Verzeichnungseinheiten (in der Regel Einzelblätter oder dünne Hefte), die zum Teil 300 Jahre als Dichtungsmaterial unter Dachziegeln steckten. Durch die schlechte Lagerung sind manche Seiten verblasst oder vermodert. Durch den Sammlungskontext ist verständlich, dass es sich um Stücke ganz unterschiedlicher Provenienz handelt.

Inhaltich fanden die Unterlagentypen den Weg ins Altpapier, deren Inhalte nur von zeitlich begrenzter Relevanz waren: Abgelaufene Kreditgeschäfte oder -streitgkeiten, alte Almanache (Nr. 1) und Kalender (Nr. 2), Konzepte (Nr. 15) und Mandate (also obrigkeitliche schriftliche Befehle, die ihre Gültigkeit mit der Ausführung der Vorschrift einbüßten). Das vielleicht spannenste Stück dieser Art ist Nr. 21: Erzbischof Clemens August von Köln, der Herr über Münster weist im Jahr 1750 seinen Generalvikar in Münster an, für die Unterbringung und Versorgung des mit einer Freckenhorster Präbende ausgestatteten Fräulein von Schorlemer von Haus Eickelborn auf Haus Sassenberg zu sorgen. Hierin wird deutlich, wie der berühmte Monsieur des cinq églises als absolutistischer Landesherr regierte und es legt nahe, dass der Alltag der adeligen Stiftsdamen nicht viel mit einem klösterlichen Lebensstil zu tun hatte.

LWL-Archivamt für Westfalen, Sammlung Knipper, Sammlung Nr. 21

LWL-Archivamt für Westfalen, Sammlung Knipper, Sammlung Nr. 21

 LWL-Archivamt für Westfalen, Sammlung Knipper, Sammlung Nr. 21

LWL-Archivamt für Westfalen, Sammlung Knipper, Sammlung Nr. 21

Das Findbuch zu dem Sammlungsbestand ist online auf den Seiten der Westfälischen Hofes- und Familienarchive abrufbar. Die Archivalien können im Rahmen unser Öffnungszeiten eingesehen werden.

Peter Worm