Herausforderungen als Chance – Neue und alte Serviceerwartungen an Kommunalarchive

Vor welchen Herausforderungen stehen kommunale Archive heute?[1] Generell kann man sagen, dass kommunale Archive von vielen Herausforderungen stehen und es künftig eher mehr als weniger werden, auch wenn man das auf den ersten Blick nicht glauben mag.[2] Die wesentlichen Tätigkeitsfelder der Kommunalarchive werden auch in Zukunft die gleichen sein wie heute – das ist vielleicht eine gute Nachricht. Nur die Schwerpunktsetzung bei der Umsetzung und Ausführung der Aufgaben wird sich in Zukunft verändern.[3]

Im Laufe dieser Ausführungen soll ein kleiner Einblick gewagt werden, vor welchen Herausforderungen kleine Archive im Alltag gegenwärtig stehen und was dies für die Archive in der Zukunft bedeutet.

Das LWL-Archivamt für Westfalen ist einer von sechs Kulturdiensten des Landschaftsverbandes. Eingerichtet wurde das Amt bereits im Jahr 1927 und unterstützt seitdem kommunale und private Archive in Westfalen-Lippe in allen archivfachlichen und -technischen Fragen. Die Unterstützung reicht von der Beratung vor Ort bis hin zur finanziellen Förderung der spezifischen Archiveinrichtung. Das LWL-Archivamt ist aber nicht nur beratend für andere Archive tätig, sondern unterhält auch eigene Archive: Neben dem Archivdepot der Vereinigten Westfälischen Adelsarchiven e.V. und dem Westfälischen Literaturarchiv befindet sich im Archivamt auch das Archiv LWL.

Das Archiv LWL ist das zentrale Archiv aller Dienststellen und Einrichtungen des Landschaftsverbandes und seiner Vorgänger.[4] Bereits seit 2013 betreibt der LWL ein eigenes elektronisches Langzeitarchiv. Im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung berät der Querschnittreferent des LWL-Archivamtes für IT-Fragen im Rahmen der Archivberatung die Kolleginnen und Kollegen in Kommunalarchiven. Insgesamt sind sieben Archivare und Archivarinnen als „Gebietsreferenten“ tätig, das bedeutet, sie sind, nach Kreisen kreisfreien Städten geordnet zuständig für die Beratung vor Ort. Darüber hinaus organisiert das LWL-Archivamt regelmäßig Fortbildungen zu archivfachlichen Themen, veranstaltet Tagungen und Workshops und ist der Hauptveranstalter des Westfälischen Archivtags, des größten regionalen Archivtags deutschlandweit. Neben anderen Schriftenreihen erscheint unter der Herausgeberschaft des LWL-Archivamts zweimal im Jahr die „Archivpflege für Westfalen-Lippe“. Seit 2013 gibt es den, für archivische Fachfragen einschlägigen „archivamtblog“.[5] Darüber ist das LWL-Archivamt auch Lesesaal für die Bestände des Archivs LWL, der Vereinten Westfälischen Adelsarchive und des Westfälischen Literaturarchivs.

Ein breites Aufgabenspektrum, das vor allem der Sondersituation mit den beiden Landschaftsverbänden in NRW geschuldet ist.

Die Archivsituation in Westfalen

Die Archivsituation im Landesteil Westfalen-Lippe gestaltet sich nach der Einführung des Archivgesetzes in NRW[6] relativ komfortabel. Seit 1989 schreibt das nordrhein-westfälische Archivgesetz vor, dass Kommunen ein eigenes Archiv unterhalten müssen (§ 10 ArchivG NRW).[7] Dies führte dazu, dass die großen kreisfreien Städte zumindest einen Facharchivar beschäftigen. Auf Kreisebene ist dies in Westfalen bei den größeren Städten (75.000-120.000 Einwohner) auch so. Meist sind die Archive aller dieser Städte noch dazu mit mindestens einem weiteren Facharchivar u.a. im mittleren Dienst ausgestattet, hinzukommen vereinzelnd Verwaltungsmitarbeiter.

In den größeren Gemeinden in Westfalen (ab 30.000 Einwohner) ist die Archivposition oft zumindest hauptamtlich besetzt.[8] In kleineren Städten oder Gemeinden betreut meist eine Mitarbeiterin/ ein Mitarbeiter der Verwaltung das Archiv mit, oft unterstützt durch ehrenamtliche Helfer und die fachliche Unterstützung von größeren Archiven im Kreis. Anders verhält es sich in Hessen, wo laut Archivgesetz „Die Träger der kommunalen Selbstverwaltung, deren Verbände sowie kommunale Stiftungen die Archivierung ihrer Unterlagen im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit in eigener Zuständigkeit durch Satzung regeln“ (§ 19 Hessisches Archivgesetz). Der Rahmen der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit lässt sich in Zeiten knapper Kassen bei allen Kommunen natürlich entsprechend weit fassen.

Selbst wenn die Archivsituation in NRW gut ist, so kann sie nicht als perfekt bezeichnet werden.[9]

Ein Großteil der Archivarinnen und Archivare sind zumindest in Westfalen ebenfalls Quereinsteiger. Oft im Rahmen einer historisch ausgerichteten Projektstelle, z.B. für die Erstellung einer Stadtchronik auf die Stelle des Stadtarchivars/der Stadtarchivarin gerutscht, haben sich viele Kenntnisse im „training on the job“ angeeignet. Hinzu wird von den Kolleginnen und Kollegen in NRW das Fortbildungsangebot bei den beiden Archivberatungsstellen ergänzend zur Archivschule in Marburg genutzt, das vereinzelnd Einblicke liefert, aber eine Fachausbildung in vielen Fällen nicht ersetzen kann.[10] Hierbei ist nicht allein die elektronische Langzeitarchivierung gemeint, sondern auch u.a. die Kenntnis von Archiv- und Urheberrecht. In Zeiten von Digitalisaten und Internet sind auch diese juristischen Kenntnisse für ein Archiv immer wichtiger und unumgänglich. Hinzu kommt der wichtige Aspekt, der sich mit Sicherheit in vielen Punkten auch in Hessen belegen lässt. Die Mehrheit der Kommunalarchive in NRW sind Ein-Mann-/ Eine-Frau-Archive.[11] Wir stellen also fest, auch in NRW ist der Beratungsbedarf für die kleineren, nicht staatlichen Archive ungebrochen.

Erwartungen von Innen (also aus der Verwaltung)

Welche Erwartungen werden von der Seite der Verwaltung an die Archive gerichtet?[12] In der Regel handelt es sich, um die üblichen Erwartungen der Verwaltung, das bedeutet neben historischen Forschungen und Vorträgen vor allem die Schriftgutverwaltung. Verwaltungen sind in der Regel daran interessiert, etwas in ihrem Archiv wieder zu finden. Gleichzeitig sollte zentrales Ziel eines kommunalen Archivs sein, Rechtssicherheit für die Kommune zu schaffen und das Verwaltungshandeln transparent zu machen.[13] Deswegen liegt meist die Hoheit über das Zwischenarchiv (sofern dieses existiert), auf das die Verwaltungseinheiten noch zugreifen, beim Stadtarchiv. Hinzu kommt die Beantwortung von Anfragen aus der Verwaltung und die Beantwortung von Anfragen von außen an die Verwaltung. Selbstverständlich gehört, wie es im Archivgesetz zumindest in NRW festgeschrieben ist, auch das Zugänglichmachen der Unterlagen dazu, also das Ordnen und Verzeichnen im klassischen Sinne, aber heute in einer speziellen Archivsoftware, die einfach eingesehen und ausgewertet werden kann. Schließlich sind die meisten Anforderungen oder Anfragen von außen nur zu lösen, wenn es verzeichnetes Material gibt, auf das zurückgegriffen werden kann.[14] Darüber hinaus ist die Bestandserhaltung, also z.B. die richtige Verpackung in den Archiven ein wichtiges Thema. Hierzu gehört auch die Rettung von Archivgut im Notfall und der Schutz vor Wasser- und oder Feuerschäden bzw. Vandalismus.[15] Seit dem Einsturz des Stadtarchivs Köln gehört auch fest ein Notfallplan zu den Anforderungen, die die Kommunen an ihre Archive stellen.

Erwartet werden von der Seite der Verwaltungen in den meisten Fällen von der Stadt Kenntnisse, bzw. eine Beratungsfunktion im Bereich der elektronischen Schriftgutverwaltung innerhalb der Verwaltung und der sich anschließenden elektronischen Langzeitarchivierung. Hier sind keine umfangreichen IT-Kenntnisse gemeint. Vielmehr ist es die Aufgabe des Archivars/der Archivarin im Sinne der klassischen Überlieferungsbildung, nicht nur für die Überlieferung der analogen, sondern auch für die Überlieferung der rein digitalen Unterlagen zu sorgen. Die Überlieferung verlagert sich zusehens von der Papierakte zu rein elektronischen Schriftgutformen. Diese sind schließlich genauso überlieferungswürdig, wie es die papiergebundenen Vorgänger gewesen sind. Dies gilt auch für den umgekehrten Fall. Hundesteuernachweise z.B., werden in analoger Form nicht ins Archiv übernommen, warum sollte es in digitaler Form anders sein?

Für die Überlieferung elektronischer Unterlagen ist es natürlich überhaupt notwendig, auf die Aufgabe der Archive auch in diesem Bereich hinzuweisen, was den wenigsten kommunalen Verwaltungen auf Anhieb bewusst ist. Es gehört zu den Aufgaben, besser zu den „Pflichten“ des Kommunalarchivs, den Kontakt und die Kommunikation mit der eigenen IT vor Ort zu suchen. Denn, war die elektronische Langzeitarchivierung noch vor gut 10 Jahren eine Sache, die gerne im öffentlichen Diskurs in die Zukunft verschoben wurde, ist sie inzwischen in der Gegenwart angekommen.[16] Mit einer OAIS (Open Archival Information System)[17] basierten Lösung sind jetzt in verschiedenen Bundesländern gute und funktionierende Lösungen auf dem Weg. In NRW bieten beispielsweise der LWL (für Westfalen-Lippe) und die Stadt Köln (für das Rheinland) unter dem Dach des Digitalen Archivs NRW (DA NRW) für die Kommunen mit DiPS.kommunal eine mandantenfähige technische Lösung für die elektronische Landzeitarchivierung an.

Der Druck, sich mit der elektronischen Langzeitarchivierung faktisch und praktisch näher zu befassen, wird inzwischen auch von „oben“ an die Kommune herangetragen. In NRW ist das E-Government-Gesetz für 2022 beschlossen,[18] was besagt, dass zu diesem Zeitpunkt das ausgehende Schriftgut des Landes rein elektronisch gefertigt sein soll. Spätestens dann müssten die Kommunen soweit sein, die Unterlagen, die von Landesseite anfallen, in elektronischer Form übernehmen zu können, wie das Archivgesetz es vorschreibt.[19] Aber mit der bundesweiten Änderung des Personenstandsgesetzes im Jahr 2014 ist die Herausforderung insgesamt noch viel konkreter geworden. Aktenführung und Nachträge werden seit dem in den Standesämtern rein elektronisch geführt und bedeuten für die Archive damit auch rein elektronische Übernahmen.[20] „Archivare müssen lernen, die Instrumente der elektronischen Langzeitarchivierung zu bedienen“,[21] erläutert Marcus Stumpf in seinen Ausführungen zur Zukunftsentwicklung des Berufsstands 2015 in Hamburg. Genau dies steht an: Vom Archiv einer Kommune wird erwartet, dass es sich als „Gedächtnis der Stadt“ auch um diese elektronischen Unterlagen kümmert. Der Archivar wird so sichtbar zum Dienstleister für die Kommune und legitimiert sich damit auch für die Zukunft.[22]

Schon jetzt ist die elektronische Langzeitarchivierung ein wichtiger Punkt der archivischen Fachausbildung. Die Pflege des elektronischen Archivguts kann faktisch nur durch eine umfangreiche Ausbildung in diesem Bereich eingebettet in archivische Fachkenntnisse geleistet werden. Das bedeutet: War der Archivar der Vergangenheit für die Pflege und Zugänglichmachung analoger Akten zuständig, ist und wird er in Gegenwart und Zukunft auch für die Pflege und Verwaltung der digitalen Unterlagen zuständig sein.[23] Die elektronische Langzeitarchivierung wird auch in Zukunft nie allein, sondern stets im Verbund angegangen werden.[24] Hier bietet sich einem kleineren Archiv durchaus die Chance, durch diese Zuständigkeit auch nach außen sichtbar zu werden.

Neu ist mit Sicherheit die Erwartung der Kommunalverwaltungen an die Archive nach außen, d.h. in die Öffentlichkeit, zu treten.[25] Dies kann mit klassischer Öffentlichkeitsarbeit, wie Ausstellungen im Rat- oder Amtshaus, Pressemitteilungen zu historischen Neuerscheinungen, Vorträgen und einem Tag der Offenen Tür geschehen. Außerdem werden von Verwaltungsseite Führungen durch das Archiv in den meisten Fällen sehr positiv aufgenommen, wenn z.B. ein Hauptamt durch das Magazin geführt wird. Führungen „öffnen“ Archive im ersten Schritt nach außen und sollten generell auf der Agenda einer „klassischen Öffentlichkeitsarbeit“[26] im Archiv stehen.[27] Aber darüber hinaus wird immer mehr u.a. die Zusammenarbeit mit Schulen und Lehrern von den Verwaltungen eingefordert.[28] Nicht zuletzt liegt dies daran, dass hier auch eine sogenannte „WinWin-Situtation“ für die Verwaltungsführung entsteht. Die Arbeit mit Schulklassen ist politisch verankert stets als zukunftsorientiert angesiedelt und ein Foto mit Schülerinnen und Schülern in der regionalen Presse wird gerne in den eigenen Pressespiegel aufgenommen. Das gleiche gilt für das Archiv, das davon profitiert, dass der Verwaltungsvorstand ggf. zu Gast bzw. beim Schulprojekt anwesend gewesen ist. In NRW gibt es zahlreiche regionale,[29] aber auch überregionale Kampagnen, die diese Zusammenarbeit finanziell fördern, zum Beispiel das Landesprojekt Archiv und Schule.[30] Gerade in kleineren Archiven (20.000-30.000 Einwohner) wird dieser Aspekt als Ergänzung zur klassischen Archivarbeit gern gesehen. Als Beispiel sei hier das „Archiv-Werkstatt-Projekt“ des Kreises Borken an der niederländischen Grenze vorgestellt.[31] Im Rahmen der Gründung eines kulturgeschichtlichen Zentrums nach niederländischem Vorbild, das Archiv, Museum und Bibliothek zusammenfasst[32] und nach außen für die ganze Familie öffnet, entstand die Archiv-Werkstatt. Dort werden archivpädagogische Konzepte im Kollegenkreis der regionalen Archive, der Lehrer und Pädagogen entwickelt, die sich auf archivpädagogische Konzepte zu bestimmten Themen zu konzentrieren. Bisher sind als Konzepte „1. Weltkrieg“ und „Industrielle Revolution“ entstanden,[33] die vom Kreis als Broschüre herausgegeben werden und dann von allen anderen Archiven des Kreises Borken und darüber hinaus nachgenutzt werden können und sollen. Damit ist gewährleistet, dass das einzelne kleine Archiv weniger bis keine Vorbereitung für die Führung einer Schülerklasse hat und sich eher zur Veranstaltung einer solchen bereit erklärt.

Diese Hinwendung zu anderen, nicht nur jüngeren Zielgruppen bedeutet aber auch die Beschäftigung mit neuen digitalen und sozialen Medien. Immer wieder wird von der Seite der Verwaltung eine Facebook-Seite für das Stadtarchiv gefordert.[34] Facebook ist nur ein Medium oder Tool einer ganzen Palette von Instrumenten der Social Media und soll hier als Beispiel dienen.[35] Es ist ärgerlich, wenn man sich bei einer so simplen Sache auf Agenturen verlassen muss, die das ohnehin knappe Budget des Archivs weiter verkleinern. Deswegen sollte man sich mit den Funktionsweisen der Sozialen Medien zumindest vertraut machen. Das Zugänglichmachen dieser neuen Medien und den Schrankenabbau hat die Initiative „Offene Archive“ auf ihre Fahnen geschrieben, die mit ihrer regelmäßigen Tagung jetzt schon in die vierte Veranstaltung geht. Hier wurden und werden u.a. sinnvolle Anwendungsbeispiele für die Archive im Bereich der Social Media vorgestellt und es zeigt sich, dass es anders als erwartet eher die kleineren Archive sind, die z.B. bei Facebook zu finden sind. Bei kleineren Kommunalarchiven ersetzt Facebook u.a. einen Newsletter und bedeutet Kommunikation mit den historisch interessierten Bürgern. Anders als allgemein gedacht, ist z.B. das Medium Facebook inzwischen nicht mehr für die „jüngeren“ Leute interessant, sondern wird von den „mittelalten und älteren“ Nutzern verstärkt verwendet (z.B. ist der gängige Facebook-Nutzer des LWL-Archivamts zwischen 40 und 60 Jahre alt). Darüber hinaus sind Apps im Bereich der Archivpädagogik oft gut für Führungen und Seminare im Archiv zu nutzen. Das Land NRW bietet hier mit „biparcour“, eine auf open source, also kostenlose App, die im Kulturbereich frei einzusetzen ist. Neben Museen und Gedenkstätten beginnen jetzt auch Archive diese App verstärkt zu nutzen.[36]

Insgesamt können wir feststellen: Fast immer wird heute von der Seite der Verwaltung eine stärke Öffentlichkeitsarbeit bzw. ein engerer Kontakt mit der Öffentlichkeit von den Archiven erwartet und verlangt. Hinzu kommt die vielleicht unangenehme, aber notwendige Pflicht der Archive auf den Sinn eines elektronischen Langzeitarchivs hinzuweisen und in eine aktive Kommunikation mit den eigenen IT-Abteilungen zu treten.

Erwartungen von Außen, also von Nutzerseite

Blick durch den Lesesaal/Benutzerraum über die Benutzer hinweg zur Theke. Foto: M.Bomholt

Damit sind wir schon bei den Erwartungen an die Serviceleistungen durch die Nutzerschaft. Der Althistoriker und Kulturjournalist Christian Gries hat diese Anforderungen in einem kleinen Blog-Beitrag vor Kurzem in Vorbereitung zur Tagung „Offene Archive“ in Duisburg[37] sehr passend zusammengefasst. Er fordert von den Archiven „Möglichst viel digital verfügbar machen. Mit möglichst freien Lizenzen. Mit möglichst vielen Ideen, um in der Gegenwart „relevant“ und „sichtbar“ zu sein.“[38]

Schon seit gut zehn Jahren ist die Erwartung von Nutzerseite (auch aus kommunalem Kontext) an die Archive, vieles digitalisiert zur Verfügung zu stellen. Hier vorab die beruhigende Nachricht: Gesetzlich ist kein Archiv zur aktiven Digitalisierung verpflichtet, weder im Archivgesetz NRW, noch im Archivgesetz Hessens und auch nicht im Archivgesetz des Bundes ist dies feststellbar.

Vielmehr wird der Begriff immer wieder mit dem der elektronischen Langzeitarchivierung durcheinandergebracht, die natürlich gesetzlich genau wie die analoge Archivierung inzwischen verankert ist.

Digitalisierung meint als solche, vor allem die Digitalisierung von bereits in analoger Form vorliegendem Archivgut. Die Vorteile der Digitalisierung für die Archive liegen auf der Hand. Einmal werden die Originale geschützt. Sie können digital eingesehen werden. Darüber hinaus erleichtert Digitalisierung in verschiedenen Formen die Benutzung. Sie verschafft direkten Zugang zur Originalquelle und erleichtert auch vielen kleinen Archiven den Nutzungswunsch nach einer Reproduktion.

Langfristig wird die Digitalisierung als solche die Nutzung im Archiv verändern, allerdings nicht so wie manchmal angenommen in der Form, dass Archive vielleicht überflüssig werden. Vielmehr werden schon jetzt mehr und mehr auch Digitalisate in die Nutzung im Lesesaal mit einbezogen. Der moderne wissenschaftliche Nutzer liest während er an einer originalen Quelle im Lesesaal sitzt, parallel andere Quellen aus anderen Archiven als Digitalisat an seinem Rechner.

Screenshot der Homepage der Website lesesaal.at

Vor diesem Hintergrund der erwarteten Onlinenutzung wird zudem freies WLAN in den Lesesälen der größeren Archive eine alltägliche und berechtigte Erwartung der Nutzer werden.[39] Ein gutes Beispiele für die zukünftige Entwicklung ist mit Sicherheit die Internetseite www.lesesaal.at,[40] die bereits heute die nicht nur archivischen Lesesäle in Wien vorstellt, u.a. nach den Kriterien mit Klimaanlage/am Sonntag geöffnet/mit WLAN geordnet. Eine solche Entwicklung ist auch bei Archiven oder als Feature von etablierten Archivportalen vorstellbar.[41]

Dieser Erwartung muss begegnet werden, zumal auch von Verwaltungsseite der Ruf nach einer Digitalisierung nur selten zu überhören ist. Zwar ist die Erwartung alles zu digitalisieren nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber vor dem Hintergrund der gesellschaftlichen Erwartung und veränderten Kommunikation auch im Archiv unumgänglich.[42]

Muss aber alles digitalisiert werden und macht sich das Archiv damit nicht überflüssig? Die Frage, die an dieser Stelle stehen muss, ist eher die Frage, ob  eigentlich alles digitalisiert werden darf? Schon allein gesetzliche Vorschriften (Datenschutzrecht, Archivrecht, Personenstandsrecht) verhindern in vielen Fällen die reine digitale Form eines eigentlich analogen Dokuments.

Zum Beispiel bei Bauanträgen sind Unterschriften und elektronische Signaturen nicht immer auch vor Gericht gültig.[43] Als Folge davon ist im Archivgesetz NRW vorgeschrieben, Unterlagen in ihrer Entstehungsform aufzubewahren, d.h. ursprünglich analoge Unterlagen müssen auch weiter analog archiviert werden.[44]

Insgesamt müssen Archive im Bereich der Digitalisierung eine Strategie entwickeln. Dies gilt für das Kommunalarchiv genauso wie für die Archive des Bundes und der Länder. Bisher gibt es in Deutschland noch keine nationale Digitalisierungsstrategie. Es wird allerdings an einer solchen gearbeitet.[45]

Für das kleine Kommunalarchiv ist die Grundstrategie vieler Archivportale empfehlenswert. Beim Archivportal D werden beispielsweise zunächst alle digitalen Findmittel eingestellt.[46] Dann nach und nach können zu diesen Findmitteln Bilder der digitalisierten Originale folgen.[47] Hierzu sollten aber alle gesetzlichen Vorgaben und Rechte geklärte sein, wie es z.B. bei älterem Archivgut des 17. Jahrhunderts oft der Fall ist.[48] Selbst wenn man nichts online stellen möchte und nur z.B. einen kleinen Fotobestand zur Nutzung im Lesesaal digitalisieren will, gilt es zu bedenken: mit der Digitalisierung sind immer Aufwände und Kosten verbunden, die sich einerseits auf den Einsatz von Personal, andererseits auf den Einsatz von Technik und die genaue technische Umsetzung beziehen.

Unterschätzt wurde in den letzten Jahren oft die Pflege und Nachbereitung von Digitalisaten, die besonders bei der Online-Stellung von Archivgut eine Rolle spielt.[49] Um diese Planungen und Strategien[50] zu unterstützen, wurde bereits vor zwei Jahren das DFG-Projekt „Digitalisierung archivalischer Quellen“ abgeschlossen, das zum Ziel hatte, Normdaten für die Digitalisierung verschiedener Quellenarten zu entwickeln.

Die Ergebnisse können auf der Projektseite der Archivschule Marburg abgerufen werden.[51] Das Projekt zeigte auch, dass für eine solche Herausforderung eine Lösung im Verbund für kleinere Archive nützlich sein kann. Das LWL-Archivamt fungierte in der Zeit des Projektes als Koordinierungsstelle für die Digitalisierung von Ratsprotokollen ab 1952.[52] Genauso organisiert z.B. das Kreisarchiv Kleve schon seit Jahren die Digitalisierung der Zeitungen im Kreis auch für die kleineren Archive.

Mit dem Thema Digitalisierung und Onlinestellung von Digitalisaten wird eine weitere Herausforderung an die Archive virulent, die zwar nicht als eine Serviceerwartung bezeichnet werden kann, aber doch mit dieser in engem Zusammenhang steht: Das moderne Archiv muss die rechtlichen Gegebenheiten kennen, besonders oder vor allem das Archivrecht und das Urheber- und Persönlichkeitsrecht, bzw. abschätzen können, wann rechtliche Erkundigungen einzuziehen sind.[53]

Fazit

Wie können kleine und große Archive dieser Fülle von alten und neuen Anforderungen erfüllen und muss nicht langfristig etwas von diesen Aufgaben auf der Strecke bleiben? Was kann getan werden, um die Aufgaben zu bewältigen? Es zeigte sich, dass schon jetzt das getan wird, was man am besten tun soll. Archive müssen sich zur Bewältigung dieser Herausforderungen vernetzen,[54] wie es im Bereich der Digitalisierung bereits bewährt und sich auch bereits bei der Langzeitarchivierung abzeichnet. Auch die nach dem Magdeburger Vorbild entstandenen archivischen Notfallverbünde sind in diesem Zusammenhang zu nennen.[55] Die kleinste Variante, die in NRW wie auch hier in Hessen praktiziert wird, sind die regionalen Arbeitskreise. Hier finden „Einzelkämpfer“, den Austausch, können Informationen zu verschiedenen Themen eingeholt und verbreitet werden.

In der Arbeit der Archivberatung beim LWL-Archivamt sind diese Arbeitskreise unerlässlich. Durch die Formulierung gemeinsamer Anforderungen und Ziele kann man auch selbstsicherer in die Kommunikation mit Dritten (z.B. Rechenzentren) eintreten.[56] Die Kommunikation nach innen wie nach außen ist für Archive der Gegenwart und Zukunft eines der notwendigsten Mittel, um neuen wie alten Aufgaben zu begegnen und Erwartungen fachgerecht zu erfüllen.

Die Arbeit der Archive wird durch Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung nicht überflüssig werden, sondern die Schwerpunkte werden sich nur verschieben.[57] Die bisherigen Aufgaben werden um die Aspekte des digitalen Fortschritts praktisch nur erweitert. Diese Aspekte wollen nicht nur in ihren Herausforderungen berücksichtigt bzw. bewältigt werden, sondern sollten ebenso wie beispielsweise die Sozialen Medien für eine aktive Kommunikation auch genutzt werden. Diesen Aspekt sichtbar und in der Öffentlichkeit deutlich zu machen ist eine weitere zentrale Herausforderung. Archive müssen mit ihrer alltäglichen Arbeit und ihren Besonderheiten in die Öffentlichkeit treten. Nur so wird es möglich, auf die Bedeutung der Archive aufmerksam zu machen. Eine Bedeutung, die in Zeiten einer immer strikteren Kulturpolitik im Zweifelsfall auch den Zugang zu öffentlichen Geldern bedeutet. Archive haben wie Museen und Bibliotheken eine zentrale Aufgabe in der Pflege des kulturellen Gedächtnisses der Gegenwart und Zukunft.[58] Diese Rolle darf nicht in Vergessenheit geraten.

Dieser Text ist eine verkürzte Fassung des am 12. Juni 2017 auf dem 40. Hessischen Archivtags 2017 („Wie serviceorientiert können (sollen/müssen/dürfen) Archive sein?“) gehaltenen Vortrags der Autorin. Es handelt sich hierbei um einen verkürzten Vorabdruck.

Endnoten

[1] Im Vorfeld dieses Beitrags habe ich mich bei einigen Kolleginnen und Kollegen in Hessen über die Archivsituation erkundigt. Zu insgesamt 27 Anfragen gab es erfreuliche 25 Rückmeldungen. Für die Einordnung meiner Ausführungen waren diese Vorrecherchen unerlässlich. Ich möchte allen für die freundlichen Auskünfte danken.

[2] Gemeint sind hier Fragen, die Archive im Alltag immer wieder zu hören bekommen und die auf eine allgemeine Unkenntnis der Aufgaben von Archiven schließen lassen. Gemeint sind hier Fragen wie „Warum haben Sie nicht alles digital?“ „Digitalisieren wir doch alles und werfen den Rest weg.“

[3] Marcus Stumpf, Was bewegt die Archive im Jahr 2040? Ein Blick in die Glaskugel, in: Rainer Hering (Hrsg.), 6. Norddeutscher Archivtag. 16. und 17. Juni 2015 in Hamburg, Nordhausen 2016, S.129-146, hier S. 129.

[4] Vgl. Nicola Bruns, Erfahrungen des Archivs LWL in der digitalen Schriftgutverwaltung http://vka-sh.de/jahrgang-2016.html?file=files/vka-sh/content/download/newsletter%202016Teil1.pdf, S. 10-11 (Abruf 26.07.2017).

[5] https://archivamt.hypotheses.org/ , ISSN 2363-6629 (Abruf 16.06.2017)

[6] Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz Nordrhein Westfalen – ArchivG NRW) vom 16.03.2010 (vgl. GV.NRW. S. 188).

[7] § 10 Abs. 1 und  2 ArchivG NRW (wie Anm. 6):  „Die Träger der kommunalen Selbstverwaltung, deren Verbände sowie kommunale Stiftungen tragen dafür Sorge, ihr Archivgut in eigener Zuständigkeit zu archivieren. Sie erfüllen diese Aufgabe durch 1. Errichtung und Unterhaltung eigener Archive oder Übertragung auf eine für Archivierungszwecke geschaffene Gemeinschaftseinrichtung oder 2. Übergabe ihres Archivguts zur Archivierung in einem anderen öffentlichen, nichtstaatlichen Archiv.“

[8] Zur Situation der Kommunalarchive in NRW vgl. Marcus Stumpf, Konstruktiv, kooperativ, unkompliziert. Das Miteinander von kommunalen Archiven und Heimatpflege in Westfalen-Lippe, in: Heimatpflege in Westfalen, 30. Jg., 2/2017, S. 2-9, hier S. 4.

[9] Entwicklung der Personalstrukturen im Archivwesen der Länder in der Bundesrepublik Deutschland, Strategiepapier der ARK 2011, in: Archivar 64 (2011), Heft 4, S. 397-413; Stefan Schröder, Archivmanagement in kleineren Archiven. Masterarbeit FH Potsdam, 117 Seiten, hier S. 4. https://opus4.kobv.de/opus4-fhpotsdam/frontdoor/index/index/docId/835 ( Abruf 02.06.2017).

[10] Vgl. http://www.lwl.org/LWL/Kultur/Archivamt/Aus-Fortbildung/Fortbildungsseminare und https://www.archivschule.de/DE/fortbildung/ (Abruf 26.06.2017).

[11] Vgl. Schröder, Archivmanagement… (wie Anm. 9), S. 4.

[12] Die folgenden Ausführungen ziehen ihre Referenz aus der Tätigkeit in der Archivberatung in Westfalen seit 2009.

[13] Vgl. Norbert Reimann, Grundfragen und Organisation des Archivwesens, in: Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv, Münster 2012, S. 25-54, hier S. 35- 36.

[14] Vgl. Schröder, Archivmanagement… (wie Anm. 9), S. 56.

[15] Vgl. https://archivberatung.hessen.de/bestandserhaltung und http://www.lwl.org/LWL/Kultur/Archivamt/Bestandserhaltung/notfall (Abruf für beide 26.06.2017).

[16] Vgl. beispielhaft Andrea Hänger/Katharina Ernst, Ein System – zwei Lösungen. Digitale Archivierung im Bundesarchiv und im Stadtarchiv Stuttgart in: Archive im digitalen Zeitalter. Überlieferung – Erschließung-Präsentation. 79. Deutscher Archivtag in Regensburg. Hrsg. von Heiner Schmitt (Tagungsdokumentationen zum Deutschen Archivtag 14). Neustadt/Aisch 2010, S. 77-83. – Miriam Eberlein/Katharina Ernst, Nicht nur papierne Akten. Die Übernahme von Daten aus elektronischen Systemen ins Archiv, in: Stadtgedächtnis – Stadtgewissen – Stadtgeschichte! Angebote, Aufgaben und Leistungen der Stadtarchive in Baden-Württemberg. Heidelberg 2013, S. 107-114. – Katharina Tiemann/Peter Worm, Von der Theorie zur Praxis: Fünf Jahre eAkten in der LWL-Verwaltung und ihre Anbindung ans elektronische Langzeitarchiv, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 79 (2013), S. 11-18. Vgl. die Beiträge in dem Band: Bewertung und Übernahme elektronischer Unterlagen – Business as usual?, hrsg. von Katharina Tiemann (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 28), Münster 2013. – Anforderungen an die Anbietung und Aussonderung elektronischer Personenstandsregister und elektronisch geführter Sammelakten: http://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/Arbeitshilfe_Archivische_Anforderungen_Personenstandsregister_V2.0_%202014%2007%2031.pdf (Zugriff: 06.06.2017). – Peter Worm, Zwischen melderechtlicher Löschvorschrift und archivrechtlicher Anbietungspflicht. Ansätze zur Sicherung der elektronischen Einwohnermelderegister, in: Digitale Registraturen – digitale Archivierung. Pragmatische Lösungen für kleinere und mittlere Archive? Beiträge zum 16. Archivwissenschaftlichen Kolloquium der Archivschule Marburg, hrsg. von Irmgard Christa Becker, Dominik Haffer und Karsten Uhde (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 55), Marburg 2014, S. 65-80.

[17] OAIS (Open Archival Information System) ist ein Referenzmodell für ein dynamisches, erweiterungsfähiges Archivinformationssystem und wurde als ISO-Standard 14721:2012 im August 2012 veröffentlicht. Version 2 erweitert den ursprünglichen ISO-Standard aus dem Jahr 2003: http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57284. In deutscher Übersetzung erschienen: Referenzmodell für ein Offenes Archiv-Informations-System – Deutsche Übersetzung. Herausgegeben von der nestor-Arbeitsgruppe OAIS-Übersetzung/Terminologie (nestor materialien 16) Frankfurt 2013, vgl. http://d-nb.info/104761314X/34.

[18] https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_bes_text?sg=0&menu=1&bes_id=34925&aufgehoben=N&anw_nr=2 (Abruf 26.06.2017).

[19] Vgl. § 5 Abs. 2 ArchivG NRW (wie Anm. 6):„Archivgut ist auf Dauer sicher zu verwahren. Es ist in seiner Entstehungsform zu erhalten, sofern keine archivfachlichen Belange entgegenstehen. Es ist nach archivfachlichen Erkenntnissen zu bearbeiten und vor unbefugter Nutzung, vor Beschädigung oder Vernichtung zu schützen[…]“.

[20] Vgl. u.a. Peter Worm, Standardisierung der Aussonderung aus den elektronischen Personenstandsregistern, in: Archivar. Zeitschrift für Archivwesen. 70. Jahrgang, Heft 01, 2017, S. 9-15.

[21] Stumpf, Der Blick in die Glaskugel… (wie Anm. 3), S. 137.

[22] Vgl. Stumpf, Der Blick in die Glaskugel… (wie Anm. 3), S. 136 und Jan Dirk Dolfing, Wie ein jugendlicher Archivar das Archivwesen sieht, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 74 (2011), S. 12-13, hier S. 12. ebenso vgl. Horst Gehringer, Aktenplan und Dokumentenmanagement, in: Archive in Bayern 6 (2010), S. 415-429, hier S. 429.

[23] Auf eine grundsätzliche Professionalisierung des Archivwesens ist zu hoffen. Der Archivar der Zukunft ist vor allem ein Facharchivar, vgl. Stumpf, Der Blick in die Glaskugel… (wie Anm. 3), S. 132.

[24] Vgl. Ulrich Fischer: Gemeinsame Lösungen für ein gemeinsames Problem. Verbundlösungen für die elektronische Langzeitarchivierung in Deutschland, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 80 (2014), S. 20-25. – Christian Keitel/Rolf Lang, DIMAG und IngestList. Übernahme, Archivierung und Nutzung von digitalen Unterlagen im Landesarchiv Baden-Württemberg in: Archivische Informationssysteme in der digitalen Welt. Aktuelle Entwicklungen und Perspektiven, hrsg. von Gerald Maier (Werkhefte der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg, Serie A 23), Stuttgart 2010, S. 53-63.

[25] Schröder, Archivmanagement (wie Anm. 9), S. 50- 51.

[26] Der Tag der Archive ist eine alle zwei Jahre stattfindende Aktion des Berufsverbands VdA: http://www.tagderarchive.de/ (Abruf: 27.07.2017).

[27] Vgl. zu der Definition „Klassischer Öffentlichkeitsarbeit“ als Standard: Alexandra Lutz, Vom “bloßen Geklapper“ zur „zwingenden Notwendigkeit“? Eine Untersuchung zu den Formen und dem Stellenwert der Öffentlichkeitsarbeit in Staatsarchiven fünf verschiedener Bundesländer und dem Bundesarchiv am Standort Koblenz. Transferarbeit 2003: https://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/47190/transf_lutz_oeffent.pdf (Abruf 27.06.2017).

[28] Als Beispiel sei hier das Stadtarchiv Gescher genannt: https://mdebvgescher.jimdo.com/ (Abruf 27.06.2017).

[29] http://www.bildungskreis-borken.de/kulturelle-bildung/regionale-archivwerkstatt.html (Abruf 31.05.2017).

[30] http://www.archiv.schulministerium.nrw.de/Bildungspartner/Bildungspartnerinitiativen/Archiv-und-Schule/index.html (Abruf 31.05.2017).

[31] http://www.bildungskreis-borken.de/kulturelle-bildung/regionale-archivwerkstatt.html (Abruf 31.05.2017).

[32] https://kreis-borken.de/de/kreisverwaltung/aufgaben/kultur/kreisarchiv/archiv-schule/ (Abruf 31.05.2017).

[33] Zum Modul „Industrialisierung“ vgl. http://www.bildungskreis-borken.de/kulturelle-bildung/regionale-archivwerkstatt/modul-industrialisierung.html (Abruf 31.05.2017).

[34] Natürlich kann der Fall auch umgekehrt sein und die Verwaltung untersagt alle Soziale Medien grundsätzlich.

[35] Antje Diener-Staeckling, Alles kann, nichts muss: Warum Kommunalarchive die Möglichkeiten der Welt des Web 2.0 kennen und nutzen sollten, in: LWL-Archivamt (Hrsg.), archivamtblog, hypotheses.org, 24.08.2015, ISSN 2363-6629, https://archivamt.hypotheses.org/2510 (Abruf 27.06.2017).

[36] https://biparcours.de/ (Abruf 31.05.2017).

[37] https://archive20.hypotheses.org/

[38] Vgl. „Drei Fragen an…: Christian Gries“ https://archive20.hypotheses.org/4531 (Abruf 01.06.2017).

[39] Vgl. dazu den Beitrag: Bastian Gillner, Wollen Archive (mehr) Nutzer, in: archive20, hypotheses.org, 27.10.2014, 2197-7461 http://archive20.hypotheses.org/2123 (Abruf 29.06.2017)

[40] www.lesesaal.at (Abruf 06.06.2017).

[41] Vgl. z.B. www.archive.nrw.de (Abruf 27.06.2017).

[42] Sebastian Barteleit, Digitalisierung im Bundesarchiv, in: Digitalisierung von Archivgut. Wege und Ziele. Forum. Das Fachmagazin des Bundesarchivs, Ausgabe 2014, S. 6-12, hier S. 6.

[43] Vgl. hier den Beitrag aus Bochum vom Westfälischen Archivtag 2013 in Münster: Michael Möllers/Thomas Overkott, Einblicke in die aktuelle und zukünftige Arbeitsweise von Bauämtern, in: Archivpflege für Westfalen-Lippe, Heft 79/2013, S. 43, hier: http://www.lwl.org/waa-download/archivpflege/heft79/43_moellersOverkott.pdf (Abruf 27.06.2017).

[44] Vgl. § 5 Abs. 2 ArchivG NRW (wie Anm. 6).

[45] Irmgard Christa Becker, Vorwort in: Irmgard Christa Becker/ Stephanie Oertel (Hrsg.), Digitalisierung im Archiv – Neue Wege der Bereitstellung des Archivguts. Beiträge zum 18. Archivwissenschaftlichen Kolloquium der Archivschule Marburg, Marburg 2015, S. 6.

[46] https://www.archivportal-d.de/, vgl. in der gleichen Strategie auch https://www.archive.nrw.de (Abruf für beide 06.06.2017)

[47] Vgl. Stumpf, Der Blick in die Glaskugel… (wie Anm. 3), S. 142: „Offen allerdings ist im Zusammenhang mit den Onlinefindbüchern die Frage, inwieweit Archive ihre Erschließungsmaßstäbe und- methoden verändern müssen.“

[48] Vgl. z.B. den Bestand Berleburg A im Portal „Archive in NRW“: http://www.archive.nrw.de/LAV_NRW/jsp/findbuch.jsp?archivNr=451&id=020&klassId=1&verzId=1&expandId=0&tektId=105&bestexpandId=103&suche=1 (Abruf 28.06.2017).

[49] Antje Diener-Staeckling, Digitalisierung in der Praxis, hier Mikrofilmdigitalisierung, in: LWL-Archivamt (Hrsg.), archivamtblog, hypotheses.org, 03.01.2017, ISSN 2363-6629, https://archivamt.hypotheses.org/4489 (Abruf 06.06.2017).

[50] Vgl. zum Projekt: https://archivamt.hypotheses.org/4301 (Abruf 27.06.2017). Eine gute Anleitung – wenn auch nicht für Archive geschrieben – bieten die DFG-Praxisregeln „Digitalisierung“: http://www.dfg.de/formulare/12_151/12_151_de.pdf (Abruf 27.06.2017).

[51] https://www.archivschule.de/DE/forschung/digitalisierung-archivalischer-quellen/ (Abruf 26.06.2017).

[52] http://www.lwl.org/LWL/Kultur/Archivamt/Archiv_IT/dfg-projekt (Abruf 27.06.2017).

[53] Vgl. explizit den Fall „Vornholz“ bei Stumpf, Konstruktiv, Kooperativ, unkompliziert, S. 7-8. Vgl. darüber hinaus die anderen Beiträge im Programm des Hessischen Archivtags 2017.

[54] Vgl. Stumpf, Der Blick in die Glaskugel… (wie Anm. 3), S. 145.

[55] Zum Notfallverbund Münster, vgl. http://www.lwl.org/LWL/Kultur/Archivamt/Bestandserhaltung/notfallvorsorge_praevention (Abruf 27.06.2017). Auch in Hessen ist die Zusammenarbeit bei Thema Notfall präsent, vgl.: https://archivberatung.hessen.de/bestandserhaltung/notfällehavarien (Abruf 27.06.2017).

[56] https://archivberatung.hessen.de/weitere-fachthemen/digitale-unterlagen (Abruf 27.06.2017).

[57] Vgl. Stumpf, Der Blick in die Glaskugel… (wie Anm. 3), S. 129: „Nicht der grundlegende Workflow, sondern die Methoden und die Materiellen ändern sich, wobei sicherlich hinzu kommt, dass sich die Schwerpunkte der täglichen Archivarbeit verschieben.“

[58] Antje Diener-Staeckling, Zwischen Digitalisierung und Hatespeech – Auf der re:publica 2017, in: LWL-Archivamt (Hrsg.), archivamtblog, hypotheses.org, 18.05.2017, ISSN 2363–6629, https://archivamt.hypotheses.org/5053 (Abruf 28.07.2017).


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