Ein Bestandserhaltungskonzept auch für kleine Archive

Praxisnah: Priorisierung von Archivbeständen im Rahmen eines Bestandserhaltungskonzeptes

von Katharina Tiemann und Anna Ventura

Einleitung

Bestandserhaltung darf nur zum allerkleinsten Teil Restaurierung von Archivgut bedeuten. Dagegen ist den Arbeitsfeldern Prävention und Konservierung eine weitaus größere Aufmerksamkeit beizumessen. In diesem Bereich wurde bereits einiges geleistet: Bewusstseinsbildung und konkrete Aktivitäten zugleich. Beispielhaft sei auf das seit 2006 in NRW erfolgreich laufende Projekt „Landesinitiative Substanzerhalt“ verwiesen. Die Zahlen für den Landesteil Westfalen-Lippe sprechen für sich: 64 Kommunalarchive – dies entspricht in etwa einem Anteil von 28 % – beteiligen sich mittlerweile regelmäßig an der Massenentsäuerung, 81 Archive waren es insgesamt. Sicherlich trägt die Aussicht auf Fördermittel des Landes zu diesem sehr positiven Ergebnis bei. Besonders hervorzuheben ist, dass rund ein Viertel der beteiligten Archive inzwischen die Entsäuerung sogar ausschließlich aus Eigenmitteln finanzieren!
Trotz dieser positiven Signale ist das umfangreiche Aufgabenfeld der Bestandserhaltung immer noch kein Selbstläufer. Tun die Archive genug, um ihrem gesetzlich verankerten Auftrag, das Archivgut dauerhaft zu erhalten, nachzukommen? Die Archivarinnen und Archivare kennen selbstverständlich ihre Bestände, schließlich haben sie sie bewertet und übernommen, teilweise auch bereits erschlossen. Doch was können sie konkret über den Erhaltungszustand ihres Archivgutes und ggf. notwendige Erhaltungsmaßnahmen sagen? Käme morgen ein Politiker aus dem Kulturausschuss ins Archiv, der mit Interesse im Jahresbericht des Stadtarchivs von der Beteiligung des Archivs an der Landesinitiative gelesen hat, um zu erfahren, wie insgesamt der Erhaltungszustand der Archivbestände ist – könnten ihm substantielle Daten geliefert werden? Würde dieser Politiker dann auch noch fragen, wie hoch das jährliche Budget des Stadtarchivs im Idealfall sein müsste, damit in den nächsten 5 bis 10 Jahren sichtbare Erfolge im Rahmen der Bestandserhaltung erzielt werden können – könnten ihm belastbare Zahlen geliefert werden? Für welche Art von Maßnahmen? Dieser Fall ist vielleicht ein wenig konstruiert. Dennoch: Archive haben den gesetzlichen Auftrag, das Archivgut dauerhaft zu erhalten. Diesem Auftrag können sie nur nachkommen, wenn sie planvoll vorgehen. Tiefere Kenntnisse des Erhaltungszustandes der Bestände sind notwendig, Schäden sind zu ermitteln und entsprechende Maßnahmen daraus abzuleiten, deren finanzieller Aufwand zu beziffern ist. Mit einem solchen Handlungskonzept können Mittel, möglichst über einen längeren Zeitraum, bei der Politik eingeworben werden. Denn nur ein regelmäßiges Budget, und sei es auch noch so klein, kann die Archive in die Lage versetzen, kontinuierlich, über Jahre, bestandserhaltende Maßnahmen durchzuführen zu lassen.
Wie gestaltet sich nun die Erhebung der relevanten Bestandsdaten?
Bei der Schadensermittlung unterscheiden sich die Konzepte zum Teil erheblich. Henrik Eder vom Staatsarchiv Hamburg, das eine Schadensanalyse durchgeführt hat, kommentiert die Erstellung eines kompletten Schadendkatasters, d.h. die Erfassung umfangreicher Schadensbilder an allen Beständen wie folgt: „Die Kalkulation des Unmöglichen ist Zeitverschwendung. Daher wurde eine komplette Erhebung der Schäden an sämtlichem Archivgut [….] von vornherein ausgeschlossen.“ Vielmehr wurde in Hamburg nach den Prinzipien „Wirtschaftlichkeit“ (Minimum an Aufwand – zuverlässige Schadensanalyse) und „Praktikabilität“ (Analyse soll zum Handeln führen) vorgegangen, mit dem Ergebnis, dass der Senat dem Archiv Mittel bewilligt hat.
Das LWL-Archivamt weiß selbstverständlich um die Schwierigkeiten gerade kleinerer und personell knapp ausgestatteter Archive. Noch eine weitere Aufgabe, um die sich das Archiv kümmern soll und für die sich der Archivar bzw. die Archivarin vielleicht noch nicht einmal hinreichend qualifiziert fühlt! Um auch kleinere Archive im Bereich der Bestandserhaltung handlungsfähig zu machen, haben Birgit Geller, Anna Ventura und Katharina Tiemann in den vergangenen Monaten ein Konzept für die Praxis entwickelt, das im Folgenden vorgestellt werden soll. Entscheidend für die Handhabbarkeit in der Praxis ist die Priorisierung: Welche Bestände sind durch fortschreitende endogene Prozesse entweder bereits geschädigt oder zumindest gefährdet? Hier stellen wir einige Kriterien vor, die die Erhebung erleichtern. Das Konzept der Priorisierung geschädigter Archivbestände und die Ausarbeitung eines Handlungskonzeptes verstehen wir als einen Baustein im Rahmen eines umfassenden Bestandserhaltungskonzeptes. Wir verzichten in unserem Konzept auf die Analyse möglicher Schadensfaktoren und Schadensrisiken. Diese sind selbstverständlich zuallererst in den Blick zu nehmen und ggf. zeitnah abzustellen. Das Klima im Magazin muss stimmen, ebenso die Hygiene, das Archivgut muss fachgerecht verpackt sein, um nur einige Beispiele zu nennen. Gibt es in diesem Bereichen noch ausgewiesene Defizite, ist an eine Schadensanalyse noch nicht zu denken. Auf eine weitere Einschränkung bei diesem Konzept ist hinzuweisen: Wir nehmen zunächst ausschließlich Aktenschriftgut in den Blick. Für andere Archivalientypen sind zu einem späteren Zeitpunkt eigene Konzepte zu erstellen.

Welche Schäden haben Priorität? Welche Maßnahmen sind erforderlich?
Priorität haben zu allererst fortschreitende Schäden. Vor allem in moderneren Papieren laufen chemische Prozesse ab, auf die selbst gute Lagerungsbedingungen wenig Einfluss haben. Optimale klimatische Verhältnisse können diese Vorgänge zwar verlangsamen, der Zerfall des Papiers schreitet dennoch fort.

Priorität 1: Saures Papier

Hier ist vom sogenannten sauren oder holzschliffhaltigen Papier die Rede. Es ist normalerweise sehr deutlich zu erkennen, da sich das Papier durch starke Verbräunungserscheinungen und Brüchigkeit auszeichnet. Dieses Schadensbild hat die oberste Priorität.

 

Foto: LWL-Archivamt

Abb. 1: Verbräunte, brüchige Papierproben unterschiedlichster Qualität

 

Bei einem Bestand mit vorwiegend sauren und brüchigen Papieren ist der Weg zur Maßnahme sehr einfach: Die Papiere bedürfen (sofern aufgrund von stärkeren Schmutzablagerungen nicht zuerst eine Trockenreinigung erfolgen muss) zunächst einer Entsäuerung, was bedeutet, dass die sauren Produkte im Papier weitestgehend ausgeschwemmt werden und der pH-Wert auf einen neutralen – oder im Optimalfall alkalischen – Wert angehoben sowie eine alkalische Reserve in das Papier eingebracht wird.
Oft ist es jedoch mit der reinen Entsäuerung nicht getan, denn in vielen Fällen ist das Papier so brüchig, dass Sicherungsmaßnahmen getroffen werden müssen. In welchem Umfang diese Maßnahmen erfolgen, ist abhängig vom angestrebten Ziel: Ist die „einmalige“ Benutzbarkeit zum Zwecke der Digitalisierung ausreichend oder soll eine Widerstandsfähigkeit erzeugt werden, die eine mehrfache also intensivere Nutzung erlaubt?

 

Foto: LWL-Archivamt

Abb. 2: Ansicht des Vorderschnitts einer Akte aus brüchigem, säurehaltigem Papier

 

Für eine Digitalisierung sprechen vor allem eine hohe Nutzungsfrequenz und eine überregionale Bedeutung des Bestandes. Doch sollte der Kostenaufwand nicht unterschätzt und in jedem Fall dem der „Vollrestaurierung“ gegenübergestellt werden. Denn es ist nicht nur der Blattpreis für die Anfertigung eines Digitalisates zu kalkulieren, hinzu kommen die vorbereitenden konservatorischen Maßnahmen wie das Schließen langer Risse, Glätten unleserlicher Bereiche, Entfernen von Klebestreifen, das Paginieren und nach Abschluss der Digitalisierung zuletzt die Qualitätskontrolle.

Priorität 2: Mikrobieller Befall
Die zweithöchste Priorität kommt Archivalien mit mikrobiellem Befall zu. Es geht hier um Altschäden, also um abgestorbene Kulturen, die sich schon seit Jahren, Jahrzehnten oder sogar Jahrhunderten auf den Objekten befinden.
Unter mikrobiellem Befall, also z.B. Schimmelbefall, versteht man die Besiedlung verschiedenster Untergründe mit Mikroorganismen. Die Schäden können je nach Intensität und Dauer des Befalls sehr unterschiedlich ausgeprägt sein. Bei einem schweren Schaden liegt bereits ein Substanzabbau des Papiers vor, was sich im Allgemeinen in flusigen, weichen Blattkanten und dünnen oder sogar löchrigen Stellen im Papiervlies äußert. Weiterhin ist es als kritisch anzusehen, wenn Verblockungen oder Verklebungen der Blätter vorliegen, da dies zunächst oft nicht bemerkt wird und deshalb schnell Schäden bei der Handhabung entstehen, abgesehen davon, dass man die auf den verklebten Blättern befindlichen Informationen natürlich nicht mehr lesen kann.

Foto: LWL-Archivamt

Abb. 3: Schimmelbefall mit massivem Substanzverlust als Folge eines Wasserschadens

 

Priorität 3: Starke Verschmutzung
Doch nicht nur Schimmelpilzbefall, sondern auch dessen Vorstufe, die starke Verschmutzung von Archivgut, ist ein Schaden, dem eine hohe Priorität zukommt. Verschmutzungen können vielgestaltig auf den Objekten zu finden sein, sei es simpler Schwebstaub, Ruß, Lehm/Erde, Tierkot usw. All diese Partikel sind hydrophil, ziehen also Feuchtigkeit an. Dadurch werden die Verschmutzungen zu optimalen Besiedlungsflächen für Mikroorganismen, die damit die zwei wichtigsten Komponenten für ihr Wachstum vorfinden: ausreichend Feuchtigkeit und Nahrung. Es handelt sich hierbei zunächst nicht um einen gravierenden Schaden wie bei den beiden zuvor genannten Schadensbildern. Er ist aber dennoch sehr ernst zu nehmen, weil auch hier im Falle von klimatischen Veränderungen innerhalb kürzester Zeit substanzgefährdende Schäden auftreten können.

Foto: LWL-Archivamt

Abb. 4: Objekt mit starker Oberflächenverschmutzung (siehe Reinigungskante linke Seite)

Als Gegenmaßnahme ist zunächst eine Oberflächenreinigung vorzunehmen. Ist das Papier stärker befallen und abgebaut, müssen eventuell noch weitere Restaurierungsmaßnahmen wie eine Nassbehandlung und Stabilisierung des Papiers erfolgen.

Sonstiges: Mechanische Schäden
In unserem Ranking sind weitere Schadensbilder, wie beispielsweise mechanische Schäden, weiter unten angesiedelt. Je nach Ausprägung des Schadens ist hier ebenfalls die Benutzung einzuschränken, und es sind ggf. entsprechende Gegenmaßnahmen, wie die Sicherung von Blattkanten etc. zu treffen.

Wie können Archivbestände im Sinne einer Priorisierung ermittelt werden?

Alle Bestände können nicht gleichermaßen in den Blick genommen werden, daher werden Kriterien für die Auswahl solcher Bestände benötigt, die näher untersucht werden sollen. Die Bestandsauswahl ist eine Aufgabe, die vom Schreibtisch aus erledigt werden kann. Die Kriterien stehen teilweise in engem Zusammenhang zu den Schadensbildern.

Priorität 1: Entstehungszeit
Wenn Maßnahmen gegen den Papierzerfall durch Säurefraß in unserem Konzept oberste Priorität haben, sollten zunächst solche Bestände ausgewählt werden, die nach 1850 entstanden sind. Kleinere Archive weisen in ihrer Tektonik eher wenige Bestände mit längerer Laufzeit auf. Hier gilt es, innerhalb des Bestandes einen sinnvollen Zeitschnitt zu setzen. Voraussetzung ist, dass die Unterlagen abschließend bewertet sind und im Zuge der Erschließung zu Einheiten formiert wurden.

Priorität 2: herausragende Bedeutung eines Bestandes
Die Bedeutung des Bestandes wird auch bei anderen Bestandserhaltungskonzepten als wichtiges Auswahlkriterium genannt. Vorauszuschicken ist an dieser Stelle, dass der Übernahme von Archivgut immer die Bewertung vorrausgeht, bei der die Archivwürdigkeit der Unterlagen festgestellt wird.
Im Rahmen der Priorisierung von Beständen eine weitere inhaltliche Bewertung vorzunehmen – i. S.v. geringer Wert, mittlerer Wert, hoher Wert – so wie es beispielsweise das Staatsarchiv Hamburg gemacht hat, ist mehr als kritisch, auch mit Blick auf die Entscheidungsträger in der Verwaltung. Lässt es sich tatsächlich rechtfertigen, einen Bestand von „geringem“ inhaltlichem Wert auf Dauer zu verwahren, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen? Diese Fragestellung soll hier nicht weiter vertieft werden. Unter strategischen Gesichtspunkten, aber auch aus Gründen der Vereinfachung sieht unser Konzept nur eine Kategorie vor: Die herausragende Bedeutung eines Bestandes als Auswahlkriterium.
Bei der Auswahl der Bestände stellt sich die Frage, wie mit Deposita umzugehen ist. Sind bestandserhaltende Maßnahmen zu rechtfertigen, wenn sich die Bestände nicht im Eigentum des Archivträgers befinden? Hier gilt es sorgfältig abzuwägen, wie wahrscheinlich die Rückforderung eines Depositums ist. Deposita grundsätzlich auszuschließen, ist wegen der besonderen Bedeutung, die die Bestände zum Teil haben, nicht angemessen. Alternativ wäre denkbar, dass in die Verträge Regelungen aufgenommen werden, die eine Rückzahlung außerordentlicher Aufwendungen vorsehen oder dass der Depositar nach Absprache selbst die Kosten trägt.

Priorität 3: Nutzungshäufigkeit
Ein weiteres Kriterium ist die Nutzungshäufigkeit. Bestände oder Bestandsteile, die häufig genutzt werden, sind potentiell in ihrer Erhaltung gefährdet, daher fließt dieses Kriterium in die Priorisierung der Bestände mit ein. Ideal wäre es, wenn die Nutzungshäufigkeit über die Statistikfunktion der Archivsoftware belastbar nachgewiesen werden könnte. Ist dies nicht möglich, müssen Erfahrungswerte zugrunde gelegt werden.

Stichprobenartige Sichtung der Bestände
Nachdem die prioritären Schadensbilder und Kriterien für die Auswahl der Bestände erfasst sind, beginnt die Arbeit im Magazin. Zu diesem Zweck wurde eine Art Checkliste in Tabellenform erstellt, die auf das Nötigste reduziert und auf simpelste Weise auszufüllen ist (s. Abb. 5). Das Ziel soll die Zustandserfassung von ganzen Beständen sein. Zu diesem Zweck wird systematisch ein größerer Anteil des jeweils ausgewählten Bestandes durchgesehen. Es sollte bei großen Beständen (> 300 Boxen) mindestens jede vierte Box bearbeitet werden, um einen ansatzweise aussagekräftigen Durchschnitt über den Gesamtzustand zu erhalten. Bei kleinen Beständen (< 60 Boxen) ist es sinnvoll, mindestens jede zweite Box durchzuschauen. Es geht zunächst nicht um den Zustand jeder einzelnen Akte, sondern um einen ungefähren Eindruck des Gesamtzustands des Bestandes, um die Menge und Art der vorgefundenen Schadensbilder einschätzen zu können.

 

 

LWL-Archivamt, Tabelle

Abb. 5: Checkliste in Tabellenform zum Ausfüllen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

In der Tabelle werden die drei wichtigsten Schadensarten und zusätzliche Erhebungsmerkmale erfasst, die für das Ergreifen restauratorischer und konservatorischer Maßnahmen von Bedeutung sein können. Es wird sowohl der Zustand, als auch die äußere Form der jeweiligen Verzeichnungseinheit festgehalten.
In der ersten Spalte der Tabelle ist die Aktennummer bzw. Signatur zu vermerken. Je nachdem, ob die digitale Form als Excel-Tabelle genutzt oder analog die ausgedruckte Papierform gewählt wird, kreuzt man die folgenden Kästchen an oder gibt die Zahl „1“ ein.
Die Schadensbilder in der Checkliste sind gemäß ihrer Priorität aufgelistet. Es beginnt mit „saurem Papier“, dessen Anteil an der Verzeichnungseinheit mindestens 10 % ausmachen sollte, gefolgt vom Kriterium „gebunden“, da dies für die Wahl des Entsäuerungsverfahrens ausschlaggebend ist.
Zweitwichtigstes Schadensbild ist der „Mikrobenbefall“, gegebenenfalls in Kombination mit „Substanzabbau“. Das Vorhandensein von Schimmel sollte in den allermeisten Fällen jegliche Nutzung verbieten. Die Verbreitung von Sporen und anderen Schimmelpilzbestandteilen ist nicht zuletzt wegen der potentiellen Gesundheitsgefährdung unter allen Umständen zu vermeiden. Außerdem sind die bereits abgebauten Papiere besonders anfällig für weitere Beschädigungen und Informationsverlust.
Ähnlich verhält es sich mit „starken Verschmutzungen“. Hiermit sind deutlich aufliegende Verunreinigungen gemeint, die bei der Handhabung auf saubere Bereiche übertragen werden. Auch sie können so gravierend sein, dass eine Akte nicht vorgelegt werden darf. Um den beiden letztgenannten Aspekten, also dem mikrobiellen Befall und der starken Verschmutzung, deutlich Rechnung zu tragen, ist der Punkt „Nicht benutzbar“ eigens in der Checkliste aufgeführt.
Auch die mechanischen Schäden sind im Hinblick auf den Aspekt der Benutzung zu bewerten. Besteht die Gefahr weiterer Beschädigungen beim Blättern, ist hier ebenfalls ein Kreuz zu machen bzw. eine „1“ einzutragen.
Bei Unsicherheiten bezüglich eines Schadens oder der Benutzbarkeit gibt es in der Spalte „Bemerkungen“ die Möglichkeit, dies zu vermerken.
Je mehr Archivboxen bzw. Verzeichnungseinheiten bearbeitet werden, desto genauer wird natürlich auch das Bild über den Gesamtzustand des Bestandes.

Auswertung der Schadenserhebung
Welche Schlüsse kann man nun aus der Schadenserhebung ziehen?
Die Excel-Tabelle zeigt das Ergebnis der Begutachtung von vier Beständen (s. Abb. 6). Um eine Priorisierung zu erleichtern, sind die eingangs erwähnten inhaltlichen Kriterien für die Bestandsauswahl mit eingeflossen (ab 1850, herausragende Bedeutung, häufige Nutzung).

LWL-Archivamt, Tabelle

Abb. 6: Tabelle mit den Ergebnissen der Begutachtung von vier Beständen

 

 

Bestand A, C und D besitzen je zwei der drei inhaltlichen Merkmale, die sie für eine Bearbeitung priorisieren. Bei der weiteren Eingrenzung kommen Art und Intensität der vorliegenden Schäden zum Tragen. Der hohe Anteil sauren Papiers in Bestand D in Kombination mit 50 % an verschmutzten Verzeichnungseinheiten prädestiniert ihn für eine bevorzugte Bearbeitung. Dieser Bestand eignet sich offensichtlich nach Trockenreinigung für eine Entsäuerung im Rahmen der Landesinitiative.
Auch Bestand C ist von herausragender Bedeutung und wird häufig von Nutzern nachgefragt. Auch zeigen 63 % der begutachteten Akten das Schadensbild zweithöchster Priorität: einen Mikrobenbefall. Diese Akten sollten aufgrund der gesundheitlichen Gefährdung nicht eingesehen werden. Sinnvoll ist hier, die Oberflächenreinigung und Neuverpackung des Gesamtbestandes durch einen Dienstleister zu veranlassen. So kann mit vergleichsweise geringem Aufwand der gesamte Bestand wieder zugänglich gemacht werden.
Bei Bestand A und B ist die Priorisierung schon nicht mehr so eindeutig: Bestand A ist vergleichsweise groß und alle Schadensbilder liegen gleichmäßig vor. Bestand B ist recht überschaubar, doch sind über 50 % durch Substanzabbau geschädigt. Durch eine reine Oberflächenreinigung ließe sich fast die Hälfte dieses Bestandes wieder zugänglich machen. Im Zuge dieser Maßnahme könnte der Dienstleister die Kosten für weitere Stabilisierungsmaßnahmen kalkulieren, die in einem zweiten Schritt umzusetzen wären. Auch bei der Kostenschätzung für die Bearbeitung von Bestand A wird man um die Hilfe eines Dienstleisters nicht herum kommen.
Manchmal ist es auch sinnvoll, zwei oder sogar mehrere Maßnahmen nebeneinander laufen zu lassen, vor allem, wenn eine der Maßnahmen über einen längeren Zeitraum verteilt werden muss. Natürlich ist dies von den jeweiligen Kosten abhängig. Diese können am besten direkt bei den Dienstleistern, die die Maßnahmen anbieten, angefragt werden.
Für die Entsäuerung kann der entsprechende Dienstleister einen Kilopreis oder Blattpreis nennen, der auch die vorherige Reinigung sowie die Nachbereitung usw. beinhalten kann. Darüber hinaus sei an dieser Stelle die Hilfe der im LWL-Archivamt für die Landesinitiative Substanzerhalt tätigen Kolleginnen verwiesen, die genau diese Dinge organisieren und durchführen. Je nach äußerer Form der Verzeichnungseinheiten muss bzw. kann ein anderes Entsäuerungsverfahren gewählt werden. Mit dem Kilopreis bzw. Blattpreis und dem Wissen, dass eine Archivbox ca. 5 kg wiegt oder ca. 1.000 Blatt enthält, kann in etwa hochgerechnet werden, was eine Maßnahme kosten wird. Mit diesen belastbaren Zahlen ist es nun möglich, an die zuständige Verwaltung heran zu treten und finanzielle Mittel einzuwerben.
Gleiches gilt auch für die Reinigung, Sicherung und Verpackung der Bestände. Da hier aber nicht per Kilo- oder Blattpreispreis eine Gesamtsumme ermittelt werden kann, ist es nötig, Dienstleister für eine Sichtung mit abschließender Kostenschätzung ins Archiv zu bestellen, damit dieser vor Ort anhand des Zustandes der Akten die anfallenden Kosten ermitteln kann.
Bei geringfügigen Verunreinigungen im Außenbereich der Objekte kann eine Reinigung durch Absaugen mit einem Sicherheitssauger gegebenenfalls auch in Eigenleistung erfolgen, ebenso wie die Neuverpackung eines Bestandes, sollte dies nötig sein. Eventuell ist es möglich, für diese Tätigkeiten projektweise Hilfskräfte zu akquirieren.
Wenn der letztgenannte Punkt nicht in Eigenleistung erfolgen kann oder soll, darf er beim Kalkulieren des Kostenfaktors innerhalb eines Auftrags jedoch nicht vernachlässigt werden.

Zusammenfassung der Ergebnisse in einem Handlungskonzept
Die Ergebnisse der Schadenserhebung können nun zusammengefasst in ein Handlungskonzept einfließen. Das Handlungskonzept bietet eine Art
Fahrplan, mit welchen Prioritäten die notwendigen bestandserhaltenden Maßnahmen durchgeführt werden müssen. Gleichzeitig dient es als Instrument gegenüber der Politik, mit konkretem Zahlenmaterial und Handlungsoptionen ein regelmäßiges Budget für Bestandserhaltung zu erwirken. Darin werden benannt:

• Die Bestände in der Reihenfolge der Dringlichkeit, mit der die Bearbeitung zu erfolgen hat. Optimal für die Umsetzung wäre die Unterteilung in Dringlichkeitsstufen, beispielsweise: Stufe 1: Handlungsbedarf innerhalb der nächsten 2 Jahre, Stufe 2: Handlungsbedarf innerhalb der nächsten 5 Jahre, Stufe 3: Handlungsbedarf innerhalb der nächsten 10 Jahre.
• Die Schäden, die eine Bearbeitung erforderlich machen. Hier müssen auch die Folgen ggf. für die Benutzbarkeit des Bestandes und die mögliche Gesundheitsbeeinträchtigung aufgezeigt werden, wenn eine Bearbeitung nicht in absehbarer Zeit erfolgt.
• Eine grobe Kostenschätzung. Diese ist zunächst ausreichend, um die Dimension der erforderlichen Maßnahmen aufzuzeigen und in einem ersten Schritt einen Mittelansatz zu erreichen. Die Detailplanung erfolgt dann in einem zweiten Schritt, wenn konkret eine Maßnahme angegangen werden soll.

Fazit
Das hier vorgestellte Konzept ist ein erster Ansatz, um die planvolle Bestandserhaltung in die Breite zu tragen. Stefan Schröder und seine Kollegin Angelika Haves vom Stadtarchiv Greven waren so freundlich, eine frühe Version unseres Konzeptes einem Praxischeck zu unterziehen. Ihr Urteil unterstützt uns in unserem Vorhaben: Auch ein kleines Archiv ist grundsätzlich in der Lage, ein Handlungskonzept zur Bestandserhaltung zu erarbeiten, wenn es sich regelmäßig mit überschaubaren Zeiteinheiten daran macht, die priorisierten Schadensbilder zu erfassen. Unser Testlauf zur Abschätzung von Zeitaufwänden zeigte, dass wir pro Aktenband zwischen 2 und 4 Minuten benötigten, um die Schäden zu dokumentieren.
Für die Abschätzung des Aufwandes, den die Begutachtung eines Bestandes im Umfang von 1.000 Archivkartons erfordert, ließe sich folgende Rechnung aufstellen:
Soll jeder vierte Karton gesichtet werden, bedeutet dies eine Überprüfung von 250 Kartons. Nimmt man durchschnittlich 5 Akten pro Karton an, sind insgesamt 1.250 Akten zu begutachten. Der erforderliche Zeitaufwand beträgt bei angenommenen 3 Minuten pro Akte 3.750 Minuten (= 62,5 Stunden). Wendet man für die Begutachtung der Akten ein Viertel seiner Tagesarbeitszeit bei einer Vollzeitstelle auf (2 Stunden pro Tag), benötigt man etwas mehr als 31 Tage, also gut eineinhalb Monate, für die grobe Zustandserfassung eines sehr großen Bestandes.
Für Archivgut, das neu übernommen wird, gilt selbstverständlich, dass die relevanten Schadensbilder gleich erfasst werden.
Einig waren wir uns mit den Grevener Kollegen, dass unser Konzept, das sicherlich im Laufe der Zeit in manchen Punkten zu modifizieren ist, in Beratungs- und Fortbildungsangebote eingebunden werden muss. Ebenso ist eine Auftaktberatung unsererseits vor Ort im Archiv notwendig, bevor mit der Schadenserfassung begonnen wird. Selbstverständlich begleiten wir auch den weiteren Projektverlauf. Die Schadenserkennung wurde von den Kollegen als schwierige Aufgabe benannt, daher haben wir ein entsprechendes Seminar in unser Fortbildungsprogramm für das 2. Halbjahr 2014 aufgenommen. Für die zweite Jahreshälfte ist ebenfalls die Fertigstellung eines Kurzfilmes geplant, der auf der Homepage des LWL-Archivamts abrufbar sein wird. Denkbar ist auch das Angebot von Workshops im Rahmen der Archivarbeitskreise auf Kreisebene.

Katharina Tiemann
LWL-Archivamt für Westfalen
katharina.tiemann@lwl.org

Anna Ventura
LWL-Archivamt für Westfalen
anna.ventura@lwl.org

 

Heft_81_2014-1_Seite_01Der Artikel stammt aus unserem letzten Archivpflegeheft (Heft 81)


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