Digitalisierung in der Praxis: Hier Mikrofilmdigitalisierung

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Trennkreuz in einem Mikrofilmbestand

 

von A. Diener-Staeckling

 

 

Die Digitalisierung und Präsentation von Archivgut wird in Gegenwart und Zukunft immer stärker von Archiven erwartet.1

Dabei ist es allerdings nicht so unkompliziert, wie Nichtfachleute von außen oft denken.

Mit einer Digitalisierung von Archivgut sind stets Aufwände und Kosten verbunden, die sich einerseits auf den Einsatz von Personal, andererseits auf den Einsatz von Technik und die genaue technische Umsetzung beziehen. Unterschätzt wurde in den letzten Jahren oft auch die Pflege und Nachbereitung von Digitalisaten, die gerade für eine dauerhafte Präsentation von Archivgut als unerlässlich zu betrachten ist. Das Projekt einer Digitalisierung ist vorab in mehrere Phasen einteilbar. Dabei handelt es sich um die Vorbereitung, die Festlegung der Rahmenbedingungen, die Finanzierung und den Speicherplatz, die Durchführung, den Rücktransport und die Qualitätssicherung, die Aufbereitung und ggf. die Präsentation im Internet.2

Hier soll zunächst die Digitalisierung von Mikrofilmen vorgestellt werden. Sie stellen – wenn vorhanden – für ein Archiv einen kostengünstigen Einstieg in die Digitalisierung dar.
1. Vorbereitung
Gerade kleinere Archive sind im Falle der Digitalisierung immer wieder vor die Aufgabe einer genauen Planung gestellt, bei der es darum geht, knappe Finanzbudgets mit noch knapperen Personalbudgets in Einklang zu bringen.3 Deswegen ist es wichtig, genaue Ziele zu bestimmen. Was will man mit der Digitalisierung erreichen? Einfache Nutzung? Schutz der Archivalien? Schutz oder Ersatz ggf. der Mikrofilme? Eine Online-Präsentation oder reine Lesesaalnutzung?4

Von den gesetzten Zielen hängt auch ab, wieweit die Frage nach einer Langzeitsarchivierung der Digitalisate geklärte werden sollte. Da es sich bei den Digitalisaten der Mikrofilmen um reine Gebrauchsstücke handelt, wird diese Frage hier nicht weiter verfolgt. All dies macht den Projektcharakter5 einer Digitalisierung mehr als deutlich. Je nach Bestand und geplantem Einsatz ist eine Digitalisierung aus diesem Grund immer wieder neu zu überlegen. Eine grundsätzliche Digitalisierungsstrategie für ein gesamtes Archiv kann deswegen nie statisch sein, sondern ist in Projekte unterteilt einem steten Wandel unterworfen.
Dabei geht es bei der Digitalisierung auch um die Grundsatzfrage: Soll selbst digitalisiert werden oder soll ein Auftrag nach außen an einen Drittanbieter vergeben werden? Diese Frage kann auch nicht für das ganze Archivgut endgültig beantwortet werden, sondern muss projektweise6 immer neu gestellt werden. Zu klären sind für die Beantwortung, um welche Art von Archivgut es sich handelt, wozu die Scans genutzt werden sollen und ob es eine zeitliche Vorgabe gibt. Natürlich muss auch geklärt werden: Gäbe es die Möglichkeit, das Equipment für eine erfolgreiche Digitalisierung zu kaufen (sprich einen Scanner) und gibt es die personelle Kapazität dies selbst zu leisten?

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Das einfachste zuerst: Die Mikrofilmdigitalisierung

Generell macht es Sinn, mit dem Einfachsten anzufangen. Eine Digitalisierung von schon vorhandenen Mikrofilmen. Diese ist in der Regel schneller, d.h. automatisiert zu leisten und damit in personeller und finanzieller Sicht deutlich kostengünstiger.
Es liegen in vielen Kommunalarchiven die Zeitungen auf Mikrofilm vor, die häufig von Nutzern in Kommunen angefragt werden. Hier bietet eine Digitalisierung mehr als einen Vorteil.
1. Mikrofilm-Lesegeräte wird es zu vernünftigen Preisen immer seltener geben. Wenn man ein Gerät hat, ist man oft auf der erfolglosen Suche nach Ersatzteilen. Vor diesem Hintergrund macht es Sinn, auf die Digitalisierung umzuschwenken.
2. Die Nutzer erwartet eine komfortable Nutzung am Bildschirm. Ein Mikrofilm-Lesegerät, das schwierig zu bedienen ist und oft ein Drucker fehlt kann diese Erwartungen nicht erfüllen.
3. Eine Reproduktion der einzelnen Digitalisate als Kopie oder Ausdruck wird immer einfacher. Gerade bei wiederkehrenden Wünschen, wie z.B. einer sogenannten „Geburtstagszeitung“ bietet dieser Aspekt große Zeitersparnis: Unterschiedliche Formate können einfach umgeformt und ausgedruckt werden.
2. Festlegung der Rahmenbedingungen
Es macht also Sinn, die Aufgabe „Digitalisierung“ mit einem klar begrenzten Bestand wie z.B. Zeitungen auf Mikrofilm zu starten. Zunächst ist die genaue Anzahl der Mikrofilmbestände zu bestimmen, die digitalisiert werden sollen. Dieses „Mengengerüst“ ist die Grundlage für alle weiteren Planungen. Das heißt konkret: Welche Bestände sollen digitalisiert werden und wieviele Filme umfassen die einzelnen Bestände? Neben der recht einfach bestimmenden Anzahl der Filme,ist die Aufnahmenanzahl zu bestimmen. Durchschnittlich sind auf einem Film 2262 bis 2500 Aufnahmen enthalten. Dies ist leider nicht genormt festgelegt.7

Vorabkriterien zur Auswahl der richtigen Bestände sollen und können häufige Nutzung und technische Einschränkungen sein. Wird ein Bestand häufig genutzt und das Mikrofilmlesegerät arbeitet nicht mehr zuverlässig, sollte beispielsweise über eine Digitalisierung nachgedacht werden. Idealerweise sollte der Bestand auch verzeichnet sein, denn nach Abschluss einer Digitalisierung muss eine logische Zuordnung erfolgen können, um die gemachten Bilder zu nutzen. Zeitungen u.a. sind hier eine Ausnahme. Sie können nach Jahrgängen und Ausgaben geordnet werden.
3. Finanzierung und Speicherplatz
Bei einem Beispiel- Bestand von 70 Filmen man sich vorab folgende Schritte überlegen, um eine Ausschreibung eines Mikrofilmbestandes an einen Drittanbieter vorzubereiten:
Bei einem Gespräch mit der zentralen Vergabestelle/Beschaffung etc. muss geklärt werden, ob und wie hoch ein mögliches Budget sein kann. Es besteht natürlich auch die Möglichkeit Drittmittel anzuwerben, aber auch dann sollte die Vergabestelle/Beschaffung etc. des Trägers eingeschaltet werden. Sie liefern den rechtlichen und formalen Rahmen für eine Ausschreibung und dann für die Vergabe. Der fachliche Hintergrund muss allerdings vom Archiv in Form einer Leistungsbeschreibung gewährleistet werden. Bei einer Leistungsbeschreibung sind zwei Punkte vor allem wichtig:
1. Die Benennung: Sie sollte mit der Verzeichnung übereinstimmen, bzw. von ihr ableitbar sein. Nur so ist am Ende auch eine digitale Verwertung z.B. durch die Koppelung der Digitalisate an die Verzeichnung möglich. Darauf wird später noch zurückzukommen sein.
2. Das Format: Obwohl die DFG-Praxisregeln8 zur Digitalisierung hier für die Masterdatei von einem tiff-Format sprechen und dann zusätzlich das jpeg-Format empfehlen, ist es wichtig im Vorfeld zu überlegen, was man genau mit den Digitalisaten vor hat. Falls es nur um eine reine Benutzung der Bestände geht, sollte darüber nachgedacht werden, ob hier nicht das Format jpec in einer Auflösung von 300dpi ausreicht.9

Das LWL-Archivamt hat sich hier entschlossen, die eigentlichen Mikrofilme weiterhin als Master zu nehmen und als Nutzungs-Digitalisate mit dem Format jpec (300 dpi) zu wählen. Dies ist nicht zuletzt eine Grundsatzentscheidung, die das Archiv allein treffen muss.10

Ein gutes Argument ist hier mit Sicherheit der benötigte Speicherplatz. Bei unserem Beispielbestand sollen rund 70 Filme, also ca. 175.000 Aufnahmen digitalisiert werden. 175.000 Bilder benötigen digitalisiert rund 525.000 MB benötigt, also pro Bild rund 3 MB. Eine tiff-Datei benötigt deutlich mehr Speicherplatz, nämlich rund 8 MB, was bei unserem Beispiel mit 175.000 Aufnahmen schon rund 1400000 MB, also 1400 GB wären. Dies gilt es zu bedenken, denn dies muss beim Gespräch mit der eigenen IT vertreten werden. Hier gilt es zu überschlagen, wie viele Aufnahmen man digitalisieren lassen will und welcher Speicherplatz benötigt wird. Dieser Speicherplatz sollte von der IT auf einem getrennten Laufwerk zur Verfügung gestellt werden. Unter Umständen können hier noch zusätzliche Kosten zum geplanten Projekt hinzukommen.

Gleichzeitig ist es wichtig im Gespräch mit der Vergabe/Beschaffungsstelle die Versicherung der Filme und den Transport abzuklären. In der Regel bringt und holt der Dienstleister Filme und Daten.
Selbstverständlich liegen alle Rechte an den gemachten Digitalisaten bei Auftraggeber, also beim Archiv oder des Archivträgers. Auch dies sollte in der Leistungsbeschreibung festgehalten werden.
Die durch das Archiv gefertigte fachliche Leistungsbeschreibung wird Teil der Ausschreibung, um die sich in der Regel die Vergabestellen oder Hauptämter etc. der Archivträger kümmern. Deshalb ist es für den weiteren Projektverlauf wichtig, die inhaltliche Kontrolle über die Prozesschritte zu behalten. Deswegen sollte ein Teil der gemachten Leistungsbeschreibung auch die Ablieferung von Probescans festschreiben, die in der Regel für jeden der Anbieter einen Probefilm bedeuten, der zuvor nach den vereinbarten Maßgaben digitalisiert und strukturiert gespeichert wurde.11

4. Durchführung
Um den eigenen Auswand nach der Digitalisierung so gering wie möglich zu halten, ist es darüber hinaus wichtig, in der Leistungsbeschreibung festzuhalten, dass auch der Dienstleister zu einer ersten Qualitätssicherung und Fehlerkontrolle verpflichtet ist. Es erspart im Projekt zumindest die groben Fehler und eine spätere Grundsatzdiskussion mit dem dann ausgewählten Dienstleister.
Zentrales Hauptstück der Leistungsbeschreibung sind die technischen Vorgaben. Hierfür ist in der Regel die Vorgabe die Verzeichnungsstruktur. Nach dieser Struktur muss der Dienstleister die Digitalisate ablegen. Diese Struktur richtet sich in der Regel nach der Struktur der Verzeichnung des Bestandes. Die Bezeichnung der Dateien sollte sich ebenfalls nach Bestandname und Signatur richten. Alle diese Vorgaben gehören in die Leistungsbeschreibung und erleichtern die nachträgliche Kontrolle bzw. Bearbeitung der dann gelieferten Digitalisiate enorm. Diese genauen Vorgaben in der Leistungsbeschreibung helfen bei der Gewichtung der Ausschreibung und der anschließenden Vorgabe nicht nur den Preis als Kriterium zur Verfügung zu haben, sondern fachliche Vorgaben. Damit ist eine wichtige Grundlage für den fachlichen Gebrauch der geplanten Digitalisate geschaffen.
Während die Ausschreibung dann über die zentrale Vergabestelle oder Beschaffung betrieben wird, sollte der ausgewählte Bestand vorbereitet werden. Wurde die Anzahl natürlich bereits im Vorfeld bestimmt, geht es jetzt darum neben Vollständigkeit, Inhalt(Stimmen Inhalt und Aufschrift überein?), Strukturierung und Lesbarkeit zu prüfen. Wenn möglich sollten auch Details wie eingestellte Auflösung bei der Verfilmung u.Ä. festgestellt werden, um später mit dem Dienstleister eine gute Verhandlungsbasis zu haben.
Dann kann der Dienstleister, wie vereinbart, die Filme abholen.
5. Rücktransport und Qualitätssicherung
Vertraglich sollte von Anfang an festgelegt werden, dass der Dienstleister die Filme abholt und nach durchgeführter Digitalisierung wieder zurückbringt.
Kommen die Filme zurück, sollte vor dem Begleichen der Rechnung eine erste große Qualitätssicherung (QS) durch das Archiv stehen. Dabei geht es vor allem, um eine Prüfung der Vollständigkeit der Digitalisate, bzw. grobe Fehler, z.B. wurde viel zu dunkel oder zu hell digitalisiert und ganz wichtig: Stimmt die Benennung der Digitalisate? Es sollte an dieser Stelle ein schnelles Verfahren (Stufe1) für die QS angewandt werden, das einen groben Überblick verschafft. Falls grobe Fehler vorliegen sollten, ist die Lieferung umgehend beim Dienstleister zu reklamieren. Dieser ist zu einer Nachbesserung verpflichtet.
6. Aufbereitung und ggf. Präsentation
Wenn der Auftrag mit dem Dienstleister abgeschlossen ist, sollte eine weitere Feinkontrolle (Stufe 2) erfolgen. Hier geht es um eine Anpassung und Einordnung der Digitalisate in das eigene System. Hier wird die Benennung noch einmal geprüft und ggf. ergänzt. Auch können u.a. einzelne Digitalisate (nicht ganze Filme), die bereits auf dem Film schlechter gewesen sind mit einfachen Mitteln aufgehellt werden.
Abschließend sollten die Digitalisate wenn möglich mit der Archivsoftware verbunden werden. Falls dann noch zusätzlich eine Online-Stellung geplant ist, sollten alle Schutzfristen und Rechte geklärt werden.12
Eine Digitalisierung hat dann alle allgemeinen Ziele erreicht: Sie erleichtert den Zugang (z.B. online), schafft eine einfache Benutzung (als Bild in der Archivsoftware) und schützt Archivalien bzw. Filme nachhaltig, die nicht mehr bewegt werden sollten.

  1. Vgl. Sebastian Barteleit, Digitalisierung im Bundesarchiv, in: Digitalisierung von Archivgut. Wege und Ziele. Forum. Das Fachmagazin des Bundesarchivs, Ausgabe 2014, S. 6-12, Hier, S. 6. []
  2. Anna Weymann etc.(Hrsg.), Einführung in die Digitalisierung von gedrucktem Kulturgut. Ein Handbuch für Einsteiger, Berlin 2010 (Online: http://publications.iai.spk-berlin.de/receive/reposis-iai_mods_00000226;jsessionid=CEB9E69A137D10B811F165EE4F247B0D) (01.12.2016), S. 17. Die dort genannten Phasen lassen sich nicht eins zu eins auf die Digitalisierung von Archivgut anwenden. Sie werden hier in Reihenfolge und Form abgeändert. []
  3. Vgl. Mario Glauert, Archivmanagement. Schwierige Antworten auf einfache Fragen, in: Birgit Rehse, Irina Schwab (Hg.), Archivmanagement. Ressourcen nutzen, Potentiale erkennen, Leipzig 2015, S. 29-43 und Marcus Stumpf, „Jetzt helfe ich mir selbst!“ Wege der Strategieentwicklung für kleinere und mittlere Archive, ebd., S. 182-197. Hier v.a. S. 182. []
  4. Von den gesetzten Zielen hängt auch ab, wieweit die Frage nach einer Langzeitarchivierung der Digitalisate geklärt werden sollte. Da es sich bei den Digitalisaten der Mikrofilme um reine Gebrauchsstücke handelt, wird diese Frage hier nicht weiter verfolgt. []
  5. Johannes Kistenich, Projektmanagement im Archiv, in: Mario Glauert/Hedwig Walberg (Hrsg.), Archivmanagement in der Praxis, Potsdam 2011, S. 115-131. Hier S. 119. []
  6. Jörn Brinkhus, Steuerung facharchivischer Projekte, in: Rainer Hering (Hg.), 5. Norddeutscher Archivtag, 12. und 13. Juni 2012 in Lübeck, Nordhausen 2013, S. 179-194. Hier zur Definition einer Projekts im Archiv S. 180: „[…] Ein Projekt ist immer individuell, und es ist insbesondere zeitlich und sachlich abgegrenzt.“ Vgl. ebenso Johannes Kistenich, Projektmanagement in Archiven, in: Mario Glauert/ Hartwig Walberg, Archivmanagement in der Praxis, Potsdam 2011, S. 115-131, hier S. 119. []
  7. Grundsätze zur Durchführung der Sicherheitsverfilmung von Archivalien in der Fassung vom 1. März 1987, in: Der Archivar 40 (1987), sp.461-471. []
  8. Vgl. DFG-Praxisregeln zur Digitalisierung, http://www.dfg.de/formulare/12_151/12_151_de.pdf (15.11.2016), S. 15. []
  9. Gemeint sind hier 300dpi berechnet auf die gesamte Aufnahmefläche. []
  10. Branimir Kolev, Das Digitale Magazin. Technische Funktionsweise, Fragen und Techniken der Erzeugung und Speicherung von Digitalisaten, in: Forum. Das Fachmagazin des Bundesarchivs. Digitalisierung von Archivgut. Wege und Ziele. Ausgabe 2014, S. 23-29, hier S. 26. []
  11. Vgl. für diesen und die folgenden beiden Punkte die Probeleistungsbeschreibung im Anhang. []
  12. Vgl. die Informationen zu METS und dem METS-Generator: https://www.lwl.org/LWL/Kultur/Archivamt/Archiv_IT/dfg-projekt (5.12.16). []

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